نظام‌نامه مدیریت دانش دستگاه‌های اجرایی (بخشنامه شماره ۱۵۴۷۴ مورخ ۲۶/۳/۱۴۰۰ سازمان اداری و استخدامی کشور)
بخشنامه به تمامی دستگاه‌های اجرایی مشمول ماده ۵ قانون مدیریت خدمات کشوری
در اجرای بند ۳ ماده یک دستورالعمل مدیریت دانش در دستگاه‌های اجرایی (موضوع مصوبه شماره ۳۸۶۰۵۶ تاریخ ۲۷/۱۰/۱۳۹۹ شورای عالی اداری) و در راستای ایجاد هماهنگی، هم‌راستایی و وحدت رویه در اجرای مدیریت دانش، به پیوست «نظام‌نامه مدیریت دانش دستگاه‌های اجرایی» جهت اجرا ابلاغ می‌گردد.
لازم است کلیه دستگاه‌های اجرایی مشمول در اجرای بند ۸-۳ نظام‌نامه نسبت به تعیین واحد متولی مدیریت دانش (از بین واحدهای سازمانی موجود) اقدام و در اسرع وقت نسبت به استقرار نظام مدیریت دانش در دستگاه و واحدهای تابعه بر اساس این نظام‌نامه اقدام نمایند. معاونت نوسازی اداری این سازمان، همکاری لازم در خصوص ایجاد تغییرات ساختاری مورد نیاز را با دستگاه‌های اجرایی به عمل خواهد آورد.
دستگاه موظف است ظرف مدت سه ماه پس از ابلاغ این نظام‌نامه، گزارشی از اقدامات صورت گرفته در اجرای ماده ۸ را به این سازمان (مرکز مطالعات نظام‌ها و فناوری‌های اداری) اعلام نماید. سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی استان‌ها، مسئول نظارت بر حسن اجرای این نظام‌نامه و استقرار مدیریت دانش در دستگاه‌های استانی می‌باشند.
جمشید انصاری- معاون رییس‌جمهور و رییس سازمان اداری و استخدامی کشور
نظام‌نامه مدیریت دانش در دستگاه‌های اجرایی
ماده ۱- تعاریف واژگان و اختصارات
سازمان: سازمان اداری و استخدامی کشور
دستگاه: دستگاه‌های اجرایی موضوع ماده ۵ قانون مدیریت خدمات کشوری
مصوبه: مصوبه شماره ۳۸۶۰۵۶ تاریخ ۲۷/۱۰/۱۳۹۹ شورای عالی اداری
ستاد: ستاد برنامه‌ریزی تحول اداری کشور
کمیته: یکی از کمیته‌های تخصصی موضوع ماده ۴ مصوبه شماره ۱۱۸۵۲/۹۳/۲۰۶ تاریخ ۵/۹/۱۳۹۳ شورای عالی اداری که بر اساس ماده ۵ مصوبه مأمور استقرار مدیریت دانش در دستگاه است.
واحد متولی: واحد سازمانی موضوع تبصره ماده ۵ مصوبه که بر اساس تصمیم شورای راهبری توسعه مدیریت دستگاه مسئول اجرای تصمیمات کمیته در پیاده‌سازی مدیریت دانش است.
مدیریت دانش: فرایندی نظام‌مند و مستمر که از طریق آن، دانش دستگاه شناسایی، خلق، نگهداری، تسهیم و به‌کار گرفته شده و منجر به یادگیری، نوآوری، توسعه فردی، توسعه تیمی و توسعه سازمانی می‌شود.
فرآیندهای مدیریت دانش: به فرایندهای پنج‌گانه‌ای اطلاق می‌گردد که دانش در دستگاه از طریق آن فرایندها «شناسایی و کشف»، «خلق»، حفظ و نگهداری»، «اشاعه و تسهیم»، و «به‌کارگیری» می‌شود.
تسهیل‌گرهای مدیریت دانش: عوامل بسترساز و فراهم کننده شرایط سازمانی مناسب که محرک و تقویت‌کننده فرآیندهای مدیریت دانش هستند.
چشم انداز و مأموریت مدیریت دانش: سندی است که در آن وضعیتی را نشان می دهد که دستگاه اجرایی میخواد در آینده در حوزه مدیریت دانش به آن برسد و چگونگی رسیدن به آن، در سند ترسیم می‌گردد.
راهبردهای مدیریت دانش: مجموعه اقداماتی که مسیر دستیابی به اهداف کلان و چشم انداز مدیریت دانش را با در نظر گرفتن شرایط محیط داخلی و خارجی دستگاه ترسیم می‌نماید.
نتایج: خروجی‌های دانشی هستند که حاصل استقرار نظام مدیریت دانش در دستگاه است.
پیامدها: اثرات مثبت سازمانی بر دستگاه و ذینفعان آن است که حاصل تحقق نتایج مدیریت دانش است.
ماده ۲- اهداف
اهداف استقرار نظام مدیریت دانش در دستگاه‌های اجرایی عبارتند از:
۱- همسوسازی و هم‌راستایی میان مدیریت دانش و اهداف، برنامه‌ها و استراتژی‌های دستگاه‌ها.
۲- ارزیابی، نظارت و پایش وضعیت بلوغ مدیریت در دستگاه ها.
۳- ایجاد و بهبود فرهنگ تبادل و تسهیم دانش در سطح دستگاه ها.
۴- شناسایی، خلق، نگهداری، تسهیم و استفاده مستمر از دانش در دستگاه ها.
۵- توسعه شبکه دانشی یکپارچه و قابل دسترس در نظام اداری با مشارکت دستگاه ها.
ماده ۳- اصول
اصول حاکم بر نظام مدیریت دانش در دستگاه های اجرایی به شرح ذیل است:
۱- اصل نگرش راهبردی: پشتیبانی و حمایت و همسویی مدیریت دانش با اهداف و استراتژی های دستگاه.
۲- اصل نگرش سیستمی: برقراری ارتباط درونی بین اجزاء نظام مدیریت دانش و ارتباط بیرونی بین نظام مدیریت دانش با سایر نظام های مدیریتی
۳- اصل جامعیت فرایندها: در نظر گرفتن تمامی فرآیندهای مدیریت دانش به منظور استقرار صحیح نظام مدیریت دانش.
۴- اصل مشارکت: جلب مشارکت و همراهی تمامی کارکنان و مدیران در اجرای فرایندهای مدیریت دانش
۵- اصل پایش مستمر: بازبینی و بررسی مستمر نظام مدیریت دانش و فراهم نمودن بازخوردهای لازم جهت اصلاح و بازنگری آن.
۶- اصل تداوم و توسعه مدیریت دانش: در نظر گرفتن مدیریت دانش به عنوان یک موضوع بلندمدت و استمرار و توسعه آن به منظور نیل به نتیجه مناسب.
۷- اصل انسان محوری: محوریت اصلی تمامی فعالیت ها و فرایندهای مدیریت دانش سرمایه انسانی است که نقش ویژه ای در ارتقا سطح دانش سازمانی دارد.
۸- اصل مالکیت معنوی: حفظ مالکیت معنوی دانش های به اشتراک گذاشته شده در سطح دستگاه اجرایی.
ماده ۴- ارزش‌ها
ارزش‌های حاکم بر نظام مدیریت دانش در دستگاه‌های اجرایی به شرح ذیل است:
۱) اندیشه محوری: ارج نهادن به اندیشه و تفکر کارکنان به عنوان مهم‌ترین دارایی و سرمایه دستگاه اجرایی
۲) اخلاق گرایی و فرهنگ محوری: شناسایی، تسهیم و به‌کارگیری دانش با رعایت اصول اخلاقی و ارزشی و کرامت انسانی و حفظ مالکیت معنوی.
۳) عدالت محوری: رعایت عدالت در ایجاد انگیزه و شفافیت در تشویق فعالان مدیریت دانش با توجه به میزان عملکرد آنها.
ماده ۵- راهبردها
اجرای مدیریت دانش به عنوان یک نظام مدیریتی مستلزم برخورداری از رویکرد راهبردی و ملاحظه راهبردهایی برای نیل به چشم انداز توسعه نظام اداری است. به نحوی که با یک رویکرد سیستمی، بیشترین همگرایی و هم افزایی را با دیگر نظام‌ها و خرده نظام‌های اداری و مدیریتی برقرار نماید. بر این اساس، راهبردهای مدیریت دانش به شرح ذیل می‌باشند:
۱- هم‌راستایی اهداف و استراتژی‌های مدیریت دانش با اهداف و استراتژی‌های دستگاه.
۲- ایجاد یکپارچگی و تعامل بین نظام مدیریت دانش و سایر نظام‌های مدیریتی در راستای راهبردهای کلان دستگاه.
۳- همگرایی با شرایط محیط داخلی و خارجی نقاط قوت و ضعف دستگاه جهت نیل به چشم انداز مدیریت دانش.
ماده ۶- مدل مدیریت دانش
مدل مدیریت دانش با ابتناء بر مدل‌های جهانی، نظرات خبرگان و ویژگی‌های نظام اداری کشور طراحی شده و تصویر جامعی از مدیریت دانش در نظام اداری ایران ایجاد می‌کند که راهنمای اجرای این نظام قرار می‌گیرد. شکل زیر نشان دهنده مدل مفهومی مدیریت دانش دستگاه های اجرایی است که دارای پنج لایه اصلی است:
۱) لایحه اول (هسته مدل) بیانگر چشم انداز و مأموریت مدیریت دانش دستگاه است. در چشم انداز، وضعیت آتی که دستگاه در زمینه مدیریت دانش می خواهد به آن برسد ترسیم شده و در مأموریت، نحوه تحقق چشم انداز و نقش دستگاه در آن مشخص می‌شود.
۲) تسهیل‌گردهای مدیریت دانش در لایه دوم قرار دارند که بستری مهم برای اجرا و توسعه فرایندهای دانشی در دستگاه هستند که با بهره‌گیری صحیح از این عناصر فناوری،
۳) در لایه سوم مدل، فرآیندهای دانشی قرار دارند که پیاده سازی مدیریت دانش در دستگاه از شناسایی و کشف دانش تا به‌کارگیری دانش، در گرو اجرای صحیح آنها است. این فرایندها شامل شناسایی و کشف دانش، خلق دانش، حفظ و نگهداری دانش، اشاعه و تسهیم و به‌کارگیری دانش هستند.
۴) لایحه چهارم مدل دربردارنده نتایج مدیریت دانش در دستگاه است و شامل نوآوری، یادگیری، توسعه فردی، توسعه تیمی، و توسعه سازمانی می باشد.
۵) در لایحه پنجم و نهایی، پیامدهای کسب نتایج مندرج در لایه چهارم قرار می گیرد. پیامدهای نتایج اجرای مدیریت دانش در دستگاه ها شامل مواردی نظیر بهبود کیفیت خدمات، ارتقاء شفافیت و پاسخگویی به شهروندان و بهره وری هستند.
ماده ۷- مراحل استقرار مدیریت دانش در دستگاه
استقرار نظام مدیریت دانش در دستگاه ها شامل چهار مرحله است. سازمان و دستگاه ها موظفند برنامه ها و اقدامات خود را در چارچوب مراحل زیر طراحی و اجرا نمایند:
الف. بسترسازی مدیریت دانش
ب. سنجش بلوغ مدیریت دانش
ج. برنامه ریزی استقرار نظام مدیریت دانش
د. اجرای برنامه های پیش بینی شده برای استقرار مدیریت دانش
ه. پایش و ارزیابی برنامه های مدیریت دانش
ماده ۸- بسترسازی مدیریت دانش
۸-۱- راهبری مدیریت دانش در ستاد:
سازمان موظف است به منظور برنامه ریزی راهبردی و نظارت بر حسن اجرای این نظام نامه و استقرار کامل مدیریت دانش در دستگاه ها نسبت به انجام موارد زیر در ستاد اقدام نماید:
۱) تصویب سیاست‌های کلی و برنامه‌های راهبردی مدیریت دانش در نظام اداری.
۲) پیشنهاد تغییرات در سایر نظام‌های مدیریتی متناسب با اهداف و فعالیت های مدیریت دانش (بر اساس ماده ۳ مصوبه) جهت تصویب در مراجع مربوط.
۳) طراحی و برنامه ریزی به منظور استقرار شبکه ملی مدیریت دانش بخش دولتی و تعیین استانداردهای لازم جهت بهره برداری از سامانه های مربوط
۴) بررسی گزارش‌های کلی بلوغ مدیریت دانش و تعیین نحوه شناسایی و تقدیر از دستگاه‌هیا فعال و برگزیده در حوزه مدیریت دانش
۸-۲- اقدامات کمیته تخصصی مسئول استقرار مدیریت دانش در دستگاه:
دستگاه موظف است به منظور ایجاد بستر مناسب، فرهنگ سازی و فراهم نمودن زیرساخت های مورد نیاز استقرار نظام مدیریت دانش، یکی از کمیته های تخصصی موضوع ماده ۴ مصوبه شماره ۱۱۸۵۲/۹۳/۲۰۶ تاریخ ۵/۹/۱۳۹۳ شورای عالی اداری را تعیین و مأمور انجام وظایف زیر نماید:
۱) بررسی و تأیید چشم انداز، اهداف و راهبردهای مدیریت دانش دستگاه.
۲) بررسی و تأیید برنامه ها و طرح های دستگاه در زمینه مدیریت دانش.
۳) بررسی و پیش بینی اعتبارات و منابع مورد نیاز استقرار نظام مدیریت دانش بر اساس سند چشم انداز، اهداف، راهبردها و برنامه های مصوب
۴) بررسی و تأیید برنامه های توسعه فرهنگ مدیریت دانش و عناوین و محتوای دوره های آموزشی مورد نیاز برای کارکنان.
۵) پیش بینی و تأیید سازوکارهای انگیزشی برای مشارکت کارکنان، مدیران و واحدهای ستادی و استانی فعال دستگاه در چارچوب دستورالعمل های سازمان.
۶- پیش بینی و تصویب سازوکارهایی برای حفظ مالکیت معنوی و حقوق تألیفی صاحبان و ثبت کنندگان دانش در چارچوب ضوابط و مقررات.
۷) تصویب شیوه نامه های مورد نیاز نظام مدیریت دانش به ویژه در حوزه‌های انجمن‌های خبرگی، سامانه نرم افزاری، روش‌های ثبت دانش، فرایند استخراج دانش در زمان خروج از خدمت.
۸) پایش مستمر اجرای مدیریت دانش، اخذ گزارش های مربوط و ارائه آن به سازمان.
۹) ارزیابی نتایج و دستاوردهای اجرای نظام مدیریت دانش در دستگاه.
۱۰) نظارت بر انتخاب مؤسسات مشاور صاحب صلایت در راستای استقرار نظام مدیریت دانش.
۸-۳- واحد متولی مدیریت دانش و شرح وظایف آن:
دستگاه اجرایی مطابق تبصره ماده ۵ مصوبه، واحد متولی مدیریت دانش را متناسب با شرح وظایف و ساختار موجود دستگاه تعیین نموده و این واحد مسئولیت اجرای تصمیمات کمیته تخصصی موضوع بند ۸-۲ را بر عهده دارد.
ماده ۹- سنجش بلوغ مدیریت دانش
سنجش بلوغ مدیریت دانش دستگاه های اجرایی مبتنی بر چهار لایه تسهیل‌گرها، فرایندها، نتایج و پیامدها بر اساس مدل مفهومی استقرار مدیریت دانش دستگاه های اجرایی انجام می‌گیرد. سنجش بلوغ مدیریت دانش، یک بار در ابتدای استقرار نظام مدیریت دانش و سپس به صورت سالانه جهت تعیین میزان موفقیت و ارتقاء دستگاه اجرایی در پیشبرد اهداف مدیریت دانش و همچنین تدوین برنامه‌های بلندمدت و کوتاه مدت مدیریت دانش توسط دستگاه اجرایی در چهارمرحله به شرح ذیل انجام می‌پذیرد:
۱) مرحله اول؛ خودارزیابی- در این مرحله پس از تعیین واحد متولی مدیریت دانش در دستگاه، این واحد نسبت به ارزیابی دستگاه بر اساس مستندات خواسته‌شده اقدام می نماید. نتایج خودارزیابی به انضمام مستندات مربوط در سامانه ای که به همین منظور در پورتال سازمان طراحی و تعبیه می گردد، درج خواهد شد.
۲) مرحله دوم: اعتبار سنجی- این مرحله مبتنی بر بررسی امتیازات داده شده در خودارزیابی و مستندات ضمیمه شده است که در سازمان صورت می پذیرد. در این مرحله امتیازات داده شده در مرحله اول با بررسی مستندات ارائه شده برای هر سنجه اعتباریابی می گردد و در صورت عدم تأیید، نتیجه برای اصلاح یا تکمیل مستندات و شواهد به دستگاه منعکس می شود.
۳) مرحله سوم: بررسی میدانی- این مرحله مبتنی بر ارزیابی میدانی و مشاهده و بررسی حضوری در محل دستگاه است. این مرحله توسط کارشناسان سازمان یا ارزیابان آموزش دیده انجام می شود.
۴) مرحله چهارم: تأیید نهایی و رتبه بندی دستگاه ها- پس از پایان فرایند سنجش بلوغ و اعتبارسنجی نهایی نتایج، دستگاه ها بر اساس سطوح بلوغ مدیریت دانش رتبه بندی و معرفی خواهند شد. گزارش تفصیلی سنجش بلوغ توسط سازمان تهیه و منتشر خواهد شد. ستاد در خصوص تقدیر از دستگاه های برتر تمهیدات لازم را پیش بینی خواهد کرد.
ماده ۱۰- برنامه ریزی مدیریت دانش
برنامه ریزی مدیریت دانش با هدف تعیین مأموریت و چشم انداز مدیریت دانش، اولویت بندی حوزه های دانشی و ارائه برنامه اقدامات مورد نیاز در حوزه تسهیل گرها و فرایندهای دانش، صورت می گیرد. نتایج سنجش بلوغ مدیریت دانش و نقاط قوت و قابل بهبود به دست آمده، به عنوان ورودی های مرحله برنامه ریزی در نظر گرفته می شوند. برای انجام این مرحله، دستگاه ها می بایست اقدامات ذیل را انجام دهند:
۱- تدوین چشم انداز، مأموریت و راهبرد ۳ ساله مدیریت دانش بر اساس مفاد این نظام نامه.
۲- شناسایی و اولویت بندی کلان حوزه های دانشی بر پایه مأموریت و سند استراتژی، بررسی نمودار سازمانی و برگزاری جلسات خبرگی میان مدیران ارشد و یا سایر شیوه های متناسب با شرایط دستگاه.
به منظور اولویت بندی کلان حوزه های دانشی از ۴ شاخص «اهمیت»، «تخصصی بودن»، «تجربی و مهارتی بودن»، و «تعداد متخصصان» استفاده می شود. سپس بر اساس برایند نتایج شاخص های چهارگانه، حوزه های دانشی با امتیاز بالاتر به عنوان حوزه های با اولویت در نظر گرفته می‌شوند.
۳- تدوین درخت (یا نقشه) دانش دستگاه اجرایی.
۴- تعیین اقدامات مورد نیاز برای بهبود در حوزه تسهیل‌گرها و آماده سازی بیشتر دستگاه برای استقرار مدیریت دانش.
۵- برنامه‌ریزی برای انتخاب و بهره گیری از ابزارها و تکنیک‌های مدیریت دانش. در این مرحله در کلان حوزه‌های دانشی با اولویت، به برنامه ریزی بهبود وضعیت دستگاه در هر یک از مراحل ۵گانه فرایند پرداخته می‌شود؛ سپس بر اساس آن ابزارها و روش‌ها انتخاب و اجرا می‌شوند.
۶- استفاده از ابزارها و تکنیک‌های شناخته شده مدیریت دانش در مراحل مختلف برنامه‌ریزی و اجرا.
ماده ۱۱- همکاری‌های بین سازمانی
۱۱-۱- لازم است دستگاه‌ها به منظور بهره‌گیری از دانش یکدیگر به ویژه در حوزه‌های مشترک و میان‌بخشی، زمینه همکاری و تبادلات دانشی را فراهم آورند.
۱۱-۲- به منظور شناسایی و احصاء مصادیق میان‌بخشی مندرج در ماده ۴ مصوبه، دستگاه‌های مسئول می‌بایست نسبت به ثبت و حفظ سوابط و تجارب با مرکز آموزش مدیریت دولتی همکاری مستمر داشته باشند.
ماده ۱۲- نرم افزار مدیریت دانش
دستگاه از یک سامانه نرم افزاری مدیریت دانش به منظور پشتیبانی از اجرای دقیق فرایندهای مدیریت دانش استفاده خواهد نمود. نرم افزار مورد استفاده می بایست تحت وب بوده و از طریق شبکه داخلی (اینترانت) و یا اینترنت در دسترس کارکنان دستگاه قرار گرفته و ارتباط بین آنها را فراهم سازد. این نرم افزار می بایست پشتیبان فرایندهای شناسایی، خلق، حفظ، تسهیم و به کارگیری دانش باشد. همچنین لازم است نرم افزار مورد استفاده قابلیت اتصال به شبکه ملی مدیریت دانش داشته باشد. نرم افزار مدیریت دنش می بایست به منظور کارکرد بهینه سیستم مدیریت دانش قابلیت های ذیل را دارا باشد:
- ثبت، طبقه بندی، ارزیابی، بازیابی و توسعه دانش.
- طرح سؤال و تالارهای پرسش و پاسخ.
- امکان برگزاری جلسات هم اندیشی
- تعریف درخت و نقشه دانش سازمانی.
- ثبت و طبقه بندی مستندات دانشی.
- تعریف گروه‌های دانشی و بهره مندی از امکانات شبکه اجتماعی.
- پایگاه دانش، سیستم‌های کدگذاری و سیستم مدیریت اسناد.
- ابزار جستجوی پیشرفته در میان دانش ها، سؤالات و مستندات دانشی.
- امکان شناسایی خودکار خبرگان حوزه های مختلف دانشی.
- امکان ایجاد پروفایل دانشی برای کاربران نرم افزار.
- ارائه گزارش های متنوع مدیریتی از عملکرد واحدهای سازمانی و اعضای نرم افزار.
- حفظ مالکیت معنوی و حقوق ثبت کنندگان و صاحبان دانش به صورت فردی و تیمی.
این نظام نامه در دوازده (۱۲) ماده تنظیم گردیده و از تاریخ ابلاغ لازم الاجرا می باشد و مسئولیت حسن اجرای آن بر عهده بالاترین مقام دستگاه است.