نحوه انتقال نتایج ارزیابی عملکرد به سامانه جامع مدیریت عملکرد دولت

20 مارس‌ماه 2015

339

نحوه انتقال نتایج ارزیابی عملکرد دستگاه های اجرایی در ابعاد عمومی و اختصاصی به سامانه جامع مدیریت عملکرد دولت (بخشنامه شماره ۱۷۰۷۵۱ مورخ ۲۵/۱۲/۱۳۹۳ سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور)

به دستگاه های اجرایی

در اجرای بند «ح» آیین نامه اجرایی مواد (۸۱) و (۸۲) قانون مدیریت خدمات کشوری (موضوع تصمیم نامه شماره ۴۲۲۵/۴۴۳۲۷ تاریخ ۱۴/۱/۱۳۸۹ وزیران محترم عضو کمیسیون اجتماعی و دولت الکترونیک) و پیرو بخشنامه شماره ۱۶۴۲۹/۹۰/۲۰۰ مورخ ۱۳/۶/۱۳۹۰، تأکید می نماید، دستگاه های اجرایی الزامی به استفاده از نرم افزار مربوط به شرکتی خاص از جمله نرم افزار تسما، ندارند. لذا به منظور تجمیع گزارش های دستگاه های اجرایی، آن دسته از دستگاه هایی که از سامانه مدیریت عملکرد «تسما» استفاده نمی کنند، لازم است نتایج ازیابی عملکرد دستگاه متبوع را با رعایت مفاد «دستورالعمل انتقال نتایج ارزیابی عملکرد دستگاه های اجرایی در ابعاد عمومی و اختصاصی به سامانه جامع مدیریت عملکرد دولت» که در آدرس mdhc.ir قرار گرفته است، به سامانه مذکور منتقل نمایند.

دستورالعمل نحوه انتقال نتایج ارزیابی عملکرد به سامانه جامع مدیریت عملکرد دولت

۱- هدف:

ارائه قالب استاندارد جهت انتقال نتایج ارزیابی عملکرد دستگاه های اجرایی ملی و واحدهای تابعه آنها در ابعاد عمومی و اختصاصی به سامانه مدیریت عملکرد دولت مستقر در معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رئیس جمهور.

۲- دامنه كاربرد:

کلیه دستگاه های اجرایی ملی که از سامانه مدیریت عملکرد تسما به منظور اجرای فرایندهای ارزیابی عملکرد استفاده ننموده اند، مشمول اجرای این دستورالعمل می باشند. این دستگاه ها می بایست مطابق این دستورالعمل، اطلاعات و مستندات ارزیابی در دوره ارزیابی مورد نظر را با استفاده از نرم افزار یا به صورت دستی مطابق قالب ارائه شده تهیه نموده و از طریق درگاه سامانه مدیریت عملکرد دولت به سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور تحویل نمایند.

۳- مهارت مسوول:

فرد یا افرادی که نسبت به اجرای این دستور العمل اقدام می نمایند، می بایست دارای توانمندی های ذیل باشند:

– آشنایی با مواد ۸۱ و ۸۲ قانون مدیریت خدمات کشوری و بخشنامه ها و مصوبات پیرامون آن.
– تسلط به نحوه اجرای فرایند ارزیابی عملکرد دستگاه های اجرایی در ابعاد عمومی و اختصاصی (جشنواره شهید رجایی).
– تسلط به نرم افزار Excel.
– آشنایی با اصول پایگاه داده.
– تسلط به کاربری سامانه مدیریت عملکرد دولت جهت اجرای فرایند انتقال اطلاعات.

۴- منابع و مراجع:

آیین نامه اجرایی مواد ۸۱ و ۸۲ قانون مدیریت خدمات کشوری موضوع مصوبه شماره ۴۲۲۵/۴۴۳۲۷ مورخ ۱۴/۱/۱۳۸۹ هیأت محترم وزیران

– شاخص های عمومی ارزیابی عملکرد سالهای ۱۳۹۲ و ۱۳۹۳ سطح ملی موضوع بخشنامه شماره ۲۱۰۸۱/۸۲/۲۰۰ مورخ ۲۶/۱۲/۱۳۹۲

۵- شرح دستورالعمل:

۵-۱- اجزای محتوای اطلاعاتی نتایج ارزیابی دستگاه های اجرایی ملی:

اجزای محتوای اطلاعاتی نتایج ارزیابی دستگاه های اجرایی ملی‏ عبارتند از:

أ) عنوان و شناسه دستگاه اجرایی ملی.

ب) نتایج ارزیابی شاخص های عمومی عملکرد شامل فیلدهای اطلاعاتی شناسه محور عمومی، عنوان محور عمومی، شناسه شاخص عمومی، عنوان شاخص عمومی، استاندارد/هدف شاخص عمومی، عملکرد شاخص عمومی، وضعیت عدم مصداق، توضیحات شاخص عمومی(شرح دفاعیات عملکرد)، عنوان فایل مستند شاخص عمومی.

ج) نتایج ارزیابی شاخص های اختصاصی عملکرد شامل فیلدهای اطلاعاتی شناسه محور اختصاصی، عنوان محور اختصاصی، شناسه شاخص اختصاصی، عنوان ‏شاخص اختصاصی، استاندارد/هدف شاخص اختصاصی، عملکرد شاخص اختصاصی، توضیحات شاخص اختصاصی (شرح دفاعیات عملکرد)، عنوان ‏فایل مستند شاخص اختصاصی.‏

د) تحلیل عملکرد هر یک از محورهای شاخص های عمومی.

‌ه) تحلیل عملکرد هر یک از محورهای شاخص های اختصاصی.‏

و) جداول نتایج هر یک از شاخص های عمومی شامل فیلدهای اطلاعاتی شناسه جدول، عنوان جدول، شناسه ستون جدول، عنوان ستون جدول، شناسه زیرستون جدول، عنوان زیرستون جدول، شماره ردیف جدول، مقدار/متن/گزینه کیفی ردیف جدول.

ز) گزارش پیشرفت ادواری ۴ ماهه شاخص های عمومی شامل فیلدهای اطلاعاتی شناسه محور عمومی، عنوان محور عمومی، شناسه شاخص عمومی، عنوان شاخص عمومی، ردیف، عنوان برنامه/ اقدام، درصد پیشرفت ۴ ماهه اول، توضیحات ۴ ماهه اول، درصد پیشرفت ۴ ماهه دوم، توضیحات ۴ ماهه دوم، درصد پیشرفت ۴ ماهه سوم، توضیحات ۴ماهه سوم.

۲-۵- بستر انتقال محتوای اطلاعاتی نتایج ارزیابی دستگاه های اجرایی ملی‏:

بستر انتقال محتوای اطلاعاتی نتایج ارزیابی دستگاه های اجرایی ملی‏ فایل اکسل پیوست با عنوان “Transfer” می باشد. نتایج ارزیابی به ازای هر دستگاه اجرایی ملی می بایست توسط این فایل و از طریق درگاه انتقال اطلاعات سامانه مدیریت عملکرد دولت بخش سرویس انتقال اطلاعات از قالب های پیش فرض اطلاعاتی به پایگاه اطلاعاتی سامانه مدیریت عملکرد دولت انتقال یابد.

شرح فایل index اضافه شود.

۳-۵- مراحل ایجاد فایل نتایج ارزیابی:

الف- ایجاد فایل اطلاعات ارزیابی:

الف-۱- هر دستگاه اجرایی ملی می بایست یک فایل اطلاعات ارزیابی ایجاد نماید. در صورتی که دستگاه اجرایی ملی شامل چندین دستگاه اجرایی ملی تابعه باشد(مانند وزارتخانه ها) لازم است به ازای هر یک از دستگاه های تابعه یک فایل اطلاعات ارزیابی مستقل ایجاد شود.

الف-۲- در اولین صفحه فایل اکسل نام دستگاه اجرایی و شناسه ملی دستگاه اجرایی وارد گردد. شناسه ملی دستگاه اجرایی می بایست منحصر به فرد باشد.(نکته: شناسه ملی دستگاه های تابعه می بایست با شناسه ملی ستاد دستگاه متفاوت باشد.) در صورتی که شناسه ملی دستگاه اشتباه باشد، فرایند انتقال اطلاعات از طریق درگاه ایجاد شده میسر نخواهد بود.

الف-۳- در دومین صفحه فایل اکسل نتایج ارزیابی شاخص های عمومی می بایست وارد شود. شناسه و عنوان محورها و شاخص ها در هر دوره ارزیابی توسط امور مدیریت عملکرد و بهره وری معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رئیس جمهور اعلام می گردد. این عناوین به صورت پیش فرض در فایل اکسل قرار داده شده اند. دستگاه اجرایی مجاز به تغییر عنوان و شناسه محورها و شاخص ها نمی باشد. به ازای هر شاخص دستگاه می بایست اطلاعات ذیل را وراد نماید:

– استاندارد/هدف شاخص: مقدار آن بر اساس واحد سنجش شاخص درج می گردد.

– عملکرد شاخص: مقدار آن بر اساس واحد سنجش شاخص درج می گردد.‏

– وضعیت عدم مصداق: برای شاخص هایی که مطابق با ضوابط عدم مصداق هستند، در این ستون کلمه” بلی ” درج شده و ستون استاندارد/هدف شاخص و عملکرد شاخص می بایست خالی باشد.

– توضیحات شاخص(شرح دفاعیات عملکرد): هر گونه توضیحات و دفاعیات دستگاه اجرایی برای دفاع از مقدار عملکرد اعلام شده حداکثر در ۲۰۰ کلمه در این قسمت درج می گردد.

– عنوان فایل ‏مستند شاخص:‏ در صورتی که جهت دفاع از عملکرد شاخص مستنداتی توسط دستگاه قابل ارائه باشد، می بایست کلیه مستندات شاخص در یک فایل فشرده با حجم حداکثر ۵۰۰ کیلوبایت ذخیره گردند. عنوان این فایل می بایست حتماً با عنوان شناسه شاخص یکی باشد در غیر این صورت فرایند انتقال مستندات شاخص ها از طریق درگاه ایجاد شده میسر نخواهد بود.

الف-۴- در سومین صفحه فایل اکسل نتایج ارزیابی شاخص های اختصاصی می بایست وارد شود. قبل از تکمیل این قسمت می بایست محور ها و شاخص های اختصاصی در هر دوره ارزیابی توسط امور مدیریت عملکرد و بهره وری معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رئیس جمهور مورد تأیید قرار گرفته باشد. در صورت مشاهده مغایرت بین شاخص های مورد تأیید این امور و شاخص های اعلام شده توسط دستگاه، فرایند انتقال اطلاعات از طریق درگاه ایجاد شده میسر نخواهد بود. ‏ به ازای هر شاخص دستگاه می بایست اطلاعات ذیل را وارد نماید:

– شناسه محور: شناسه هر محور از B۰۱ تا B۰n می بایست تعیین گردد.(n شماره ردیف آخرین محور می باشد.)

– عنوان محور: عنوان هر محور حداکثر به طول ۲۰۰ کاراکتر درج گردد.

– شناسه شاخص: شناسه هر شاخص به تبعیت از شناسه محور مربوطه از ردیف ۰۱ تا ۰n می باشد .(‏n‏ شماره ردیف آخرین شاخص یک محور می باشد.)‏که به انتهای شناسه محور اضافه می گردد. به طور مثال شناسه شاخص چهارم محور دوم به صورت B۰۲۰۴ درج می گردد.

– عنوان شاخص: عنوان هر شاخص حداکثر به طول ۲۰۰ کاراکتر درج گردد.‏

– مستندات قانونی شاخص: عنوان و شماره مستندات قانونی شاخص اعم از قانون، بخشنامه، مصوبه و … که به استناد آن شاخص مربوطه می بایست ارزیابی گردد، در این قسمت درج می گردد.

– واحد سنجش: عنوان واحد سنجش شاخص به صورت فارسی یا انگلیسی حداکثر به طول ۲۰ کارکتر درج گردد.

– استاندارد/هدف شاخص: مقدار آن بر اساس واحد سنجش شاخص درج می گردد.

– استاندارد منطقه ای: در صورتی که شاخص دارای استاندارد معتبر منطقه ای می باشد، مقدار آن در این قسمت درج می گردد.

– استاندارد بین المللی: در صورتی که شاخص دارای استاندارد معتبر بین المللی می باشد، مقدار آن در این قسمت درج می گردد.

– عملکرد شاخص: مقدار آن بر اساس واحد سنجش شاخص درج می گردد.‏

الف-۵- در چهارمین و پنجمین صفحه فایل اکسل تحلیل عملکرد هر یک از محورهای ارزیابی می بایست وارد شود. لذا به ازای محورهایی که عنوان و شناسه آنها به صورت پیش فرض درج شده است نقاط قوت، نقاط ضعف و اقدامات بهبود پیشنهادی درج می گردد. در صورتی که نقاط قوت به صورت تیتروار می باشند، می توان از کلید Alt+Enter جهت درج هر تیتر در سلول اکسل استفاده نمود. محدودیتی در تعداد کلمات و کاراکترها در این قسمت وجود ندارد.

الف-۶- در ششمین صفحه فایل اکسل جداول نتایج شاخص شاخص های عمومی می بایست وارد شود. اطلاعات این جدول می بایست به کمک فایل اکسل ضمیمه با عنوان Index تکمیل می گردد. به عبارت دیگر می بایست شناسه ها، عناوین و فرمت وارد نمودن مقادیر عیناً مطابق این فایل درج گردد. در غیر این صورت ، فرایند انتقال اطلاعات از طریق درگاه ایجاد شده میسر نخواهد بود. ‏ به منظور سهولت در یافتن شناسه و عنوان مورد نظر پیشنهاد می گردد از قابلیت فیلتر هر ستون استفاده گردد. در این صفحه اطلاعات ذیل وارد می گردد:‏

– شناسه جدول: در صفحه اول فایل Index، شناسه جدول مورد نظر کپی شده و در فایل اصلی درج گردد. در این ستون عنوان شناسه جدول به ازای سایر ستونهای وابسته به آن در هر سطر می بایست تکرار گردد.

– عنوان جدول: در صفحه اول فایل ‏Index، عنوان جدول مورد نظر کپی شده و در فایل اصلی درج گردد. در این ستون عنوان ‏جدول به ازای سایر ستونهای وابسته به آن در هر سطر می بایست تکرار گردد.‏

– شناسه ستون جدول: در صفحه اول فایل ‏Index، شناسه ستون جدول مورد نظر کپی شده و در فایل اصلی درج گردد. در این ستون ‏شناسه ‏ستون جدول به ازای سایر ستونهای وابسته به آن در هر سطر می بایست تکرار گردد.‏

– عنوان ستون جدول: در صفحه اول فایل ‏Index، عنوان ستون جدول مورد نظر کپی شده و در فایل اصلی درج گردد. در این ‏ستون ‏عنوان ‏ستون جدول به ازای سایر ستونهای وابسته به آن در هر سطر می بایست تکرار گردد.‏

– شناسه زیر ستون جدول: در صورتی که ستون شامل زیر ستون باشد، در صفحه اول فایل ‏Index، عنوان شناسه زیرستون جدول مورد نظر کپی شده و در فایل اصلی درج گردد. در ‏این ‏ستون ‏شناسه زیر ستون جدول به ازای سایر ستونهای وابسته به آن در هر سطر می بایست تکرار گردد.‏ در صورتی که ستونی فاقد زیر ستون باشد در فایل Index کلمه NULL ذکر شده است.

– عنوان زیر ستون جدول: در صورتی که ستون شامل زیر ستون باشد، در صفحه اول فایل ‏Index، عنوان زیرستون جدول مورد نظر کپی شده و در فایل اصلی درج گردد. در ‏این ‏ستون ‏عنوان زیر ستون جدول به ازای سایر ستونهای وابسته به آن در هر سطر می بایست تکرار گردد.‏ در صورتی که ستونی فاقد زیر ستون باشد در فایل Index کلمه NULL ذکر شده است.

– شماره ردیف جدول: در جداول تک ردیف، مقدار ۱ برای این فیلد درج می گردد. در جداولی که چندین ردیف دارند، به ازای هر ردیف یک شماره ردیف می بایست درج گردد و مقدار/متن/گزینه کیفی به ازای هر ردیف جدول جلوی آن در ستون بعدی درج می گردد.

– مقدار/متن/گزینه کیفی ردیف جدول: با توجه آخرین ستون به صفحه اول فایل Index، قالب مقدار دهی هر ستون یا زیر ستون تعیین شده است. در صورتی که گزینه متنی باشد، می بایست در فایل اصلی متن درج گردد. در صورتی که گزینه کمی باشد، می بایست در فایل اصلی عدد درج گردد. در صورتی که گزینه کیفی باشد می بایست متن گزینه کیفی از صفحه دوم فایل Index استخراج و کپی شده و در فایل اصلی عیناً درج گردد. در غیر اینصورت ، فرایند انتقال اطلاعات از طریق درگاه ایجاد شده میسر نخواهد بود.

الف- ۷- در ششمین صفحه فایل اکسل جداول گزارشات ادواری پیشرفت عملکرد شاخصهای عمومی می بایست وارد شود. در این صفحه اطلاعات ذیل وارد می گردد:‏

– شناسه محور عمومی: بر اساس شناسه درج شده در صفحه دوم فایل Transfer می بایست عیناً درج گردد.

– عنوان محور عمومی: بر اساس عنوان درج شده در صفحه دوم فایل ‏Transfer‏ می بایست عیناً درج گردد.‏

– شناسه شاخص عمومی: بر اساس شناسه درج شده در صفحه دوم فایل ‏Transfer‏ می بایست عیناً درج گردد.‏
– عنوان شاخص عمومی: بر اساس عنوان درج شده در صفحه دوم فایل ‏Transfer‏ می بایست عیناً درج گردد.‏

– ردیف: به ازای هر برنامه/اقدام مربوط به هر شاخص از ۱ تا n درج می گردد. برای شاخص بعدی مجدداً از ۱ شماره گذاری گردد.

– عنوان برنامه/ اقدام: متن مورد نظر حداکثر با طول ۲۰۰ کاراکتر درج گردد.

– درصد پیشرفت ۴ ماهه اول: مقدار درصد پیشرفت بین ۰ تا ۱۰۰ درج گردد.

– توضیحات ۴ ماهه اول: متن مورد نظر حداکثر با طول ۵۰۰ کاراکتر درج گردد.‏

– درصد پیشرفت ۴ ماهه دوم: مقدار درصد پیشرفت بین ۰ تا ۱۰۰ درج گردد.

– توضیحات ۴ ماهه دوم: متن مورد نظر حداکثر با طول ۵۰۰ کاراکتر درج گردد

– درصد پیشرفت ۴ ماهه سوم: مقدار درصد پیشرفت بین ۰ تا ۱۰۰ درج گردد.

– توضیحات ۴ماهه سوم: متن مورد نظر حداکثر با طول ۵۰۰ کاراکتر درج گردد.

ب- ایجاد فایلهای مستندات ارزیابی:
ب-۱- بستر انتقال مستندات ارزیابی هر یک از شاخص های ارزیابی به سامانه مدیریت عملکرد دولت به صورت یک فایل فشرده با قالب rar و بدون رمز عبور می باشد. به عبارت دیگر هر دستگاه اجرایی ملی می بایست مستندات مربوط به هر یک از شاخص های ارزیابی که شامل فایل های مختلف می باشند، را به صورت یک فایل فشرده با قالبrar تهیه نماید.

ب-۲- حداکثر حجم هر فایل با توجه به محدودیت ایجاد شده سامانه مدیریت عملکرد دولت ۵۰۰KB می باشد. در صورتی که حجم فایل بیش از این مقدار باشد در سامانه بارگذاری نخواهد شد.

ب- ۳- عنوان هر فایل rar نیز می بایست از قالب ذیل پیروی کند:

شناسه شاخص+”_” + عنوان دوره ارزیابی+ “_”+ شناسه ملی دستگاه اجرایی ملی

به طور مثال دستگاه اجرایی با شناسه ملی‎۱۰۸۸۸۷۴۱۰۲۱‎، عنوان فایلی که حاوی مستندات شاخص با شناسه B۰۱۰۲ در دوره ارزیابی ۱۳۹۳ می باشد را مطابق ذیل تعیین می نماید:
۱۰۸۸۸۷۴۱۰۲۱_۱۳۹۳_B۰۱۰۲

در صورتی که عنوان فایل مطابق با قالب فوق نباشد، فایل مورد نظر در سامانه بارگذاری نخواهد شد، همچنین اگر عنوان فایلی با فایل دیگری که تهیه شده، یکسان باشد، فایل جدیدی که بارگذاری می گردد، جایگزین فایل قبلی خواهد شد.

۵.۴. مراحل بارگذاری فایل اطلاعات و مستندات ارزیابی در سامانه مدیریت عملکرد دولت:

لف- بارگذاری فایل اطلاعات ارزیابی:

الف-۱- ابتدا دستگاه اجرایی ملی با نام کاربری و رمز عبور خود به سامانه مدیریت عملکرد دولت وارد می شود.

الف-۲- سپس در صفحه {فهرست فرایندهای مدیریت عملکرد}، فرایند مربوطه را شناسایی و دگمه {انتقال اطلاعات از طریق فایل} را زده و در صفحه باز شده در قسمت {انتقال فایل اطلاعاتی} فایل اکسل حاوی اطلاعات ارزیابی را که در مرحله ۵.۳ بخش الف این دستورالعمل تهیه نموده را بارگذاری می نماید.

الف-۳- در صورت انتقال اطلاعات به صورت موفقیت آمیز، کاربر پیام « انتقال اطلاعات”نام ارزیابی شونده” در دوره ارزیابی” عنوان دوره ارزیابی” به فرایند “عنوان فرایند” با موفقیت انجام شد.» را دریافت می کند.

الف-۴- در صورت ناقص بودن فرایند انتقال اطلاعات به هر علت(قطعی ارتباط، عدم شناسایی فیلدها و عدم رعایت نکات دستورالعمل تکمیل فایل اکسل و…) پس از Roll Back شدن فرایند انتقال اطلاعات، سامانه پیغام خطا می دهد.
الف-۵- با توجه به متن پیغام خطا، کاربر می بایست ابتدا گزارش مغایرت های فایل انتقال را با زدن دگمه {گزارش مغایرت} دریافت نموده و پس از رفع مغایرتهای اعلام شده، فایل انتقال اطلاعات را مطابق توصیه های بند ۵.۳ بخش الف این دستورالعمل مجدداً تهیه نموده و سپس مراحل فوق را مجدداً انجام داده و فایل را بارگذاری نماید.

ب- بارگذاری فایلهای مستندات ارزیابی:
ب-۱- ابتدا دستگاه اجرایی ملی با نام کاربری و رمز عبور خود به سامانه مدیریت عملکرد دولت وارد می شود.‏
ب-۲- سپس در صفحه {فهرست فرایندهای مدیریت عملکرد}، فرایند ‏مربوطه را شناسایی و دگمه {انتقال اطلاعات از طریق فایل} را زده و در صفحه باز شده در قسمت {انتقال مستندات اطلاعاتی} فایلهای مربوط به مستندات ارزیابی هر یک از شاخص ها را که مطابق بند ۶-۴ این دستورالعمل تهیه نموده را بارگذاری می نماید.
ب-۳- ‏هر یک از فایلهایی که با موفقیت بارگذاری شده اند، در یک جدول قابل مشاهده، حذف و دانلود می باشند.
ب-۴- در صورت انتقال هر یک از فایلهای مستندات اطلاعاتی به صورت موفقیت آمیز، کار پیام « انتقال فایل به “عنوان فایل” با موفقیت انجام شد.» را دریافت می کند. در ‏غیر این صورت و ناقص بودن فرایند انتقال فایل ها به هر علت(قطعی ارتباط، عدم شناسایی فایل و …) پس از ‏Roll Back‏ شدن فرایند ‏انتقال فایلها، سامانه پیغام خطا می دهد.
ب-۵- با توجه به متن پیغام خطا، کاربر می بایست فایل انتقال مستندات ارزیابی را مطابق توصیه های بند ۶-۴ این دستورالعمل ‏مجدداً تهیه نموده و سپس مراحل فوق را مجدداً انجام داده و فایل را بارگذاری نماید.‏

۶- پیوست: