دستورالعمل نظام پیشنهادها موضوع: ماده ۲ آیین‌نامه اجرایی ماده ۲۰ قانون مدیریت خدمات کشوری
دستورالعمل نظام پیشنهادها موضوع: ماده ۲ آیین نامه اجرایی ماده ۲۰ قانون مدیریت خدمات کشوری (بخشنامه شماره ۳۵۶۲۲/۹۰/۲۰۰ مورخ ۲۳/۷/۹۰ معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رییس‌جمهور)
در اجرای ماده ۲ آیین نامه اجرایی ماده ۲۰ قانون مدیریت خدمات کشوری موضوع مصوبه شماره ۴۲۲۱/۴۴۱۹۶ تاریخ ۱۴/۱/۱۳۸۹ وزیران عضو کمیسیون امور اجتماعی و دولت الکترونیک، دستورالعمل نحوه استقرار و تداوم نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها در دستگاه های اجرایی به شرح زیر ابلاغ می‌شود:
دستورالعمل نظام پیشنهادها موضوع: ماده ۲ آیین‌نامه اجرایی ماده ۲۰ قانون مدیریت خدمات کشوری
ماده (۱): تعریف واژگان
۱- پیشنهاد: هر نوع نظر، فکر و راهکاری که بتواند وضعیت موجود را آسان‌تر، سریع‌تر، صحیح‌تر، ارزان تر، ایمن تر و مطلوب‌تر کند.
۲. پیشنهاد کمی: اجرای آن سبب افزایش بهره وری، بهبود فضای کار، افزایش رضایت کارکنان و مانند اینها می شود و قابلیت اندازه گیری و محاسبه ریالی دارد.
۳. پیشنهاد کیفی: اجرای آن سبب اجرای مطلوب برنامه های تحول اداری ، افزایش بهره وری ، بهبود فضای کار ، صرفه جویی بهینه در منابع ، افزایش رضایت مندی کارکنان و مانند اینها می شود و قابلیت اندازه گیری و محاسبه ریالی ندارد
۴- شورا: شوراهای تحول اداری در سطح وزارتخانه‌ها، سازمان‌های مستقل، کمیسیون‌های تحول اداری دستگاه‌های وابسته و کمیسیون‌های تحول اداری و فنآوری اطلاعات استان‌ها و نیز کمیسیون‌های استانی سازمان‌ها و ادارات کل استانی.
۵- دبیرخانه: واحدی است که با استفاده از نیروها و امکانات موجود زیر نظر رییس دستگاه فعالیت نموده و فقط فعالیت‌های اجرایی مربوط به این نظام را انجام می‌دهد.
۶- گروه ارزیابی: کمیته‌های تخصصی، گروه‌های کارشناسی، کمیته تخصصی نظام پیشنهادهای ادارات کل استان و یا کارشناس بررسی‌کننده پیشنهادهای واصله.
۷- کمیته‌های تخصصی: با عضویت کارشناسانی از واحدهای مختلف به تناسب موضوع و با نظر شورا تشکیل می‌شوند و امور مربوط به بررسی و کارشناسی پیشنهاد، محاسبه و برآورد منافع حاصل از آن، اجرایی بودن پیشنهاد و مانند اینها را انجام می‌دهد.
۸- گروه‌های کارشناسی: پس از استقرار نظام پیشنهادها و توسعه و تکامل آن، این گروه‌ها تشکیل می‌شوند- این گروه‌ها علاوه بر انجام وظایف کمیته‌های تخصصی، ارائه‌ی پیشنهادهای گروهی، اجرای پیشنهادها و مانند اینها را نیز انجام می‌دهند و جایگزین کمیته‌های تخصصی خواهند شد.
۹- کمیته تخصصی نظام پیشنهادهای اداره کل استان: به بررسی پیشنهادهای ارایه شده در سطح اداره کل استان می‌پردازد و حسب مورد به روش‌های زیر عمل می‌کند:
الف- پیشنهادهایی که انحصاراً به موارد درون اداره کل مربوط می‌شود، در این کمیته بررسی و در صورت تصویب مبنای تصمیم‌گیری قرار می‌گیرد.
ب- پیشنهادهایی که در سطح استان باید مطرح شود، با ارایه‌ی نظر به شورای تحول استان برای بررسی ارایه می‌شود.
ج- پیشنهادهایی که مربوط به دستگاه است، با ارایه نظر به آن دستگاه فرستاده می‌شود.
توضیح: ادارات کل استانی ملزم به رعایت فرآیند بررسی پیشنهادهای مورد نظر این دستورالعمل هستند.
۱۰- پاداش کارشناسی: مبلغی است که به عنوان جبران خدمات به فرد یا افرادی که ارزیابی پیشنهاد را انجام داده‌اند (اعم از آنکه پیشنهاد رد یا قبول شود) پرداخت می‌شود.
۱۱- بذر پیشنهاد: موضوعات مشخصی است که توسط شورا از طریق دبیرخانه به اطلاع مدیران، کارکنان و سایرین می‌رسد تا پیشنهادهای خود را در آن زمینه ارایه کنند.
۱۲- پیشنهاد دهنده: فرد یا گروهی است که پیشنهاد خود را به یکی از روش‌های قابل قبول به دبیرخانه ارایه می‌کند.
۱۳- مجری یا مجریان: فرد یا افرادی است که اجرای پیشنهاد را برعهده دارند.
۱۴- پیشنهاد اجراشده: پیشنهادی است که به بهره‌برداری می‌رسد.
۱۵- نفر پیشنهاد (سرانه) در سال: شاخصی است که از تقسیم تعداد کل پیشنهادهای دریافت شده در طول یک سال به تعداد کل کارکنان به دست می‌آید.
ماده (۲): مراحل فرآیند اجرایی نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها عبارت است از:
۱- پیشنهاد به روش‌های مختلف از جمله به صورت الکترونیکی به دبیرخانه فرستاده شود.
۲- دبیرخانه حداکثر طی ۲ روز باید مراتب تکمیل، ناقص و یا تکراری بودن پیشنهاد را بررسی و نتیجه را به اطلاع پیشنهاد دهنده برساند و پیشنهادهای کامل را با ارایه کد پیگیری به پیشنهاد دهنده، در دستور کار شورا قرار دهد.
۳- در صورتی که به تشخیص شورا، پیشنهاد نیاز به بررسی کارشناسی داشته باشد، دبیرخانه آن را به گروه ارزیابی ذی‌ربط ارجاع می‌دهد.
۴- گروه ارزیابی باید حداکثر طی یک هفته پس از دریافت پیشنهاد، نظر کارشناسی خود را به دبیرخانه بفرستد- در صورت نیاز به زمان بیشتر کارشناسی، گروه ارزیابی موظف است مراتب را در زمان یک هفته، به دبیرخانه اطلاع دهد و زمان مورد نیاز خود را اعلام کند.
۵- پس از تصویب پیشنهاد در شورا، دستور اجرایی شدن آن توسط شورا صادر می‌شود.
۶- شورا بر اساس محاسبه و برآورد منافع حاصل از اجرای پیشنهاد در یک دوره یک ساله، میزان پاداش پیشنهاددهنده یا پیشنهاددهندگان را تعیین و تصویب و با امضای رییس دستگاه برای پرداخت به واحد ذی‌ربط ابلاغ می‌کند.
۷- دبیرخانه نتیجه تصمیم شورا را به اطلاع پیشنهاد دهنده می‌رساند.
ماده (۳): وظایف شورا در مورد نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها
۱- تعیین خط‌مشی‌های اجرایی، سیاست‌گزاری و برنامه‌های مرتبط با نظام پذیزش و بررسی پیشنهادها و تعیین زمینه‌های مناسب برای ارایه پیشنهادها
۲- تصمیم‌گیری در مورد رد یا پذیرش نهایی پیشنهادها
۳- تعیین و تأیید برترین پیشنهاد کمی و کیفی (بیشترین اثربخشی)، پیشنهاد دهنده برتر با بیشترین پیشنهاد (به شرط حداقل ۱۰ درصد پیشنهاد مصوب)، کارشناس برتر، مجری برتر، مدیر برتر (نفر پیشنهاد بیشتر)
۴- تعیین و تأیید پاداش‌ها و سایر هزینه‌ها از محل ۲۰ درصد منافع حاصل از اجرای پیشنهادها
۵- نظارت بر عملکرد دبیرخانه
۶- تدوین و تصویب ضوابط و معیارهای تعیین پاداش کارشناسان بررسی‌کننده و مجریان پیشنهادها و حسب میزان مشارکت و کمک آنها در اجرا و ابلاغ آن به واحد ذی‌ربط با امضای رییس شورا برای پرداخت.
۷- تعیین و تصویب مشوق‌های عمومی به منظور تقویت فرهنگ مشارکت میان کارکنان، از محل منافع نظام پیشنهاد
تبصره: شورا می‌تواند بخشی از وظایف خود را به گروه کارشناسی و یا کمیته‌های تخصصی واگذار کند.
ماده (۴): وظایف دبیرخانه
۱- دریافت و ثبت پیشنهادها
۲- برنامه‌ریزی برای ایجاد زمینه شکوفایی و رشد خلاقیت در کارکنان
۳- نظارت بر حسن‌اجرای پیشنهادهای مصوب و بررسی اثربخشی آنها و گزارش به شورا
۴- تهیه گزارش عملکرد سالانه نظام پیشنهادها و نحوه عملکرد گروه‌های ارزیابی و ارائه آن به شورا و سایر مراجع ذی‌صلاح
۵- برگزاری جلسات شورای نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها
۶- پیگیری اجرای مصوبات شورا
۷- ارجاع پیشنهادهای مصوب برای اجرا و پیگیری مراحل اجرای آن
۸- ارایه گزارش کامل اجرای پیشنهاد به شورا، پس از پایان فرایند اجرای پیشنهاد و یا بهره‌برداری از آن
۹- اعلام وضعیت پیشنهادهای دریافتی به کارکنان به صورت مستمر
۱۰- اطلاع‌رسانی موضوعات اولویت‌دار اعلام شده توسط شورا بر حسب ضرورت (بذر پیشنهاد)
۱۱- پیشنهاد اجرای فعالیت‌های آموزشی و فرهنگی مناسب به منظور گسترش نظام پذیزش پیشنهادها به شورا (مانند برگزاری سمینارها، همایش‌ها، بازدیدها، دوره‌های آموزشی و…)
۱۲- گردآوری منابع و کتاب‌های مرجع علمی، تجربیات و دستاوردهای سایر سازمان‌ها در زمینه‌ی نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها
۱۳- انجام مکاتبات ضروری نظام پیشنهادها در حدود تعیین‌شده توسط شورا.
۱۴- ثبت و نگهداری سوابق پیشنهادها از مرحله‌ی دریافت تا دریافت نتیجه و تشکیل بانک اطلاعات نظام پیشنهادها
ماده (۵): نحوه ارزیابی و تعیین پاداش پیشنهاد و پرداخت آن
۱- میزان صرفه‌جویی حاصل از اجرای پیشنهاد و اثربخشی آن به وسیله کارشناس یا واحد ذی‌ربط محاسبه و به تأیید شورا می‌رسد.
۲- پرداخت پاداش برای پیشنهادهای کمّی که توسط شورا مورد تصویب قرار گرفته است، در ۳ مرحله انجام می‌شود:
الف- پس از تصویب و ابلاغ برای اجرا توسط شورا (٪۲۰ پاداش مصوب)
ب- ۳ ماه پس از شروع اجرای پیشنهاد (٪۲۰ پاداش مصوب)
ج- در پایان اجرای پیشنهاد و کسب منافع مورد انتظار از آن با تأیید شورا (٪۶۰ پاداش مصوب)
۳- میزان پاداش پیشنهادهای کمی بنا به تشخیص شورا معادل حداکثر ٪۵ از صرفه‌جویی‌ها و منافع مالی قابل کسب در یک دوره یک‌ساله است.
۴- پاداش پیشنهادهای کیفی پس از اجرای کامل پیشنهاد پرداخت می‌گردد.
۵- میزان پاداش پیشنهادهای کیفی بر اساس میزان تأثیر آنها در اجرای مطلوب و بهنگام برنامه‌های تحول اداری، افزایش بهره‌وری، بهبود فضای کار، بهبود ارائه خدمات، افزایش رضایت‌مندی مردم و کارکنان، تمرکززدایی، بهبود ساختار سازمانی، بهبود فرایندهای انجام کار و مانند اینها توسط شورا برآورد و تعیین می‌شود.
۶- پاداش پیشنهادهای کیفی می‌تواند به صورت غیرنقدی مانند اعزام به سفرهای زیارتی، اعمال تشویق‌های کتبی، اهدای کالا، درج امتیاز در فرم ارزشیابی، بهره‌گیری از ظرفیت‌های ماده ۶۸ قانون مدیریت خدمات کشوری و مانند اینها باشد.
۷- در صورتی که پس از اجرای پیشنهاد با بررسی‌ها و گزارش‌های نتایج اجرا مشخص شود که اجرای پیشنهاد منجر به کسب منافع بیشتری از میزان برآوردی شده است پاداش پیشنهاد دوباره محاسبه و و مابه التفاوت آن به پیشنهاد دهنده پرداخت می‌شود.
لطف‌اله فروزنده دهکردی- معاون توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رییس جمهور
