ایجاد سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران

ایجاد سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران (مصوبه شورای عالی اداری)

شورای عالی اداری در نود و پنجمین جلسه مورخ ۲/۶/۱۳۸۱ بنا به پیشنهاد سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور و به منظور ساماندهی مدیریت اسنادی و ایجاد هماهنگی برای نگهداری آثار و اسناد مکتوب (چاپی و خطی) و غیرمکتوب و اوراق، مراسلات، دفاتر و سایر اسناد ملی در دستگاه‌های اجرایی و نظایر آن و همچنین تسهیل در نگهداری و دسترسی به اسناد و صرفه‌جویی در هزینه‌های مربوط و جلوگیری از انجام وظایف تکراری تصویب نمود:

۱- سازمان اسناد ملی ایران با کلیه وظایف، اختیارات، امکانات، اعتبارات، نیروی انسانی، اموال، مدارک و تعهدات از تاریخ ۱/۸/۱۳۸۱ از سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور منتزع و با کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران ادغام و عنوان آن به «سازمان اسناد  وکتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران» تغییر می‌یابد.

۲. سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران موظف است:

الف: با بررسی و تطبیق وظایف دو سازمان مذکور نسبت به احصاء و ادغام وظایف، مأموریت‌ها و واحدهای مشابه، تکراری و موازی اقدام نماید.

ب: کلیه وظایف و واحدهای پژوهشی سازمان‌های تجمیع شده در یک واحد سازماندهی و واحدهای مربوطه در هم ادغام گردند.

ج: وظایف و مأموریت‌های تخصصی اسناد ملی ایران و همچنین کتابخانه ملی در قالب دو معاونت مستقل تحت‌عنوان کتابخانه ملی و اسناد ملی با برنامه مستقل در قوانین بودجه سنواتی فعالیت خواهند نمود.

د: سازمان مذکور موظف است با رعایت مفاد بندهای فوق تشکیلات خود را حداکثر ظرف مدت سه ماه تهیه و به تأیید سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور برساند.

۳- سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران براساس قانون اساسنامه کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران مصوب ۲/۸/۱۳۶۹ مجلس شورای اسلامی اداره می‌شود و قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران مصوب ۷/۲/۱۳۴۹ در کلیه موارد به استثنای مواردی که با اساسنامه فوق‌الذکر مغایرت دارد لازم‌الاجرا می‌باشد.

تبصره ۱- سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران می‌تواند وظایف اجرایی سازمان اسناد ملی ایران در زمینه فروش و امحاء اوراق و اسناد زاید را به دستگاه‌های اجرایی واگذار نماید.

تبصره ۲- سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران، مکلف است ساختمان و امکاناتی که با اجرای این مصوبه موردنیاز نمی‌باشد به فروش رسانده و از محل درآمد آن با رعایت قوانین و مقررات مربوط نسبت به تکمیل ساختمان‌ها و تأسیسات نیمه‌تمام، انجام طرح‌های تکمیلی و خرید تجهیزات موردنیاز اقدام نماید. سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور موظف است تسهیلات قانونی لازم را برای اجرای این بند به عمل آورد.

۴- وظایف مربوط به ساماندهی بایگانی‌های دستگاه‌های اجرایی و تنظیم روش‌های نگهداری و بایگانی از طریق سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور انجام می‌گردد.

۵- سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران موظف است به منظور استاندارد‌سازی و استفاده از اسناد، حداکثر ظرف مدت ۶ ماه استانداردهای مربوط به فهرست نویسی، نمایه‌سازی و زمینه ایجاد شبکه را تدوین و به واحدها و مؤسسات اسنادی کشور ابلاغ نماید.

۶- کلیه واحدهای اسنادی مربوط به دستگاه‌های کشور نظیر وزارت امورخارجه، ریاست جمهوری، مؤسسه مطالعات تاریخ معاصر ایران وابسته به بنیاد مستضعفان و جانبازان انقلاب اسلامی، مجلس شورای اسلامی و غیره موظفند طبق ضوابط و استانداردهایی که توسط سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران ابلاغ می‌گردد، نسبت به فهرستنویسی، نمایه‌سازی و اسکن اسناد و قرار گرفتن در شبکه اسنادی کشور اقدام نمایند، به نحوی که براساس برنامه زمانبندی شده کلیه واحدهای اسنادی توسط سازمان مذکور به شبکه اسناد ملی متصل گردند.

تبصره- سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور موظف است پس از مطالعه و بررسی فعالیت‌ها و جایگاه واحدهای اسنادی وزارتخانه‌ها، سازمان‌ها، مؤسسات و نهادهای عمومی غیردولتی ظرف مدت سه ماه پیشنهاد  مربوط به تجمیع، تعیین جایگاه و ادغام آن دسته از واحدهایی که از همبستگی و سنخیت لازم برخوردار هستند در سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران را به شورای عالی اداری ارائه نماید.

۷- سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور موظف است به منظور تحقق تکالیف مقرر در این مصوبه و بهسازی شیوه نگهداری اسناد ملی و ایجاد زمینه شبکه اسناد کشور، اعتبار لازم در اختیار مؤسسات و واحدهای ذیربط قرار دهد تا امکان فهرست‌نویسی، نمایه‌سازی و اسکن اسناد ملی و شبکه‌سازی آنها به‌وجود آید.

۸- سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران موظف است، به نحوی برنامه‌ریزی نماید که در تطبیق با استانداردهای مقرر و طبقه‌بندی مناسب، ضمن به هنگام نگهداشتن کلیه اطلاعات اسناد ملی کشور، در صورت درخواست اطلاعات اسناد توسط دستگاه‌های ذیربط و افراد حقیقی و حقوقی، طبق دستورالعملی که به تصویب شورای اسناد ملی می‌رسد، ظرف مهلت مناسب و منطقی در اختیار متقاضیان به‌ویژه دستگاه‌های صاحب سند قرار دهند.

۹- سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران، مسئول حسن اجرای این مصوبه می‌باشد و سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور موظف است چگونگی اجرای این مصوبه را به شورای عالی اداری گزارش نماید.