دستورالعمل اجرایی مدیریت نظام مند اسناد الکترونیکی

دستورالعمل اجرایی مدیریت نظام مند اسناد الکترونیکی (بخشنامه شماره ۱۲۴۶۹۷/۱ مورخ ۲۸/۷/۱۳۹۹ وزارت ارتباطات و فنآوری اطلاعات)

کلیه دستگاه های اجرایی

با استناد به ماده (۴) قانون وظایف و اختیارات وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات، ماده (۵) اساسنامه شورای اجرایی فناوری اطلاعات و بند “۶” ماده (۳) آیین نامه داخلی شورا، و در راستای یکسان سازی تولید اسناد و مدارک الکترونیکی و لزوم تدوین دستورالعمل های لازم برای ساماندهی این گونه اسناد و مدارک، مصوبه شماره دو جلسه هفدهم شورای اجرایی فناوری اطلاعات با عنوان «دستورالعمل اجرایی مدیریت نظام مند اسناد الکترونیکی» برگزار شده در تاریخ ۲۲/۷/۱۳۹۹ که طی نامه شماره ۸۴۴۶۰ مورخ ۲۴/۷/۱۳۹۹ به تأیید رییس محترم جمهور رسیده است، شامل یک مقدمه سه ماده و یک تبصره به شرح پیوست ابلاغ می شود.

شایان ذکر است؛ اصل مستندات مصوبه در دبیرخانه شورای اجرایی فناوری اطلاعات نگهداری می‌شود.

محمدجواد آذری جهرمی- وزیر ارتباطات و فناوری اطلاعات

دستورالعمل اجرایی مدیریت نظام مند اسناد الکترونیکی

مقدمه

شورای اجرایی فناوری اطلاعات در هفدهمین جلسه مورخ ۲۲/ ۷/ ۱۳۹۹ بر اساس پیشنهاد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، سازمان اداری و استخدامی کشور و سازمان فناوری اطلاعات ایران و در راستای اجرایی کردن مصوبه سیصد و سی و سومین جلسه شورای اسناد ملی ایران مورخ ۶/ ۵/ ۹۹ در خصوص یکسان سازی تولید اسناد و مدارک الکترونیکی و لزوم تدوین دستورالعمل های لازم برای ساماندهی این گونه اسناد و مدارک و در راستای اجرای قانون اسناد ملی ایران مصوب ۱۷/ ۲/ ۱۳۴۹ و تبصره ماده یک و شرح وظایف شورا از ماده (۵) قانون مذکور و با عنایت به بخشنامه شماره ۲۶۰۹۶۹ /۳۸۹۵۱ مورخ ۲۶/ ۱۲/ ۱۳۸۸ در خصوص اسناد الکترونیکی؛ دستورالعمل اجرایی مدیریت نظام مند اسناد الکترونیکی ج.ا.ا به انضمام فرادادههای ضروری برای تولید، نگهداری و تعیین تکلیف اسناد و سوابق اداری، شیوه نامه فنی پیاده سازی آن‌ را تصویب نمود.

ماده ۱- تعاریف

اسناد الکترونیکی: به اسنادی اطلاق می شود که حاوی اطلاعاتی در مورد فعالیت ها و تصمیم های دستگاه های اجرائی بوده و بر روی رسانه های الکترونیکی دریافت، ایجاد، ویرایش ، تبادل و ذخیره می شوند .

فراداده های اسناد الکترونیکی: عناصر داده ای مورد نیاز برای توصیف هر سند مانند شناسه یکتا، دستگاه یا فرد تولیدکننده، موضوع، تاریخ، حقوق دسترسی، اطلاعات تعیین تکلیف (موضوع بند الف و ب ماده ۵ قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران)، و مانند آن است که امکان بازیابی، انتقال و نگهداری نظام مند اسناد الکترونیکی را فراهم می کنند .

داده های پایه: داده هایی هستند که به عنوان مقادیر معین (مانند ردیف های تعیین تکلیف اسناد، اصطلاحات عمومی اداری، انواع طبقه بندی اسناد و …) در سامانه های اسناد الکترونیکی مورداستفاده قرار می گیرند .

شمس: شناسه ملی سند که به اختصار شمس نامیده می شود، موضوع ماده ۵ بخشنامه شماره ۱۷۳۹۸۳۶ مورخ ۱۵/۱۲/۱۳۹۶ سازمان اداری و استخدامی کشور.

دستگاه های اجرایی: دستگاه های موضوع ماده ۵ قانون مدیریت خدمات کشوری به استثنای دستگاه های لایحه اصلاح ماده (۸) قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران.

سازمان: سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران .

سماد: سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی است که اصول حاکم بر مدیریت اسناد (دریافت، شناسایی، طبقه بندی، نگهداری و تعیین تکلیف، اشاعه و تحویل و راهبری) را منطبق بر استاندارد ۱۶۱۷۵ ISO بر روی اسناد الکترونیکی اعمال می کند .

ماده ۲ـ اهداف

۱ ـ استانداردسازی فراداده های ضروری تولید، نگهداری و تعیین تکلیف اسناد الکترونیکی و به کارگیری آن در سامانه های مرتبط در دستگاه های اجرایی کشور .

۲ـ تعیین قالب های فایل مورد تأیید در تولید اسناد الکترونیکی .

۳ـ اختصاص شناسه ملی سند(شمس) به تمام اسناد الکترونیکی کشور در زمان تولید .

۴ـ اعمال مصوبات شورای اسناد ملی در خصوص امحاء یا انتقال اسناد الکترونیکی به سازمان از زمان تولید این اسناد در سامانه های دستگاه های اجرایی کشور .

۵ـ تسهیل و تسریع فرایندهای مربوط به مدیریت اسناد الکترونیکی و تضمین اصالت و اعتبار اسناد الکترونیکی برای بلندمدت قبل از انتقال به آرشیو سازمان .

ماده ۳ـ تکالیف دستگاه های موضوع مصوبه :

۱ـ سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران

۱- ۱ تهیه و به روزرسانی استاندارد فراداده های ضروری اسناد الکترونیکی و شیوه نامه فنی پیاده سازی آن، اولویت های قالب فایل های اسناد الکترونیکی، ردیف های تعیین تکلیف اسناد و شیوه نامه ها و راهنماهای کاربردی لازم، حداکثر تا ۵ ماه پس از ابلاغ این مصوبه .

۱- ۲ پیگیری پیاده سازی و استفاده از سامانه های استاندارد تولید اسناد الکترونیکی در دستگاه های اجرایی با هماهنگی کارگروه تعامل پذیری دولت الکترونیکی و سازمان اداری و استخدامی کشور، حداکثر تا ۱۵ ماه پس از ابلاغ این مصوبه .

۱- ۳ ایجاد و استقرار سماد و برقراری ارتباط برخط آن با سامانه های استاندارد تولید اسناد الکترونیکی در دستگاه های اجرایی، حداکثر تا ۱۸ ماه پس از ابلاغ این مصوبه .

۱- ۴ تهیه شیوه نامه استاندارد فراداده های رایانامه های سازمانی دستگاه های اجرایی با همکاری وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات و سازمان اداری و استخدامی کشور حداکثر تا ۶ ماه پس از ابلاغ این مصوبه .

۱- ۵ ارائه گواهی نامه استاندارد اسناد الکترونیکی با همکاری وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات حداکثر ظرف مدت ۱ ماه از تاریخ درخواست شرکت تولیدکننده سامانه .

۱- ۶ تهیه و تدوین اصطلاح نامه عمومی اداری و به روزرسانی آن حداکثر ظرف مدت ۶ ماه پس از ابلاغ مصوبه .

۲ـ وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات

۲- ۱ فراهم نمودن زیرساخت ها و بستر ارتباطی امن و پایدار برای تبادل اسناد الکترونیکی بین دستگاه های اجرایی و سازمان .

۲- ۲ همکاری با سازمان جهت حصول اطمینان از رعایت معیارها و استاندارد سامانه های تولید اسناد الکترونیکی در دستگاه های اجرایی .

۳ـ سازمان اداری و استخدامی کشور

۳- ۱ ارائه عناوین و شناسه خدمات دستگاه های اجرایی به منظور استفاده در تدوین اصطلاح نامه های اداری عمومی و تخصصی .

۳- ۲ اعلام شناسه یکتای پست سازمانی و شناسه یکتای واحد سازمانی به منظور استفاده در ساختار شمس و فراداده های ضروری اسناد الکترونیکی .

۳- ۳ لحاظ نمودن شاخص های مرتبط با موضوع این مصوبه به پیشنهاد سازمان در ارزیابی عملکرد سالیانه دستگاه های اجرایی .

۳- ۴ دریافت و بررسی پیشنهادات و تهیه و تدوین پیش نویس کلیه مصوبات مربوط به اسناد الکترونیکی با همکاری سازمان و پیگیری تصویب و ابلاغ آن ها .

۴ـ سازمان ثبت اسناد و املاک کشور

۴- ۱ ارائه شناسه ملی اشخاص حقوقی برای استفاده در ساختار شمس .

۵ ـ وزارت صنعت، معدن و تجارت :

۵- ۱ استقرار و کاربردی شدن امضای الکترونیکی در کلیه تبادلات و اسناد .

۶ ـ دستگاه های اجرایی

۶- ۱ استفاده از سامانه های دارای گواهی نامه استاندارد اسناد الکترونیکی حداکثر ظرف مدت یک سال از تاریخ ابلاغ این مصوبه .

۶- ۲ انتقال داده ها و اسناد الکترونیکی تولید شده قبل از این مصوبه به سامانه های استاندارد حداکثر ظرف مدت یک سال پس از ابلاغ .

تبصره ۱ـ سازمان برنامه ‌و بودجه کشور هزینه های لازم برای اجرای تکالیف این ماده را در لایحه بودجه سنواتی دستگاه های اجرایی پیش بینی نماید .

۶- ۳ تولید اصطلاح نامه اختصاصی در چارچوب شیوه نامه های استاندارد (۲۵۹۶۴ ISO ) با همکاری سازمان.

۶- ۴ استفاده از شمس در تولید اسناد الکترونیکی .

۶- ۵ اتصال به سماد برای تعیین تکلیف و انتقال اسناد الکترونیکی بر اساس قانون اسناد ملی ایران و به روزرسانی داده های پایه در سامانه های خود پس از استانداردسازی، حداکثر ظرف مدت ۲۴ ماه پس از ابلاغ مصوبه .

۶- ۶ استفاده از گواهی امضای الکترونیکی در کلیه سامانه های تولید اسناد الکترونیکی، حداکثر ظرف مدت ۱۲ ماه پس از ابلاغ مصوبه.