ضوابط سازماندهی واحدهای عمومی دستگاه‌های اجرایی

ضوابط سازماندهی واحدهای عمومی ستاد مرکزی وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتی (بخشنامه شماره 643356 مورخ 6/5/1395 سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور)

بخشنامه به کلیه وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتی

در اجرای بند (5) مصوبه یکصد و هفتاد و سومین جلسه شورای عالی اداری، موضوع ابلاغیه شماره 48891/206 مورخ 6/4/1394 ریاست محترم جمهور، ضوابط سازماندهی واحدهای عمومی ستاد مرکزی وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتی به شرح زیر برای اجرا، ابلاغ می‌گردد:

ضوابط سازماندهی واحدهای عمومی

1- تعریف وظایف، فعالیت های عمومی و واحدهای عمومی وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتی:

آن دسته از وظایف و فعالیت هایی هستند که برای پشتیبانی از مأموریت های اصلی در ساختار سازمانی دستگاه ها سازماندهی می شوند. واحدهایی که این گونه وظایف و فعالیت ها را به عهده دارند، واحد عمومی نامیده می شوند.

2- تعریف ضوابط سازماندهی واحدهای عمومی:

عبارت است از تفکیک و دسته‌بندی وظایف و فعالیت‌های عمومی و تعیین سطح و جایگاه سازمانی واحدهایی که این وظایف در آن واحدها، سازماندهی خواهند شد.

3- سیاست های کلی ناظر بر تنظیم تشکیلات واحدهای عمومی:

– تجمیع حداکثری وظایف و فعالیت های متجانس و همسو در یک واحد سازمانی.

– کاهش تعداد واحدهای سازمانی تحت نظر مستقیم بالاترین مقام دستگاه.

-کاهش تعداد پست ها و سطوح سازمانی (سلسله مراتب اداری)

4- تعداد واحدهای سازمانی عمومی:

تعداد واحدهای سازمانی که عهده دار وظايف عمومی در ستاد مرکزی دستگاه هستند نباید از 25%  کل واحدها، تجاوز نماید.

5- سطح دستگاه‌های اجرایی:

دستگاه های اجرایی در سه سطح (الف)، (ب) و (ج) به شرح زیر طبقه بندی می شوند:

سطح (الف) : وزارتخانه ها و مؤسسات مستقل تحت نظر رئیس‌جمهور.

سطح (ب): مؤسساتی هستند که 1- گستره فعالیت آنها در سطح کشور است 2- انجام وظایف حاکمیتی دولت را به عهده دارند. 3) میزان تأثیرگذاری آنها بر تولید ناخالص ملی زیاد است.

سطح (ج): سایر مؤسسات دولتی.

تبصره : واحدهای عمومی استانداری ها مشابه واحدهای عمومی مؤسسات سطح (ب) محسوب می شوند.

6- مصادیق وظایف و فعالیت‌های عمومی که در حال حاضر به صورت مستقل و یا ترکیبی در قالب واحدها و یا پست‌های سازمانی در ساختار دستگاه‌ها وجود دارند، عبارتند از:

1- حوزه وزیر/ ریاست/ بالاترین مقام دستگاه 2- روابط عمومی (روابط عمومی و اطلاع‌رسانی، تشریفات ، ارتباطات مردمی) 3- امور بین‌الملل 4- هماهنگی امور استان‌ها 5- مدیریت عملکرد ( ارزیابی عملکرد، بازرسی، رسیدگی و پاسخگویی به شکایات) 6- هماهنگی هیأت های رسیدگی به تخلفات اداری 7- پدافند غیرعامل 8- مدیریت بحران 9- حراست 10- گزینش (هیأت مرکزی گزینش ، هسته گزینش) 11- حقوقی 12-امور مجلس 13 – برنامه و بودجه (طرح و برنامه، برنامه‌ریزی، بودجه، تلفیق بودجه) 14- نوسازی و تحول اداری (نوسازی و تحول اداری، توسعه مدیریت و تحول اداری، تشکیلات و روش ها) 15- آمار و اطلاعات 16- فنآوری اطلاعات و ارتباطات (فنآوری اطلاعات، ارتباطات و تحول اداری- فنآوری اطلاعات و ارتباطات، توسعه خدمات الکترونیکی) 17- توسعه سرمایه انسانی (توسعه منابع انسانی، امور اداری، کارگزینی، استخدام، آموزش، بهسازی، بیمه و رفاه کارکنان) 18- پشتیبانی (تدارکات و خدمات، پشتیبانی و خدمات فنی/ اداری/ رفاهی ) 19- امور مالی (امور مالی، امور مالی و ذیحسابی) 20- دبیرخانه‌ها و سایر فعالیت‌های خدمات عمومی دیگر.

7- گروه بندی وظایف و فعالیت‌های عمومی و تعیین جایگاه واحد و یا واحدهای سازمانی عهده دار این وظایف که با توجه به تجانس و همسو بودن آنها و به دلیل رعایت نسبت تعداد واحدهای عمومی به کل واحدها (حداکثر 25%) قابلیت ادغام با همدیگر را دارند، به شرح زیر است:

الف- گروه بندی وظایف و فعالیت‌های عمومی زیر نظر وزیر/ رییس و یا بالاترین مقام دستگاه:

گروه بندی اول: حوزه وزیر/ رییس و یا بالاترین مقام دستگاه- روابط عمومی- امور بین الملل – هماهنگی امور استان ها

تذکر 1- امور بین الملل اعم از ترکیبی و یا مستقل صرفاً برای دستگاه هایی پیش بینی می شود که دارای وظایف قانونی مربوطه باشند.

تذکر 2- هماهنگی امور استان ها اعم از ترکیبی و یا مستقل صرفاً برای دستگاه های سطح (الف) قابل پیش بینی است و برای دستگاه های سطح (ب) در صورتی قابل پیش بینی است که به استناد ماده 30 قانون مدیریت خدمات کشوری، واحدهای استانی و یا منطقه ای آنها از تجمیع در واحدهای استانی وزارتخانه و یا سازمان مستقل تحت نظر رییس جمهور مربوطه خود، به استناد مصوبه هیأت وزیران، مستثنی شده باشند.

تذکر 3- وظایف مربوط به هماهنگی امور استان ها در دستگاه های سطح (الف) و (ب)، حسب تشخیص دستگاه، می تواند در حوزه وزیر/ریاست و یا در معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی سازماندهی شود.

گروه بندی دوم: – مدیریت عملکرد- هماهنگی هیأت های رسیدگی به تخلفات اداری

تذکر 1- در صورتی که به دلیل رعایت نسبت تعداد واحدهای عمومی (سقف 25% از کل واحدها) و سقف مقرر در بند (د) ماده 29 قانون مدیریت خدمات کشوری، ایجاد واحد های سازمانی جداگانه ای برای هر یک از وظایف شمرده شده در گروه بندی های اول و دوم در دستگاه ها میسر نباشد، در این صورت بعضی و یا تمامی وظایف و فعالیت های درج شده در هر یک از گروه بندی های مذکور و در صورت ضرورت، وظایف و فعالیت های دو گروه مزبور نیز با همدیگر ادغام شده و در واحدها و یا در یک واحد سازمانی سازماندهی می شوند.

گروه بندی سوم: مدیریت بحران – پدافند غیرعامل – حراست

تذکر 1- امور پدافند غیرعامل در دستگاه هایی که به عنوان فعالیت عمومی تلقی شده و ضرورتاً می بایست فعالیت نماید، در قالب ”کمیته پدافند غیرعامل“ با مسئولیت یکی از معاونین ایجادشده و برای انجام امور تشکیل جلسات و پیگیری مصوبات، دبیرخانه ای حسب مورد تحت عنوان ”دبیرخانه کمیته پدافند غیرعامل“ حداکثر در سطح اداره زیر نظر معاون مربوطه و یا با مدیریت بحران (در صورت وجود) ادغام شده و در صورت عدم وجود مدیریت بحران، در حراست دستگاه حسب تشخیص دستگاه ایجاد می شود.

تذکر 2- چنانچه محوریت وظایف و فعالیت های برخی از دستگاه ها دارای ضریب امنیتی بالا باشد، دستگاه مي‌تواند دبيرخانه كميته پدافند غيرعامل را تحت عنوان واحد سازماني مستقل زیر نظر وزیر و یا بالاترین مقام دستگاه و یا زیر نظر یکی از معاونت های مربوطه با رعايت سقف تعداد واحدهای سازمانی مقرر در بند (د) ماده 29 قانون مديريت خدمات كشوري و سطح دستگاه اجرایی، پیش‌بینی نماید.

تذکر 3- واحد سازمانی برای انجام امور مربوط به مدیریت بحران صرفاً در دستگاه‌هایی که الزام قانونی برای ایجاد آنها وجود دارد، قابل پیش‌بینی می‌باشد. در صورتی که متناسب با حجم کار، واحد مستقل مدیریت بحران برای یک دستگاه ایجاد شود، در این صورت به عنوان یک واحد سازمانی در سقف تعیین‌شده در بند (د) ماده 29 قانون مدیریت خدمات کشوری محسوب می‌شود.

گروه بندی چهارم : هسته گزینش – دبیرخانه هیأت مرکزی گزینش

تذکر 1- جایگاه سازمانی هسته گزینش و دبیرخانه هیأت مرکزی گزینش می تواند زیر نظر وزیر (یا بالاترین مقام دستگاه) و یا زیر نظر معاونت توسعه مدیریت و منابع در دستگاه‌های سطح (الف) و (ب) و یا اداره کل/مدیریت توسعه مدیریت و منابع در دستگاه‌های سطح (ج) حسب تشخیص وزیر و یا بالاترین مقام دستگاه سازماندهی شود.

تذکر 2- در صورت وجود تواماً هسته گزینش و دبیرخانه هیأت مرکزی گزینش در دستگاه ها، هسته گزینش زیر نظر هیأت مرکزی گزینش فعالیت خواهد کرد.

ب- گروه بندی وظایف و فعالیت‌های عمومی زیر نظر معاونت توسعه مدیریت و منابع و یا اداره کل /مدیریت توسعه مدیریت و منابع در دستگاه‌های سطح (ج):

گروه بندی اول: برنامه و بودجه – نوسازی و تحول اداری- آمار و اطلاعات – فنآوری اطلاعات و ارتباطات و وظایف عمومی مشابه

تبصره : تمامی وظایف و فعالیت های ذکرشده در گروه بندی مزبور، در یک واحد سازمانی تحت عنوان “برنامه‌ریزی، نوسازی و توسعه خدمات الکترونیکی” تجمیع شده و در دستگاه‌های سطح (الف) و (ب) زیر نظر معاونت توسعه مدیریت و منابع و در دستگاه‌های سطح (ج) ، زیر نظر بالاترین مقام دستگاه سازماندهی می شوند.

تذکر 1- در صورت ضرورت و نداشتن محدودیت تعداد واحدهای عمومی (سقف 25% از کل واحدها) و نیز رعایت سقف مقرر در بند (د) ماده 29 قانون مدیریت خدمات کشوری، واحد فنآوری اطلاعات و ارتباطات می تواند به طور مستقل ایجاد شود.

تذکر 2- در صورتی که دستگاه عهده دار وظایف برنامه ریزی تخصصی و موضوعی باشد، می توان “امور برنامه و بودجه” ، “فنآوری اطلاعات و ارتباطات” و “آمار و اطلاعات” را نیز در معاونت مزبور و یا معاونت های تخصصی مربوط دیگر سازماندهی نمود.

تذکر 3- در صورتی که به دلیل رعایت نسبت تعداد واحدهای عمومی (سقف 25% از کل واحدها) و سقف مقرر در بند (د) ماده 29 قانون مدیریت خدمات کشوری، ایجاد واحد سازمانی جداگانه ای تحت عنوان “برنامه‌ریزی، نوسازی و توسعه خدمات الکترونیکی” در دستگاه های سطح (ب) و یا سطح (ج) میسر نباشد، در این صورت وظایف و فعالیت های این واحد در وظایف و فعالیت های درج شده در گروه بندی دوم به شرح زیر ادغام می شود.

گروه بندی دوم: توسعه سرمایه انسانی (توسعه منابع انسانی، امور اداری، کارگزینی، استخدام، آموزش، بهسازی، بیمه و رفاه کارکنان) – پشتیبانی (تدارکات و خدمات، پشتیبانی و خدمات فنی/ اداری/ رفاهی ) -دبیرخانه‌ها

تذکر 1- تمامی وظایف شمرده شده در گروه بندی دوم، در یک واحد سازمانی تحت عنوان ” توسعه منابع انسانی و پشتیبانی” سازماندهی می شوند.

تذکر 2- در صورت ضرورت و نداشتن محدودیت تعداد واحدهای عمومی (سقف 25% از کل واحدها) و نیز رعایت سقف مقرر در بند (د) ماده 29 قانون مدیریت خدمات کشوری، واحد آموزش (آموزش و پژوهش)  و نیز واحد پشتیبانی می توانند به طور مستقل ایجاد شوند و در این صورت عنوان واحد توسعه منابع انسانی و پشتیبانی به منایع انسانی و پشتیبانی و یا  توسعه منابع انسانی حسب مورد تغییر می یابد.

تبصره : وظایف مربوط به امور رفاهی، در صورت وجود واحد مستقل پشتیبانی، می تواند در قسمت پشتیبانی نیز سازماندهی شود.

تذکر 4-در صورت تشخیص وزیر و یا بالاترین مقام دستگاه مبنی بر انجام وظایف مربوط به گزینش در معاونت توسعه مدیریت و منابع، در صورت رعایت سقف تعداد واحدهای عمومی(حداکثر 25%) و بند (د) ماده 29 قانون مدیریت خدمات کشوری، می توان نسبت به ایجاد واحد مستقلی برای گزینش اقدام نمود و در غیر این صورت، این وظایف در واحد توسعه منابع انسانی و پشتیبانی سازماندهی خواهد شد.

گروه بندی سوم- امور مالی(امور مالی ، امور مالی و ذیحسابی)

تذکر 1- در صورتی که به دلیل رعایت نسبت تعداد واحدهای عمومی (سقف 25% از کل واحدها) و سقف مقرر در بند (د) ماده 29 قانون مدیریت خدمات کشوری، ایجاد واحد سازمانی جداگانه ای برای وظایف امور مالی در دستگاه ها میسر نباشد، در این صورت اینگونه وظایف در وظایف شمرده شده در گروه بندی دوم ، ادغام و در یک واحد سازمانی، سازماندهی می شوند.

گروه بندی چهارم: حقوقی – امور مجلس

تذکر: واحد امور مجلس صرفاً در دستگاه های سطح الف، می‌تواند به عنوان واحدی مستقل در سقف تعداد واحدهای عمومی ایجاد شود و ترجیحاً با دفتر حقوقی ادغام گردد و حسب میزان و حجم وظایف در سطح اداره‌کل(دفتر) و یا مدیریت زیر نظر معاونت توسعه مدیریت و منابع سازماندهی شود.

– در دستگاه‌های سطح (ب) و (ج)، واحد امور مجلس ایجاد نمی‌شود و امور مجلس این‌گونه دستگاه‌ها از طریق وزارتخانه و یا سازمان مستقل تحت نظر رییس‌جمهور انجام می‌شود. در دستگاه های سطح (ب) و (ج)، واحد حقوقی و مجلس ترکیبی نیز ایجاد نمی شود.

تبصره- در دستگاه‌هایی که امکان ایجاد تعداد معاونت‌های بیشتر وجود داشته باشد، معاونت حقوقی و امور مجلس با ترکیبی از مأموریت های دیگر می‌تواند با رعایت سقف های مقرر ایجاد شود، در این صورت واحدهای حقوقی و امور مجلس نیز با رعایت نسبت های مقرر واحدهای عمومی و سقف بند (د) ماده 29 قانون مدیریت خدمات کشوری زیر نظر معاونت مذکور قرار خواهند گرفت.

8- سطح واحدهای سازمانی:

1- سطح مديريتی واحدهای عمومی در ستاد مرکزی دستگاه‌های گروه (الف)، حداکثر اداره کل يا دفتر خواهد بود.

2- سطح مديريتی واحدهای عمومی در ستاد مرکزی دستگاه های سطح (ب)، ، حداکثر ”مديريت“ خواهد بود. در صورتي که وظايف و فعاليت های حداقل سه واحد عمومی در يک واحد تجميع شود، سطح مديريتی آن واحد می تواند ”اداره کل“ يا ”دفتر“ باشد.

3- سطح مديريتی واحدهای عمومی در ستاد مرکزی دستگاه های سطح (ج)، حداکثر اداره یا گروه خواهد بود. در صورتي که وظايف و فعاليت های حداقل سه واحد عمومی دريک واحد تجميع شود، سطح مديريتی آن واحد می تواند ”مديريت“ باشد.

تذکر 1- سطح واحد سازمانی حراست که در برخی از وزارتخانه ها در وضع موجود، در سطح مرکز می باشد، توسط سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور با همکاری سازمان حراست کل کشور، تعدیل خواهد شد.

تبصره 1- هسته گزینش در دستگاه های سطح (الف)، (ب) و (ج) به ترتیب حداکثر در سطح ”مدیریت“، ”مدیریت“ و ”اداره“ سازماندهی می شوند.

تبصره 2- دبیرخانه هیأت مرکزی گزینش حداکثر در سطح مدیریت سازماندهی خواهد شد و مسئول دبیرخانه در سطح مدیر خواهد بود.

4- واحد سازمانی تحت عنوان “برنامه‌ریزی، نوسازی و توسعه خدمات الکترونیکی” در دستگاه های سطح (الف)، (ب) و (ج) به ترتیب حداکثر در سطح ”مرکز“، ”دفتر“ و ”مدیریت“ سازماندهی می شوند.

9- سایر ضوابط:

1- فعالیت‌های فرهنگی دستگاه های اجرایی که در قالب تشکل هایی تحت عناوین انجمن، شورا و کمیته‌های مربوط شکل گرفته اند، در حوزه روابط عمومی سازماندهی خواهند شد.

2- در دستگاه های سطح (ج)، معاونت توسعه مدیریت و منابع ایجاد نمی شود و به جای آن اداره کل/ مدیریت “توسعه مدیریت و منابع” ایجاد می شود.

3- دستگاه های اجرایی مجازند با رعایت سقف مقرر تعیین شده برای تعداد واحدهای عمومی و ماده 29 قانون مدیریت خدمات کشوری و تعداد واحدهای زیر نظر هر معاونت (حداکثر 5 واحد)، نسبت به ایجاد واحدهای عمومی ترکیبی و یا مستقل در گروه بندی های ذکر شده در این بخشنامه،اقدام نمایند.

4- دستگاه های اجرایی موظفند در باز طراحی ساختار سازمانی به منظور رعایت سقف مقرر برای واحدهای عمومی (25% کل واحدها)، نسبت به ادغام وظایف شمرده شده در گروه بندی های مذکور در این بخشنامه و تشکیل واحد سازمانی مربوط اقدام نمایند.

5- شرکت های دولتی و همچنین نهادها و مؤسسات عمومی غیر دولتی مشمول قانون مدیریت خدمات کشوری نیز در سازماندهی واحدهای عمومی و در اجرای ماده 29 قانون مدیریت خدمات کشوری از این دستورالعمل تبعیت می نمایند.

محمدباقر نوبخت- رییس سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور