دستورالعمل جامع سوابق پرداخت حق بیمه (بخشنامه شماره ۱۰۰۰/۹۹/۸۷۶۵ مورخ ۱۳۹۹/۰۹/۲۵ سازمان تأمین اجتماعی)
بخشنامه تجمیع، تنقیح و تلخیص
در راستای تنقیح، تجمیع و تلخیص بخشنامه‌ها و دستورهای اداری، شفاف‌سازی مقررات، تسهیل در ارائه خدمات و ارتقای امور، پاسخگویی متکی به فرآیندهای هوشمند و بهنگام، رضایتمندی ذینفعان، ایجاد وحدت رویه و همچنین بازنگری به عمل آمده در ضوابط مربوط به شناسایی، استخراج، بررسی و تأیید سوابق پرداخت حق بیمه که در ارائه حمایتهای مقرر در قانون تأمین اجتماعی، تعهدات کوتاه‌مدت و بلندمدت و همچنین حمایتهای برون‌سازمانی نقش بسزایی را ایفا مینماید توجه ادارات کل استانها و واحدهای تابعه را به رعایت و اجرای دقیق مفاد این بخشنامه جلب مینماید.
دستورالعمل جامع سوابق پرداخت حق بیمه
فصل اول: مبانی و تعاریف
۱- سابقه پرداخت حق
سابقه پرداخت حق بیمه مدت زمانی است که براساس قانون تأمین اجتماعی و یا سایر قوانین ومقررات مرتبط، حق بیمه آن پرداخت و یا به حکم قانون ایجاد و حق بیمه آن پرداخت شده تلقی می‌گردد و به صورت روز سابقه محاسبه و حسب مورد دارای مولفه های مختلف از جمله: هویت بیمه‌شده، کارکرد، دستمزد ماخذ کسر حق بیمه، نوع شغل، نوع سابقه، نرخ و وضعیت می‌باشد.(پیوست شماره ۱)
تذکر: اصطلاح “سابقه پرداخت حق بیمه” در این بخشنامه، به اختصار “سابقه” نامیده می شود.
۲- مولفه های سابقه
به اجزا و عناصر مرتبط با سابقه پرداخت حق بیمه حسب مورد شامل هویت بیمه‌شده، کارکرد، دستمزد ماخذ کسر حق بیمه، شغل، نوع سابقه، نرخ، اطلاعات کارگاه و… مولفه‌های سابقه اطلاق می‌گردد.
۳- هویت بیمه‌شده
شامل نام، نام خانوادگی، شماره شناسنامه، کدملی، نام پدر و تاریخ تولد می باشد.
۴- کارکرد
میزان سابقه بر حسب روز در بازه / مقطع زمانی معین.
۵- دستمزد ماخذ کسرحق بیمه
وجوهی که براساس قوانین و مقررات، مبنای کسرحق بیمه قرارگرفته است.
۶- نرخ حق بیمه
عبارت است از ضریبی از دستمزد ماخذ کسر حق بیمه که به حکم قوانین و مقررات مشخص گردیده و بر اساس آن مبلغ حق بیمه مشمولین تعیین ومحاسبه می‌گردد.
۷- نوع و ارزش تاثیر سابقه
مولفه ایست که بیانگر منشا قانونی ایجاد و فرآیند تولید سابقه بوده و معرف نوع بیمه، تاثیر در نحوه بهره برداری به صورت عادی و ارفاقی (ضریبی از صفر تا دو) می باشد.(پیوست شماره ۱)
۸- کارگاه
کارگاه محلی است که بیمه‌شده به دستور کارفرما یا نماینده او در آنجا کار میکند که در این بخشنامه مبین مکان کارکرد و تولید سابقه و ویژگیهای بهره برداری از آن می باشد.
۹- شغل
عبارت است از مجموعه ای از وظایف و فعالیت هایی که شخص به منظور کسب درآمد یا اخذ دستمزد انجام میدهد و دارای کد شغلی خاص می‌باشد.
۱۰- وضعیت سابقه
وضعیت سابقه به دو نوع قطعی و غیرقطعی تقسیم بندی می‌گردد.
۱۱- سابقه پرداخت حق بیمه قطعی
به سوابقی اطلاق میشود که حق بیمه مربوطه براساس ضوابط و مقررات پرداخت و یا پس از طی مراحل و مواعد قانونی، تعیین تکلیف شده و یا بدهی آن قطعیت یافته و مبنای ارائه تعهدات قانونی قرارگیرد.
۱۲- سابقه پرداخت حق بیمه غیرقطعی
آن دسته از سوابق که حق بیمه آن پرداخت نشده یا بدهی مربوط به آن قطعی نگردیده و فرآیندهای وصول وپیگیری قانونی آن نهایی نگردیده و همچنین ایامی که بیمهشدگان صاحبان حرف و مشاغل آزاد، اختیاری و انواع بیمه های انفرادی و… حق بیمه آن را پیش پرداخت نموده اند (تا سپری شدن زمان مربوطه) جزء سوابق غیرقطعی محسوب میشود.
۱۳- شماره بیمه دایم
شماره هشت رقمي پوست های است که به بیمه‌شده اصلی اختصاص داده میشود و کلیه اطلاعات مربوط به مشخصات هویتي وسوابق آنان تحت شماره مذکور نگهداري می‌گردد
۱۴- شماره بیمه موقت
شماره هشت رقمي پیوسته‌ای است که از زمان مکانیزاسیون واحدهاي اجرایی (تاریخ مکانیزه شعب) به بیمهشدگان اصلی که در لیستهای پرداخت حق بیمه یا گزارشات بازرسی، اطلاعات هویتی آنها ناقص بوده (فقدان کد ملی، شماره شناسنامه، نام پدر و…) تخصیص داده شده و معمولا با یک حرف الفبای انگلیسی شروع میشود.
۱۵- سابقه فعال /کارا
به سوابقی که قابلیت استفاده از آنها جهت بهره برداری و ارائه خدمات و تعهدات قانونی مختلف مهیا باشد، سابقه فعال/ کارا اطلاق میشود.
۱۶- سابقه غیرکارا
به سوابقی که قبلا مورد بهره برداری قرارگرفته و یا به دلایلی همچون انتقال به سایر صندوق‌ها، رای صادره از مراجع قضایی و ذیصاح، انتقال پرونده مطالباتی و… قابلیت بهره برداری مجدد ندارد سوابق غیرکارا اطلاق می‌گردد.
۱۷- شعبه بهره‌بردار سابقه
شعبه اي که نسبت به ارائه تعهدات و خدمات به استناد سوابق پرداخت حق بیمه اقدام مینماید.
۱۸- شعبه نگهدارنده سند
شعبه‌اي که سند مولد سابقه در آن وجود دارد.
۱۹- تلفیق سوابق خام بیمه‌شده
فرایند بررسی و محاسبه مجموع سوابق یک فرد با لحاظ مولفه های سابقه و رعایت تقویم زمانی که مجموع سوابق خام بیمه‌شده طی آن اعلام می‌گردد.
۲۰- سیستم مولد سابقه
برنامه‌ای است که بر اساس قوانین و مقررات، اجراي آن منتج به تولد كيي سابقه پرداخت حق بیمه می‌گردد.
۲۱- سند مولد سابقه
سندی است که حسب مورد از سوی واحدهای مرتبط یا از طریق سیستمهای مولد سابقه، ایجاد و در پایگاه سوابق نگهداری می‌گردد.
۲۲- سابقه پرداخت حق بیمه با نرخ جزئی
به مدت زمانی اطلاق میشود که حق بیمه آن حسب مقررات قانونی وقت (لیست یا بازرسی) صرفا جهت استفاده ازحمایت درمان در زمان خود بر اساس نرخ های ۵%، ۵/۸ %، ۹% و ۱۱% پرداخت است و تبدیل آن به سوابق کامل، مستلزم پرداخت مابهالتفاوت حق بیمه توسط بیمه‌شده می باشد. (جدول پیوست شماره ۲)
۲۳- سوابق فاقد بازه تاریخی
سوابقی که بدلیل فقدان دوره و بازه زمانی علیرغم پرداخت حق بیمه متعلقه مطابق قوانین و مقررات، قابلیت نمایش در پایگاه سابقه را نداشته و در پایگاهی جداگانه به همین نام ذخیره و نگهداری میگردند. (مانند سوابق مازاد سنی قالی بافان، سنوات ارفاقی آموزش وپرورش استثنایی کشور و… (جدول پیوست شماره۳) همچنین میبایست سایر سوابقی که در سنوات گذشته به عنوان ارفاق در ارائه تعهدات بلندمدت لحاظ و مورد بهرهبرداری قرار گرفته و در پایگاه مستمریها نگهداری می‌گردد در پایگاه فوق الاشاره قابل مشاهده باشد (مانند سوابق ارفاقی سخت و زیان آور، سنوات ناشی از بخشنامه تعیین تکلیف مستمریها و…) دراین خصوص لازم است قابلیت مذکور حداکثر ظرف مهلت یکسال توسط شرکت مشاور مدیریت و خدمات ماشینی تأمین در پایگاه سابقه ایجاد گردد.
فصل دوم: تولید و استخراج
تولید سوابق بر اساس اسناد مولد سابقه صورت میپذیرد که این اسناد دارای سیستم مولد سابقه یا فاقد سیستم مولد سابقه میباشند و برمبنای طرحهای مکانیزاسیون و سامان سوابق بیمه شدگان، نحوه تولید (ایجاد) و اصاح در واحدهای اجرایی به دو دسته قبل از تاریخ مکانیزه و بعد از تاریخ لمکانیزه تقسیم بندی می‌گردد.
۲۴- اسناد دارای سیستم مولدسابقه
به اسنادی گفته میشوند که براساس آن و وفق ضوابط و مقررات، حق بیمه مربوطه پرداخت و از طریق سیستم نرم افزاری ، سابقه مرتبط با آن تولید می‌گردد که عمده ترین آنها عبارتند از:
۲۵- لیست و پرداخت حق بیمه
لیستهای مزد، حقوق و پرداخت حق بیمه کارگاههای مشمول قانون تأمین اجتماعی که از تاریخ ۱۸/ ۳/۱۳۲۸ تاکنون به روشهای متفاوتی شامل کاغذی (دستی)، دیسکت، لوح فشرده و الکترونیکی (اینترنتی) دریافت گردیده است که سوابق آنها بر اساس تاریخ مکانیزه شعب به دو گروه لیستهای مکانیزه با کدنوع سابقه «۲۱» و لیستهای جاری با کدنوع سابقه «۰۱» (کارکرد عادی لیست) تفکیک و تولید شده است.
۲۶- محاسبه پرونده مطالباتی
اسناد پرونده مطالباتی شامل گزارشهای بازرسی،کارگاهی و تحقیقی، محاسبات پرونده مطالباتی و آرای صادره از سوی هیا تهای تشخیص مطالبات سازمان می‌باشدکه سابقه تولید شده از این اسناد قبل از تاریخ مکانیزه شعب، در قالب فرمهای ۱/۳ و ۶ توسط واحد وصول حق بیمه شعب استخراج و از طریق سیستمهای ساماندهی(طرح سامان سوابق) با کد نوع سابقه «۲۲» ایجاد و بعد از تاریخ مذکور با عنوان سابقه ناشی از بازرسی با کد نوع سابقه «۰۴» تولید می‌گردد.
۲۷- قرارداد ادامه بیمه اختیاری و صاحبان حرف و مشاغل آزاد
این دسته از سوابق بر اساس قراردادهای منعقده بیمه اختیاری و حرف و مشاغل آزاد بیمه شدگان پس از پرداخت مبلغ حق بیمه ایجاد و به دو دسته قبل و بعد از تاریخ مکانیزه تقسیم می‌گردد. سوابق قبل از تاریخ مکانیزه توسط واحد وصول حق بیمه و در قالب فرم ۳ (لغایت سال ۱۳۷۴) و فرم ۸ (از سال ۱۳۷۴ لغایت تاریخ مکانیزه شعب) توسط واحد امور بیمهشدگان استخراج و در زمان ساماندهی (سامان سوابق) در قالب فرمهای مذکور (کد نوع سابقه ۰۹و۰۸) تولید و سوابق بعد از تاریخ مکانیزه با صدور برگ پرداخت مکانیزه و وصول حق بیمه مربوطه با همان کدهای نوع سابقه ایجاد و در سیستم تولید گردیده است.
۲۸- اسناد پرونده فنی
سوابق اسناد مرتبط با پرداخت غرامت دستمزد ایام بیماری، بارداری، مقرری بیمه بیکاری و…(جدول انواع سابقه پیوست شماره ۴) مربوط به قبل از تاریخ مکانیزه در زمان ساماندهی که بر اساس دستورالعملها و نرمافزارهای مربوطه تولید و پس از آن از طریق سیستمهای مولد مرتبط ایجاد می‌گردد.
۲۹- پرداخت حق بیمه رانندگان (فاقد رابطه دستمزد)
سوابق اسناد مرتبط با پرداخت حق بیمه رانندگان در سه مقطع قبل از تیرماه ۱۳۷۲ (بر اساس دفاتر پرداخت حق بیمه از سال ۱۳۵۴)، تیر۱۳۷۲ لغایت شهریور ۱۳۸۰ (براساس صورت وضعیت مسافر یا بارنامه) با کد نوع سابقه »۳۷« و بعداز مهر ۱۳۸۰ (براساس برگه پرداخت حق بیمه، لیست انفرادی و گردشحساب به استناد قانون بیمه‌های اجتماعی رانندگان) با کد نوع سابقه‌های «۱۷» رانندگان باربری، »۱۸« رانندگان مسافربری و کارکرد عادی لیست »۰۱« ایجاد می‌گردد.
۳۰- سایر اسناد
با گسترش پوشش بیمه‌ای و تحت پوشش قرار گرفتن طیفهای مختلف نظیر قالیبافان، گروههای توافقی، کارگران ساختمانی و… سیستمهای مولد سابقه برای این گروه از بیمه شدگان بر اساس سندهای مختلف نظیر برگ پرداخت، لیست انفرادی و… ایجاد گردیده است. (جدول پیوست شماره ۴)
۳۱- تذکر مهم: بدیهی است در صورت هرگونه تغییر در اسناد مولد و سوابق مرتبط بر اساس قوانین و مقررات، لازم است کلیه موارد متعامل ازجمله بهره‌برداری‌های صورت‌گرفته، خسارات وارده و… با همکاری اداره کل حقوقی و قوانین صورت پذیرد.
۳۲- اسناد فاقد سیستم مولد
اسنادی که تاکنون برای آنها سیستم مکانیزه مولد سابقه ایجاد نگردیده است در این گروه از اسناد قرار می‌گیرند نظیر کمیتههای رسیدگی به ادعای اشتغال، آرای اداره کار، رای دیوان عدالت اداری، توافقنامهها و مجوزات خاص و… از جمله اسناد فاقد سیستم مولد میباشند که در حال حاضر سوابق مربوطه از طریق نرم افزار کاربرگ اسناد فاقد سیستم مولد تولید میگردند.
۳۳- سیستمهای تولید سابقه
سیستم تولید سابقه به دوگروه اصلی سیستم های مولد سابقه و کاربرگ اسناد فاقد سیستم مولد تقسیم میشوند:
۳۴- سیستمهای مولد سابقه
با توجه به تاریخ مکانیزه شعب سیستمهای تولید سابقه به قبل و بعد از مکانیزه تقسیم بندی می‌گردد.
انواع اسناد قبل ازمکانیزه :
فرمهای ۱/۳و۶ : بر حسب ضوابط دستورالعمل
۳۵- سیستم تولید سابقه قبل از مکانیزه (نرم افزار اخذ مجوز ساماندهی)
سوابق قبل از تاریخ مکانیزه از طریق اجرای دستورالعملهای ساماندهی و نرم افزارهای مربوطه در سیستم ایجادگردیده است. در خصوص اسناد بهجامانده از ساماندهی و یا اسنادی که نیاز به اصلاح آن وجود دارد لمیبایست از طریق نرم افزار اخذ مجوز ساماندهی به شرح ذیل اقدام گردد:
۳۶- واحد اجرایی مکلف است جهت اخذ مجوز ثبت، حذف و یا اصلاح هر یک از انواع اسناد مولد سابقه قبل از مکانیزه (انواع لیست قبل از مکانیزه، فرم ۱ /۳ و۶، اسناد پرونده فنی، فرم ۳ و ۸ اختیاری و حرف و مشاغل آزاد) در دفتر «اخذ مجوز ساماندهی اسناد گذشته» نسبت به ثبت درخواست، ذخیره سازي ریز اطاعات سند ساماندهي نشده یا اشکال دار و ارسال درخواست به اداره کل استان اقدام نمایدکه پس از تایید توسط ادارهکل استان و اعمال آن توسط واحد نامنویسی وحسابهای انفرادی واحد اجرایی، سوابق در سیستم ایجاد می‌گردد.
۳۷- در زمان ثبت لیستهای قبل از مکانیزه، لیستها برحسب وضعیت و ارزیابی کیفیت آن، فرسودگی کاغذها، جوهر قلم و فرسایش طبیعی و… به سه دسته تقسیم و در سیستم ثبت گردیده اند:
لیست دسته یک: لیستهایی که کاملا خوانا بوده و به طورکامل قابل بهرهبرداری میباشند.
لیست دسته دوم: لیستهایی که کاملا ناخوانا و غیرقابل بهره برداری میباشند.
لیست دسته سوم: لیستهایی که برخی از ردیف های آن خوانا و قابل بهرهبرداری و بخشی از آن قابل بهرهبرداری نمی‌باشد.
۳۸- ثبت سیستمی درخواست و ریز اطاعات سند میبایست حسب مورد توسط کارشناسان واحدهای نامنویسی و حسابهای انفرادی (لیست های پرداخت حق بیمه قبل از مکانیزه)، وصول حق بیمه (فرمهای ۱ /۳ و ۶) و امور بیمهشدگان (اسناد پرونده فنی و فرم های۳ و ۸) انجام و پس از تایید مسئولین واحدهای ذیربط، از طریق مسئول واحد نامنویسی و حسابهای انفرادی و رییس / معاون بیمه ای شعبه تایید نهایی گردد.
تذکر: سوابق موردی ناشی از بازرسی (کد نوع سابقه۴۳) که قبلا توسط واحد وصول حق بیمه اعلام و در زمره اسناد پرونده فنی به ا اشمار میآیند پس از تایید آن توسط واحد وصول حق بیمه در سیستم قابل ثبت خواهد بود.
۳۹- مسئول نامنویسی وحسابهای انفرادی میبایست نسبت به اخذ مجوز درخواستهایی که مراحل ثبت و تایید آن به اتمام رسیده (از طریق گزینه درخواست مجوز) اقدام نماید.
۴۰- رییس اداره نامنوسي و حسابهاي انفرادي اداره کل استان مكلف است درخواستهاي واصله از شعب تابعه را بررسي و حسب نوع سند عنداللزوم با هماهنگي روسای ادارات وصول حق بیمه و امور بیمه شدگان نسبت به تعين تکلیف هر درخواست (تایید، عدم تایید، ارسال مستندات) در حداقل زمان ممکن و حداکثر تا پایان وقت اداري روز بعد اقدام نماید.
۴۱- مرحله و وضعت درخواستهایي که توسط اداره کل استان تایید شده‌اند در دفتر«اخذ مجوز ساماندهي اسناد گذشته» شعبه با عنوان «تایید ستاد» نماش داده ميشوند و در ان حالت مسئول واحد نامنوسي و حسابهاي انفرادي میباست از طرق گزینه « اعمال درخواست» نسبت به استخراج يي سابقه و یا انجام تغييرات در سستم در اسرع وقت اقدام نماد.
۴۲- واحدهای اجرایی مکلفند در اسرع وقت نسبت به ارسال مستندات مربوط به درخواستهایی که دارای وضعیت «نیاز به مستندات» می باشند به اداره کل استان اقدام تا امکان اتخاذ تصمیم میسرگردد.
تذکر : واحدهایاجرایی مکلفند در زمان ثبت/ اصلاح اسناد، ابتدا کلیه اسناد را با دقت مورد بررسی قرار داده سپس نسبت به ثبت درخواست مجوز اقدام و از ثبت و تایید درخواستهای تکراری خودداری نمایند.
۴۳- سیستم های تولید سابقه بعد از مکانیزه
سیستمهای مذکور به نرم افزارهای تولید سابقهای که بر اساس قوانین و مقررات جاری، سوابق مربوطه را با اعمال کنترلهای لازم (بخش کنترلها) نظیرکنترل مشخصات هویتی، شماره بیمه و… ایجاد مینمایند اطلاق می‌گردد.
۴۴- کاربرگ سوابق اسناد فاقد سیستم مولد (نحوه ایجاد، اصلاح و حذف)
همانطورکه در بخش اسناد فاقد سیستم مولد سابقه بیان شد در حال حاضر باتوجه به فقدان سیستم مکانیزه برخی از انواع سوابق از طریق نرم افزار کاربرگ فاقد سیستم مولد تولید می‌گردد. ضمنا اصاح اسناد مولدی که فاقد سیستم اصلاح میباشند نظیر لیستهای پرداخت حق بیمه، نیز از طریق نرم افزار مذکور صورت میپذیرد. (جدول پیوست شماره ۵)
۴۵- گردش عملیات صدور و ثبت کاربرگ سوابق
واحد درخواستکننده میبایست نسبت به تکمیل فرم درخواست مجوز کاربرگ (پیوست شماره۶) و اخذ دستور رییس/ معاون شعبه اقدام و پس از ثبت در دبیرخانه شعبه، اطلاعات فرم را در منوی مربوطه ثبت و ذخیره نماید که در این حالت به هر درخواست به طور سیستمی یک سریال اختصاص داده میشود.
۴۶- از آنجاییکه حیطه دسترسی بر اساس شرح وظایف واحدها تعریف گردیده، لذا فرآیند ثبت، ایجاد، اصلاح، تایید اولیه، حذف، لغو و تایید نهایی توسط کاربران و مسئول واحد تولیدکننده سابقه انجام، سپس مسئول نامنویسی و حسابهای انفرادی شعبه با اخذ مستندات دستی و تطابق درخواست و مستندات ارسالی با اطاعات سیستم و دقت در نوع سابقه لانتخابی، پارامترهای ثبت شده و دوره آن و در چارچوب ضوابط و مقررات سازمان، عملیات مربوطه را با استفاده از کلید«اعمال» تایید نموده که در این حالت موارد درخواستی در پایگاه سابقه لحاظ و قابل مشاهده خواهند بود.
۴۷- یک نسخه از فرم کاربرگ به همراه کلیه اسناد مرتبط با ایجاد آن، نظیر صورتجلسات کمیتههای احتساب سوابق و بررسی صحت سوابق (دستور اداری ۵۳۹/۵۰۰۰ مورخ ۲۱/ ۶/۸۸ و دستورالعمل۴۲ سوابق) و… میبایست علاوه بر نگهداری در پرونده فنی/ الکترونیک، در پرونده مطالباتی کارگاه (تا زمان تولید نرم افزار مربوطه) و در زونکنی جداگانه بایگانی گردد.
۴۸- گروهی از سوابق تولید شده به صورت کلی که براساس توافقنامههای ستادی پذیرفته شده (کارکنان بانک رفاه کارگران، راه آهن، ایران ایر و شرکت نفت و…( از طریق نرم افزار کاربرگ در پایگاه سوابق شعب اعمال شده اند.
تذکر ۱: واحدهای متولی تولید سابقه (سیستم باجه دریافت و…( میبایست ترتیبی اتخاذ نمایند تا حداکثر ۶ ماه پس از صدور این دستورالعمل سیستمهای مولد سابقه جهت اسناد فاقد سیستم مولد ایجادگردد. ضمنا امکان اصلاح سوابق از طریق سیستمهای تولیدکننده سابقه نیز میسرگردد.
سوابق رانندگان
۴۹- سوابق رانندگان از نظر زمان و نحوه تولید به سه گروه قبل از ۱۳۷۲/۴/۱ ، از ۱/ ۴/۱۳۷۲ تا ۳۱/ ۶/۱۳۸۰ و بعداز ۳۱/ ۶/۱۳۸۰ تقسیمبندی می‌گردد.
۵۰- در خصوص بررسی سوابق رانندگان قبل از ۱/ ۴/۱۳۷۲ در صورت وجود اعتراض به سوابق پرداخت حق بیمه، مدارک و مستندات بیمه‌شده مبنی بر اشتغال و پرداخت حق بیمه به اداره کل نامنویسی وحسابهای انفرادی ارسال گردد.
سوابق رانندگان از ۱/ ۴/۱۳۷۲ تا ۳۱/ ۶/۱۳۸:
۵۱- واحدهای اجرایی میبایست فرآیند درخواست سوابق پرداخت حق بیمه رانندگان مربوط به بازه زمانی ذکر شده را از طریق سامانه خدمات بین شعب – سامانه استعلام سوابق رانندگان مبتنی بر وب انجام دهند و این مهم لازم است توسط آخرین شعبه محل بیمه پردازی صورت پذیرد.
۵۲- واحدهای اجرایی موظفند در صورت مراجعه رانندگان و یا بازماندگان آنان و عدم آگاهی ازآخرین محل بیمه پردازی و یا شماره بیمه، با استفاده از سامانه هوشمند سوابق متمرکز (سامانه خدمات بین شعب)، نسبت به ارائه اطلاعات بیمه ای و راهنمایی لازم در خصوص درخواست سابقه پرداخت حق بیمه رانندگان وفق ضوابط و مقررات جاری اقدام نمایند.
۵۳- واحدهای اجرایی مکلفند به هنگام مراجعه متقاضیان سوابق پرداخت حق بیمه رانندگی با بررسی پرونده فنی و سایر مدارک مرتبط نسبت به احراز شغل رانندگی در بازه زمانی مربوطه اقدام و در صورت لزوم، درخواست سوابق پرداخت حق بیمه رانندگی برای بیمه‌شده اخذ و حتی الامکان از ارسال درخواستهای غیر ضروری و یا درخواست سابقه برای بیمه شدگانی که فاقد سوابق پرداخت حق بیمه رانندگی میباشند، خودداری گردد.
۵۴- در صورتی که سوابق رانندگان قبلا طی مکاتبه با شرکت مشاور مدیریت و خدمات ماشینی تأمین از طریق منوی سوابق سایر شعب (سوابق غیر مکانیزه( در سیستم سبا ثبت گردیده میبایست ابتدا از طریق وب سرویس مذکور نسبت به ثبت درخواست و دریافت سوابق اقدام، سپس سوابق قبلی را حذف نمایند (از طریق منوی سوابق سایر شعب ، سوابق قبلی از حالت استخراج و تایید خارج گردد).
۵۵- تمامی درخواستهایی که توسط واحدهای اجرایی و از طریق سامانه موصوف ثبت گردیده اند به ستاد مرکز (اداره کل نامنویسی و حسابهای انفرادی) واصل و پس از کنترل و تطبیق شماره بیمه و اطاعات هویتی مندرج در درخواستها با اطلاعات موجود در بانک اطلاعات بارنامه / صورت وضعیت رانندگان، سوابق مرتبط نیز مورد بررسی و پالایش قرار گرفته و پس از رفع خطاها و مغایرتهای احتمالی، سوابق پرداخت حق بیمه رانندگان به واحدهای اجرایی ارسال می‌گردد. در این مرحله واحدهای اجرایی می بایست مطابق سیستم مربوطه نسبت به دریافت سوابق اعام لشده و بهره برداری از آن اقدام نمایند.
نحوه رسیدگی اعتراض بیمه شدگان راننده دوره ۱۳۷۲-۱۳۸۰ ناشی از صورت وضعیت مسافر و بارنامه به سوابق اعلام شده:
۵۶- در صورت اعتراض بیمه‌شده به سوابق اعلام شده، ارائه یک نسخه از اسناد بارنامه/ صورت وضعیتهای مسافربری که در همان دوره به شعبه ارسال گردیده، توسط بیمه‌شده الزامی بوده و بهشرح ذیل اقدامات لازم انجام پذیرد:
۵۷- واحدهای اجرایی میبایست از وجود اسناد بارنامه/ صورت وضعیتهای مسافربری که در مهلت مقرر و قبل از مهرماه سال ۱۳۸۰ توسط موسسات حمل و نقل بار و مسافر به شعب سازمان ارائه گردیده و نسخه‌ای از آن نزد بیمه‌شده می‌باشد (نسخه مخصوص رانندگان)، اطمینان حاصل نموده و سپس به منظور تطابق اسناد نزدبیمه‌شده و اسناد ارائه شده به سازمان (در مهلت مقرر قانونی)، نسبت به دریافت ریز اسناد از اداره کل نامنویسی و حسابهایانفرادی اقدام نمایند. دقت شود که اسناد ارائه شده مربوط به بازه زمانی ۱ / ۴ /۱۳۷۲ لغایت ۳۱ / ۶ /۱۳۸۰ و تماما ممهور به مهر راننده، خوانا و غیر مخدوش باشد.
۵۸- واحدهای اجرایی پس از بررسی و تطابق اسناد ارائه شده توسط بیمه‌شده با اسناد نزد سازمان (صورت ریز اعلام شده توسط اداره کل نامنویسی وحسابهای انفرادی از طریق سامانه مذکور) در صورتیکه مغایرتی از لحاظ تعداد اسناد و مبالغ حق بیمه‌های مندرج در اسناد مذکور مشاهده نشد، مراتب را به بیمه‌شده اعلام نمایند و لیکن چنانچه برخی از اسناد ارائه شده در همان دوره درسوابق بیمه‌شده منظور نشده باشد، میبایست مراتب را از طریق ادارات کل استانها به اداره کل نامنویسی و حسابهای انفرادی منعکس تا وفق مقررات، اقدام لازم صورت پذیرد.
۵۹- در نهایت چنانچه محرز شود صورت وضعیت مسافر/ بارنامه توسط راننده به شرکت مسافربری/ باربری پرداخت لیکن مراتب به سازمان تأمین اجتماعی واصل نگردیده باشد موضوع از طریق دستورالعمل ۵۳۹/۵۰۰۰ مورخ ۲۱/ ۶/۸۸ قابل بررسی خواهد بود.
مواردی که در رسیدگی به فرآیند اعتراض بیمه شدگان راننده مذکور به سوابق اعلام شده می بایست مد نظر قرارگیرد:
۶۰- میزان کسر حق بیمه از هر بارنامه تا پایان سال ۱۳۷۳ برای کرایه حمل تا ۱۵۰،۰۰۰ ریال مبلغ ۲،۵۰۰ ریال و برای کرایه حمل ۱۵۰،۰۰۰ ریال و بالاتر، مبلغ حق بیمه معادل ۵،۰۰۰ ریال می باشد.
۶۱- از تاریخ ۱ / ۱ /۱۳۷۴ لغایت پایان طرح ( ۳۱ / ۶ /۱۳۸۰) مبالغ حق بیمه معادل ۴ درصد کل هر بارنامه می‌باشد.
۶۲- میزان کسورات از هر صورت وضعیت مسافربری ۵ درصد کل صورت وضعیت می‌باشد که در صورت دو راننده بودن حق بیمه به صورت مساوی بین دو راننده تقسیم می‌گردد.
۶۳- مبالغ حق بیمه مکسوره از بارنامه ها/ صورت وضعیتهای محاسبه شده مطابق بندهای فوق، نسبت به دستمزد روزانه مصوب هر سال، تبدیل به روز کارکرد و سابقه می‌گردد.
تبصره : لازم به‌ذکر است مبالغ کسر حق بیمه میبایست در همان دوره و با رعایت بخشنامه‌ها و دستورهای اداری صادره به حساب سازمان واریزگردیده باشد.
سوابق رانندگان بعد از ۳۱/ ۶/۱۳۸۰: براساس قانون بیمه های اجتماعی حمل بار و مسافر بین شهری و ضوابط مربوطه اقدام می‌گردد.
تبدیل سوابق جزیی (نرخ جزیی)
۶۴- درخواست تبدل سابقه جزیي به کامل ميباست از سوي بیمه‌شده به واحد امور بیمه شدگان آخرین شعبه محل پرداخت حق بیمه/ نزدیکترین شعبه محل سکونت ارائه گردد.
۶۵- اخذ درخواست تبدل سابقه پرداخت حق بیمه جزیی به کامل صرفا براي بیمه شدگان (صرفنظراز اینکه در زمان تقاضا بیمه‌پرداز باشند) وتا قبل از قرارگرفتن در ردیف مستمري بگیران مجاز خواهد بود.
۶۶- پس از اخذ درخواست درصورتي که سابقه جزیي بیمه شده درشعبه محل ارائه درخواست موجود باشد، ميباست بدوا واحد نامنویسی و حسابهاي انفرادي سابقه مورد نظر را (از طرق منوي حسابهاي انفرادي ساماندهي سوابق-ثبت لست با نرخهاي جزیي) درسستم ثبت و تايید نموده تا متعاقب آن زمینه انجام سار اقدامات مربوطه توسط واحد امور بیمه شدگان فراهم شود.
۶۷- چنانچه سوابق پرداخت حق بیمه جزیي بیمه‌شده مربوط به سایر شعب باشد (اعم از يک چند شعبه) واحد امور بیمه شدگان ميباست بدواً مراتب را به واحد نامنویسي و حسابهاي انفرادي اعلام تا واحد اخیرالذکر سوابق جزیي را از سایر شعب درخواست نماید.
۶۸- شعبه‌اي که سوابق پرداخت حق بیمه جزیي در آن موجود است پس از دریافت استعلام سابقه ميبایست نسبت به اعلام سابقه جزیي بیمه‌شده بصورت غیرمکانیزه به شعبه درخواست کننده اقدام نماید تا بر همن اساس امکان محاسبه مابهالتفاوت حق بیمه دوره مربوطه به صورت غیر مکانزه توسط شعبه اخیرالذکر (محل ارائه درخواست بیمه‌شده) و ابلاغ آن فراهم گردد.
۶۹- درصورت پرداخت مبلغ مابهالتفاوت ناشی ازتبدیل سوابق جزیی به کامل در مهلت مقرر قانوني از سوي بیمه‌شده، شعبه محل ارائه درخواست که نسبت به محاسبه و وصول مبلغ مابهالتفاوت اقدام نموده است میباست مراتب را طبق فرم شماره دو بخشنامه مربوطه (پیوست شماره۷) به شعبه اعلام کننده سابقه جزیي منعکس نماید تا شعبه اخیرالذکر سوابق کامل شده را از طرق منوي حسابهاي انفرادي- ساماندهي سوابق- دفتر اسناد پرونده فني و با کد ۱۹ تحت عنوان «جزیي تبدل شده به کلي» با رعایت ضوابط ثبت اسناد ساماندهی قبل از مکانیزه در سستم ایجاد و به شعبه محل ارائه درخواست متقاضي ارسال نماید.
چگونگی استخراج عناوین شغلی
۷۰- در صورت نیاز به عناوین شغلی، کارشناس حسابهای انفرادی موظف است پس از دریافت درخواست، گزارش عناوین شغلی بیمه‌شده را از سیستم اخذ و به واحد درخواستکننده ارجاع نماید. بدیهی است نحوه بررسی و رسیدگی به عناوین شغلی مذکور متعاقبا طی دستور العمل جداگانه اباغ خواهدگردید.
دفترتغییر وضعیت سابقه (فعال و غیرکارا)
۷۱- همانطوری که در فصل تعاریف عنوان شد سوابق از نظر بهرهبرداری به دو نوع فعال و غیرکارا (انواع وضعیت سوابق غیرکارا به شرح جدول پیوست شماره ۸) تقسیم بندی میگردند. به منظورتغییر وضعیت سوابق، دفتری به نام «دفتر تغییر وضعیت سوابق » طراحی گردیده که گردش کار و عملیات آن بشرح ذیل می‌باشد:
۷۲- در صورت ضرورت تغییر وضعیت سوابق از«غیرکارا» به «فعال» لازم است درخواست مورد نظر توسط واحد ذیربط (با توجه به نوع بهرهبرداری) ثبت و تایید وپس از تایید معاون یا مسئول شعبه و حسب مورد تایید اداره کل استان از طریق گزینه «اعمال»، سوابق تغییر وضعیت مییابد.
۷۳- چنانچه سوابق بیمه شدگان به دلایلی مانند ارسال لیست خاف، لسابقه غیر واقعی و احراز موضوع مطابق ضوابط دستورالعمل ۴۲ سوابق خارج از ضوابط و مقررات تأمین اجتماعی تشخیص داده شود موضوع میبایست تا تعیین تکلیف نهایی ازطریق دستورالعمل ۴۲ سوابق در دفتر تغییر وضعیت سوابق از «فعال» به «غیرکارا ناشی از تعلیق سوابق» با ذکر دلایل مربوطه در قسمت «توضیحات» دفتر ثبت و تایید و نهایتا توسط مسئول نامنویسی و حسابهای انفرادی از طریق گزینه «اعمال» سوابق غیرکارا گردد.
۷۴- غیرکارا ناشی از تعلیق: در مواردیکه مطابق ضوابط و مقررات نیاز به حذف و یا اصاح سوابق باشد لازم است صرفا تا صدور حکم مراجع قضایی و یا قطعیت حکم و تعیین تکلیف آن، سوابق مذکور در زمره سوابق غیر کارا ناشی از تعلیق سوابق قرار گیرد.بدیهی است واحدهای اجرایی مکلفند در سریعترین زمان ممکن نسبت به تعیین تکلیف اینگونه سوابق اقدام نمایند.
۷۵- امکان تبدیل، تغییر و یا ادغام شماره بیمه و اصاحات معمول برای لسوابق غیرکارا وجود ندارد.
تذکر: باتوجه به اهمیت وضعیت سوابق، واحدهای اجرایی میبایست دقت نظر لازم در تبدیل وضعیت سوابق غیر کارا به فعال را مد نظر قرار دهند.
نکات مهم:
۷۶- اصلاح وضعیت سوابق غیرکارا ناشی از برقراری مستمری/ تعلیق به فعال، میبایست با مجوز ادارهکل استان و ضبط مدارک در پرونده فنی/ الکترونیک فرد صورت پذیرد.
۷۷- چنانچه در زمان بررسی و اعام سابقه مشخص گردد سوابق بیمه‌شدهای که قبلا مستمری‌بگیر (بازنشسته، ازکارافتاده کلی و بازماندگان) شده، بنا بر دلایلی هنوز غیرکارا نگردیده میبایست بافاصله نسبت به غیرکارا نمودن آن اقدام گردد.
۷۸- نحوه بهره برداری و ثبت ریز دستمزد بیمه شدگان قبل از سال ۱۳۷۰
در اجرای بند «۲۰» یک هزار و دویست و سومین جلسه هیات مدیره محترم مورخ ۲۱/ ۱۲/۱۳۸۹ مصوبه شماره ۲۳/ ۲۰۱/۸۹۹۳۷۱ مورخ ۲۸/ ۱۲/۱۳۸۹ در مواردیکه ضرورت ایجاب نماید (از جمله مستمری‌هایی که نسبت به سنوات پرداخت حق بیمه برقرار می‌گردد)، لازم است ریز دستمزد این قبیل بیمهشدگان توسط واحد امور بیمهشدگان و بر اساس اسناد و مدارک مربوطه استخراج و مورد بهره برداری قرارگیرد.
۷۹- نظر به اینکه در سنوات گذشته و قبل از سیستم مکانیزه دریافت لیست پرداخت حق بیمه، برخی کارفرمایان کارگاههای دولتی به صورت ماهانه (۳۰ روز و ۳۱ روز در ۶ ماهه اول سال) نسبت به پرداخت حق بیمه کارکنان خود اقدام نموده اند چنانچه در برخی از ماهها به طور متناوب۳۰ یا ۳۱ روزه لیست ارسال نموده اند در صورت تمایل دستگاه به پرداخت مابهالتفاوت حق بیمه برای ماههایی که صرفا اقدام به ارسال لیست به مدت ۳۰ روز نموده اند با ارائه مدارک از سوی دستگاه و متقاضی، رسیدگی به موضوع توسط واحد اجرایی بامانع خواهد بود.
۸۰- اداره کل نامنویسی و حسابهای انفرادی با همکاری اداره کل وصول حق بیمه و امور بیمه شدگان ظرف مهلت حداکثر یکسال نسبت به ایجاد سامانه حسابهای انفرادی افراد اقدام نماید.
۸۱- در اجرای ماده ۳۹ ق.ت.ا و الزام سازمان به رسیدگی به نقص یا اختاف و یا هرگونه مغایرت در صورت مزد و حقوق ارسالی کارفرمایان، واحدهای وصول حق بیمه و نامنویسی و حسابهای انفرادی مکلفند ضمن هماهنگی نسبت به بررسی و کنترل لیستها و سوابق ناشی از لیستهای دریافتی اقدام نماید.
۸۲- در راستای اجرای بند ما قبل، ادارات کل مزبور مکلفند شیوه نامه مربوطه را متعاقبا تهیه و ارسال نمایند.
فصل سوم: شناسایی، کنترل و احراز سوابق
کنترلها
کنترلهای تولید سابقه میبایست در زمان تولید (سیستمهای تولیدکننده سابقه)، تغییر (سیستمهای اصلاح سوابق) یا بررسی و تایید سابقه جهت بهره برداری برروی سوابق بیمه شدگان صورت پذیرد.
۸۳- کنترل اطلاعات هویتی و تغییرات آن
لازم است کنترل اطاعات هویتی بیمه شدگان شامل نمایه های اصلی هویتی با لحاظ تغییرات و کدملی در زمان تولید، اصاح، بررسی و تایید سابقه مد نظر قرار گیرد.
۸۴- کنترل سند و سابقه
با توجه به اینکه الزامی است به ازای هر رکورد سابقه، سندی متناظر با آن وجود داشته باشد بدیهی است برای هر نوع سابقه ای میبایست مطابقت بین سند تولید شده با سابقه ایجاد شده برقرار باشد در غیر اینصورت با توجه به نوع سند لازم است اقدامات ذیل صورت پذیرد:
اگر نوع سابقه، لیست باشد میبایست از طریق منوی پایگاه سابقه/ پیمایش سند، اطاعات لازم را وارد نموده و عملیات پیمایش را انجام داد اگر با این اقدام سابقه ایجادی در سوابق خام بیمه‌شده مشاهده نگردید لازم است با واحد تولید کننده سابقه مکاتبه گردد.
چنانچه نوع سابقه، از نوع سند تولید سابقه انفرادی باشد میبایست از طریق منوی سوابق ماهانه بیمه شدگان/ پیمایش سند فردی سوابق، اطاعات لمورد نیاز را وارد و عملیات پیمایش را انجام داد که در این مرحله نیز اگر در سوابق خام بیمهشدگان، سابقه مد نظر رویت نگردد می بایست با واحد تولیدکننده سابقه مکاتبه گردد.
۸۵- کنترل سن با سابقه و شغل
این کنترل میبایست در زمان تولید، بررسی و تایید سابقه مدنظر قرار گرفته و نسبت به بررسی احراز اشتغال و رابطه مزدبگیری بیمه‌شده اقدام گردد.
۸۶- کنترل نوع سابقه و نرخ مربوط به آن:
با توجه به ماده ۲۸ قانون تأمین اجتماعی و همچنین آیین‌نامه و بخشنامه‌ها، حق بیمه های دریافتی دارای نرخ‌های متفاوتی میباشند لذا میبایست نرخ پرداخت حق بیمه با توجه به نوع سابقه بررسی و کنترل و اصلاح گردد. (جدول نرخ پیوست)
۸۷- کنترل تغییرات سابقه
در حال حاضر تغییر سابقه بیمه شدگان از دو طریق ۱- سیستم های تولید و اصلاح سابقه (تایید لیست، اخذ مجوز وکاربرگ) ۲- تغییر شماره بیمه امکانپذیر می‌باشد بنابراین در تولید و استخراج و یا بررسی و تایید سابقه میبایست کلیه تغییرات مد نظر قرار گرفته ومدارک مرتبط با هر نوع تغییر، وفق فرایندهای مربوطه در پرونده فنی قابل رویت و مشاهده باشد.
۸۸- کنترل وضعیت سوابق (فعال و غیرکارا)
همانگونه که در تعاریف عنوان گردید سوابقی که به نحوی غیرکارا گردیده اند غیر قابل بهرهبرداری میباشند بنابراین در زمان تغییر، بررسی و تایید سوابق می بایست وضعیت سوابق بررسی گردد.
۸۹- بررسی و کنترل تداخلهای سابقه (مجاز یا غیر مجاز)
لازم است کنترل و بررسی تداخل و رفع همپوشانی در زمان تولید، بررسی و تایید سوابق صورت پذیرد که با توجه به نوع تداخل، روشهای رفع آن متفاوت و بعضا بامانع می‌باشد (وفق ماتریس همپوشانی)
۹۰- بررسی و کنترل سوابق اسناد پرونده فنی
لازم است سوابق مستند به اسناد پرونده فنی مانند سوابق ایام بیماری، بارداری، سوابق منتقله، سربازی، فرم ۳ و ۸ اختیاری و مشاغل آزاد و… در زمان تولید، بررسی و تایید سابقه، با اسناد و فرمهای مربوطه مطابقت و در صورت مشاهده هرگونه مغایرت، نسبت به اصلاح آن اقدام گردد.
۹۱- بررسی و کنترل سوابق مازاد سقف ماه وسوابق تکراری
منظور از سوابق مازاد سقف ماه سوابقی است که در یک ماه جمع آن از بازه تقویمی بیشتر باشد و سوابق تکراری سوابقی است که یک سند سابقه با دو شماره سریال مختلف ثبت گردیده باشدکه برای اصلاح هر کدام میبایست وفق مقررات، هر سند از طریق سیستمهای اصلاح سابقه نظیرکاربرگ یا اخذ مجوز ساماندهی یا پیمایش سند اقدامات لازم صورت گیرد.
۹۲- کنترل سوابق غیرقطعی
در صورت مشاهده ردیفهای سابقه غیر قطعی درگزارشات سوابق خام که مربوط به سال های قبل از آخرین بیان کارگاهی باشد لازم است مراتب از واحد وصول حق بیمه استعلام گردد.
۹۳- بررسی وکنترل تولید سوابق ناشی از اجرای رای ماده ۱۴۸ قانون کار، ادعای اشتغال موضوع دستورالعمل ۳۹ ۵/۵۰۰۰ مورخ ۱ ۲/ ۶/۸۸ و دادنامه ۷۲۰ هیات عمومی دیوان عالی کشور مورخ ۳/ ۳/۱۳۹۰،آراء دیوان عدالت اداری و توافقنامه ها و مجوزات خاص
کنترل مدارک و مستندات تولید سوابق از طریق اجرای آرای ماده ۱۴۸ قانون کار و یا کمیته رسیدگی به ادعای اشتغال بیمهشدگان و یا توافقنامههای صورتپذیرفته و مطابقت آن با فرایندهای مقرر.
۹۴- بررسی وکنترل فرایندهای ناقص(کاربرگ ناتمام، اخذ مجوز ساماندهی ناتمام) و لیستهای تایید نشده و یا از تایید خارج شده
در زمان بررسی و تایید سابقه میبایست فرایندهای ناتمام تولید و اصلاح سابقه مد نظر قرار گرفته و وفق مقررات نسبت به تکمیل آن اقدام گردد.
۹۵- بررسی و کنترل قراردادهای بیمه شدگان اختیاری و مشاغل آزاد و اطمینان از ثبت سوابق آنها
جهت بررسی سوابق بیمه شدگان خاص یا بیمه شدگانی که به صورت انفرادی و با عقد قرارداد، حق بیمه خود را به سازمان پرداخت مینمایند الزامی است که قراردادهای منعقده در پرونده الکترونیک فنی درج و دوره سوابق آنها نیز در سیستم به صورت کامل ثبت شده باشد در صورتیکه سوابق مذکور در سیستم ثبت نشده و یا به صورت ناقص و بعضا به اشتباه ثبت شده باشد میبایست با واحد تولیدکننده سابقه (واحد امور بیمهشدگان) مکاتبه گردد.
۹۶- بررسی وکنترل سوابق رانندگان و کارگران ساختمانی
چنانچه نوع سابقه ایجادی، مربوط به بیمه شدگان مذکور باشد میبایست مدارک و مستندات لازم جهت عقد قرارداد/درخواست حسب مورد در بدو ورود، وفق دستورالعملهای مربوطه در پرونده فنی درج شده باشد و چنانچه در سوابق آنها خلا مشاهده گردد ضروری است اخذ گردش حساب مربوطه وفق ضوابط مقرر در بخشنامه موضوعی مورد بررسی قرار گیرد.
۹۷- کنترل سوابق نامتجانس (کارکرد منفی و ایام بیماری دوره ۱۳۵۴/۰۴/۰۱ لغایت ۳۱/ ۰۳/۱۳۵۹)
سوابق نامتجانس به سوابقی اطلاق میشود که طبق قانون امکان تعلق آن به بیمه‌شده وجود نداشته باشد نظیر سوابق ایام بارداری برای بیمهشدگان مرد یا سوابق سربازی بعداز سال ۱۳۵۷ برای بیمه شدگان زن.
۹۸- بررسی و کنترل فواصل سوابق چنانچه بین سوابق ایجادی مانند لیست و ایام بیماری/ لیست و بیکاری و… فاصله رویت شود، میبایست با توجه به نوع سند موجود در پرونده بررسی گردد.
۹۹- بررسی وکنترل تاریخ نامنویسی و تاریخ استخدام با توجه به فرم اظهارنامه و همچنین مستندات مربوط به اشتغال فرد(گواهی اشتغال و…( خصوصا سوابق قدیمی جهت بررسی سوابق با توجه به تاریخ استخدام مندرج در اظهارنامه و مستندات موجود در پرونده فنی، میبایست طبق آدرس کارگاه مدنظر، شماره بیمه های ناشناس موجود بررسی و در صورت نیاز مکاتبه با واحدهای ذیربط در این خصوص انجام شود.
۱۰۰- اصول کلي تلفیق سوابق بمه شدگان در سطح یک کارگاه
۱۰۰-۱- عملات تلفیق سوابق کارگاهی بایستی به صورت ماهانه باشد.
۱۰۰-۲- حاصل جمع سوابق تلفقی درشش ماهه اول هر سال نباید از ۱۸۶ روز (به ازاي هر ماه ۳۱ روز) و در شش ماهه دوم هر سال از ۱۸۰ روز (به ازاي هر ماه ۳۰ روز) بیشتر باشد. در اسفند سال کبیسه ۳۰ و غیر کبیسه ۲۹ روز که در شش ماهه دوم در سال غ ر بسه ۱۷۹ روز خواهد شد.
۱۰۰-۳- چنانچه کارکرد بیمه‌شده در هر ماه مستند به لیست پرداخت حق بیمه کامل باشد، دیگر نیازي به تلفق کارکرد مزبور با سایر سوابق نمي‌باشد.
۱۰۰-۴- در صورتي که در ماه براي بیمه‌شده اي بش از يک لیست در یک کارگاه ثبت شده باشد لازم است، روزهاي کارکرد با رعایت تاریخ ترک کار بیمه‌شده در لیستهای ارسالی جمع جبری و سپس تلفیق گردد.
۱۰۰-۵- کلیه سوابق تولید شده توسط سیستم‌هاي جاري در واحدهاي اجرایي، قبل از ذخیره شدن در فایل سوابق بیمه شدگان به صورت بازه تقویمی تجزیه ميشود.
۱۰۰-۶- براي هر بیمه‌شده باستي ابتدا سابقه مستند به لیست یا مستند به فرم‌هاي ۱ /۳ و ۶ مربوط به همان ماه مشخص و سپس با سوابق ببماري، بارداري، بیکاري و… مربوط به همان ماه و همان ارگاه تركیب و جمع شود.
۱۰۰-۷- زمان تلفیق سوابق مستند به لیست ماهانه کارگاه، فرم‌هاي ۱ /۳ و۶، سوابق مستند به پرونده فني بیمه‌شده (بیماري، بارداري، بیکاري و…) براي هر يک از بیمهشدگان پس از اتمام عملیات تجزیه سوابق هر يک از موارد فوق در کارگاه مورد نظر ميباشد.
فصل چهارم: بررسی و تایید سابقه
بررسی و تایید سابقه، به مجموعه ای از اقدامات شامل بررسی و کنترل، شناسایی، احراز و اعام در جهت بهرهبرداری از سوابق اطلاق می‌گرددکه انجام هریک از این فرآیندها نیاز به بررسی های تخصصی مختص به خود میباشند که بدون بهره برداری از سوابق میسر نمی‌گردد. لذا با توجه به نقش، اهمیت و تاثیر مستقیم سوابق پرداخت حق بیمه در ارائه کلیه خدمات سازمان از جمله تعهدات کوتاه مدت و بلند مدت، در زمان بررسی و تایید سابقه (اعلام سابقه) می بایست کنترلهای مربوطه در حداقل زمان ممکن (۱۰ روز کاری) صورت پذیرد. به همین منظور لازم است رعایت نکات ذیل مورد توجه کارشناسان و مسئولین حوزه نامنویسی و حسابهای انفرادی قرار گیرد.
۱۰۱- انجام کنترلها
انجام کنترلها نظیر وضعیت سوابق ازنظر کارا وغیرکارا، تداخلها وهمپوشانیهای مربوط به سوابق ایجاد شده و… (که در بخش کنترلها به تفصیل به آن پرداخته شد) بر روی کلیه سوابق بیمه‌شده.
۱۰۲- شناسایی سوابق
انجام فرایند شناسایی و بررسی و کنترل اطلاعات هویتی، تغییر شماره بیمه، تغییر هویتی، سوابق شمارههای موقت و فرضی مطابق پیوست شماره ۹ این دستورالعمل.
۱۰۳- احراز سوابق
احراز سابقه به مفهوم انجام کلیه عملیات بازرسی و تشخیصی براساس مدارک و مستندات (اظهارنامه نام نویسی، گواهی اشتغال، فرمها و مکاتبات مربوط به سوابق و…) و یا بازرسیها که منتج به اطمینان از صحت سوابق و تعلق آن به بیمه‌شده می باشد.
تذکر ۱: در صورت عدم احراز سوابق و اطمینان از عدم بهرهبرداری ( برقراری تعهدات کوتاه مدت و بلندمدت و سایر حمایتهای قانونی) نسبت به تفکیک و نگهداری سابقه وفق ضوابط و مقررات (تفکیک سابقه بر اساس فرایند اصحلاح سابقه-تغییر شماره بیمه) اقدام گردد.
تذکر ۲: در صورت استفاده من غیرحق از سوابق وفق ضوابط و مقررات اقدام گردد.
۱۰۴- سامانه هوشمند متمرکز سوابق
به منظور بررسی و تایید سوابق جهت برخورداری از حمایتهای مقرر در قانون با قابلیت بهره برداری برخط از سوابق (حذف درخواست، جمعآوری و انتقال سوابق بین شعب و…) سامانه هوشمند متمرکز سوابق مجهز به کنترلهای هوشمند سیستمی (بیش از ۲۰کنترل) طراحی و عملیاتی گردیده که گردش کار آن بصورت ذیل می‌باشد:
۱۰۵- پس ازثبت درخواست بیمه‌شده درسامانه‌های متعامل با سامانه هوشمند متمرکز سوابق (سامانه مستمری) رکوردی در دفتر درخواست تایید سابقه ایجاد می‌گردد.
۱۰۶- کارشناسان و مسئولین نامنویسی و حسابهای انفرادی میبایست پس از کنترل اطلاعات هویتی و مدارک و مستندات پرونده الکترونیک (پرونده فنی) نظیر فرم درخواست بازنشستگی، ریز سوابق بیمه‌شده را با استفاده از گزارشات متنوع سابقه (گزارش سوابق سال به سال، سوابق تلفیقی و تراکنشی) به دقت بررسی نموده، با استفاده از راهنمای کاربران نسبت به تایید درخواست طبق مراحل ذیل اقدام نمایند.
۱۰۷- با انتخاب گزینه بررسی و تایید نرم افزار موجود در این سیستم بطور هوشمند، سوابق بیمه‌شده در تمامی شعب را پردازش،کنترل نموده و نتیجه کنترلها و اشکالات سابقه را (به صورت هشدار) گزارش می نماید.
۱۰۸- کارشناس نامنویسی و حسابهای انفرادی میبایست ردیفهای گزارش شده را به دقت بررسی نموده، در صورت عدم نیاز به بررسی موضوع توسط سایر شعب (شعبه تولیدکننده سابقه)، نسبت به تایید کلیه ردیفها اقدام و سپس درخواست را تایید و در صورتیکه نیاز به تایید یا رفع اشکال توسط سایر شعب باشد نسبت به ایجاد ریز درخواست و تایید آن اقدام نماید. (درخواست مذکور پس از تایید مسئول نامنویسی و حسابهای انفرادی در کارتابل شعبه مذکور ایجاد می‌گردد).
تذکر: در صورتیکه برخی از سوابق مورد ادعای بیمه‌شده در ریز سوابق مشاهده نگردید، کارشناس نامنویسی و حسابهای انفرادی میبایست در بخش ریز درخواست، نسبت به ثبت درخواست جدید جهت شعبه مربوطه اقدام نماید.
۱۰۹- شعبه تولیدکننده سابقه (شعبه مقصد)، درخواست شعبه مبدا را بررسی نموده، حسب مورد نسبت به تهیه پاسخ مطابق راهنما اقدام و در صورت نیاز به مستندات بطور سیستمی با شعبه مربوطه مکاتبه مینماید. لازم به ذکر است در صورتیکه درخواست مربوط به اشکالات سابقه باشد میبایست طبق فرایندهای جاری نسبت به رفع آن اقدام گردد. ضمنا در صورت عدم رفع اشکال سیستم اجازه مختومه نمودن درخواست را نمیدهد.
۱۱۰- مسئول نامنویسی و حسابهای انفرادی (مسئول حسابهای انفرادی) پس از بررسی سوابق و مطابقت آن با مدارک و مستندات، حسب مورد نسبت به تایید یا بررسی مجدد اقدام و سوابق در واحد درخواستکننده سابقه قابلیت بهره برداری را خواهد داشت.
تذکر: به منظور لزوم نظارت و کنترل هر چه بهتر و حصول اطمنان از صحت سوابق بیمه‌شده، میبایست در زمان ي بررسی و تایید سابقه (اعلام سابقه) ضمن انجام کلیه اقدامات لازم جهت جلوگیری از بروز هرگونه خطا و اشتباه (عمدا یا سهوا)، همواره کنترلهای لازم توسط کارشناسان ومسئولین ذیربط مد نظر قرارگرفته و به کنترلهای سیستمی و گزارشات آن اکتفا نگردد.
این دستورالعمل ضمن بازنگری در مفاد دستورالعملهای شماره ۲۷ ساماندهی به شماره ۱۱۱۵۷۳/۲۰۴۴ مورخ ۸/ ۱۱/۱۳۸۵ ،۳۴ ساماندهی به شماره ۲۵۵۳۱/۵۰۰۰ مورخ ۲۸/ ۱۱/ ۱۳۸۶، ۳۶ ساماندهی به شماره ۵۰۱۱/۴۱۸ مورخ ۹/ ۷/۱۳۸۷، ۳۷ انتقال مکانیزه به شماره ۶۲۵۵/۵۰۱۱ مورخ ۲۵/ ۱۱/۱۳۸۹، ۱/۳۷ انتقال مکانیزه به شماره ۱۱۶۲/ ۹۲/۵۰۱۱ مورخ ۱۶/ ۴/۱۳۹۲،۴۰ سوابق به شماره ۵۸۵/ ۹۲/۵۰۱۱ مورخ ۵/ ۳/۱۳۹۲، ۴۱ ساماندهی به شماره ۵۸۶/ ۹۲/۵۰۱۱ مورخ ۵/ ۳/۱۳۹۲، ۱/۴۱ ساماندهی به شماره ۲۱۹۰/ ۹۳/۵۰۱۱ مورخ ۹/ ۷/۱۳۹۳، ۶ خدمات نوین (رانندگان) به شماره ۱۱۵۷۲/ ۹۴/۱۰۰۰ مورخ ۳/ ۱۱/۱۳۹۴ تهیه شده که از تاریخ صدور جایگزین دستورالعملهای مذکور می‌گردد.
مسئول حسن اجرای این دستورالعمل مدیران کل، معاونین، روسای اداره نامنویسی و حسابهای انفرادی، امور بیمه شدگان، مستمریها و وصول حق بیمه ادارات کل استانها، روسا، معاونین و مسئولین ذیربط در شعب و شرکت مشاور مدیریت و خدمات ماشینی تأمین می باشد.
مصطفی سالاری- مدیرعامل سازمان تأمین اجتماعی