دستورالعمل اجرایی هیئت های تشخیص مطالبات تأمین اجتماعی
دستورالعمل اجرایی هیئت های تشخیص مطالبات تأمین اجتماعی (بخشنامه شماره ۹۶۱۵/۹۶/۱ مورخ ۵/۹/۱۳۹۶ سازمان تأمین اجتماعی)
سازمان تأميـن اجتماعي، بزرگترين و محوری‌‌ترين نهاد در نظام تأمين اجتماعي کشور از حيث جمعيت تحت پوشش و گستره فعاليت محسوب مي‌شود و به عنـوان يک نهاد اجتماعي- اقتصادي مؤثر با بخش قابل توجهي از جامعه ارتباط تنگاتنگ دارد، از سوي ديگر، تنوع خدمات بيمه‌اي ضرورت پاسخگويي به تعهدات قانوني سـازمان در جهت رضايتمندی شرکای اجتماعي را اجتناب‌ناپذير مي‌نمايد.
بر همين اساس و در راستای شفاف‌سازی مقررات سازماني، ايجاد وحدت رويه، بهبود مستمر و روزآمد امور و آگاهی مخاطبين سازمان از حقوق و تکاليف مقرر، پروژه مهم اصلاح، روان‌سازی و تلخيص کليه بخشـنامه‌ها و دسـتورالعمل‌هاي لازم‌الاجرا با محوريت مؤسسه عالی پژوهش تأمين اجتماعی و مشارکت معاونت‌ها و ادارات کل تخصصي با لحاظ چشم‌انداز سازمان در افق برنامه ۱۴۰۴ به عنوان سازماني پايدار، پويا، چابک و سرآمد در پاسخگويي، با فرآيندهای هوشمند ارائه خدمات کيفی و بهنگام، در دسـتور کار سازمان قرار گرفت. در ايـن راـتا ضمن بازنگری در مفاد ۵ بخشنامه و دستور اداری در حوزه فنی و درآمد و اعمال اصلاحات اساسي منطبـق با تغييرات مرتبط با قوانين موضوعي و قوانين بالادستی، دسـتورالعمل اجرایی مـواد ۴۲، ۴۳، ۴۴ و ۴۵ قانون تأمین اجتماعی، موضوع نحوه تشکیل هیئت‌های تشـخیص مطالبات سازمان به عنوان مرجع شبه قضایی تخصصی بـا صلاحیت رفع اختلاف و رعایت اصل بی‌طرفی کامل حسب اختیارات قانونی در جهت حفظ حقوق شرکای اجتماعی سـازمان، با حضـور نمایندگان تشکل‌های اقتصادی تنظیم و تدوين و از تاريـخ صدور، جايگزين بخشنامه‌های ۱۵، ۱/۱۵،۲/۱۵ ،۳/۱۵ و ۴/۱۵ خواهد شد.
مسئول حسن اجراي اين دستورالعمل معاونت‌های فني و درآمد و اداري مالي در ستاد مرکزي، شرکت مشاور مديريت و خدمات ماشيني تأمين، مديران، معاونين، رؤسا و کارشناسان ارشد درآمد در ادارات کل استانها و رؤسا، معاونين و مسئولين ذيربط در واحدهای اجرايي خواهند بود.
اميد است اين دستاورد در تلاش جمعي همکاران سازماني و در عمل، رضايتمندي شرکای اجتماعی و تسهيل و بهبود فرآيندها، در حوزة فني و درآمد سازمان را به‌بار آورد.
دکتر سید تقی نوربخش- مدیرعامل سازمان
دستورالعمل اجرایی هیئت‌های تشخیص مطالبات سازمان تأمین اجتماعی
جایگاه و نقش هیأتهای تشخیص مطالبات
هیأتهای تشخیص مطالبات به عنوان یک مرجع شبه قضائی، نماد حضور شرکاء اجتماعی و مظهر پاسخگوئی و وجدان عمومی در قانون تأمین اجتماعی می‌باشند که حسب اختیارات مصرحه در مواد ۴۲ الی ۴۵ و اصلاح مواد ۴۳ و ۴۴ قانون تأمین اجتماعی و آئین‌نامه هیأتهای تشخیص مطالبات مصوب جلسه مورخ ۲۴/۵/۷۳ شورای عالی تأمین اجتماعی وقت با بهره‌گیری از ترکیب خردمندانه که متشکل از نمایندگان شرکای اجتماعی سازمان است، به بررسی اختلافات فی‌مابین کارفرمایان و سازمان ناشی از محاسبه و مطالبه حق بیمه و متفرعات آن می‌پردازند.
بی‌تردید اجرای صحیح قوانین و مقررات و حفظ حقوق آحاد کارفرمایان، بیمه‌شدگان و سازمان در هیأتهای مزبور جهت حفظ اعتماد عمومی و ارتقاء مقبولیت سازمان در جامعه، نقش موثری را ایفا خواهد نمود.
بخش اول: قوانین و مقررات مرتبط
۱- مواد ۳۶، ۳۹، ۴۲، ۴۳ و۴۴و ۴۵ قانون تأمین اجتماعی و اصلاحات مربوطه.
۲- آیین نامه هیاتهای تشخیص مطالبات مصوب ۲۴/۵/۱۳۷۳ شورایعالی تأمین اجتماعی.
۳- ماده ۱۴۸ قانون کار مصوب ۲۹/۸/۱۳۶۹ مجمع تشخیص مصلحت نظام.
۴- ماده ۴۴۴ قانون آئین دادرسی دادگاه‌های عمومی و انقلاب مصوب ۲۱/۱/۱۳۷۹ مجلس شورای اسلامی.
۵- ماده ۴۴۵ قانون آئین دادرسی دادگاه‌های عمومی و انقلاب در امور مدنی مصوب ۲۱/۱/۱۳۷۹ مجلس شورای اسلامی.
۶- ماده ۱۶ قانون تشکیلات و آئین دادرسی دیوان عدالت اداری مصوب ۲۵/۳/۱۳۹۲ مجلس شورای اسلامی.
۷- ماده ۱۰ قانون تشکیلات و آئین دادرسی دیوان عدالت اداری.
۸- ماده ۴۸ قانون برنامه پنجم توسعه مصوب ۱۵/۱۰/۱۳۸۹ مجلس شورای اسلامی.
۹- دادنامه‌های شماره ۱۰۲ مورخ ۱۲/۹/۱۳۷۳ ،۲۸۰ مورخ ۱۱/۷/۱۳۷۸؛ ۱۰۷ مورخ ۸/۳/۱۳۷۹؛ دیوان عدالت اداری.
۱۰- مصوبات شماره ۴۵۰۲/۱ مورخ ۹/۶/۱۳۶۷، ۵۲۲۴/۱۱۰۰ مورخ ۶/۵/۱۳۷۸ ،۱۵۱۳/۹۲/۱۱۰۰ مورخ ۱۳/۸/۱۳۹۲ ، ۳۶۴۴/۹۴/۱۱۰۰ مورخ ۱۷/۱۱/۱۳۹۴ و ۳۶۱۷/۹۵/۱۱۰۰ مورخ ۲۰/۱۰/۱۳۹۵ هیئت مدیره سازمان.
بخش دوم : اقدامات سازمان هنگام محاسبه حق بیمه و اعلام بدهی
۱-۲) هنگام تشکیل پرونده، محاسبه حق بیمه و اعلام بدهی، شخصیت کارفرما و تغییرات آن از نظر حقیقی / حقوقی، نام دقیق کارفرما/کارفرمایان و نشانی دقیق کارگاه پس از احراز و تطبیق اصل و تصویر مدارک وفق مقررات موضوعه و مفاد بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌های مربوطه در سیستم ثبت و سپس اعلام و ابلاغ بدهی به کارفرما بصورت واقعی یا قانونی وفق قوانین و مقررات جاری سازمان انجام شود.
۲-۲) شعب موظف هستند در محاسبات پرونده، ابتدا مبانی مربوطه و مؤثر در تعیین حق بیمه شامل: دقت در ثبت و انتقال داده‌های مندرج در گزارش‌های بازرسی کارگاهی / بازرسی دفاتر قانونی، قراردادهای پیمانکاری، صورت مزد و حقوق ارسالی و کلیه مواردی که منجر به تولید بدهی می‌شود را به‌طور کامل مشخص و سپس در سیستم ثبت نمایند.
۳-۲)کارشناس مربوطه موظف است پس از اعلام بدهی و هنگام مراجعه کارفرما و درخواست ایشان، یک نسخه از گزارش صورت محاسبات بدهی را به کارفرما ارائه و با بیان قوانین و مقررات، وی را در جریان نحوه شکل گیری مطالبات قرار داده و در صورتیکه کارفرما از نحوه محاسبات اقناع نگردید و همچنان به مورد مطالبه معترض باشد، با ارائه فرم درخواست بازنگری محاسبات “فرم شماره ۱ پیوست” مستندات و مدارک لازم را از کارفرما اخذ و تمام یا بخش هائی از درخواست کارفرما که در فرم مذکور قید شده و با توجه به مدارک ارائه شده مورد تایید می‌باشد را جهت بررسی و تایید نهائی رئیس درآمد و رئیس شعبه ارسال نماید. چنانچه اقدام شعبه مورد موافقت کارفرما قرار گرفت و ایشان از اعتراض خود ذیل فرم اخیرالذکر انصراف داد، محاسبات با استفاده از گزینه مدارک مثبته در سیستم اصلاح گردد.
بخش سوم : نحوه دریافت اعتراض جهت طرح و بررسی پرونده در هیأت بدوی تشخیص مطالبات
۱-۳) پس از ابلاغ مورد مطالبه به کارفرما ، چنانچه بعد از انجام اقدامات بند ۳-۲ بخش دوم، کارفرما از بررسی ها و اقدامات صورت گرفته طی فرم درخواست بازنگری محاسبات “فرم شماره ۱” اقناع نگردید و همچنان به میزان حق بیمه ، بیمه بیکاری و متفرعات تعیین شده آن معترض باشد می‌تواند ظرف مدت۳۰ روز از تاریخ ابلاغ، اعتراض خود را کتباً طی “فرم شماره ۲ پیوست” به سازمان تسلیم نماید. شعب و نمایندگی‌های سازمان مکلف هستند اعتراض مندرج در فرم مزبور را ثبت و سپس نسبت به تعیین وقت جلسه رسیدگی در ذیل فرم مذکور اقدام و یک نسخه از آنرا به کارفرما، وکیل یا نماینده قانونی وی(مشروط بر اینکه این امر در وکالتنامه یا برگه نمایندگی وی تصریح شده باشد) جهت حضور در جلسه ابلاغ نمایند.
۲-۳) کارفرما ،وکیل یا نماینده قانونی وی می‌تواند اعتراض خود را به وسیله پست الکترونیک یا پست سفارشی دو قبضه، تلگراف ،پست الکترونیکی، درج در سایت رسمی سازمان یا ادارات کل و یا نمابر صورت دهد و به واحد مربوطه سازمان ارسال دارد که در این صورت تاریخ قبض پستی یا تاریخ قبض مخابره تلگراف و یا تاریخ ارسال پست الکترونیک (ایمیل)،تاریخ ثبت اعتراض در سایت، تاریخ ثبت نمابر دردفتر شعبه، تاریخ اعتراض به مورد مطالبه خواهد بود.
۳-۳) در هنگام ارائه و اخذ اعتراض توسط شعب ، احراز هویت کارفرما یا وکیل یا نماینده قانونی او الزامی می‌باشد.
بخش چهارم : نحوه تشکیل جلسات هیأتهای بدوی تشخیص مطالبات
۱-۴) جلسات هیأتهای بدوی تشخیص مطالبات باید با حضور کلیه اعضاء در محل سازمان و خارج از ساعت اداری تشکیل گردد و در زمانی که هر یک از نمایندگان اصلی بنا به عللی نتوانند در موعد مقرر در جلسه هیأت حاضر شوند باید مراتب عدم حضور خود را ظرف مدت ۴۸ ساعت قبل از تشکیل جلسه به اطلاع دبیر مربوطه برساند تا امکان دعوت از عضو جانشین میسر گردد و در هنگامی که اعضاء اصلی یا جانشین هیأت به علت وضعیت اضطراری قادر به حضور در جلسه هیأت نباشند واحدهای اجرائی می‌توانند از اعضاء اصلی و جانشین هم طراز در سایر واحدهای همجوار استفاده و حق‌الزحمه آنان را ازمحل اعتبارات مربوطه پرداخت نمایند.
۲-۴) در صورتی که هر یک از اعضاء هیأتهای بدوی تشخیص مطالبات ۳ جلسه متوالی یا ۶ جلسه متناوب در سال بدون عذر موجه از حضور در جلسات خودداری نماید طبق گزارش دبیر هیأت و با نظر رئیس هیأت، برابر مقررات نسبت به تقاضای جانشین او از مراجع مربوطه اقدام می‌شود.
۳-۴) برابر بند هفت ماده ۵ آئین نامه هیأتهای تشخیص مطالبات تصمیمات هیأتهای بدوی با رای اکثریت آراء اعضاء نافذ خواهد بود و در صورت عدم حصول اکثریت آراء پرونده باید به هیأت هم عرض ارجاع گردد .
۴-۴) عدم تشکیل جلسه یا تشکیل کمتر از مجوز صادره توسط هیأت هایی که دارای پرونده در دستور کار (حداقل برای تشکیل یک جلسه) باشند مجاز نیست و لازم است ادارات کل استانها و واحدها ترتیبی اتخاذ نمایند که حداکثر ظرف مدت یک ماه به اعتراض کارفرمایان در هیأتهای بدوی تشخیص مطالبات رسیدگی و رأی یا قرار مقتضی صادر گردد.
۵-۴) تخصیص زمان،نوع و بررسی پرونده‌های مطالباتی در هیأت‌ها باید به دور از هرگونه پیش‌داوری و اعمال سلیقه و تعلقات اداری و صنفی صورت گرفته و در هنگام صدور رأی فقط رعایت قوانین و مقررات و رضایت حق‌تعالی مدنظر قرار گیرد.
۶-۴) درصورتی‌که ضرورت ایجاب نماید پرونده‌ای خارج از نوبت در هیأت بدوی مطرح گردد، مراتب باید با تائید رئیس شعبه صورت گیرد.
۷-۴) چنانچه تعداد پرونده‌های مطروحه در جلسات هیأتهای بدوی تشخیص مطالبات متضمن انتظار رسیدگی بیش از یک ماه باشد ادارات کل استان ها موظف هستند جهت به روز رسانی پرونده ها مطابق ماده ۴۲ قانون تأمین اجتماعی مجوز صدورتشکیل هیأتهای بدوی تشخیص مطالبات شماره۲شعب یا نمایندگی ها را طبق مقررات در دستور کار خود قرار دهند.
بخش پنجم : صلاحیت رسیدگی پرونده ها در هیأتهای بدوی تشخیص مطالبات
۱-۵) هیأتهای بدوی تشخیص مطالبات از وظایف و اختیارات مصرحه درمواد ۴۳ و ۴۵ قانون تأمین اجتماعی تبعیت می‌نمایند و در این راستا اعتراضات بعمل آمده توسط کارفرمایان حقیقی و حقوقی به مطالبات سازمان را مورد رسیدگی قرار می‌دهند.
۲-۵) اعتراض به اعلام بدهی اولیه باید از طریق شخص کارفرما، وکیل یا نماینده قانونی وی (با ارائه یک نسخه از وکالتنامه رسمی با درج حق اعتراض در متن آن) ظرف مدت ۳۰ روز از تاریخ ابلاغ اعلام بدهی طی “فرم شماره ۲ پیوست” صورت گرفته و سپس حداکثر ظرف مدت ۵ روز پس از تکمیل اطلاعات لازم طی “فرم شماره ۳ پیوست” به هیأت بدوی ارسال گردد. ضمناً از ارجاع اعتراضات فاقد مشخصات، فاقد امضاء مجاز اشخاص حقیقی و حقوقی و یا با امضاء افرادی غیر از کارفرما ، وکیل یا نماینده قانونی وی و همچنین اعتراضات خارج از مهلت مقرر در ماده ۴۲ قانون تأمین اجتماعی با لحاظ مواد ۴۴۴ و۴۴۵ قانون آئین دادرسی دادگاه‌های عمومی و انقلاب به هیأت بدوی تشخیص مطالبات اکیداً خودداری گردد.
بخش ششم: ترکیب و نحوه انتخاب اعضاء هیأت بدوی تشخیص مطالبات
اعضاء هیأت تشخیص مطالبات با توجه به ترکیب آن که در واقع نماینده وجدان عمومی و شرکای اجتماعی سازمان اعم از بیمه‌شده، کارفرما و دولت می‌باشند، باید از هرجهت به ویژه تسلط به دانش اداری درحوزه‌های تخصصی و داشتن سعه‌صدر و بردباری،الگوی تمام‌عیار این وجدان عمومی باشند. لذا شایسته است نقش و جایگاه این مرجع رسیدگی در قانون تأمین اجتماعی، به هنگام انتخاب اعضاء هیأت بدوی تشخیص مطالبات به خوبی تبیین و مورد توجه قرار گیرد، چراکه حضور افراد کارآمد، دلسوز، صبور و آشنا به قوانین و مقررات توأم با رعایت انصاف و اصل بی‌طرفی کامل، موجب جلب اعتماد روزافزون به کارکرد این هیأت خواهد شد.
۱-۶) ترکیب اعضاء هیأتهای بدوی تشخیص مطالبات طبق ماده ۴۳ قانون تأمین اجتماعی می‌باشد.
۲-۶) احکام نمایندگان وزیر تعاون، کار و رفاه اجتماعی و نمایندگان هیات امناء (شورایعالی) تأمین اجتماعی در هیأتهای بدوی تشخیص مطالبات، پس از معرفی افراد واجد شرایط توسط مراجع مذکور ، حسب مورد با امضای مدیرعامل سازمان و مدیرکل استان و احکام سایر نمایندگان در هیأت مذکور ، شامل نمایندگان کارفرمایان (حسب مورد با معرفی اتاق بازرگانی، تعاون و اصناف) و نماینده کارگران (حسب مورد با معرفی کانون عالی شورای اسلامی کار، کانون عالی انجمن صنفی کارگران یا مجمع نمایندگان کارگران) برابر تفویض اختیار مورخ ۲۸/۰۹/۱۳۷۱ مدیرعامل سازمان با امضاء مدیران ادارات کل با اعتبار سه ساله صادر می‌شود.
۳-۶) ادارات کل استانها مکلفند، چنانچه هر یک از شهرها، یا شهرستان‌های تحت پوشش دارای بیش از یک شعبه باشند ترتیبی اتخاذ نمایند که افراد معرفی‌شده به هیأتهای بدوی تشخیص مطالبات از کارکنان واحد اجرائی محل خدمت انتخاب نشده و از مسئولین نزدیک‌ترین شعبه همجوار استفاده گردد تا بررسی پرونده‌های مطالباتی در هیأتهای یاد شده بدون اعمال هرگونه تعلقات اداری به‌طور دقیق و صحیح انجام شود.
۴-۶) برای هر یک از هیأتهای بدوی تشخیص مطالبات شعب تابعه، لازم است پرونده‌ای تشکیل که در آن تصویر حکم اعضاء اصلی و جانشین هر یک از نمایندگان ضبط و صورت اسامی، شماره و تاریخ حکم مربوطه دقیقاً مشخص تا درصورتی‌که هیأت ها فاقد نماینده اصلی و جانشین یا انقضای اعتبار حکم باشند سریعاً نسبت به تکمیل اعضاء اقدام گردد، بطوریکه هیچیک از هیأت ها در هیچ مقطع زمانی فاقد عضو اصلی و جانشین یا احکام بدون اعتبار نباشند.
بخش هفتم: نحوه رسیدگی به پرونده ها در هیأت بدوی تشخیص مطالبات
۱-۷) هیأتهای بدوی تشخیص مطالبات لازم است ضمن شناسایی کارفرما، وکیل یا نماینده قانونی وی در صورت حضور در جلسه، به توضیحات نامبرده و یا شرح اعتراض تکمیل شده در “فرم شماره ۲ پیوست” توجه و در صورت عدم حضور با مطالعه شرح اعتراض مضبوط در پرونده و یا لایحه دفاعیه ارائه شده، رأی خود را بر اساس مستندات با رعایت قوانین و مقررات موضوعی تأمین اجتماعی در خصوص همان موارد اعتراض صادر نمایند.
۲-۷) هنگام تشکیل جلسات و استماع اظهارات کارفرما، وکیل و یا نماینده قانونی وی، داشتن صبر و متانت و حفظ شأن هیأت و اعضاء آن از اصول اولیه بوده و ضمن احترام و تکریم کارفرمایان، لازم است از هرگونه بحث و مجادله با ایشان خودداری و پس از خروج کارفرما از جلسه، هیأت وارد شور شود و تصمیم لازم اخذ گردد.
۳-۷) در صورت عدم حضور کارفرما، وکیل یا نماینده قانونی وی، چگونگی دعوت از کارفرما و نحوه ابلاغ دعوتنامه مورد بررسی دقیق قرارگرفته و چنانچه روند اجرای آن مطابق قوانین و مقررات مربوطه صورت نگرفته باشد، مجدداً از کارفرما دعوت به‌عمل‌آمده و پرونده در نوبتی دیگر مورد رسیدگی قرار گیرد. ضمناً در صورتی که ابلاغ دعوتنامه مطابق مقررات جاری و بخشنامه ۴ حقوقی و دستورالعمل ابلاغ الکترونیک به کارفرما ابلاغ شده باشد عدم حضور کارفرما مانع رسیدگی به پرونده نخواهد شد.
۴-۷) واحدهای اجرائی موظفند هنگام ارسال پرونده به هیأتهای بدوی تشخیص مطالبات، کلیه مدارک و مستندات مربوط به بدهی مورد اعتراض قابل‌طرح در هیأت اعم از اصل گزارش بازرسی‌های دوره مورد مطالبه، گزارش بازرسی دفاتر قانونی، گزارش صورت محاسبات و تجدید محاسبات، پرینت پرداختی‌ها، نسخه کامل قرارداد به همراه پیوست تمام سرفصل‌های قید شده، مستندات کامل مراحل محاسباتی ماده ۱۴۸ قانون کار (اعم از طرح شکایت، آراء هیأتهای حل اختلاف و تشخیص قانون کار و نامه اجرای احکام قوه قضائیه و آراء احتمالی دیوان عدالت اداری)،فرم دستور اداری ادعای افراد مبنی بر اشتغال درکارگاه‌های مشمول قانون تأمین اجتماعی و احراز سوابق بیمه‌ای، مستندات کامل مراحل محاسباتی بخشنامه و دستورالعمل نحوه اعمال ماده ۴۰ قانون تأمین اجتماعی و آراء دیوان عدالت اداری و سایر مکاتبات کارفرما و تغییرات به وجود آمده را در پرونده مطالباتی ضبط و سپس طی فرم ۳ پیوست به هیأتهای بدوی تشخیص مطالبات ارسال نمایند.
بخش هشتم: نحوه صدور آراء هیأتهای بدوی تشخیص مطالبات
۱-۸) آراء صادره توسط هیأتهای بدوی تشخیص مطالبات باید منجز و قاطع اختلافات بوده و از صدور آرای مشروط، یا موکول نمودن رأی به ارائه مدارک و یا اسناد، بعد از صدور رأی خودداری و چنانچه هیأت انجام تحقیقات و بررسی و ملاحظه مدارکی را لازم بداند باید قبل از صدور رأی اقدام به صدور قرار نموده تا پس از روشن شدن وضعیت پرونده، رأی منجز و مدلل و عاری از ابهام صادر تا تکلیف نهائی پرونده در هیأت مشخص و اختیار تفسیر ، برداشت شخصی و اعمال سلیقه از واحدهای اجرائی سلب گردد.
۲-۸) آراء هیأت باید شامل مقدمه رأی، شماره و تاریخ صدور رأی، نام و نشانی، مشخصات کامل کارفرما یا کارفرمایان، نام وکیل یا نماینده قانونی کارفرما (در صورت ارائه برگ وکالت یا نمایندگی)، نام و مشخصات کامل کارگاه با ذکر فعالیت آن، نام واحد سازمانی ارجاع کننده پرونده به هیأت، مشخصات هیأت صادر کننده رأی، خلاصه جریان پرونده و مفاد اعتراض کارفرما یا سازمان، شماره و تاریخ صدور برگ اعلام بدهی و تاریخ ابلاغ آن به کارفرما و تاریخ ثبت فرم اعتراض کارفرما یا سازمان به ابلاغ رای هیات بدوی تشخیص مطالبات در دفتر نامه‌های وارده واحدهای اجرائی باشد.
۳-۸) با توجه به بند ۷ ماده ۵ آیین نامه هیاتهای تشخیص مطالبات ، چنانچه در مواردی اعضاء هیأت اتفاق‌نظر نداشته و رأی با نظر اکثریت اعضاء صادر شود، در نسخه‌ای که بجای پیش‌نویس نگهداری می‌شود نظر اقلیت به‌طور مشروح و مستدل نوشته خواهد شد و در سایر نسخ رأی که برای ابلاغ به طرفین ارسال می‌گردد، نظر اقلیت درج نشده و اعضاء اقلیت با ذکر کلمه “اقلیت” ذیل رأی را امضاء خواهند کرد. درصورتی‌که پس از امضاء پیش‌نویس رأی، اعضاء هیأت تغییر کند عضو جدید موظف است پاک‌نویس رأی را به‌جای عضو سابق با ذکر کلمه “علی‌الاصول” امضاء نماید.
۴-۸) ازآنجا که تعداد اعضای هیأتهای بدوی تشخیص مطالبات زوج می‌باشد در صورت عدم حصول اکثریت، باید پرونده جهت صدور رأی نهایی به هیأت هم‌عرض ارسال گردد.
۵-۸) با توجه به اصلاحیه ماده ۴۳ قانون تأمین اجتماعی، آراء هیأتهای بدوی تشخیص مطالبات که مبلغ اصل حق بیمه مورد مطالبه سازمان معادل یا کمتر از ۰۰۰/۵۰۰/۱ ریال باشد و یا اینکه در موعد مقرر مورد اعتراض واقع نشود، قطعی و لازم الاجرا می‌باشد.
۶-۸) آراء هیأتهای بدوی تشخیص مطالبات در ۴ نسخه باید در همان روز جلسه طبق “فرم شماره ۴ پیوست” که به‌صورت مکانیزه طراحی گردیده تنظیم و به امضاء کلیه اعضاء حاضر در جلسه برسد. ضمناً پیش‌نویس صورتجلسه رسیدگی به اعتراضات کارفرمایان نیز باید به امضاء کلیه اعضاء برسد.
۷-۸) در پایان هر جلسه هیأت بدوی تشخیص مطالبات یک صورتجلسه کلی شامل مشخصات کارگاه، تصمیم هیأت (رأی یا قرار) در سه نسخه تنظیم می‌گردد که یک نسخه جزء سوابق هیأت، یک نسخه به واحد حسابداری و نسخه سوم باید بانضمام یک نسخه از کلیه آراء صادره در آن جلسه، حداکثر ظرف مدت ۲۴ ساعت به اداره کل مربوطه جهت رسیدگی ارسال شود. برای این منظور کلیه واحدها موظف‌اند در اسرع وقت نسبت به ثبت کلیه آراء صادره هر جلسه در دفتر شعبه اقدام نمایند.
۸-۸) ادارات کل استانها و کارشناسان ذیربط موظف‌اند آراء هیأتهای بدوی تشخیص مطالبات ارسالی از سوی واحدهای تابعه را دقیقاً بررسی و چنانچه حقی از شرکای اجتماعی سازمان تضییع یا اشکالی به آرای صادره ، وارد تشخیص داده شود حسب ماده ۴۳ قانون تأمین اجتماعی به این قبیل آراء در مهلت مقرر اعتراض نمایند .
بخش نهم: نحوه اجرای آراء و تأمین قرارهای هیأتهای بدوی تشخیص مطالبات
۱-۹) قرارهای صادره از هیأتهای بدوی تشخیص مطالبات حداکثر ظرف مدت یک ماه از تاریخ دریافت باید اجرا و پاسخ قرار به همراه پرونده به هیأت صادرکننده قرار اعاده گردد.
۲-۹) به‌منظور نظارت بر اجرای صحیح و به‌موقع و همچنین سهولت دستیابی به پرونده هائی که با صدور قرار در دستور کار هیأتهای بدوی قرار دارند، مسئول درآمد شعبه موظف است با توجه به منوی تعبیه شده در سیستم مکانیزه مشخصات قرار، کارگاه، تاریخ دریافت، شماره و تاریخ اقدامات انجام‌شده را هر ۱۵ روز یکبار تا حصول نتیجه و ارسال پاسخ قرار پیگیری نموده و مراتب را طی “فرم شماره ۵ پیوست” به اداره کل مربوطه ارسال نمایند.
۳-۹) چنانچه اجرای قرار منوط به انجام بازرسی از دفاتر قانونی و یا بازرسی تحقیقی باشد، لازم است اجرای قرار در اسرع وقت و خارج از نوبت انجام شود.
۴-۹) واحدهای اجرائی موظف هستند پس از دریافت آراء صادره از سوی هیأتهای بدوی تشخیص مطالبات حداکثر ظرف مدت ۵ روز نسبت به محاسبه رأی اقدام و فرم مکانیزه ابلاغ رأی “فرمهای شماره ۶ و۷ پیوست” را حسب مورد به انضمام ۲ نسخه از رأی صادره به کارفرما ابلاغ نمایند. ضمناً لازم است مأمور ابلاغ با مراجعه به کارفرما (آخرین آدرس اعلام‌شده از طرف کارفرما) با توجه به بخشنامه ۴ جدید حقوقی و دستورالعمل ابلاغ الکترونیک نسبت به ابلاغ رأی هیأت اقدام و ذیل رأی را با توجه به نوع ابلاغ تکمیل نموده و نسخه دوم را که کارفرما ، وکیل یا نماینده قانونی وی امضاء و مأمور ابلاغ گواهی نموده اعاده نماید.
۷-۹) ادارات کل استانها و کارشناسان ذیربط مکلفند آمار ارسالی عملکرد هیأت بدوی تشخیص مطالبات شعبه را کاملاً رسیدگی نموده و درصورتی‌که تعداد ورودی پرونده‌های در دستور کار ، از تعداد خروجی پیشی گرفته باشد برای جلوگیری ازدیاد حجم پرونده‌های در دستور کار مجوز افزایش تعداد جلسات را با توجه به اعتبار سالانه تخصیصی اداره کل استان به واحد مربوطه صادر نماید، بطوریکه زمان رسیدگی به اعتراضات از تاریخ ارجاع پرونده به هیأت حتی‌المقدور از یک ماه بیشتر نشود.
بخش دهم: وظائف دبیر در هیأتهای بدوی تشخیص مطالبات
۱-۱۰) دبیران هیأتهای تشخیص مطالبات به عنوان نمایندگان امین و مورد وثوق اعضاء از میان نیروهای مورد اعتماد، مستعد وکارآمد شاغل در واحدهای بیمه ای سازمان انتخاب می‌شوند و موظف به انجام اقدامات اولیه ذیل جهت برگزاری جلسات می‌باشند:
– اخذ احکام و اطلاعات کامل اعضاء هیأت به منظور تشکیل پرونده و ارتباط و هماهنگی جهت حضور درجلسات؛
- ابلاغ وقت برگزاری جلسات به اعضاء پس ازهماهنگی با مسئولین ذیربط.
- در اختیار قراردادن فرم اعتراض به کارفرما و اخذ آن جهت تعیین وقت وتخصصیص نوبت رسیدگی.
– اخذ پرونده‌های مورد اعتراض و بررسی و حصول اطمینان از تکمیل پرونده‌های مطالباتی و رفع نقایص احتمالی.
– تهیه و استخراج خلاصه چگونگی شکل گیری بدهی پرونده مطالباتی جهت ارائه به اعضاء هیأت.
– تلخیص و ارائه مکتوب دلایل اعتراض کارفرما به مورد مطالبه به منظور ارائه به اعضاء هیأت.
– شناسائی کارفرما، وکیل یا نماینده قانونی وی در هنگام تشکیل جلسات.
– اخذ لایحه دفاعیه کارفرما و تطبیق مدارک اصلی با تصویر آن جهت ارائه به اعضاء هیأت.
– تهیه پیش نویس اولیه صورتجلسه رای و اخذ امضاء پس از انشاء آن توسط اعضاء وثبت آن درسیستم مکانیزه.
– اخذ امضاء مجدد اعضاء درذیل صورتجلسات چاپ شده و ثبت آراء مذکور در دفترشعبه و اعاده آن به همراه پرونده مطالباتی ولایحه دفاعیه و مدارک ارائه شده توسط کارفرما در جلسه هیات بدوی تشخیص مطالبات به مسئولین ذیربط و تهیه ارسال آمار عملکرد هیأت.
۲-۱۰) آمار عملکرد هیأتهای بدوی تشخیص مطالبات باید منحصراً طی “فرم پیوست شماره ۸ ” به‌طور دقیق و خوانا تنظیم و حداکثر تا پنجم هرماه از طریق سیستم مکانیزه به اداره کل استان مربوطه ارسال شود.
۳-۱۰) دبیر هیأت موظف است در پایان هر جلسه صورتجلسه بند ۷-۸ را تنظیم و نسخه سوم آنرا به انضمام یک نسخه از کل آراء صادره در آن جلسه با اولین مراسلات و حداکثر ظرف مدت ۲۴ساعت طی “فرم شماره ۹ پیوست” به اداره کل استان جهت رسیدگی ارسال نماید.
۴-۱۰) دبیران هیأت بدوی تشخیص مطالبات موظف هستند تعداد جلسات برگزارشده، میزان حضور هر یک از اعضاء و دبیرجلسه و همچنین تعداد پرونده‌های مطروحه (که نصاب آن سالانه بر اساس پیشنهاد معاونت بیمه ای و امضاء مدیرعامل صورت می‌گیرد) را جهت محاسبه و پرداخت حق حضور طبق مصوبات هیأت مدیره سازمان به واحد حسابداری شعبه تحویل نمایند.
۵-۱۰) پیش نویس صورتجلسه رسیدگی و آراء هیأتهای بدوی تشخیص مطالبات در ۴ نسخه باید در همان روز طی “فرم پیوست شماره ۴ ” که به صورت مکانیزه نیز طراحی گردیده تنظیم و به امضاء کلیه اعضاء در جلسه برسد.
بخش یازدهم: نحوه دریافت اعتراض جهت طرح پرونده در هیأتهای تجدید نظرتشخیص مطالبات
۱-۱۱) باتوجه به اصلاح ماده ۴۳ قانون تأمین اجتماعی آراء هیأتهای بدوی تشخیص مطالبات در صورتیکه میزان مورد مطالبه اولیه سازمان مندرج در صورتجلسه هیات بدوی تشخیص مطالبات بابت اصل حق بیمه بیش از مبلغ ۰۰۰/۵۰۰/۱ ریال باشد حداکثر ظرف مدت ۲۰ روز از تاریخ ابلاغ رأی هیات بدوی تشخیص مطالبات قابل اعتراض می‌باشد، (سه درصد بیمه بیکاری و جرائم با توجه به اینکه براساس قانون جداگانه وصول می‌گردند جزء حد نصاب مبلغ مذکور جهت طرح بدهی در هیأت تجدید نظرتشخیص مطالبات محسوب نمی گردد) لذا هیأتهای بدوی تشخیص مطالبات باید موضوع قطعی و لازم الاجراء بودن یا قابل اعتراض بودن رأی بدوی را با توجه به میزان اصل حق بیمه مورد مطالبه و درج تبصره دو ماده ۱۶ قانون تشکیلات و آئین دادرسی دیوان عدالت اداری در متن رأی قید نمایند.
۲-۱۱) اعتراض به ابلاغ رأی هیأتهای بدوی باید کتباً از طریق شخص کارفرما، وکیل یا نماینده قانونی وی با ارائه یک نسخه از برگ نمایندگی یا وکالتنامه رسمی با درج حق اعتراض در متن آن (درصورتی‌که اعتراض از طریق پست سفارشی دوقبضه، تلگراف، پست الکترونیکی ، سایت رسمی سازمان یا ادارات کل و یا نمابر صورت گرفته باشد، در این صورت تاریخ قبوض پست سفارشی یا تاریخ قبض مخابره تلگراف، تاریخ ارسال ایمیل، تاریخ ثبت اعتراض در سایت یا تاریخ ثبت نمابر در دفتر شعبه، تاریخ اعتراض به ابلاغ رای هیات بدوی تشخیص مطالبات تلقی می‌گردد) ظرف مدت ۲۰ روز از تاریخ ابلاغ رأی هیأت بدوی تشخیص مطالبات با تکمیل فرم اعتراض به رای هیأت بدوی تشخیص مطالبات “فرم شماره ۱۰ پیوست” به شعبه و یا نمایندگی‌های سازمان صورت گرفته و فرم مزبور در دفتر شعبه ثبت گردد. سازمان موظف است حداکثر ظرف مدت ۵ روز از تاریخ تکمیل اطلاعات، پرونده مطالباتی را طی “فرم شماره ۱۱ پیوست” به هیأت تجدید نظر تشخیص مطالبات ادارات کل استان در صورت تشکیل یا اداره هیأتهای تشخیص مطالبات سازمان مرکزی ارسال نمایند. ضمناً از ارجاع اعتراضات فاقد مشخصات، فاقد امضاء مجاز اشخاص حقیقی و حقوقی و یا به امضاء افراد غیر کارفرما ، وکیل یا نماینده قانونی وی همچنین خارج از مهلت مقرر در ماده ۴۳ قانون تأمین اجتماعی به هیأت اکیداً خودداری گردد. در صورت عدم اعتراض کارفرما ظرف مهلت مقرر، میزان حق بیمه و متفرعات تعیین شده قطعی و برابر مقررات وصول خواهد شد.
تبصره: طبق ماده ۴۴۵ قانون آئین دادرسی دادگاه‌های عمومی و انقلاب در امور مدنی مصوب سال ۱۳۷۹، روز ابلاغ و اقدام جزء مهلت تعیین شده برای ابلاغ به کارفرما محسوب نمی گردد. همچنین برابر ماده ۴۴۴ قانون مذکور هرگاه روز پایانی موعد، با روز تعطیل ادارات مصادف شود، روز آخر موعد روزی خواهد بود که ادارات پس از تعطیلی، بازگشائی می‌شوند.
۳-۱۱) در مواقعی که سازمان به رأی هیأت بدوی تشخیص مطالبات اعتراض می‌نماید اولاً اگر اعتراض توسط اداره کل استان صورت گرفته باشد تاریخ صدور نامه اعتراض، به منزله تاریخ ثبت اعتراض بوده و اگر توسط شعبه صورت گرفته باشد اعتراض باید در دفتر شعبه ثبت گردد. ثانیاً باتوجه به اینکه احتمال دارد کارفرما نیز به رأی صادره اعتراض نماید، قبل از ارسال پرونده به هیأتهای تجدید نظرتشخیص مطالبات لازم است مهلت اعتراض کارفرما رعایت و در صورت اعتراض کارفرما، هر دو اعتراض همراه پرونده به هیأت تجدید نظرتشخیص مطالبات (طبق فرمهای مکانیزه یا “فرم شماره ۱۱ پیوست”) ارسال شود. بدیهی است در صورت عدم اعتراض کارفرما در مهلت مقرر، اعتراض سازمان می‌باید جهت رسیدگی به هیأتهای تجدید نظرتشخیص مطالبات ستاد مرکزی ارسال شود.
۴-۱۱) تاریخ صدور فرم “ابلاغ رأی” در دفتر شعبه یا نمایندگی به عنوان تاریخ ابلاغ به سازمان تلقی می‌گردد و در صورت اعتراض سازمان به رأی هیات بدوی تشخیص مطالبات ، اعتراض می‌بایست حداکثر ظرف مدت ۲۰ روز از تاریخ مذکور انجام گیرد.
۵-۱۱) با توجه به مصوبه شماره ۵۲۲۴/۱۱۰۰ مورخ ۶/۵/۷۸ هیأت مدیره سازمان ، استان هایی که هیأت تجدید نظر تشخیص مطالبات درآن مستقر شده باید در موارد ذیل پرونده را جهت رسیدگی به هیأتهای تجدید نظرتشخیص مطالبات ستاد مرکزی ارسال نمایند:
– پرونده هایی که آراء هیات تجدید نظر تشخیص مطالبات آن توسط دیوان عدالت اداری نقض و دستور رسیدگی مجدد صادر شده است.
– پرونده هایی که آراء هیات بدوی تشخیص مطالبات آن مورد اعتراض شعبه یا اداره کل استان ذیربط قرار می‌گیرد.
– پرونده هایی که بدلیل عدم وجود تشکل‌های کارفرمائی (اتاق بازرگانی و صنایع ومعادن، مجامع امور صنفی تولیدی یا توزیعی) امکان معرفی نماینده مربوطه وجود ندارد.
– پرونده هایی که اداره کل وصول حق بیمه یا اداره کل استان تشخیص دهد.
۶-۱۱) با توجه به مصوبه شماره ۳۶۱۷/۹۵/۱۱۰۰ مورخ ۲۰/۱۰/۱۳۹۵ هیات مدیره سازمان در صورتی که حجم پرونده‌های ارجاعی به هیأتهای تجدید نظرتشخیص مطالبات استان بیش ازحد افزایش یافته و متضمن انتظار بیش از سه ماه جهت طرح در هیأت تجدید نظر تشخیص مطالبات گردد، ادارات کل استان ابتدا باید صرفاً با استفاده از افراد جانشین هیات و برگزاری جلسات فوق العاده پرونده‌های در صف انتظار مازاد بر سه ماه را رسیدگی و در صورت عدم کفایت ، پرونده‌های امر را با رعایت مصوبه شماره ۳۶۱۷/۹۵/۱۱۰۰ مورخ۲۰/۱۰/۱۳۹۵هیات مدیره سازمان به هیأتهای تجدید نظر تشخیص مطالبات ستاد مرکزی ارسال نمایند.
۷-۱۱) طبق بند “یک” جلسه ۱۴۲۸ هیأت مدیره سازمان مورخ ۳۰/۷/۹۲ ، استان هائی که تشکیل هیات تجدید نظر تشخیص مطالبات آنان بر اساس سطح بندی ” مبلغ مورد اعتراض” صورت می‌گیرد ، موظف هستند رسیدگی به اعتراضات کارفرمایان بابت بدهی بیشتر از مبلغ سقف سطح بندی اشخاص حقوقی و پیمانکاری ها را که طبق دستور سالیانه مدیرعامل تعیین و در دستورالعمل صورتحساب بدهی کارفرمایان و حسابجاری کارگاه ها درج می‌شود به هیات تجدید نظر تشخیص مطالبات ستاد مرکزی ارسال نمایند.
۸-۱۱) واحدهای اجرائی موظفند دعوتنامه هیأتهای بدوی تشخیص مطالبات موضوع “فرم شماره ۲ پیوست” و دعوتنامه ارسالی از هیأتهای تجدید نظر تشخیص مطالبات ستاد مرکزی و اداره کل استان هائی که هیأت تجدید نظر تشخیص مطالبات در آنها مستقر می‌باشد را طبق “فرم شماره ۱۲ پیوست” براساس مفاد بخشنامه ۴ جدید حقوقی به آدرس مندرج در آن به کارفرما یا کارفرمایان مربوطه ابلاغ (واقعی یا قانونی) نموده و نسخه ممهور به مهر ابلاغ دعوتنامه ها را حداقل ۱۵ روز قبل از تشکیل جلسه هیأت از طریق پست به دبیرخانه هیأتهای تشخیص مطالبات یا ادارات کل استان اعاده نمایند. در صورتیکه کمتر از مدت فوق به تاریخ تشکیل جلسه باقی مانده باشد بایستی دعوتنامه ابلاغی از طریق نمابر به اداره کل استان یا دبیرخانه هیأتهای تشخیص مطالبات ستاد مرکزی ارسال گردد .
بخش دوازدهم: نحوه تشکیل جلسات و صدور آراء در هیأتهای تجدید نظر تشخیص مطالبات
۱-۱۲) نحوه تشکیل جلسات هیأتهای تجدید نظر تشخیص مطالبات مطابق بندهای “۱-۴” الی “۲-۴” از بخش چهارم نحوه تشکیل جلسات هیأتهای بدوی تشخیص مطالبات می‌باشد.
۲-۱۲) طبق ماده ۴ آئین نامه مصوب شورایعالی تأمین اجتماعی مورخ ۲۴/۵/۷۳ و مصوبات شماره ۴۵۰۲/۱مورخ ۹/۶/۶۷ و ۳۶۱۷ /۹۵/۱۱۰۰ مورخ۲۰/۱۰/۹۵ هیات مدیره سازمان ، تعیین تعداد جلسات هیأتهای تشخیص مطالبات برعهده معاونت بیمه ای سازمان و تشکیل هیأتهای تجدید نظر تشخیص مطالبات با موافقت مدیرعامل سازمان است.
۳-۱۲) درصورتی‌که ضرورت ایجاب نماید پرونده‌ای خارج از نوبت یا جهت تسریع امور مطالباتی در هیأتهای تجدید نظر تشخیص مطالبات ادارات کل استان یا سازمان مرکزی مطرح گردد مراتب باید در ادارات کل با پیشنهاد رئیس وکارشناش ارشد بیمه ای ، تائید معاون بیمه ای و موافقت مدیر کل استان صورت گرفته و در هیأتهای تجدید نظر تشخیص مطالبات ستاد مرکزی با ارائه درخواست مکتوب سرپرست دبیرخانه هیأت ها ، پیشنهاد کتبی مدیرکل وصول حق بیمه و تائید رسمی معاونت بیمه ای سازمان صورت گیرد.
۴-۱۲) در اجرای اصلاح ماده ۴۴ قانون تأمین اجتماعی و مصوبات شماره۵۲۲۴/۱۱۰۰ مورخ ۶/۵/۷۸ و ۳۶۱۷/۹۵/۱۱۰۰ مورخ ۲۰/۱۰/۱۳۹۵ هیات مدیره سازمان ، دبیرخانه هیأتهای تشخیص مطالبات موظف است هر سه ماه یکبار پرونده ارسالی به هیأت تجدید نظر تشخیص مطالبات استان هائی که هیأت تجدید نظر در آنها مستقر شده بررسی و در صورتی که پرونده‌های مطروحه در هیأت موصوف بیشتر از حدنصاب و تعداد جلسات تعیین شده توسط هیات مدیره سازمان و معاونت بیمه ای باشد و با تشکیل جلسات فوق العاده با استفاده صرف از اعضاء جانشین موضوع مرتفع نشود ،حسب مورد پیشنهاد لازم را جهت تشکیل هیأت دوم تجدید نظر تشخیص مطالبات به معاونت بیمه ای ارائه ، تا پس از کسب موافقت معاونت مذکور یا حسب تشخیص مدیر عامل سازمان با رعایت سایر ضوابط و مقررات مجوزهای لازم برای تشکیل هیأتهای مذکور به اداره کل استان مربوطه صادر گردد.
۵-۱۲) نحوه صدور آراء هیأتهای تجدید نظر تشخیص مطالبات وفق بندهای ۱-۸، ۲-۸، ۳-۸ و ۶-۸، از بخش هشتم “نحوه صدور آراء هیأت بدوی تشخیص مطالبات” می‌باشد و در این راستا بعد از استماع دفاعیات کارفرما، دبیر هیأت موظف است یک نسخه از فرم لایحه دفاعیه کارفرما “پیوست شماره ۱۴” را به کارفرمای حاضر در جلسه جهت تنظیم شرح مبسوط اعتراض تحویل نماید.
۱۲-۶) (الحاقی مورخ ۲۲/۸/۱۴۰۲) در مواردی که شعبه دیوان عدالت اداری در اجرای بند (۴) ماده (۶۳) قانون دیوان عدالت اداری مصوب ۱۰/۲/۱۴۰۲ مجلس شورای اسلامی، نقص تحقیقات و یا ایراد شکلی یا ماهوی مؤثری در رأی صادره از هیئت‌های تشخیص یا تجدیدنظر مطالبات مشاهده کند و با ذکر تمام جهات و دلایل قانونی رأی صادره را نقض و موضوع را جهت رسیدگی مجدد به آن مرجع اعلام می‌کند؛ مرجع مذکور مکلف است با رعایت مفاد رأی شعبه دیوان حداکثر ظرف دو ماه نسبت به اتخاذ تصمیم یا صدور رأی اقدام کند. بدیهی است عدم رعایت مهلت مقرر دو ماهه و یا عدم رعایت مفاد رأی دیوان در تصمیم بعدی از سوی هیئت‌ها، چنانچه مستند به عذر موجه یا دلایل قانونی نباشد؛ موجب اعمال مجازات مستنکف مطابق ماده (۱۱۳) قانون دیوان عدالت اداری نسبت به اعضای مؤثر در مخالفت با حکم دیوان می‌شود.
بنابراین کلیه اشخاص مؤثر در اجرای فرایند مزبور و تکلیف مقرر در بند (۴) ماده (۶۳) قانون دیوان عدالت اداری مکلفند ترتیبی اتخاذ نمایند که از تاریخ ابلاغ رأی، اتخاذ تصمیم یا صدور رأی مجدد قبل از اتمام مهلت دو ماه انجام گردد.
بخش سیزدهم: ترکیب و نحوه انتخاب اعضاء هیأتهای تجدید نظر تشخیص مطالبات
احکام اعضاء هیأتهای تجدید نظر تشخیص مطالبات با توجه به ترکیب آن و به موجب ماده ۴۴ و اصلاح آن در تهران و مراکز استان ها به صورت ذیل صادر می‌گردد:
۱-۱۳) احکام کلیه نمایندگان هیأتهای تجدید نظر تشخیص مطالبات پس از معرفی افراد واجد شرایط از سوی مراجع ذیربط به سازمان یا دبیرخانه هیأتهای تشخیص مطالبات یا معاونت بیمه ای سازمان و طی مراحل اداری با امضاء مدیرعامل سازمان و درج اعتبار سه ساله صادر می‌گردد.
۲-۱۳) دبیرخانه هیأتهای تشخیص مطالبات موظف است برای هر یک از هیأتهای تجدید نظر تشخیص مطالبات ستاد مرکزی و ادارات کل استان، پرونده ای تشکیل که در آن تصویر حکم اعضاء هر یک از نمایندگان ضبط و صورت اسامی، شماره و تاریخ حکم مربوطه دقیقاً مشخص تا در صورتی که هیأت ها فاقد نماینده اصلی و جانشین یا انقضاء اعتبار حکم باشند سریعاً نسبت به تکمیل اعضاء اقدام گردد، بطوری که هیچ یک از هیأت ها در هیچ مقطع زمانی فاقد عضو اصلی و جانشین یا احکام بدون اعتبار نباشند.
بخش چهاردهم: نحوه اجرای آراء و تأمین قرارهای هیأت تجدید نظر تشخیص مطالبات
۱-۱۴) قرارهای صادره از هیأتهای تجدید نظرتشخیص مطالبات حداکثر ظرف مدت ۲ ماه باید اجرا و پاسخ قرار به همراه پرونده به هیأت صادر کننده قرار اعاده گردد.
۲-۱۴) به منظور اجرای صحیح و به موقع و همچنین سهولت دستیابی به اطلاعات پرونده هائی که با صدور قرار در دستور کار هیأت تجدید نظرتشخیص مطالبات قرار دارند مسئول درآمد شعبه یا نمایندگی موظف است با توجه به منوی سیستم مکانیزه، مشخصات قرار، کارگاه، تاریخ دریافت، شماره و تاریخ اقدامات انجام شده را طی “فرم شماره ۵ پیوست” ثبت و مراتب را هر ۱۵ روز یکبار تا حصول نتیجه پیگیری نمایند.
۳-۱۴) ادارات کل استان ها و کارشناسان ذی ربط موظف هستند در بازدیدها و بررسی هایی که از واحدهای تابعه بعمل می‌آورند، چگونگی تشکیل هیأت ها ونیز اجرای به هنگام قرارهای صادره از هیأت ها را بررسی و کنترل نموده و در صورت ضرورت ضمن آموزش متصدیان مربوطه نسبت به رفع مشکلات اجرائی و اصلاح امور اقدام نمایند.
۴-۱۴) واحدهای اجرائی موظف می‌باشند پس از دریافت آراء صادره از سوی هیأتهای تجدید نظرتشخیص مطالبات حداکثر ظرف مدت ۵ روز نسبت به محاسبه رأی اقدام و فرم مکانیزه ابلاغ رأی هیات تجدید نظر تشخیص مطالبات موضوع “فرم شماره ۶ پیوست” را به انضمام ۲ نسخه از رأی صادره به کارفرما ابلاغ نمایند. ضمناً لازم است مأمور ابلاغ با مراجعه به کارفرما (آخرین آدرس اعلام‌شده از طرف کارفرما) با توجه به بخشنامه ۴ جدید حقوقی ، مواد آئین‌نامه دادرسی مدنی مربوط به ابلاغ یا دستور العمل ابلاغ الکترونیک، نسبت به ابلاغ رأی هیأت اقدام و ذیل رأی را با توجه به نوع ابلاغ تکمیل نموده و نسخه دوم را که کارفرما ، وکیل یا نماینده قانونی وی امضاء و مأمور ابلاغ ، گواهی نموده اعاده نماید.
بخش پانزدهم: نحوه برخورد شعب در هنگام اجرای آراء هیأتهای تشخیص مطالبات
۱- ۱۵) چنانچه واحدهای اجرائی در اجرای رأی یا پیاده نمودن آن با ابهام روبرو شوند، باید رأی صادره را با هماهنگی ادارات کل استان قبل از ابلاغ به کارفرما با ذکر دقیق موارد ابهام بانضمام پرونده مربوطه به هیأت صادرکننده رأی اعاده نمایند.
۲-۱۵) اگر در مواردی در تنظیم رأی اشتباه بین در حساب یا سهو قلم (مانند اشتباه در ذکر نام افراد یا نام کارگاه و موارد مشابه) رخ داده باشد باید رأی مربوطه به همراه پرونده به هیأت صادر کننده رأی اعاده گردد تا نسبت به تصحیح آن اقدام نمایند.
۳-۱۵) رفع ابهام از آرای صادره باید خارج از نوبت در هیأتهای صادرکننده رأی ، مورد رسیدگی و اتخاذ تصمیم قرار گرفته و در صورت لزوم رفع ابهام گردد.
بخش شانزدهم: وظایف واحدهای ستادی و ادارات کل و دبیرخانه هیأتهای تشخیص مطالبات درخصوص آمار، تجزیه و تحلیل و بهبود عملکرد هیأتهای تشخیص مطالبات
۱-۱۶) اهم وظایف دبیرخانه هیأتهای تشخیص مطالبات عبارتند از:
– نظارت و بازدید مستمر از هیأتهای تشخیص مطالبات و ارائه گزارش از عملکرد شکلی آنان به مسئولین مافوق.
– نظارت بر عملکرد هیأت بدوی و تجدید نظر تشخیص مطالبات به منظور اجرای صحیح قوانین مرتبط و تسریع در رسیدگی به اعتراضات طرفین.
– بررسی محاسبات شکل گرفته در پرونده‌های ارسالی به هیأتهای تشخیص مطالبات و تطبیق آن با دستورالعمل ها و مقررات جاری سازمان.
– ارائه گزارش بازدید به عمل آمده به مدیر کل استان یا حسب مورد سرپرست دبیرخانه هیأتهای تشخیص مطالبات درخصوص نقاط قوت ، ضعف ، فرصت ها و تهدیدهای موجود، با توجه به محتویات محاسباتی پرونده‌های مطالباتی و گزارشات مکتوب و شفاهی کارفرمایان شرکت کننده در جلسات از عملکرد هیأتهای بدوی و تجدید نظر تشخیص مطالبات جهت ارسال آن به اداره کل وصول حق بیمه و معاونت بیمه ای سازمان.
۲-۱۶) ادارات کل استان ها موظف هستند آمار مکانیزه عملکرد ماهانه هیأتهای بدوی تشخیص مطالبات شعب تابعه را مطابق “فرم شماره ۱۵ پیوست” حداکثر تا پنجم ماه بعد و آمار عملکرد ماهانه هیأت تجدید نظر تشخیص مطالبات را مطابق “فرم شماره ۱۶ پیوست” تنظیم و حداکثر تا دهم ماه بعد بصورت مکانیزه جهت رسیدگی و تهیه گزارش‌های عملکردی، تحلیلی و ارزیابی واحد به اداره کل وصول حق بیمه و دبیرخانه هیأتهای تشخیص مطالبات ارسال نمایند.
۳-۱۶) دبیرخانه هیأتهای تشخیص مطالبات موظف است با مراجعات حضوری و بررسی آمارهای ماخوذه از ادارات کل استان به طور مستمر، نحوه تشکیل جلسات هیأتهای تشخیص مطالبات را از نظر ساعت تشکیل هیأت ها، حضور اعضاء، امضاء پیش‌نویس صورتجلسات، امضاء آراء یا قرارهای صادره را مورد ارزیابی قرار داده و در صورت عدم رعایت مقررات با توجه به سلسله مراتب اداری به اعضاء سازمانی هیأت ها و رئیس آن اطلاع دهد.
۴-۱۶) ادارات کل استان ها باید جهت اطلاع و بررسی عملکرد هیأتهای بدوی تشخیص مطالبات و نحوه محاسبات و تجدید محاسبات به استناد آراء صادره و همچنین اقدامات انجام‌گرفته در خصوص قرارها و تصمیمات با تشکیل کارگروه متشکل از معاون بیمه‌ای، رئیس و کارشناس ارشد درآمد، کارشناس درآمد اداره کل و دبیر هیأت تجدیدنظر تشخیص مطالبات استان اقدامات ذیل را انجام دهند:
– بررسی چگونگی اظهارنظر در خصوص مدارک و دفاعیات ارائه‌شده توسط کارفرما یا نماینده قانونی وی.
– بررسی مستندات دوره مطالباتی با توجه به دفاعیات ارائه‌شده.
– بررسی و شناسایی دلایلی که موجبات نقض یا تائید محاسبات سازمان را در هیأتهای بدوی فراهم نموده است.
– بررسی و مطالعه مستمر امور مربوط به هیأتهای بدوی تشخیص مطالبات.
– بررسی اجرای تصمیمات، آراء و قرارهای صادره هیأتهای بدوی تشخیص مطالبات ظرف مهلت پیش‌بینی‌شده در بخشنامه؛
– بررسی صراحت و قاطع اختلاف بودن آراء.
– بررسی نحوه زمان تشکیل جلسات و حضور اعضاء هیأت.
اداره کل باید گزارش آسیب شناسی و بررسی موارد انجام شده را طی صورتجلسه به صورت تفکیک هر یک از موارد فوق از طریق سایت یا سیستم دبیرخانه به معاونت بیمه ای سازمان و دبیرخانه هیأت تشخیص مطالبات ارسال نماید.
بدیهی است در صورت ابهام در صورتجلسات و همچنین بازرسی‌های دوره‌ای در خصوص نظارت از عملکرد واحدهای اجرائی باید دقیقاً مراتب بررسی و نتیجه به اداره کل مربوطه منعکس گردد.
۵-۱۶) ادارات کل استان هر ۶ ماه یکبار پس از اخذ نظرات اعضاء هیأتهای تشخیص مطالبات که شامل شناسایی دلایل اصلی اعتراض کارفرمایان و ارائه راهکارها و تمهیدات مناسب جهت ایجاد تفاهم و جلوگیری از افزایش اعتراضات و تسریع امور می‌باشد، نسبت به بررسی و جمع‌بندی نهائی و بیان نقطه نظرات کارشناسان استان به دبیرخانه هیأتهای تشخیص مطالبات مستقر در ستادمرکزی سازمان اقدام نمایند.
۶-۱۶) معاونت فرهنگی و اجتماعی با هماهنگی معاونت‌های: بیمه ای، امور استانها، اداره کل آموزش و پژوهش ، دبیرخانه هیأتهای تشخیص مطالبات، اتحادیه‌ها و مجامع کارگری و کارفرمایی، حسب ضرورت حداقل سالی یکبار به‌صورت استانی، منطقه‌ای و متمرکز، کارگاه‌های آموزشی تشکیل و ضمن تبادل‌نظر و گفتگوهای سه‌جانبه، راهکارهای عملی و مؤثر در تسریع وصول حق بیمه و همچنین بهبود کارکرد هیأتهای تشخیص مطالبات را مورد شناسایی قرار دهد. در این راستا دبیرخانه هیأتهای تشخیص مطالبات و ادارات کل استان موظفند به‌منظور هم افزائی ، افزایش کارایی و ایجاد مهارت‌های شغلی و ارتقاء دانش اداری، حقوقی و تخصصی دبیران و اعضاء هیأتهای بدوی و تجدیدنظر تشخیص مطالبات نسبت به برگزاری جلسه آموزشی با هماهنگی اداره کل آموزش و پژوهش اقدام و به نحوی عمل نمایند که واحدهای مذکور در هر سال ۲ دوره آموزش را طی نمایند و نمرات اخذ شده در ارزیابی همکاران سازمان لحاظ و در خصوص اعضاء غیرسازمانی باعث تداوم حضور آگاهانه آنان گردد.
۷-۱۶) دبیرخانه هیأتهای تشخیص مطالبات با همکاری اداره کل وصول حق بیمه موظف است با تشکیل کارگروه مطالعاتی متشکل از سرپرست دبیرخانه، یک نفر از کارشناسان متخصص دبیرخانه هیأتهای تشخیص مطالبات، نمایندگان معاونت‌های امور پیمان‌ها و کنترل درآمد، امور بازرسی دفاتر قانونی، اجرائیات و نظارت و رویه‌های اداره کل وصول حق بیمه، صورتجلسات بند ۴-۱۵ را مورد بررسی و آسیب‌شناسی دقیق قرار داده و حاصل این بررسی‌ها را همراه با تجزیه و تحلیل و تعیین شاخص‌های معنادار و راهکارهای عملی، جهت بهره‌برداری بهینه و اصلاح روش‌ها و ارتقاء سطح کمی و کیفی امور به معاونت بیمه‌ای سازمان و سایر مراجع تصمیم‌گیری سازمان ازجمله مدیرکل وصول حق بیمه منعکس نمایند.
۸-۱۶) ادارات کل استان مکلف هستند به منظور ارتقاء مستمر عملکرد هیأتهای تشخیص مطالبات، بهبود شاخص‌های رسیدگی و انطباق آن با مقررات موضوعه ، ارزیابی صحیح از عملکرد نظارتی و ارزشیابی هیأتهای بدوی و تجدیدنظر تشخیص مطالبات ، به هنگام انجام بازرسی‌های نظام‌مند از شعب تابعه فرم ارزیابی “فرم شماره ۱۷ پیوست” که با بهره‌گیری از خرد جمعی و بازخورد پرونده‌های ارجاعی به هیأت تشخیص مطالبات تدوین شده است را توسط کارشناسان اعزامی تکمیل و همه ماهه به دبیرخانه هیأتهای تشخیص مطالبات ارسال نمایند.
۹-۱۶) شرکت مشاور مدیریت و خدمات ماشینی تأمین موظف است با هماهنگی واحد تخصصی اداره کل وصول حق بیمه و دبیرخانه هیأتهای تشخیص مطالبات نسبت به تهیه و تکمیل نرم‌افزارهای مربوط به این بخشنامه اقدام نماید.
این بخشنامه از تاریخ ابلاغ جایگزین بخشنامه‌های ۱۵، ۱/۱۵، ۲/۱۵، ۳/۱۵ و ۴/۱۵ بوده و رعایت کلیه مفاد قید شده الزامی می‌باشد.
مسئول حسن اجرای این بخشنامه مدیران کل و کارشناسان ارشد درآمد، امور اداری و مالی استانها، روسا و مسئولین درآمد، امور اداری و مالی شعب ، اعضاء محترم و دبیران هیأتهای بدوی و تجدید نظرتشخیص مطالبات می‌باشند.
