دستورالعمل نحوه بایگانی و امحاء اوراق و اسناد مربوط به دفاتر خدمات الکترونیک قضایی (بخشنامه شماره ۹۰۰۰/۱۲۴۵/۵۵۰ مورخ ۱۴۰۱/۱/۲۷ مرکز آمار و فناوری اطلاعات قوه قضاییه)
معاون‌های فناوری اطلاعات و برنامه‌ریزی دادگستری‌های کشور
با سلام و احترام با عنایت به مکاتبات متعدد معاونان محترم فناوری اطلاعات و برنامه ریزی دادگستری ها و پیرو گزارشات واصله از دفاتر خدمات و کانون دفاتر خدمات الکترونیک قضایی مبنی بر مدت زمان نگهداری اوراق تعهد نامه ثبت ثنا، دادخواست و سایر موارد در دفاتر خدمات الکترونیک قضایی و به منظور جستجوی آسان و دسترسی به اوراق اسکن شده، موارد ذیل جهت بهره برداری ایفاد می گردد.
خواهشمند است دستور فرمائید نسبت به اطلاع رسانی مناسب به مدیران دفاتر خدمات الکترونیک قضایی آن استان اقدام مقتضی صورت پذیرد.
دستورالعمل نحوه بایگانی و امحاء اوراق و اسناد مربوط به دفاتر خدمات الکترونیک قضایی
- اوراق اسکن شده الزاما با فرمت jpg و در حجم ۲۵۰ تا ۵۱۲ کیلو بایت ذخیره گردد.
- اوراق ثبت نام ثنای اشخاص حقیقی اسکن شده با کد ملی ذخیره گردد.
- اوراق ثبت نام اشخاص حقوقی اسکن شده با شناسه ملی ذخیره گردد.
- دادخواست، لایحه و….. اسکن شده با کد رهگیری ذخیره گردد
- برگه مسئولیتی با عنوان مشخص اسکن و ذخیره گردد.
- از اسکن اسناد و اوراق بی کیفیت، ناواضح و غیرشفاف اکیدا خودداری گردد.
- پس از اسکن اوراق بایگانی نسخه ای از فایل مربوطه در اختیار معاون محترم فناوری اطلاعات و برنامه ریزی استان قرار گیرد.
همچنین پس از اسکن اوراق در خصوص امحاء اوراق اسکن شده ضمن هماهنگی لازم، پس از صورتجلسه با معاون محترم فناوری اطلاعات و برنامه ریزی، حفاظت و اطلاعات دادگستریها و مدیر دفتر خدمات الکترونیک قضایی مربوطه، نسبت به امحاء اقدام گردد.
شایان ذکر است در خصوص بایگانی اسناد و اوراق جدید (بنا بر مصوبه شورای مشورتی) مقرر گردید که به منظور جلوگیری از نگهداری فیزیکی اوراق مذکور، معاونت امور سامانه ها و هوش قضایی این مرکز موظف شده است ترتیبی اتخاذ نماید تا نسبت به نگهداری اوراق پس از تایید (امضاء) متقاضی و اسکن در سامانه سخا و ارسال نسخه اسکن شده به حساب کاربری متقاضی، اقدام نماید که پس از اجرایی شدن این مصوبه مراتب اطلاع رسانی خواهد گردید.
اکبر ثقفیان- قائم‌مقام رئیس مرکز و معاون خدمات الکترونیک قضایی
مطلب مرتبط:
آئین نامه اجرایی ایجاد دفاتر خدمات الکترونیک قضایی و کانون آنها