دستورالعمل اجرایی مدیریت نظام مند اسناد الکترونیکی

دستورالعمل اجرایی مدیریت نظام مند اسناد الکترونیکی (بخشنامه شماره ۱۲۴۶۹۷/۱ مورخ ۲۸/۷/۱۳۹۹ وزارت ارتباطات و فنآوری اطلاعات)

کلیه دستگاه های اجرایی

با استناد به ماده (۴) قانون وظایف و اختیارات وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات، ماده (۵) اساسنامه شورای اجرایی فناوری اطلاعات و بند “۶” ماده (۳) آیین نامه داخلی شورا، و در راستای یکسان سازی تولید اسناد و مدارک الکترونیکی و لزوم تدوین دستورالعمل های لازم برای ساماندهی این گونه اسناد و مدارک، مصوبه شماره دو جلسه هفدهم شورای اجرایی فناوری اطلاعات با عنوان «دستورالعمل اجرایی مدیریت نظام مند اسناد الکترونیکی» برگزار شده در تاریخ ۲۲/۷/۱۳۹۹ که طی نامه شماره ۸۴۴۶۰ مورخ ۲۴/۷/۱۳۹۹ به تأیید رییس محترم جمهور رسیده است، شامل یک مقدمه سه ماده و یک تبصره به شرح پیوست ابلاغ می شود.

شایان ذکر است؛ اصل مستندات مصوبه در دبیرخانه شورای اجرایی فناوری اطلاعات نگهداری می‌شود.

محمدجواد آذری جهرمی- وزیر ارتباطات و فناوری اطلاعات

دستورالعمل اجرایی مدیریت نظام مند اسناد الکترونیکی

مقدمه

شورای اجرایی فناوری اطلاعات در هفدهمین جلسه مورخ ۲۲/ ۷/ ۱۳۹۹ بر اساس پیشنهاد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، سازمان اداری و استخدامی کشور و سازمان فناوری اطلاعات ایران و در راستای اجرایی کردن مصوبه سیصد و سی و سومین جلسه شورای اسناد ملی ایران مورخ ۶/ ۵/ ۹۹ در خصوص یکسان سازی تولید اسناد و مدارک الکترونیکی و لزوم تدوین دستورالعمل های لازم برای ساماندهی این گونه اسناد و مدارک و در راستای اجرای قانون اسناد ملی ایران مصوب ۱۷/ ۲/ ۱۳۴۹ و تبصره ماده یک و شرح وظایف شورا از ماده (۵) قانون مذکور و با عنایت به بخشنامه شماره ۲۶۰۹۶۹ /۳۸۹۵۱ مورخ ۲۶/ ۱۲/ ۱۳۸۸ در خصوص اسناد الکترونیکی؛ دستورالعمل اجرایی مدیریت نظام مند اسناد الکترونیکی ج.ا.ا به انضمام فرادادههای ضروری برای تولید، نگهداری و تعیین تکلیف اسناد و سوابق اداری، شیوه نامه فنی پیاده سازی آن‌ را تصویب نمود.

ماده ۱- تعاریف

اسناد الکترونیکی: به اسنادی اطلاق می شود که حاوی اطلاعاتی در مورد فعالیت ها و تصمیم های دستگاه های اجرائی بوده و بر روی رسانه های الکترونیکی دریافت، ایجاد، ویرایش ، تبادل و ذخیره می شوند .

فراداده های اسناد الکترونیکی: عناصر داده ای مورد نیاز برای توصیف هر سند مانند شناسه یکتا، دستگاه یا فرد تولیدکننده، موضوع، تاریخ، حقوق دسترسی، اطلاعات تعیین تکلیف (موضوع بند الف و ب ماده ۵ قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران)، و مانند آن است که امکان بازیابی، انتقال و نگهداری نظام مند اسناد الکترونیکی را فراهم می کنند .

داده های پایه: داده هایی هستند که به عنوان مقادیر معین (مانند ردیف های تعیین تکلیف اسناد، اصطلاحات عمومی اداری، انواع طبقه بندی اسناد و …) در سامانه های اسناد الکترونیکی مورداستفاده قرار می گیرند .

شمس: شناسه ملی سند که به اختصار شمس نامیده می شود، موضوع ماده ۵ بخشنامه شماره ۱۷۳۹۸۳۶ مورخ ۱۵/۱۲/۱۳۹۶ سازمان اداری و استخدامی کشور.

دستگاه های اجرایی: دستگاه های موضوع ماده ۵ قانون مدیریت خدمات کشوری به استثنای دستگاه های لایحه اصلاح ماده (۸) قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران.

سازمان: سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران .

سماد: سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی است که اصول حاکم بر مدیریت اسناد (دریافت، شناسایی، طبقه بندی، نگهداری و تعیین تکلیف، اشاعه و تحویل و راهبری) را منطبق بر استاندارد ۱۶۱۷۵ ISO بر روی اسناد الکترونیکی اعمال می کند .

ماده ۲ـ اهداف

۱ ـ استانداردسازی فراداده های ضروری تولید، نگهداری و تعیین تکلیف اسناد الکترونیکی و به کارگیری آن در سامانه های مرتبط در دستگاه های اجرایی کشور .

۲ـ تعیین قالب های فایل مورد تأیید در تولید اسناد الکترونیکی .

۳ـ اختصاص شناسه ملی سند(شمس) به تمام اسناد الکترونیکی کشور در زمان تولید .

۴ـ اعمال مصوبات شورای اسناد ملی در خصوص امحاء یا انتقال اسناد الکترونیکی به سازمان از زمان تولید این اسناد در سامانه های دستگاه های اجرایی کشور .

۵ـ تسهیل و تسریع فرایندهای مربوط به مدیریت اسناد الکترونیکی و تضمین اصالت و اعتبار اسناد الکترونیکی برای بلندمدت قبل از انتقال به آرشیو سازمان .

ماده ۳ـ تکالیف دستگاه های موضوع مصوبه :

۱ـ سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران

۱- ۱ تهیه و به روزرسانی استاندارد فراداده های ضروری اسناد الکترونیکی و شیوه نامه فنی پیاده سازی آن، اولویت های قالب فایل های اسناد الکترونیکی، ردیف های تعیین تکلیف اسناد و شیوه نامه ها و راهنماهای کاربردی لازم، حداکثر تا ۵ ماه پس از ابلاغ این مصوبه .

۱- ۲ پیگیری پیاده سازی و استفاده از سامانه های استاندارد تولید اسناد الکترونیکی در دستگاه های اجرایی با هماهنگی کارگروه تعامل پذیری دولت الکترونیکی و سازمان اداری و استخدامی کشور، حداکثر تا ۱۵ ماه پس از ابلاغ این مصوبه .

۱- ۳ ایجاد و استقرار سماد و برقراری ارتباط برخط آن با سامانه های استاندارد تولید اسناد الکترونیکی در دستگاه های اجرایی، حداکثر تا ۱۸ ماه پس از ابلاغ این مصوبه .

۱- ۴ تهیه شیوه نامه استاندارد فراداده های رایانامه های سازمانی دستگاه های اجرایی با همکاری وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات و سازمان اداری و استخدامی کشور حداکثر تا ۶ ماه پس از ابلاغ این مصوبه .

۱- ۵ ارائه گواهی نامه استاندارد اسناد الکترونیکی با همکاری وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات حداکثر ظرف مدت ۱ ماه از تاریخ درخواست شرکت تولیدکننده سامانه .

۱- ۶ تهیه و تدوین اصطلاح نامه عمومی اداری و به روزرسانی آن حداکثر ظرف مدت ۶ ماه پس از ابلاغ مصوبه .

۲ـ وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات

۲- ۱ فراهم نمودن زیرساخت ها و بستر ارتباطی امن و پایدار برای تبادل اسناد الکترونیکی بین دستگاه های اجرایی و سازمان .

۲- ۲ همکاری با سازمان جهت حصول اطمینان از رعایت معیارها و استاندارد سامانه های تولید اسناد الکترونیکی در دستگاه های اجرایی .

۳ـ سازمان اداری و استخدامی کشور

۳- ۱ ارائه عناوین و شناسه خدمات دستگاه های اجرایی به منظور استفاده در تدوین اصطلاح نامه های اداری عمومی و تخصصی .

۳- ۲ اعلام شناسه یکتای پست سازمانی و شناسه یکتای واحد سازمانی به منظور استفاده در ساختار شمس و فراداده های ضروری اسناد الکترونیکی .

۳- ۳ لحاظ نمودن شاخص های مرتبط با موضوع این مصوبه به پیشنهاد سازمان در ارزیابی عملکرد سالیانه دستگاه های اجرایی .

۳- ۴ دریافت و بررسی پیشنهادات و تهیه و تدوین پیش نویس کلیه مصوبات مربوط به اسناد الکترونیکی با همکاری سازمان و پیگیری تصویب و ابلاغ آن ها .

۴ـ سازمان ثبت اسناد و املاک کشور

۴- ۱ ارائه شناسه ملی اشخاص حقوقی برای استفاده در ساختار شمس .

۵ ـ وزارت صنعت، معدن و تجارت :

۵- ۱ استقرار و کاربردی شدن امضای الکترونیکی در کلیه تبادلات و اسناد .

۶ ـ دستگاه های اجرایی

۶- ۱ استفاده از سامانه های دارای گواهی نامه استاندارد اسناد الکترونیکی حداکثر ظرف مدت یک سال از تاریخ ابلاغ این مصوبه .

۶- ۲ انتقال داده ها و اسناد الکترونیکی تولید شده قبل از این مصوبه به سامانه های استاندارد حداکثر ظرف مدت یک سال پس از ابلاغ .

تبصره ۱ـ سازمان برنامه ‌و بودجه کشور هزینه های لازم برای اجرای تکالیف این ماده را در لایحه بودجه سنواتی دستگاه های اجرایی پیش بینی نماید .

۶- ۳ تولید اصطلاح نامه اختصاصی در چارچوب شیوه نامه های استاندارد (۲۵۹۶۴ ISO ) با همکاری سازمان.

۶- ۴ استفاده از شمس در تولید اسناد الکترونیکی .

۶- ۵ اتصال به سماد برای تعیین تکلیف و انتقال اسناد الکترونیکی بر اساس قانون اسناد ملی ایران و به روزرسانی داده های پایه در سامانه های خود پس از استانداردسازی، حداکثر ظرف مدت ۲۴ ماه پس از ابلاغ مصوبه .

۶- ۶ استفاده از گواهی امضای الکترونیکی در کلیه سامانه های تولید اسناد الکترونیکی، حداکثر ظرف مدت ۱۲ ماه پس از ابلاغ مصوبه.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

تازه‌ها در کانال تلگرام