فایل اکسل توابع مهم و کاربردی محاسبات تاریخ و مدت (روز/ ماه/ سال) جهت سهولت در انجام امور محاسباتی کارگزینی (سنوات و تجربه کارکنان)
طراحی و تنظیم: صیاح شهدی
شناسنامه قانون- امروزه به کمک نرم افزارهای متنوع رایانه ای، انجام بسیاری از محاسبات ریاضی برای ما راحت تر از گذشته است. در برخی از موارد جهت بدست آوردن تاریخ استحقاق طبقه و رتبه شغلی کارکنان به انجام یک سری محاسبات نیاز خواهیم داشت که انجام آن در ماشین های محاسبه گر و نرم افزارهای رایانه ای پیش بینی نشده و کماکان برای حل آنها باید دست به دامان قلم و کاغذ شد. پیشنهاد تعدادی از دوستان عزیز و همکاران گرامی شاغل در امور اداری سایر سازمان ها و خلاء محاسبه‌گرهای تاریخ و زمان در سامانه‌های پرسنلی مرا بر آن داشت که با استفاده از نرم افزار اکسل، فایلی کاربردی در این زمینه طراحی نمایم. در این مجموعه سعی شده است تمامی توابع مهم و کاربردی در اختیار کاربران گرامی قرار گیرد.
توضیحات و راهنمای فایل اکسل:
برای ورود به هر یک از توابع ده‌گانه، لازم است در صفحه اصلی و در کادر زرد رنگ قرار داده شده در هر ردیف، روی کلمه ورود کلیک نمایید. همچنین جهت سهولت دسترسی به توابع، در هر یک از کاربرگ‌ها، لینک بازگشت به صفحه اصلی قرار داده شده است.
در هر یک از جداول ده گانه، پس از ورود اطلاعات در خانه‌های زرد رنگ، نتایج محاسبات در خانه‌هایی که با رنگ سفید متمایز شده اند نمایش داده می‌شود. در قسمت پایین جداول، اطلاعات کلی هر جدول در یک یا دو سطر توضیح داده شده است.
۱ – محاسبه حد فاصل بین دو تاریخ
جهت محاسبه حد فاصل بین دو تاریخ، لازم است در خانه های زرد رنگ جدول مربوطه (کابرگ شماره یک)، تاریخ بزرگتر (نزدیک تر) را سمت راست و تاریخ کوچکتر (قدیمی تر) را سمت چپ جدول وارد نمایید. (ورود اطلاعات باید با دقت انجام شود) نتایج محاسبات به دو صورت نمایش داده خواهد شد. از این تابع می توان در محاسبه سابقه، سن، فاصله خدمتی، اختلاف سنی دو نفر و … استفاده نمود.
۲ – محاسبه مجموع سوابق بیمه پردازی تامین اجتماعی بر مبنای سال، ماه و روز
سوابق بیمه ای ذکر شده در گواهی دریافتی از شعب سازمان تامین اجتماعی بر مبنای تعداد روزهای بیمه پردازی فرد بوده و بعضاْ لازم است آن را بر مبنای تعداد سال و ماه و روز داشته باشیم. بر همین اساس تابع کاربردی تبدیل تعداد روزهای مشخص به سال، ماه و روز طراحی شده و می توان از آن استفاده کرد.
۳ – ضرب یک مدت زمان مشخص (سال، ماه و روز) در یک عدد ثابت
یکی از مواردی که از ابتدای سال ۱۳۸۸ در محاسبه تجربه قابل قبول کارکنان شاغل در مناطق کمتر توسعه یافته و محروم مورد استفاده قرار می گیرد، ضرب مدت زمان اشتغال فرد در عدد ۲ می باشد. بر همین اساس تابعی طراحی شده که با ورود یک عدد ثابت مثبت و ضرب آن در مدت زمان مورد نظر (ماه و سال و روز) ما را به نتایج مورد انتظار خواهد رساند.
۴ – تقسیم یک مدت زمان مشخص (سال، ماه و روز) بر یک عدد ثابت
مطابق ماده ۱۴ آیین نامه اجرایی طرح طبقه بندی مشاغل، در مرحله تطبیق، جهت محاسبه تجربه قابل قبول کارمندی (با مدرک تحصیلی دیپلم یا فوق دیپلم) که در طول مدت خدمت، مدرک تحصیلی لیسانس یا بالاتر را ارائه نماید، مدت زمان خدمت با مدرک تحصیلی دیپلم را بر سه و مدت زمان خدمت با مدرک تحصیلی فوق دیپلم را بر دو تقسیم می کنیم. (که البته بعد از تطبیق، یک دوم و دو سوم باقی مانده مورد محاسبه قرار می گیرد) در این راستا تابع تقسیم یک مدت زمان مشخص (سال، ماه و روز) بر یک عدد ثابت طراحی شده که می تواند مورد استفاده قرار گیرد.
۵ – اضافه کردن یک مدت زمان مشخص (سال، ماه و روز) به یک تاریخ خاص
پس از انجام یک سری محاسبات، مشخص می شود که در صورتی که مدت ۳ سال و ۹ ماه و ۲۸ روز دیگر بگذرد یکی از همکاران شرایط کسب رتبه شغلی خبره را (به لحاظ تجربی و با رعایت سایر شرایط) دارا خواهد بود. با استفاده از این تابع می توان محاسبه مورد نظر را انجام داد.
۶ – کم کردن یک مدت زمان مشخص (سال، ماه و روز) از یک تاریخ خاص
کارمند جدیدی استخدام شده است که مدت سه سال و هفت ماه و بیست و پنج روز سابقه کار مرتبط با شغل فعلی را داراست. در اینجا می خواهیم تاریخی که باید مبنای محاسبات قرار گیرد را بدست آوریم. تابع کم کردن یک مدت زمان مشخص (سال، ماه و روز) از یک تاریخ خاص به ما کمک می کند تا تاریخ مورد نظر را بدست آوریم.
۷ – محاسبه مجموع چند مدت زمان مشخص (سال، ماه و روز) با همدیگر
اگر بخواهید مدت زمان های مشخص (سال و ماه و روز) و مختلفی را با هم جمع کنید این تابع می تواند شما را یاری نماید. برای مثال، پس از محاسبه سن هر یک از اعضای خانواده (به کمک تابع شماره یک)، می خواهید مجموع سن آنها را بدست آورید. برای انجام این کار، استفاده از تابع محاسبه مجموع چند مدت زمان مشخص (سال، ماه و روز) را پیشنهاد می کنیم.
۸ – محاسبه تفاضل دو مدت زمان مشخص (سال، ماه، روز) از همدیگر
در صورتی که مدت سابقه کار فرد (سال، ماه و روز) و مدت زمان فاصله خدمتی (سال، ماه و روز) وی مشخص باشد، به کمک این تابع، مدت زمان سنوات خدمت را می توان محاسبه نمود. جهت انجام این کار لازم است در خانه های زرد رنگ جدول مربوطه (کابرگ شماره هشت)، مدت زمان بزرگتر را سمت راست و مدت زمان کوچکتر را سمت چپ جدول وارد نمایید.
۹ – محاسبه تجربه قابل قبول خدمت در مناطق کمتر توسعه یافته (جهت ارتقاء طبقه و رتبه)
ورودی های این تابع، تاریخهای شروع و پایان خدمت در مناطق کمتر توسعه یافته کارمند است. تابع به گونه ای طراحی شده است که مدت زمان قبل از تاریخ یکم فروردین ماه سال ۱۳۸۸ را با ضریب یک و مدت زمان پس از آن را با ضریب دو محاسبه نموده و با هم جمع می کند.
۱۰ – تبدیل واحد فعلی پول ملی (ریال) به واحد پیشنهادی (تومان و ریال جدید (پارسه))
لایحه تبدیل پول ملی (ریال) به واحد پولی جدید (تومان) و حذف چهار صفر از پول ملی در حال بررسی و طی کردن مراحل پایانی تصویب بوده و احتمالا بزودی به قانون تبدیل خواهد شد. شاید با خود بگویید که این تابع ارتباطی به امور اداری و کارگزینی ندارد، اما به جهت آشنایی بیشتر مخاطبین گرامی، در این فایل، کاربرگی را به آن اختصاص داده ایم و ممکن است در آینده ای نزدیک برای محاسبه مبالغ جدید احکام کارگزینی از آن استفاده شود.
سخن پایانی
بدون شک همکاران گرامی شاغل در امور اداری سازمان ها در انجام محاسبات مربوط به تاریخ، تا حدود زیادی متبحر بوده و شاید نیازی به استفاده از این فایل نداشته باشند. با این وجود به عقیده نگارنده، جهت آزمودن (تست کردن) نتایج محاسبات صورت گرفته، می توان از توابع کاربردی موجود در این فایل استفاده نمود.
در پایان از همکاران و صاحب نظران گرامی خواهشمند است نظرات، پیشنهادات و انتقادات سازنده خود را از طریق راه های ارتباطی اعلام شده با اینجانب در میان بگذارند.
صیاح الدین شهدی
کارشناس امور اداری و کارگزینی سازمان هواشناسی کشور
مدرس دوره‌های آموزش ضمن خدمت کارکنان دولت (اداری- مدیریتی)
ZhowanMarket@gmail.com