تعاریف و ضوابط تشكیلاتی موسسات دولتی وابسته به وزارتخانه ها و سازمان های مستقل (بخشنامه ۱۰۱/۱۶۷۹۳ مورخ ۱۳/۹/۱۳۸۱ سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور)
در اجرای بند ب ماده ۱۰۴ و تبصره ۲ ماده ۸ قانون استخدام كشوری و تكالیفی كه در قوانین و مقررات مختلف برای تأیید تشكیلات پیشنهادی دستگاه های دولتی به سازمان مدیریت و برنامه ریزی كشور محول شده است و به منظور نظام بخشیدن به تشكیلات حوزه مركزی موسسات دولتی وابسته به وزارتخانه ها و سازمان های مستقل و ایجاد هماهنگی در ساختار سازمانی آنها و اجتناب از ایجاد واحدهای سازمانی مشابه و جلوگیری از گسترش غیر ضرور تشكیلات دولت، تعاریف و ضوابط تشكیلاتی واحدهای سازمانی فوق الذكر را به شرح زیر ابلاغ می نماید :
(۱) سیاست ها :
۱/۱- جلوگیری از توسعه كمی تشكیلات موسسات دولتی و كاهش تصدی های دولت و واگذاری تصدی های اقتصادی و اجتماعی به بخش غیر دولتی.
۲/۱- توسعه ارایه خدمات اجتماعی دولت از طریق بخش غیر دولتی با استفاده از روش های پیش بینی شده در ماده ۸۸ قانون تنظیم بخشی از مقررات مالی دولت.
۳/۱- كاهش سطوح سازمانی (سلسله مراتب اداری) به منظور تسهیل در امر تصمیم گیری.
۴/۱- تجمیع واحدهای سازمانی و كاهش تعداد پست های مدیریتی به میزان ۲۰ درصد وضعیت موجود.
۵/۱- حذف واحدهای غیر ضرور از ساختار تشكیلاتی موسسات دولتی.
۶/۱- واگذاری امور عمومی و خدماتی به بخش غیر دولتی (در اجرای مصوبات شماره ۴۶/۱۴ مورخ ۳۱/۹/۱۳۴۹ و شماره ۴۲۹/۰۱۳ط مورخ ۱۳/۱۲/۱۳۷۹ شورای عالی اداری) و حذف پست های مربوط به فعالیت های مذكور.
۷/۱- عدم افزایش پست های سازمانی (با احتساب حذف پست های مذكور در بند ۶/۱)، جز در مواردی كه به موجب قوانین و مقررات ترتیب دیگری مقرر شده باشد.
(۲) تعاریف اصطلاحات تشكیلاتی :
۱/۲– توزیع وظایف :
وظایف دستگاه با در نظر گرفتن پیوستگی و سنخیت فعالیت ها تجزیه و تفكیك می شود و در قالب معاونت ها و سپس واحدهای سازمانی تقسیم و توزیع می گردد، به نحوی كه در این تقسیم بندی بین وظایف واحدهای سازمانی تداخل و تشابه وجود نداشته باشد.
۲/۲- ضوابط تشكیلاتی :
معیارهایی كه چگونگی توزیع وظایف، تعداد سطوح و تعداد واحدهای سازمانی را تعیین می نماید.
۳/۲- ساختار سازمانی :
روابط میان واحدهای سازمانی كه حدود اختیارات، سلسله مراتب، سطوح فرماندهی و نحوه تقسیم و توزیع وظایف میان واحدها را نشان می دهد و شامل شرح وظایف، نمودار سازمانی و پست های سازمانی می باشد.
۴/۲- سطح سازمانی :
هر یك از مقاطع تشكیل دهنده سلسله مراتب سازمانی است كه جزء رده فرماندهی قرار می گیرد.
۵/۲- واحد سازمانی
از اجزای ساختار سازمانی است كه در قالب یكی از انواع تشكل های سازمانی، معاونت، اداره كل، دفتر، مدیریت، اداره و سایر موارد مذكور در بندهای بعدی این ضوابط عهده دار انجام وظایف متجانس و مرتبط با اهداف دستگاه اصلی می باشد. در رأس هر واحد، پست سازمانی متناسب با اختیارات آن پیش بینی می شود.
۶/۲- واحد تابعه
واحدی است كه از نظر سیاست ها و خط مشی ها و نیز امور اداری و مالی و تشكیلاتی تابع دستگاه اصلی می باشد.
۷/۲- موسسه دولتی
موسسه دولتی واحد سازمانی مشخصی است كه به موجب قانون ایجاد و زیر نظر یكی از قوای سه گانه اداره می شود و عنوان وزارتخانه ندارد.
(۳) عنوان و تعریف واحدهای سازمانی
۱/۳- گروه
۱/۱/۳- گروه سطح سازمانی است كه عهده دار انجام چند وظیفه از وظایف دفتر یا مدیریت می باشد. ماهیت وظایف گروه مطالعاتی و تحقیقاتی است. گروه فاقد واحد تابعه است و در رأس آن رییس گروه قرار دارد.
۲/۱/۳- هر گروه متناسب با وظایف و مأموریت های محوله حداقل دارای ۵ پست سازمانی خواهد بود. تركیب پست های سازمانی گروه مشتمل بر پست های كارشناسی و كاردانی است.
۲/۳- اداره
۱/۲/۳- اداره سطح سازمانی است كه عهده دار انجام چند وظیفه از وظایف اداره كل و مدیریت می باشد. وجه غالب وظایف «اداره» اجرایی است. اداره فاقد واحد تابعه است و در رأس آن «رییس» قرار می گیرد.
۲/۲/۳- اداراتی كه عهده دار امور اجرایی یا پشتیبانی می باشند بر اساس تنوع و تعداد فعالیت ها حداقل با ۱۵ پست سازمانی ایجاد می شوند.
۳/۲/۳- هر اداره كه انجام فعالیت های آن مستلزم ایجاد پست های كارشناسی باشد متناسب با مأموریت ها و وظایف محوله حداقل با ۷ پست سازمانی، سازماندهی خواهد شد كه در این صورت حداقل ۴ پست آن كارشناسی خواهد بود.
۴/۲/۳- در تشكیلات ادارات اجرایی بر حسب تنوع و تعدد فعالیت های هر اداره پست «مسوول» پیش بینی می وشد.
۳/۳- دفتر
۱/۳/۳- دفتر سطح سازمانی است، كه عهده دار انجام بخشی از وظایف متجانس معاونت و یا دستگاه می باشد و وجه غالب وظایف آن مطالعاتی، آموزشی یا تحقیقاتی است. در رأس دفتر «مدیركل» قرار می گیرد.
۲/۳/۳- هر دفتر می تواند با حداقل ۲۵ پست سازمانی كه حداقل ۷۰ درصد پست های آن كارشناسی باشد، تشكیل گردد.
۳/۳/۳- در هر دفتر یك پست سازمانی با عنوان معاون پیش بینی می گردد.
۴/۳/۳- وظایف دفتر در قالب گروه سازماندهی می گردد. چنانچه در تشكیلات دفتر «گروه» پیش بینی نشود در این صورت در دفتر می ـوان پست های «كارشناس مسوول» و كارشناس ایجاد نمود. در این حالت به ازاء كاهش هر سه گروه یك پست معاون را می ـوان به پست های معاون اضافه نمود.
۵/۳/۳- چنانچه در ساختار داخلی دفتر، گروه ایجاد نشده باشد و پست های كارشناس مسوول و كارشناس مستقیماً تحت نظر معاون دفتر یا مدیركل قرار گیرند و تعداد پست های دفتر حداقل ۵/۱ برابر حداقل مذكور در بند ۲/۳/۳ باشند، حسب پیچیدگی و سنخیت وظایف دفاتر، تا ۳ معاون برای دفتر قابل پیش بینی خواهد بود.
۶/۳/۳- در صورتی كه وظایف دفتر در قالب گروه سازماندهی شود، معاون نقش دستیار و مشاور مدیركل را خواهد داشت و در سلسله مراتب فرماندهی قرار نمی گیرد و حسب ارجاع مدیركل وظایف محوله را انجام خواهد داد.
۴/۳- اداره كل
۱/۴/۳- اداره كل سطح سازمانی است كه عهده دار انجام بخشی از وظایف متجانس و یا دستگاه می باشد و وجه غالب وظایف آن اجرایی است. در رأس اداره كل، مدیر كل قرار می گیرد.
۲/۴/۳- وظایف اداه كل در قالب «اداره» سازماندهی می شود.
۳/۴/۳- برای هماهنگی و نظارت بر فعالیت های ادارات، برای حداقل 5 اداره یك اداره كل پیش بینی می شود.
۴/۴/۳- در هر اداره كل 2 پست معاون پیش بینی می گردد.
۵/۳- مدیریت
۱/۵/۳- مدیریت سطح سازمانی است كه انجام بخشی از وظایف معاونت یا دستگاه را در زمینه فعالیت های مطالعاتی، تحقیقاتی و اجرایی بر عهده دارد و در مقایسه با دفتر و اداره كل از نظر اندازه و حجم فعالیت ها در حد نازلتری است. در رأس «مدیریت»، مدیر قرار می گیرد.
۲/۵/۳- در صورتی كه دستگاه دارای وظایفی باشد كه از نظر حجم وظایف در سطح «دفتر» یا «اداره كل» قابل سازماندهی نباشد وظایف مورد نظر را می توان در سطح مدیریت سازماندهی نمود.
۳/۵/۳- تعداد پست های هر مدیریت حداقل در سطح سه اداره و یا سه گروه می باشد لكن برای ایجاد مدیریت الزاماً وجود اداره و گروه ضروری نمی باشد و حسب مأموریت ها و وظایف محوله، پست های سازمانی را می توان مستقیماً تحت نظارت مدیر و یا معاون وی سازماندهی نمود.
۴/۵/۳- در هر مدیریت در صورت عدم وجود گروه یا اداره، حداكثر یك پست سازمانی معاون پیش بینی می شود.
توضیح ـ در صورت عدم پیش بینی اداره یا گروه پست كارشناس مسوول را می توان در تشكیلات دفتر، اداره كل و مدیریت كه وجه غالب وظایف آن ها كارشناسی باشد، ایجاد نمود. مشروط بر آن كه حداقل 2 پست كارشناس یا كاردان را تحت نظارت داشته باشد.
۶/۳- معاونت
۱/۶/۳- معاونت بالاترین سطح سازمانی پس از بالاترین مقام موسسه دولتی می باشد كه انجام بخشی از وظایف، مرتبط با اهداف دستگاه را بر عهده دارد.
(۴) ضوابط طبقه بندی موسسات دولتی
معیارهای طبقه بندی موسسات دولتی به شرح زیر است :
۱/۴- مجری قانون خاص به صورت فراگیر در پهنه جغرافیایی كشور باشد.
۲/۴- ایفای وظایف موسسه تابعی از وضعیت و شرایط اجتماعی، اقتصادی یا سیاسی كشور باشد.
۳/۴- در سطح ملی به عنوان دستگاه مرجع شناخته شوند.
۴/۴- انجام یك یا چند امر حاكمیتی در كشور را عهده دار باشند.
۵/۴- حائز موقعیت راهبردی، هدایت گروه جهت دهنده باشند.
۶/۴- گسترده جغرافیایی فعالیت ها در سطح كشور باشد.
تبصره : معیارهای فوق الذكر بر اساس قوانین و مقررات تاسیس موسسات دولتی تعیین می شود.
(۵) معیارهای تفكیك موسسات دولتی در گروه های سه گانه به شرح زیر است :
گروه الف :
موسسات دولتی كه حداقل دارای ۵ ویژگی از معیارهای موضوع بند ۳ باشند، در گروه الف قرار می گیرند.
گروه ب :
موسسات دولتی كه حداقل دارای ۴ ویژگی فرعی از معیارهای موضوع بند ۴ باشند، در گروه ب قرار خواهند داشت.
گروه ج :
سایر موسسات دولتی كه فاقد شرایط گروه الف و ب باشند در گروه ج قرار خواهند گرفت.
۱/۵- موسسات دولتی موضوع گروه (الف) برای انجام امور مطالعاتی، تحقیقاتی و آموزشی مربوط می توانند از سطح سازمانی دفتر و انجام امور اجرایی مربوط از سطح اداره كل استفاده نمایند.
۲/۵- سطح سازمانی برای انجام امور مطالعاتی، تحقیقاتی، آموزشی و اجرایی موسسات دولتی گروه ب مدیریت می باشد.
۳/۵- سطح سازمانی برای انجام امور مطالعاتی، تحقیقاتی، آموزشی و اجرایی موسسات دولتی گروه (ج) مدیریت، گروه و اداره می باشد.
تبصره : در صورتی كه با توجه به ماهیت وظایف، سازماندهی موسسه دولتی مستلزم استفاده از عناوین دیگر برای واحدهای سازمانی آن باشد حسب مورد با تأیید كمیته هماهنگی تشكیلات دستگاه های دولتی در سازمان مدیریت و برنامه ریزی كشور در یكی از سطوح تعریف شده قرار می گیرد.
۴/۵- تعداد معاونت های موسسات گروه الف حداكثر ۴، گروه ب حداكثر ۳ و گروه ج حداكثر ۲ معاونت تعیین می گردد.
۵/۵- هر معاونت حداقل از ۳ واحد سازمانی در سطوح تعیین شده تشكیل می شود.
۶/۵- موسسات دولتی گروه (ج) به شرط رعایت ۵/۱ برابر حداقل های تعیین شده برای تشكیل مدیریت، اداره و گروه (موضوع بندهای ۱/۲، ۲/۳ و ۵/۳) چنانچه از یك سطح سازمانی معاونت استفاده نمایند با سطح مدیریت سازماندهی می شوند و در صورت ایجاد دو سطح معاونت، سطوح اداره و گروه حسب ماهیت وظایف در تشكیلات داخلی آنها قابل پیش بینی است.
(۶) فعالیت های تحت نظر بالاترین مقام موسسه دولتی
۱/۶- روابط عمومی
۲/۶- حراست
۳/۶- گزینش
۴/۶- ارزیابی عملكرد، بازرسی و پاسخگویی به شكایات
۵/۶- اموری كه حسب قوانین موضوعه، اداره آنها لزوماً تحت نظر بالاترین مقام دستگاه صورت می پذیرد.
تبصره : رییس مؤسسه دولتی حسب مورد می تواند برخی از امور تحت نظر خود را به معاونت ها محول نماید.
۶/۶- به منظور جلوگیری از تعداد و پراكندگی واحدهای سازمانی تحت نظارت بالاترین مقام مسوول دستگاه، امور ستاد تشخیصی ریاست موسسه شامل امور حوزه ریاست و ارزیابی عملكرد، بازرسی و پاسخگویی به شكایات روابط عمومی در یك واحد سازمانی سازماندهی شودند.
(۷) مشاوران
به منظور همفكری و مشاوره به رؤسای موسسات دولتی گروه الف و ب، پست مشاوره با ضوابط ذیل قابل پیش بینی می باشد.
۱/۷- رؤسای مؤسسات گروه الف حداكثر ۲ پست مشاور
۲/۷- رؤسای گروه ب حداكثر ۱ پست مشاور
(۸) سایر موارد
۱/۸- حداقل های تعیین شدهدر تعداد پست های واحدهای سازمانی برای مواردی است كه سنخیت وظایف جدید، تجمیع واحده را میسر نسازد. در صورت وجود سنخیت وظایف، تا تكمیل 2 برابر حداقل های تعیین شده، برای تشكیل واحد سازمانی مجزا اقدام نخواهد شد.
تبصره : تشكیل واحدهای سازمانی با بیش از ۲ برابر پست های تعیین شده در صورت وجود توجیه و پیشنهاد دستگاه قابل بررسی و تأیید می باشد.
۲/۸- تعداد پست های مدیریتی مؤسسات دولتی بر مبنای ۵/۱ برابر حداقل های تعیین شده در بند 3 این ضوابط قابل تعیین خواهد بود.
۳/۸- كمیته هماهنگی امور تشكیلات دستگاه های دولتی متشكل از معاون امور مدیریت و منابع انسانی، معاونین بخشی ذیربط مدیران ستادی و بخشی مربوط و صاحب نظران در امور سازماندهی در سازمان مدیریت و برنامه ریزی كشور، نظارت بر اجرای دقیق این بخشنامه را بر عهده دارد و نمایندگان موسسات دولتی، حسب مورد در جلسات كمیته شركت خواهند نمود.
۴/۸- مؤسسات دولتی موظفند با توجه به مفاد بند ۲ قسمت ب ماده ۱ قانون برنامه سوم توسعه نسبت به تطبیق ساختار سازمانی خود با ضوابط این بخشنامه اقدام نمایند.
۵/۸- از تاریخ تصویب و ابلاغ این بخشنامه هر گونه تغییر و اصلاح در ساختار سازمانی مؤسسات دولتی بر مبنای این ضوابط خواهد بود و دستگاه های مشمول آن مكلفند با توجه به تكالیف مذكور نسبت به اصلاح ساختار تشكیلاتی خود بر اساس مفاد این ضوابط اقدام نمایند.