ساماندهی فضاهای اداری دستگاههای اجرایی کشور (مصوبه ۱۳۱۱۳۵/۱۹۰۱ مورخ ۲۰/۷/۸۳ شورای عالی اداری)
شورای عالی اداری در صدوهجدهمین جلسه مورخ ۱۱/۷/۱۳۸۳ در اجرای بند ۱۰ قسمت ب ماده (۱) قانون برنامه سوم توسعه فرهنگی، اقتصادی و اجتماعی (موضوع وظایف و اختیارات شورای عالی اداری) به منظور ساماندهی فضاهای اداری دستگاههای اجرایی کشور در زمینه اجرای بند ب ماده ۸۹ قانون تنظیم بخشی از مقررات مالی دولت و همچنین تبصره ۱ بند ۲ مصوبه ۴۳۱/۱۳.ط مورخ ۱۵/۱۲/۱۳۷۹ شورای عالی اداری مبنی بر ساماندهی فضاهای ساختمانهای اداری و ایجاد بانک اطلاعات ساختمانهای اداری، بهرهبرداری و تعیین تکلیف فضاها و ساختمانهای اداری مازاد و مورد نیاز دستگاههای اجرایی تصویب نمود:
ساماندهی فضاهای اداری دستگاههای اجرایی کشور
تکالیف وزارتخانهها، سازمانها، مؤسسات و شرکتهای دولتی و واحدهای استانی:
۱- کلیه دستگاههای اجرایی ملی و واحدهای استانی موظفند اطلاعات دقیق وضع موجود مربوط به فضاها و ساختمانهای اداری خود و احتمالاً تغییرات بعدی را برحسب مورد و با ملاک قراردادن نشریه ۱۷۸ (ضوابط طراحی ساختمانهای اداری) استخراج نموده؛ فضاهای مازاد و یا کمبود فضای اداری خود را مطابق ضوبط این مصوبه محاسبه و حداکثر در فروردین ماه هرسال به سازمان مدیریت و برنامهریزی کشور و یا استان اعلام نمایند. سازمان مدیریت و برنامهریزی کشور و استان برحسب مورد نسبت به تشکیل بانک اطلاعات ساختمانها و فضای اداری کشور و استان اقدامنماید.
تکالیف سازمان مدیریت و برنامهریزی و شورای برنامهریزی و توسعه استان:
۲- سازمان مدیریت و برنامهریزی استان موظف است با توجه به شرایط و ویژگیهای ساختمانها و فضای اداری استان، پایه و نرم اطلاعات استاندارد فضاهای اداری واحدهای استانی خود را که براساس شرح وظایف دستگاه و پستهای سازمانی مصوب در قالب فرمهای مندرج در نشریه ۱۷۸ (ضوابط طراحی ساختمانهای اداری)، که خاص همان استان است، انتخاب و تدوین نموده و پس از تصویب در شورای برنامهریزی و توسعه استان ملاک عمل اجرای بند ب ماده ۸۹ قانون تنظیم بخشی از مقررات مالی دولت قرار دهند.
دستورالعمل نحوه انتخاب پایه و نرم اطلاعات استاندارد فضای اداری توسط سازمان مدیریت و برنامهریزی کشور ابلاغ میشود.
۳- سازمان مدیریت و برنامهریزی استان موظف است اطلاعات مربوط بهشناسنامه ساختمانها و فضاهای اداری استان را سالانه و در سه ماهه اول هرسال مورد بررسی مجدد قرار داده و به هنگام نماید. همچنین گزارش فضاهای مازاد و کمبود فضاهای اداری تمامی واحدهای اداری استان و شهرستانهای تابعه را با توجه به نتایج حاصل از بند (۲) این مصوبه تعیین و به شورای برنامهریزی و توسعه استان ارایه نماید.
۴- به پیشنهاد سازمان مدیریت و برنامهریزی استان و تصویب شورای برنامهریزی و توسعه استان، فضاها و ساختمانهای مازاد و نیازهای جدید دستگاههای اجرایی استان/ شهرستان احصاء و طبق جداول زمانبندی سالیانه نسبت به ساماندهی، جابجایی و بهرهبرداری مناسب از اینگونه فضاها برای واحدهای نیازمند اقدام نمایند.
۵- شورای برنامهریزی و توسعه استان موظف است از احداث و تأسیس ساختمانهای اداری برای دستگاههایی که فضا یا ساختمان اداری مازاد دارند در سطح شهرستانهای استان جلوگیری نماید.
تبصره – شورای برنامهریزی و توسعه استان موظف است با بررسی فضای اداری هر شهرستان چنانچه مازاد فضاهای موجود واحدهای شهرستانی از ۲۰% فضای استاندارد استان، (حداکثر ۱۰۰ متر مربع فضای اصلی و ۱۰۰ متر مربع فضای جانبی نسبت به نرم و پایه اطلاعات استاندارد همان استان) بیشتر بود، تصمیمگیری نموده و نسبت به ساماندهی، جابجایی و یا واگذاری فضا یا ساختمان مازاد، جهت بهرهبرداری بهینه به دستگاه نیازمند، اقدام نماید.
۶- در شهرستانهای جدیدالتأسیس، ایجاد ساختمانهای اداری با تصویب شورای برنامهریزی و توسعه استان، صرفاٌ به صورت سایت اداری موضوعیت دارد و هرگونه احداث ساختمانهای اداری جدید خارج از سایت اداری ممنوع میباشد.
تبصره ۱- در مواردی که چند واحد یا دستگاه از یک ساختمان اداری بهرهبرداری میکنند، ایجاد هماهنگی در انجام وظایف پشتیبانی از قبیل حراست فیزیکی، حضور و غیاب، نظافت عمومی و استفاده از مکانها و خدمات اداری مشترک نظیر کتابخانه، رستوران، نقلیه، طبق دستورالعملهایی خواهد بود که توسط سازمان مدیریت و برنامهریزی کشور ابلاغ میشود.
تبصره ۲- هزینههای نگهداری ساختمانها و فضاهای اداری مشترک از قبیل هزینههای آب، برق، گاز و تعمیرات، توسط دستگاهی که بیشترین فضای اداری را دراختیار دارد، پرداخت میگردد. در صورت بروز اختلاف، طبق نظر سازمان مدیریت و برنامهریزی کشور یا استان اقدام خواهد شد.
تکالیف سازمان مدیریت و برنامهریزی کشور:
۷- پیشبینی هرگونه احداث و تکمیل فضاها و ساختمانهای اداری در موافقتنامهها منوط به تأیید نیاز براساس بانک اطلاعات تشکیل شده موضوع بند (۱) این مصوبه توسط سازمان مدیریت و برنامهریزی کشور خواهد بود.
تبصره- اجرای این بند برای دستگاههای استانی منوط به تأیید شورای برنامهریزی و توسعه استان خواهد بود.
۸- ساماندهی، جابجایی و بهرهبرداری مناسب از فضاها و ساختمانهای مازاد و نیازهای جدید دستگاههای اجرایی، به پیشنهاد سازمان مدیریت و برنامهریزی کشور و تصویب هیأت وزیران انجام خواهد شد.
۹- سازمان مدیریت و برنامهریزی کشور براساس نیازها و شرایط موجود موظف است ویژگیهای کارکردی ادارات (موضوع محورهای ردیف ج از بند ۳-۳ نشریه ۱۷۸) را برای کلیه استانهای کشور با توجه به شرایط و مختصات فنی و فضای اداری و پراکندگی جغرافیایی آنها تهیه نماید.
۱۰- سازمان مدیریت و برنامهریزی کشور با همکاری سایر دستگاههای ذیربط موظف است ظرف مدت یکسال، ضوابط و استاندارد فضاها و ساختمانهای اداری را مورد تجدیدنظر قرار داده و منطبق با شرایط کارکردی جدید اصلاح و نرمافزارهای اجرایی آن را تهیه نماید.
۱۱- هدایت، پیگیری و نظارت بر حسن اجرای این مصوبه بر عهده سازمان مدیریت و برنامهریزی کشور میباشد.
معاون رئیس جمهور و دبیر شورای عالی اداری – حمید شرکاء