راهنمای پایگاه اطلاعات کارکنان نظام اداری (پاکنا)

راهنمای پایگاه اطلاعات کارکنان نظام اداری (پاکنا)

سامانه پاکنا با هدف جمع آوری اطلاعات کارکنان نظام اداری کشور در قالب یک پایگاه داده مشترک ایجاد شده است. با راه اندازی این سامانه دستگاه های اجرایی کشور نیازی به ثبت اطلاعات در سامانه های فرم 6 و فرم آمار نخواهند داشت و گزارش های مربوط به این سامانه ها مستقیما از اطلاعات ثبت شده در سامانه پاکنا استخراج شده و در اختیار دستگاه های ذینفع قرار خواهد گرفت. از اینرو نیاز است که کاربران دستگاه های اجرایی کشور در ثبت و تایید اطلاعات دقت لازم را به عمل آورند.

به شکل کلی سامانه پاکنا وظیفه جمع آوری اطلاعات احکام کارگزینی دستگاه ها را بر عهده دارد و کلیه گزارشات و آمارهای دستگاه ها از احکام ثبت شده در این سامانه استخراج خواهد شد. ثبت احکام کارگزینی در سامانه پاکنا در قالب ثبت از طریق فرم، بارگذاری فایل اکسل و ارسال از طریق وب سرویس میسر می باشد. در اد امه به بررسی نحوه ثبت و تایید اطلاعات احکام کارگزینی در این سامانه می پردازیم.

بخشنامه مربوط: ثبت اطلاعات در پایگاه اطلاعات کارکنان نظام اداری (پاکنا)

راهنمای پایگاه اطلاعات کارکنان نظام اداری (پاکنا)

1- ورود به سامانه

برای ورود به سامانه ابتدا از صفحه‌ی اول سامانه دکمه‌ی “ورود به سامانه” (سمت راست صفحه) را زده و سپس در صفحه‌ی بعدی نام کاربری و رمز عبور خود را وارد کرده و سپس گزینه “ورود” را بزنید. در صورتی که نام کاربری و رمز عبور خود را به صورت صحیح وارد کرده باشید، وارد محیط کاربری خود در سامانه خواهید شد.

صفحه‌ی اول سامانه

فرم ورود به سامانه

2- احکام کارگزینی

همانطور که بیان شد ورود داده ها در سامانه پاکنا در قالب احکام کارگزینی انجام می شود. به این ترتیب که دستگاه های اجرایی موظف هستند تمامی احکام کارگزینی ثبت شده را در دوره های زمانی دلخواه در سامانه پاکنا بارگذاری نموده و پس از تایید اطلاعات کد پاکنا را از سامانه دریافت نمایند. در این بخش به بررسی نحوه ورود اطلاعات احکام کارگزینی در سامانه پاکنا می پردازیم.

1.2. ایجاد درخواست ثبت احکام کارگزینی

بعد از ورود به سامانه، از منوی سمت راست گزینه‌ی “ثبت احکام کارگزینی” و سپس گزینه‌ی “ایجاد درخواست ثبت احکام کارگزینی” را انتخاب کنید. در صفحه‌ی “ایجاد درخواست ثبت احکام کارگزینی” برای ایجاد درخواست حکم کارگزینی جدید، دستگاه مورد نظر را انتخاب و سپس دکمه‌ی “ایجاد درخواست” را بزنید.

منوی ایجاد درخواست ثبت احکام کارگزینی 

هر دستگاه اجرایی می تواند برای خود دستگاه و یا دستگاه های زیر مجموعه احکام کارگزینی را ثبت نماید. از اینرو کاربر باید در صفحه ایجاد درخواست، از فهرست دستگاه های قابل انتخاب یک دستگاه را انتخاب نماید. با ایجاد درخواست تمامی احکامی که در قالب این درخواست ثبت شوند برای دستگاه انتخاب‌شده ثبت خواهند شد. 

صفحه‌ی ایجاد درخواست ثبت احکام کارگزینی 

بعد از زدن دکمه‌ی “ایجاد درخواست”، پیام “درخواست با موفقیت ایجاد شد” نمایش داده می‌شود و سپس برای تکمیل جزئیات درخواست به صفحه‌ی “مشخصات درخواست ثبت احکام کارگزینی” منتقل خواهید شد.

2.2. مشخصات درخواست ثبت احکام کارگزینی

بعد از ایجاد درخواست ثبت احکام کارگزینی، به صفحه‌ی “مشخصات درخواست ثبت احکام کارگزینی” منتقل خواهید شد. می‌توانید در قسمت بالای این صفحه خلاصه‌ای از جزئیات و وضعیت درخواست را مشاهده نمایید. در این قسمت نوع درخواست، کد رهگیری، آخرین وضعیت، تاریخ ایجاد، نام دستگاه، تعداد رکوردهای پردازش شده و نشده، تعداد رکوردهای تایید شده و نشده و تعداد کل رکوردها نمایش داده می‌شود.

مشخصات درخواست ثبت احکام کارگزینی 1 

در نوار پایین خلاصه درخواست، گزینه‌های راهنمای تکمیل فیلدها، دانلود اکسل اطلاعات پایه و دانلود قالب بارگذاری اطلاعات احکام وجود دارند.

راهنمای تکمیل فیلدها: با زدن این گزینه راهنمای تکمیل فیلدها در یک صفحه‌ی جدید برای شما باز می‌شود که در آن راهنمای تکمیل هر فیلد به تفکیک همراه با توضیحات و مقادیر قابل قبول آن فیلد نمایش داده شده است.

دانلود اکسل اطلاعات پایه: با زدن این گزینه تمام اطلاعات پایه به کار رفته در فرم‌ها در قالب یک فایل اکسل و به تفکیک شیت ایجاد و دانلود خواهد شد. در هر شیت کد و عنوان یکی از اطلاعات پایه نمایش داده شده است.

دانلود قالب بارگذاری اطلاعات احکام: در صورتی که تمایل دارید تا اطلاعات احکام را از طریق فایل اکسل در سامانه بارگذاری کنید، می‌توانید آخرین نسخه از قالب اکسل را با زدن این گزینه دانلود و پس از تکمیل اطلاعات آن را برای پردازش در سامانه بارگذاری کنید.

مشخصات درخواست ثبت احکام کارگزینی 2 

در قسمت پایین صفحه‌ی “مشخصات درخواست ثبت احکام کارگزینی” پنل “ورود اطلاعات احکام” قرار دارد. در داخل پنل “ورود اطلاعات احکام” دو تب با عناوین “لیست احکام وارد شده” و “ورود اطلاعات احکام کارگزینی با فایل اکسل” وجود دارند. برای ورود اطلاعات احکام در سامانه می‌توانید به دلخواه از هر کدام از روش‌های موجود استفاده نمایید.

مشخصات درخواست ثبت احکام کارگزینی 3 

3.2. ورود اطلاعات احکام کارگزینی

برای ورود اطلاعات احکام در سامانه می‌توانید به دلخواه از هر کدام از روش‌های موجود استفاده نمایید. در صورتی که تمایل دارید اطلاعات احکام را به صورت دستی و از طریق فرم در سامانه وارد کنید می‌توانید از تب “لیست احکام وارد شده” گزینه‌ی “افزودن” را انتخاب کنید تا فرم ورود اطلاعات احکام کارگزینی نمایش داده شود.

فرم ورود اطلاعات احکام کارگزینی 

بعد از نمایش فرم “اطلاعات حکم کارگزینی” مقادیر فیلدهای موجود در فرم را به تفکیک اطلاعات فردی، اطلاعات شغلی و اطلاعات حکم وارد کرده و سپس گزینه ثبت کلیک کنید. رکوردهای وارد شده در سامانه را در جدول موجود در همین تب می‌توانید مشاهده کنید. بعد از ثبت، رکورد وارد شده برای پردازش در سامانه ثبت و در وضعیت “در انتظار بررسی” قرار می‌گیرد. در صورتی که مقادیر وارد شده صحت‌سنجی شده و با داده‌های موجود در سایر سامانه‌ها تطابق داشته باشد، رکورد مورد نظر از وضعیت “در انتظار بررسی” به وضعیت “معتبر” و در غیراینصورت به وضعیت “نامعتبر” تغییر خواهد یافت.

می‌توانید با کلیک بر روی گزینه‌های موجود در “فیلتر بر اساس وضعیت بررسی حکم” رکوردهای موجود را به تفکیک وضعیت آنها مشاهده نمایید. در صورتی که رکوردی در وضعیت “نامعتبر” قرار گرفت حتما باید علت خطا را بررسی و بعد از اصلاح اطلاعات، رکورد را مجددا در سامانه وارد کنید. همچنین در قسمت بالا و سمت چپ تب “لیست احکام کارگزینی وارده شده” گزینه‌های دانلود اکسل، جستجو و به‌روزرسانی مربوط به جدول موجود در این تب قرار دارند. 

تب لیست احکام کارگزینی وارد شده 

در صورتی که تمایل دارید اطلاعات احکام را به صورت گروهی و در قالب فایل اکسل در سامانه بارگذاری کنید، می‌توانید از تب “ورود اطلاعات احکام کارگزینی با فایل اکسل” استفاده کنید. برای این کار ابتدا باید قالب بارگذاری اطلاعات احکام را از همین صفحه دانلود و مقادیر مورد نظر را بدون تغییر در ساختار قالب اکسل و بر اساس راهنمای کدهای اطلاعات پایه موجود در صفحه‌ی راهنمای تکمیل فیلدها و اکسل اطلاعات پایه وارد کنید. سپس گزینه‌ی “افزودن موجود در این تب را بزنید تا فرم “فایل اکسل احکام کارگزینی” نمایش داده شود. در این فرم ابتدا گزینه‌ی “انتخاب فایل را بزنید و پس از انتخاب فایل اکسل مورد نظر گزینه‌ی “بارگذاری” را بزنید. بعد از نمایش پیغام “فایل با موفقیت بارگذاری شد” دکمه‌ی ثبت را بزنید.

فایل‌های اکسلی که از این طریق در سامانه بارگذاری می‌شوند در جدول موجود در تب “ورود اطلاعات احکام کارگزینی با فایل اکسل” نمایش داده می‌شوند. بعد از ثبت فایل اکسل، سامانه شروع به پردازش داده‌های موجود در فایل می‌نماید و می‌توانید در جدول موجود تعداد رکوردهای پردازش شده، تعداد رکوردهای تایید شده و تعداد رکوردهای تایید نشده را مشاهده نمایید.

همچنین با کلیک بر روی تصویر “پوشه” روبروی هر رکورد می‌توانید وضعیت رکوردهای موجود در هر فایل را به تفکیک مشاهده کنید.

تب ورود اطلاعات احکام کارگزینی با فایل اکسل

فرم فایل اکسل احکام کارگزینی 

تایید احکام پرسنلی و صدور شماره پاکنا

در نهایت به منظور بررسی اطلاعات وارد شده حتما باید گزینه‌ی “تایید و ارسال” را در پایین صفحه بزنید. فرآیند تایید به این ترتیب است که پس از تایید کارشناس، درخواست به کارتابل مدیر امور اداری منتقل می شود. پس از بررسی و تایید مدیر امور اداری، درخواست به کارتابل ذیحساب دستگاه منتقل میگردد. در نهایت پس از تایید ذیحساب درخواست نهایی شده و تمامی احکام ثبت شده، به پایگاه داده اصلی سامانه منتقل می گردد.

پس از تایید نهایی و انتقال درخواست ها به پایگاه داده اصلی، برای هر حکم یک شماره پاکنا صادر می گردد. قابل ذکر است که پس از دریافت شماره پاکنا امکان تغییر در احکام وجود ندارد، لذا باید هنگام ورود و تایید اطلاعات دقت لازم به عمل آید.