ضوابط ساختار سازماني وزارتخانه ها و سازمان هاي مستقل وابسته به رياست جمهوري (بخشنامه شماره ۱۰۵/۲۸۲۱۶ مورخ ۲۵/۱۲/۱۳۸۱ سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور)
در اجراي بند ب ماده ۱۰۴ و تبصره ۲ ماده ۸ قانون استخدام كشوري، به منظور نظام بخشيدن به تشكيلات حوزه مركزي وزارتخانه ها و سازمان هاي مستقل تحت نظر رئيس جمهور و ايجاد هماهنگي در ساختار سازماني آن ها و اجتناب از ايجاد واحدهاي سازماني مشابه و جلوگيري از گسترش غيرضرور تشكيلات دولت، تعاريف و ضوابط تشكيلاتي واحدهاي سازماني فوق‌الذكر را به شرح زير ابلاغ مي‌نمايد:
(۱) سياست‌ها:
۱/۱- جلوگيري از توسعه كمي تشكيلات دستگاههاي دولتي و كاهش تصدي‌هاي دولت و واگذاري تصدي‌هاي اقتصادي و اجتماعي به بخش غيردولتي.
۲/۱- توسعه ارائه خدمات اجتماعي دولت از طريق بخش غيردولتي با استفاده از روش هاي پيش‌بيني شده در ماده ۸۸ قانون تنظيم بخشي از مقررات مالي دولت.
۳/۱- كاهش سطوح سازماني (سلسله مراتب اداري) به منظور تسهيل در امر تصميم‌گيري.
۴/۱- تجميع واحدهاي سازماني و كاهش تعداد پست هاي مديريتي تا پايان برنامه سوم توسعه به ميزان ۲۰% وضعيت موجود.
۵/۱- رعايت اصل عدم تمركز در توزيع وظايف ملي و استاني.
۶/۱- تعيين وظايف سياستگذاري، برنامه‌ريزي هدايت و نظارت براي حوزه مركزي دستگاه هاي اجرائي و پيش‌بيني وظايف اجرائي براي واحدهاي استاني.
۷/۱- حذف واحدهاي غيرضرور از ساختار تشكيلاتي دستگاه هاي اجرائي.
۸/۱- واگذاري امور عمومي و خدماتي به بخش غيردولتي (در اجراي مصوبات شماره ۴۶/۱۴ مورخ ۲۱/۱/۱۳۷۹ و شماره ۴۲۹/۰۱۳ط مورخ ۲۳/۱۲/۱۳۷۹ شوراي عالي اداري) و حذف پست هاي مربوط به فعاليت هاي مذكور.
۹/۱- عدم افزايش پست هاي سازماني (با احتساب حذف پست هاي مذكور در بند ۸/۱)، جز در مواردي كه به موجب قوانين و مقررات ترتيب ديگري مقرر شده باشد.
(۲) تعاريف اصطلاحات تشكيلاتي:
۱/۲ـ توزيع وظايف:
وظايف دستگاه با در نظر گرفتن پيوستگي و سنخيت فعاليت ها تجزيه و تفكيك مي‌شود و در قالب معاونت ها و سپس واحدهاي سازماني تقسيم و توزيع مي‌گردد، به نحوي كه در اين تقسيم‌بندي بين وظايف واحدهاي سازماني تداخل و تشابه وجود نداشته باشد.
۲/۲- ضوابط تشكيلاتي:
معيارهائي كه چگونگي توزيع وظايف، تعداد سطوح و تعداد واحدهاي سازماني را تعيين مي‌نمايد.
۳/۲- ساختار سازماني:
روابط ميان واحدهاي سازماني كه حدود اختيارات، سلسله مراتب، سطوح فرماندهي و نحوه تقسيم و توزيع وظايف ميان واحدها را نشان مي‌دهد و شامل شرح وظايف، نمودار سازماني و پست هاي سازماني مي‌باشد.
۲/۲- سطح سازماني:
هر يك از مقاطع تشكيل دهنده سلسله مراتب سازماني است كه جزء رده فرماندهي قرار مي‌گيرد. براساس اين ضوابط، سطوح سازماني حداكثر ۴ سطح به ترتيب زير مي‌باشد:
۱/۴/۲- وزير يا بالاترين مقام سازمان.
۲/۴/۲- معاونت.
۳/۴/۲- اداره كل – دفتر ـ مديريت.
۴/۴/۲- معاون مديركل (در صورتي كه اداره يا گروه در دفتر و اداره كل وجود نداشته باشد). در غير اين صورت گروه و اداره سطح چهارم را تشكيل خواهد داد
۵/۲- واحد سازماني:
از اجزاي ساختار سازماني است كه در قالب يكي از انواع تشكل‌هاي سازماني، معاونت، اداره كل، دفتر، مديريت، اداره و ساير موارد مذكور در بندهاي بعدي اين ضوابط، عهده‌دار انجام وظايف متجانس و مرتبط با اهداف دستگاه اصلي مي‌باشد. در راس هر واحد، پست سازماني متناسب با اختيارات آن پيش‌بيني مي‌شود.
۶/۲- واحد تابعه:
واحدي است كه از نظر سياست ها و خط مشي‌ها و نيز امور اداري و مالي و تشكيلاتي تابع دستگاه اصلي مي‌باشد.
۷/۲- دستگاه:
منظور از دستگاه در اين ضوابط كليه وزارتخانه‌ها و سازمانهاي مستقل تحت نظر رئيس جمهور به استثناي وزارت اطلاعات و وزارت دفاع و پشتيباني نيروهاي مسلح مي‌باشند.
(۳) عنوان و تعريف واحدهاي سازماني:
۱/۳- گروه:
۱/۱/۳- گروه چهارمين سطح سازماني است كه عهده‌دار انجام چند وظيفه از وظايف دفتر يا مديريت مي‌باشد. ماهيت وظايف گروه مطالعاتي و تحقيقاتي است. گروه فاقد واحد تابعه است و در راس آن رئيس گروه قرار دارد.
۲/۱/۳- هر گروه متناسب با وظايف و ماموريت هاي محوله حداقل داراي ۵ پست سازماني خواهد بود.تركيب پست هاي سازماني گروه مشتمل بر پستهاي كارشناسي و كارداني است.
۲/۳- اداره:
۱/۲/۳- اداره چهارمين سطح سازماني است كه عهده‌دار انجام چند وظيفه از وظايف اداره كل و مديريت مي‌باشد. وجه غالب وظايف «اداره» اجرايي است. اداره فاقد واحد تابعه است و در راس آن «رئيس» قرار مي‌گيرد.
۲/۲/۳- اداراتي كه عهده‌دار امور اجرائي يا پشتيباني مي‌باشند براساس تنوع و تعداد فعاليتها حداقل با ۱۵ پست سازماني ايجاد مي‌شوند.
۳/۲/۳- هر اداره كه انجام فعاليتهاي آن مستلزم ايجاد پستهاي كارشناسي باشد متناسب با ماموريتها و وظايف محوله حداقل با ۷ پست سازماني، سازماندهي خواهد شد كه در اين صورت حداقل ۴ پست آن كارشناسي خواهد بود.
۴/۲/۳- در تشكيلات ادارات اجرائي بر حسب تنوع و تعدد فعاليتهاي هر اداره پست «مسوول» پيش‌بيني مي‌شود.
۳/۳- دفتر:
۱/۳/۳- دفتر سومين سطح سازماني است، كه عهده‌دار انجام بخشي از وظايف متجانس معاونت و يا دستگاه مي‌باشد و وجه غالب وظايف آن مطالعاتي، آموزشي ياتحقيقاتي است. در راس دفتر «مديركل» قرار مي‌گيرد.
۲/۳/۳- هر دفتر مي‌تواند با حداقل ۲۵ پست سازماني كه حداقل ۷۰% پستهاي آن كارشناسي باشد، تشكيل گردد.
۳/۳/۳- در هر دفتر يك پست سازماني با عنوان معاون پيش‌بيني مي‌گردد.
۴/۳/۳- وظايف دفتر در قالب گروه سازماندهي مي‌گردد. چنانچه در تشكيلات دفتر «گروه» پيش‌بيني نشود در اين صورت در دفتر مي‌توان پستهاي «كارشناس مسوول» و كارشناس ايجاد نمود. در اين حالت به ازاء كاهش هر سه گروه يك پست معاون را مي‌توان به پستهاي معاون اضافه نمود.
۵/۳/۳- چنانچه در ساختار داخلي دفتر، گروه ايجاد نشده باشد و پستهاي كارشناس مسوول و كارشناس مستقيما تحت نظر معاون دفتر يا مديركل قرار گيرند و تعداد پستهاي دفتر حداقل ۵/۱ برابر حداقل مذكور در بند ۲/۳/۳ باشند، حسب پيچيدگي و سنخيت وظايف دفاتر، تا ۳ معاون براي دفتر قابل پيش‌بيني خواهد بود.
۶/۳/۳- در صورتي كه وظايف دفتر در قالب گروه سازماندهي شود، معاون نقش دستيار و مشاور مديركل را خواهد داشت و در سلسله مراتب فرماندهي قرار نمي‌گيرد و حسب ارجاع مديركل وظايف محوله را انجام خواهد داد.
۴/۳- اداره كل:
۱/۴/۳- اداره كل سومين سطح سازماني است كه عهده دار انجام بخشي از وظايف متجانس معاونت و يا دستگاه مي‌باشد و وجه غالب وظايف آن اجرايي است. در راس اداره كل، مديركل قرار مي‌گيرد.
۲/۴/۳- وظايف اداره كل در قالب «اداره» سازماندهي مي‌شود.
۳/۴/۳- براي هماهنگي و نظارت بر فعاليتهاي ادارات، براي حداقل ۵ اداره يك اداره كل پيش‌بيني مي‌شود.
۴/۴/۳- در هر اداره كل ۲ پست معاون پيش‌بيني مي‌گردد.
۵/۳- مديريت:
۱/۵/۳- مديريت سومين سطح سازماني است كه انجام بخشي از وظايف معاونت يا دستگاه را در زمينه فعاليتهاي مطالعاتي، تحقيقاتي و اجرايي بر عهده دارد و در مقايسه با دفتر و اداره كل از نظر اندازه و حجم فعاليتها در حد نازلتري است. در راس «مديريت»، مدير قرار مي‌گيرد.
۲/۵/۳- در صورتي كه دستگاه داراي وظايفي باشد كه از نظر حجم وظايف در سطح «دفتر» يا «اداره كل» قابل سازماندهي نباشد وظايف مورد نظر را مي‌توان در سطح مديريت سازماندهي نمود.
۳/۵/۳- تعداد پستهاي هر مديريت حداقل در سطح چهار اداره و يا چهار گروه مي‌باشد لكن براي ايجاد مديريت الزاما وجود اداره و گروه ضروري نمي‌باشد و حسب ماموريتها و وظايف محوله، پستهاي سازماني را مي‌توان مستقيما تحت نظارت مدير و يا معاون وي سازماندهي نمود.
۴/۵/۳- در هر مديريت در صورت عدم وجود گروه يا اداره، حداكثر يك پست سازماني معاون پيش‌بيني مي‌شود.
توضيح – در صورت عدم پيش‌بيني اداره يا گروه پست كارشناس مسوول را مي‌توان در تشكيلات دفتر، اداره كل و مديريت كه وجه غالب وظايف آنها كارشناسي باشد، ايجاد نمود. مشروط بر آنكه حداقل 2 پست كارشناس يا كاردان را تحت نظارت داشته باشد.
۶/۳ـ مركز:
۱/۶/۳- مركز واحد سازماني است كه انجام بخشي از وظايف دستگاه يا معاونت را در زمينه فعاليتهاي مطالعاتي، تحقيقاتي، آموزشي يا اجرايي به صورت متمركز در سطح ملي بر عهده دارد و در مقايسه با ساير واحدها از اختيارات بيشتري برخوردار مي‌باشد.
۲/۶/۳- در ساختار داخلي مركز متناسب با نوع وظايف آن، گروه يا اداره پيش‌بيني مي‌شود. تعداد گروه‌ها يا ادارات تشكيل دهنده مركز، حسب نوع وظايف حداقل ۲ برابر تعداد آنها در دفتر و اداره كل مي‌باشد.
تبصره – در صورت عدم پيش بيني اداره يا گروه در مركز تعداد پستهاي اين واحدهاي سازماني ملاك محاسبه ايجاد مركز مي‌باشد.
۳/۶/۳- تعداد معاونان مركز حسب نوع وظايف برابر تعداد تعيين شده براي دفتر و اداره كل مي‌باشد.
۴/۶/۳- مركز براساس اين ضوابط، در ساختار تشكيلاتي واحد تابعه تلقي مي‌شود.
۵/۶/۳- هر دستگاه مي‌تواند يك مركز، كه زيرمجموعه آن «مديريت» باشد، تشكيل دهد. در اين صورت به ازا ايجاد هر مديريت يكي از پستهاي معاون مركز كاهش مي‌يابد.
۷/۳- معاونت:
۱/۷/۳- معاونت بالاترين سطح سازماني پس از وزير يا بالاترين مقام دستگاه اجرائي مي‌باشد كه انجام بخشي از وظايف، مرتبط با اهداف دستگاه را برعهده دارد.
۲/۷/۳- هر معاونت از حداقل ۴ واحد سازماني در سطح دفتر، اداره كل و يا مركز تشكيل مي‌شود
تبصره – در صورتي كه معاونت امور مجلس با ساير معاونتها قابل ادغام نباشد براي تشكيل اين معاونت با واحدهاي سازماني كمتري مي‌توان اقدام نمود.
۳/۷/۳- تعداد معاونتهاي دستگاههاي مشمول اين ضوابط، حداكثر 5 معاونت تعيين مي‌گردد.
تبصره ۱- چنانچه دستگاهي به معاونت بيشتري نياز داشته باشد مي‌تواند دلايل افزايش تعداد معاونتها را براي تاييد به كميته هماهنگي تشكيلات دستگاههاي دولتي در سازمان مديريت و برنامه‌ريزي ارائه نمايد. در صورتي كه دلايل مورد تاييد كميته سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور نباشد، با توجه به قسمت اخير تبصره ۲ ماده ۸ قانون استخدام كشوري، هيات وزيران نسبت به موضوع تصميم مقتضي اتخاذ خواهد كرد.
تبصره ۲- معاونتهاي سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور براساس بندهاي ۴ و ۵ مصوبه شماره ۴۵۰/۱۴ مورخ ۱۶/۱۲/۱۳۷۸ شوراي عالي اداري تعيين و تاييد خواهد شد.
(۴) فعاليتهاي تحت نظر بالاترين مقام دستگاه:
۱/۴- روابط عمومي
۲/۴- حراست
۳/۴- گزينش
۴/۴- ارزيابي عملكرد، بازرسي و پاسخگوئي به شكايات
۵/۴- اموري كه حسب قوانين موضوعه، اداره آنها لزوما تحت نظر بالاترين مقام دستگاه صورت مي‌پذيرد.
تبصره – وزير و يا رئيس سازمان مستقل حسب مورد مي‌تواند برخي از امور تحت نظر خود را به معاونتها محول نمايد.
۶/۴- بمنظور جلوگيري از تعدد و پراكندگي واحدهاي سازماني تحت نظارت بالاترين مقام مسئول دستگاه، امور ستاد شخصي وزير شامل دفتر وزير و ارزيابي عملكرد، بازرسي و پاسخگوئي به شكايات در يك واحد سازماني سازماندهي شوند.
(۵) مشاوران
بمنظور همفكري و مساعدت به وزرا و معاونين دستگاه‌ها (اولين و دومين سطح سازماني) در اداره واحدهاي سازماني پست مشاور براي سطوح فوق الذكر با ضوابط ذيل قابل پيش بيني مي‌باشد
۱/۵- به ازا هر ۲ دفتر يا اداره كل يا مركز تحت نظارت معاونت يك پست مشاور براي معاون دستگاه
۲/۵- تعداد ۳ مشاور براي وزرا و روساي دستگاه
(۶) ساير موارد
۱/۶- حداقل‌هاي تعيين شده در تعداد پستهاي واحدهاي سازماني براي مواردي است كه سنخيت وظايف جديد، تجميع واحدها را ميسر نسازد. در صورت وجود سنخيت وظايف، تا تكميل ۲ برابر حداقل‌هاي تعيين شده، براي تشكيل واحد سازماني مجزا اقدام نخواهد شد.
تبصره- تشكيل واحدهاي سازماني با بيش از ۲ برابر پستهاي تعيين شده در صورت وجود توجيه و پيشنهاد دستگاه قابل بررسي و تاييد مي‌باشد.
۲/۶- كميته هماهنگي امور تشكيلات دستگاههاي دولتي متشكل از معاونت مديريت و منابع انساني، معاونين بخشي ذيربط و مديران ستادي و بخشي ذيربط و صاحبنظران در امور سازماندهي در سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور، نظارت بر اجراي دقيق اين بخشنامه را برعهده دارد و نمايندگان دستگاه‌ها، حسب مورد در جلسات كميته شركت خواهند نمود.
۳/۶- از تاريخ تصويب و ابلاغ اين بخشنامه هر گونه تغيير و اصلاح در ساختارسازماني وزارتخانه‌ها و سازمانهاي مستقل بر مبناي اين ضوابط خواهد بود و دستگاههاي مشمول آن مكلفند با توجه به تكاليف مذكور در برنامه سوم توسعه تا پايان سال ۱۳۸۲ نسبت به اصلاح ساختار تشكيلاتي خود براساس مفاد اين ضوابط اقدام نمايند.