دستورالعمل درج شناسه ملی سند (شمس) در مکاتبات دستگاه‌های اجرایی

دستورالعمل درج شناسه ملی سند (شمس) در کلیه مکاتبات دستگاه‌های اجرایی (بخشنامه شماره ۳۸۵۰۲۲ مورخ ۲۲/۱۰/۱۳۹۹ سازمان اداری و استخدامی کشور)

بخشنامه به دستگاه‌های اجرایی موضوع ماده ۵ قانون مدیریت خدمات کشوری

در اجرای بند ۵ بخشنامه شماره ۱۷۳۹۸۳۶ مورخ ۱۵‏‏/۱۲‏‏/۱۳۹۶ این سازمان با موضوع “دستورالعمل مکاتبات اداری در سامانه رصد و پیگیری الکترونیکی و برخط مکاتبات دستگاه‌های اجرایی“، دستورالعمل درج شناسه ملی سند (شمس) در کلیه مکاتبات دستگاه‌های اجرایی برای اجراء ابلاغ میگردد:

ماده ۱‏‏- اهداف:

• ارتقای شفافیت اداری؛

• استنادپذیری الکترونیکی مکاتبات و اسناد؛

• ايجاد شناسه يكتا و قابل‌پیگیری برای کلیه مکاتبات و اسناد دستگاه‌های اجرایی؛

• افزايش سرعت و سهولت در ثبت مكانيزه مكاتبات و اسناد و ایجاد وحدت رویه در ورود اطلاعات و کاهش خطای انسانی.

ماده ۲‏‏- تعاریف:

• شمس: شناسه ملي سند است كه بر اساس تركيب چندين قلم از اقلام اطلاعاتي سند، تولید و هويت يكتايي براي آن ايجاد مي‌نمايد.

• بارکد دوبعدی (QR code): حاوی داده (های) نهفته است كه ميتوان آن را با اسكنرهای مربوط يا دوربين تلفن همراه بازخواني نمود.

• پروتکل ECE) Electronic Correspondence Exchange): پروتكل تبادل الكترونيكی مكاتبات جهت تبادل اطلاعات میان سامانه‌های نرم‌افزاری، بالاخص سامانه‌های مکاتبات اداری است.

ماده ۳‏‏- تکالیف:

۱- دستگاه‌های اجرایی مکلفند نسبت به درج شمس در کلیه مکاتبات و اسناد خود از طریق تجهیز کلیه سامانه‌هایی که منجر به تولید مکاتبات و اسناد می‌شود، به نحوی اقدام نمایند که قابلیت درج این شناسه طبق الگوی پیوست (۶ قلم اطلاعاتی اول جدول شماره ۱ پیوست) حداکثر ظرف مدت ۶ ماه و تکمیل شناسه با قلم اطلاعاتی هفتم، حداکثر ظرف مدت یکسال از ابلاغ این بخشنامه فراهم شود.

تبصره‏‏- دستگاه‌های اجرایی جهت تأمین هزینه و تعهدات مالی مربوطه، لازم است نسبت به لحاظ نمودن موضوع این مصوبه در اعتبارات سالانه سامانه‌های ذیربط و قراردادهای پشتیبانی این سامانه‌ها اقدام نمایند.

۲- در اجرای مصوبه مدیریت نظام‌مند اسناد الکترونیکی به شماره ۱۲۴۶۹۷‏‏/۱ مورخ ۲۸‏‏/۰۷‏‏/۱۳۹۹ شورای اجرایی فناوری اطلاعات، دستگاه‌های اجرایی مکلفند به منظور ارسال مکاتبات، اسناد و مدارک به سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران جهت آرشیو، امکانات لازم برای درج ۴ قلم اطلاعاتی از شمس شامل “شماره نامه، شناسه حوزه صدور، تاريخ و ساعت ثبت و صدور و شناسه حقوقی دستگاه” از جدول شماره ۱ پیوست را در سند موردنظر فراهم نمایند.

تبصره‏‏- به منظور آرشیو ملی مکاتبات و اسناد، سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران مسئول هماهنگی و نظارت بر دستگاه‌های اجرایی در تجهیز سامانه‌های ذیربط به شمس، مطابق با موضوع این ماده بوده و موظف است گزارش‌های دوره‌ای اجرای آن را در بازه‌های زمانی ۶ ماهه به دبیرخانه شورای اجرایی فناوری اطلاعات و دبیرخانه شورای عالی اداری ارائه نماید.

۳- دبیرخانه مرکزی نهاد ریاست جمهوری، مسئولیت راهبری دستگاه‌های اجرایی در تجهیز سامانه‌های مکاتبات اداری به شمس و موارد مندرج در بخشنامه ۱۷۳۹۸۳۶ مورخ ۱۵‏‏/۱۲‏‏/۱۳۹۶ را بر عهده داشته و مکلف است تمهیدات لازم جهت ایجاد هماهنگی و یکپارچگی در شرکت‌های دارنده سامانه‌های مکاتبات اداری جهت درج شمس در کلیه مکاتبات و اسناد دستگاه‌های اجرایی را فراهم سازد.

تبصره‏ ۱‏- دستگاههای اجرایی مکلفند پس از درج ۶ قلم اطلاعاتی اول در بارکد دوبعدی شمس (موضوع بند اول ماده ۳ این بخشنامه)، نتیجه را جهت بررسی و دریافت تاییدیه، به دبیرخانه مرکزی نهاد ریاست جمهوری اعلام نمایند.

تبصره ۲‏- دبیرخانه مرکزی نهاد ریاست جمهوری موظف است گزارش‌های دوره‌ای مبنی بر اجرای مفاد این دستورالعمل در دستگاه‌های اجرایی را در بازه‌های زمانی ۶ ماهه به دبیرخانه شورای عالی اداری ارائه نماید.

ماده ۴‏‏- این بخشنامه برای تمامی دستگاه‌های اجرایی لازم‌الاجراست و حسن اجرای آن در ارزیابی سالانه دستگاه‌های اجرایی لحاظ می‌گردد.

ماده ۵‏‏- بالاترین مقام دستگاه اجرایی، مسئول اجرای این بخشنامه بوده و واحدهای فناوری اطلاعات و مسئولان سامانه‌های موردنظر دستگاه‌های اجرایی موظفند تمهیدات لازم به‌منظور اجرای مؤثر و دقیق آن را طبق زمان‌بندی اعلام‌شده فراهم سازند.

جمشید انصاری- معاون رییس‌جمهور و رییس سازمان اداری و استخدامی کشور