شرح عمومی خدمات همسان مدیریت طرح
شرح عمومی خدمات همسان مدیریت طرح (پیوست بخشنامه شماره : ۱۴۰۱/۵۴۱۳۷۱ مورخ ۱۴۰۱/۱۰/۰۵ سازمان برنامه و بودجه کشور)
مقدمه
گاهی مقیاس، سطح عملکرد و پیچیدگی‌های موجود در برخی پروژه‌ها ایجاب می‌نماید تا برای دریافت خدمات یا تحویل کالا یا محصول نهایی از خدمات مدیریت طرح استفاده شود. بطور عمده انتظار از این نوع خدمات که در چارچوب اصول مدیریت پروژه انجام میشود آنست که موجبات هماهنگی، انسجام و ارتباط موثر میان کارفرما، مشاوران، سازندگان یا پیمانکاران فراهم شود، قابلیت ساخت افزایش یابد، ریسکها شناسایی، مدیریت و کنترل شوند و نهایتاً نه تنها انجام پروژه از مدت زمان مقرر بیشتر نشود بلکه بدون افزایش هزینه‌ها یا کاستن از معیارهای کیفی مورد نظر، در مدت زمان کمتری به مرحله بهره‌برداری برسد.
اگرچه در ادبیات مورد استفاده مراجع و منابع معتبر جهانی این خدمات تحت عنوان Construction Management Advisor (CMa) شناخته میشود ولیکن (به هر دلیلی که خارج از موضوع این نوشتار است) در سابقه نظام فنی و اجرایی طرح‌های عمرانی به مدیریت طرح مصطلح شده است و در ادبیات عمومی با عناوینی مثل مدیریت پیمان، مدیریت اجرا و حتی کارگزاری مدیریت اجرا به کار گرفته میشود.
امور نظام فنی و اجرایی برای جلوگیری از بروز تعارضات و تناقضات احتمالی با سایر اسناد و مدارک فنی، علیرغم تفاوت‌های مفهومی میان ترجمه دو عبارت Construction Management Advisor (CMa) و Program Management (مدیریت طرح)، تغییری در عنوان این شرح خدمات نداده است. ولیکن باید توجه داشت که در بررسی و بازنگری های انجام شده سعی بر این بوده که به هر نحو ممکن، ساختار و محتوا از الگو‌های مربوط به مدیریت پروژه تبعیت نماید.
به هر ترتیب با توجه به ضرورت بازنگری و بهروزرسانی شرح خدمات مدیریت طرح و نیاز دستگاه‌های اجرایی به خرید این نوع از خدمات، این دستورالعمل چارچوبی را ارائه می‌دهد تا کارفرمایان بتوانند برای برونسپاری مدیریت پروژه خود از آن بهره‌برداری نمایند.
بیشک همکاری موثر و مشارکت فعال همکاران ارجمند در معاونت فنی، امور زیربنایی و تولیدی سازمان برنامه و بودجه کشور، معاونت فنی مهندسی وزارت نفت، شرکت مهندسی آب و فاضلاب کشور و حرفهمندان صنعت احداث نظیر مهندسان مشاور همکار صنایع، مهندسان مشاور زیستاب و شرکت خدمات مدیریت ایرانیان در فرایند بررسی و بازنگری های مربوط راهگشا و مفید بوده و بدینوسیله شایسته است امور نظام فنی اجرایی، مشاورین و پیمانکاران سازمان برنامه و بودجه مراتب قدردانی و سپاس خود را اعلام نماید.
شرح عمومی خدمات همسان مدیریت طرح
فصل اول-کلیات:
ماده ۱- دستورالعمل کاربرد
الف) این دستورالعمل در مواقعی کاربرد دارد که هریک از دستگاه‌های مرکزی۱،دستگاه‌های اجرایی یا کارفرمایان به علت ویژگی‌های پروژه تحت مدیریت خود یا احساس نیاز به خدماتی درحوز‌های از وظایف مدیریتی خود، مایل به استفاده از واحد خدمات مدیریت طرح CMa (Construction Management advisor) باشند.
۱ طبق تعریف جزء (۳) بند (الف) ماده (۲) آیین‌نامه اجرایی بند ج ماده (۱۲) قانون برگزاری مناقصات موضوع تصویبنامه شماره ۸۴۱۳۶/ت۳۳۵۶۰ه .۸۵/۷/۱۶
ب) این دستورالعمل برای پروژه‌هایی با برآورد اجرا در مقیاس معاملات بزرگ مورد استفاده قرار می‌گیرد.
ج) پروژههای مربوط به طرح‌های تملک دارایی های سرمای‌های باید به نحوی مدیریت، هدایت و کنترل شوند تا محصول یا خدمت نهایی به شکلی بهینه در چارچوب برنامه و بودجه پروژه، مطابق با معیارهای کیفی و مشخصات و استاندارد‌های فنی قابل بهره‌برداری باشد.
د) خدمات مدیریت پروژه یا به اصطلاح رایج مدیریت طرح، عموماً از ماهیت مدیریتی برخوردار است؛ لذا درمواردیکه فعالیت‌های مندرج در شرح خدمات مدیریت طرح با موضوع شرح خدمات پیوست قرارداد مشاور خدمات نظارت (در روش سهعاملی) همانند است، سطح کنترل و عملکرد مدیریت طرح متفاوت می‌باشد.
ماده ۲- تعریف مدیر طرح
شخصی حقوقی که با اتکا به دریافت گواهی صلاحیت‌های لازم از سازمان برنامه و بودجه در چارچوب قرارداد و در مقابل دریافت حق‌الزحمه مبتنی بر آن، امر نمایندگی کارفرما را در محدوده وظایف مدیریتی قابل واگذاری وی، برعهده می‌گیرد.
یادآوری می‌گردد:
۱- اطلاق شخص حقوقی به مدیر طرح بدین معنا است که خدمات مدیریت طرح، در هر نوع آن، نمیتواند به شخص حقیقی واگذار شود.
۲- فعالیت در حوزه مدیریت طرح، بدون اخذ گواهی صلاحیت خدمات مدیریت طرح از سازمان برنامه و بودجه مجاز نیست.
۳- در قرارداد خدمات مدیریت طرح باید اولاً شرح خدمات مدیریت طرح به روشنی معین شود ثانیاً میزان حق‌الزحمه بر اساس شرح خدمات مندرج در قرارداد، تعیین شده باشد.
۴- نمایندگی کارفرما اشاره روشنی به ویژگی اصلی واحد‌های خدمات مدیریت طرح، یعنی عاملیت کارفرما در محیط پروژه دارد؛ بنابراین کارفرما فقط می‌تواند تمام یا بخشهایی از وظایف قابل واگذاری از مجموعه وظایفی که مطابق با قانون در حوزه اداره طرح یا پروژه بر عهده دارد، را به واحد مدیریت طرح واگذار نماید.
۵- چنانچه مدیریت طرح از مشارکت دو یا چند شرکت تشکیل شده باشد، شرکت‌های تشکیل دهنده مشارکت در برابر کارفرما و کل کار، مشترکاً و متضامناً مسئولیت دارند.
ماده ۳- حوزه‌‌های خدمات مدیریت طرح
خدمات مدیریت طرح شامل چهارده حوزه قابل واگذاری، مطابق با فصل دوم می‌باشد. چنانچه کارفرما به هر دلیل و متناسب با نیاز خود، حوزههایی از شرح خدمات را به مدیریت طرح ارجاع ننماید، دراینصورت این تصمیم نباید به نقض یکپارچگی مدیریت طرح منجر شود.
۳-۱- مدیریت یکپارچگی از الزامات موفقیت طرح می‌باشد. بدین مفهوم که باید مواردی نظیر نحوه پیشرفت و تکمیل مایلستونها، قیمت، الزامات گزارش‌دهی و الزامات بازرسی و کنترل، بر اساس قرارداد و در طول چرخه حیات طرح به شکلی یکپارچه برنامهریزی و مدیریت شوند تا اطمینان لازم از وجود هماهنگی کافی بین ارکان اجرایی پروژه حاصل شود.
۳-۲- ردیفهایی از شرح خدمات که بهطور یکسان در شرح خدمات مشاوره در دوره ساخت و تحویل کار و همچنین دستورالعمل تعیین حق‌الزحمه خدمات نظارت نیز آمده است، در صورتیکه انجام آن در محدوده موضوع قرارداد نظارت باشد، بهوسیله مشاور انجام و نتیجه آن از سوی مدیریت طرح بررسی و تایید میشود. در مواردیکه خدمات یاد شده، خارج از محدوده موضوع قرارداد مشاور نظارت باشد، باید مستقیماً توسط مدیر طرح انجام شود.
۳-۳- لازم است تا مدیر طرح نسبت به ایجاد مکانیزم رسیدگی به تاخیرات در طول اجرای طرح/ پروژه و انت‌های آن اقدام نماید.
۳-۴- در موارد زیر که وظایف غیرقابل واگذاری دستگاه اجرایی محسوب میشود، مدیر طرح باید رسیدگی‌های کارشناسی لازم را مطابق بند (۱۴) شرح خدمات، موضوع فصل دوم، انجام و نتیجه را برای تصمیمگیری دستگاه اجرایی، گزارش کند.
۳-۴-۱- تمام تکالیفی که براساس قانون محاسبات عمومی و سایر قوانین جاری کشور، به عهده بالاترین مقام دستگاه اجرایی گذاشته شده است.
۳-۴-۲- قبول تضمین‌ها و دستور تمدید، آزاد کردن، ضبط یا واریز آنها
۳-۴-۳- تصویب تغییر مبلغ قرارداد
۳-۴-۴- تصویب تغییر مدت قرارداد
-۳-۴-۵- تغییر مشخصات فنی، تغییر سیستم‌ها و اجزای اصلی کار
-۳-۴-۶تصویب قیمت‌های جدید و حق‌الزحمه خدمات اضافی
-۳-۴-۷تصویب گزارش‌های مراحل مختلف خدمات مطالعه و طراحی
-۳-۴-۸تصویب تحویل موقت و تحویل قطعی کار
-۳-۴-۹تعلیق، خاتمه و فسخ قرارداد
۳-۴-۱۰تصویب صورت وضعیت قطعی و صورت حساب نهایی
ماده – ۴تعاریف، مفاهیم و واژه‌های کلیدی:
مفاهیم و واژههایی که در این بخشنامه بکار رفته به شرح زیر تعریف میشود:
طرح (راهبردی): Program
گروهی از پروژههای مرتبط به‌هم، زیرطرح‌ها و فعالیت‌های پروژه که به طریقی هماهنگ مدیریت می‌گردند تا منافعی بدست آید که از طریق مدیریت هریک از آنها (به تنهایی) قابل دستیابی نیست.
Project :پروژه
به مجموعه عملیاتی اطلاق می‌گردد که در یک زمان مشخص با صرف منابع معین به منظور رسیدن به هدف مشخص انجام میشود. به عبارت دیگر، تلاش موقتی است که برای ایجاد محصول، خدمت، یا نتیج‌های منحصر به فرد انجام می‌گیرد.
معمولاً پروژه بخشی از عملیات یک طرح (راهبردی) را تشکیل می‌دهد. به عبارت دیگر هر طرح (راهبردی) می تواند شامل یک یا چند پروژه باشد.
Execution method :روش اجرا
روش اجرا فرایندی است برنامهریزی شده که با توجه به ویژگی‌های پروژه، توانایی دستگاه اجرایی، اعتبارات طرح، حساسیت زمان (مدت اجرای طرح) و از طریق تبیین رویهها، اقدامات، توالی وقایع، ارتباطات قراردادی و محدوده تعهدات و مسئولیت‌های عوامل اصلی، تعیین میشود تا طرح با هزینه و زمان پیشبینی شده اجرا شود.
Master time schedule :برنامه زمانی کلی
برنامه‌ای که تاریخ شروع و خاتمه انجام بخش‌های مختلف خدمات هر قسمت یا مرحله از قرارداد را بر حسب ماه نشان می‌دهد و در اسناد و مدارک قرارداد درج میشود.
Detailed time schedule :برنامه زمانی تفصیلی
برنامه‌ای که تاریخ شروع و خاتمه هر یک از فعالیت‌های درج شده در شرح خدمات را به تفصیل همراه با زمانبندی فعالیت‌های جزئی و در چارچوب برنامه زمانی کلی در هر قسمت یا مرحله نشان می‌دهد.
contractor :پیمانکار
شخص حقوقی که پس از ثبت در اداره ثبت شرکت‌ها و مالکیت‌های صنعتی و یا در اداره ثبت اسناد و املاک، با داشتن شرایط لازم، گواهینامه صلاحیت پیمانکاری دریافت کرده باشد.
Technical inspector :بازرس فنی
شخصی است حقیقی یا حقوقی، که از سوی کارفرما به منظور نظارت بر فعالیت‌های کنترل کیفی کار‌های انجام شده توسط پیمانکار، به کارگمارده میشود تا زیرنظر مشاور انجام وظیفه کند.
Side surveys :خدمات جنبی
خدمات جنبی خدماتی هستند که به تنهایی کاربرد ندارند ولی برای طراحی و یا اجرای طرح‌ها انجام و استفاده از نتایج آنها ضروریست. این خدمات معمولاً در صورت فقدان نقشه‌ها یا اطلاعات پایه‌ای که کارفرما موظف به ارائه آن می‌باشد، انجام میشود. محدوده عملیات، کمیت‌ها و میزان دقت عملیات جنبی به وسیله مشاور اصلی و زیر نظر وی انجام میشود و در نهایت به تصویب مدیر طرح می‌رسد. از خدمات جنبی می‌توان به تهیه نقشه‌های توپوگرافی، زمینشناسی، کاداستر، عکس‌های هوایی و تصاویر ماهوارهای، همچنین، انجام آزمایش‌های ژئوتکنیک و مقاومت مصالح، ژئوفیزیک، اطلاعات و آمار هواشناسی و هیدرولوژی، آبنگاری، مدل هیدرولیکی، خاکشناسی و کارهایی مانند اینها اشاره نمود.
ساختگاه: Site
محل استقرار قسمت‌های مختلف طرح که معمولاً با نقشه‌برداری تعیین حدود و با محدودة عملیات ساختمانی مشخص میشود.
Project control :کنترل پروژه
کنترل پروژه عبارت است از بررسی تاریخ‌های واقعی شروع و یا خاتمه فعالیتها و روابط بین آنها، بررسی موارد مهم و بحرانی و تنگناها و مشکلات طرح، کنترل پیشرفت طرح و مقایسه آن با برنامه، تحلیل وضعیت مالی طرح، تهیه و بررسی شاخص پیشرفت و عملکرد طرح یا کنترل منابع اجرای پروژه.
Documentation :مستند سازی
مستندسازی عبارت است از انتخاب و طبقهبندی آگاهانه مدارک و اسناد خاصی که به روشنی معرف مراحل و کیفیت انجام کار باشند و امکان دسترسی آسان به اطلاعات بههنگام و موثق را فراهم آورند.
Technical specifications :مشخصات فنی
مجموعه مدارکی که ویژگیهایی مانند سطح کیفیت، نحوه و دقت انجام کار، درجه ایمنی، ابعاد لوازم وتجهیزات، (روش تحویلگیری) و عملیات یا خدمات را تعیین می‌کند.
هزینه: Cost
مخارج لازم برای خرید یا تولید یک کالا، محصول، خدمت، فرایند یا ساخت.
ملاحظات زیست محیطی: (جنبه‌های زیستمحیطی) Environmental aspects
بررسی اثرات زیستمحیطی و ارائه راهکار جهت کاهش یا حذف تغییرات متقابل فعالیتها، محصولات و خدمات با محیط زیست و لحاظ کردن این تاثیرات در اجرای طرح.
Mobilization :تجهیز کارگاه
عبارت از عملیات، اقدامها و تدارکاتیاست که باید بهصورت موقت برای دوره اجرا انجام شود تا آغاز کردن و انجام دادن عملیات موضوع پیمان، طبق اسناد و مدارک پیمان میسر شود.
ملاحظات اجتماعی: (جنبه‌های اجتماعی) Social aspects
شناسایی محیط انسانی، جمعیت، مناطق تحت تأثیرات احتمالی (سرزمین)، تعیین واکنش‌های احتمالی طرف‌های تحت تأثیر، ارزیابی از آثار و پیامد‌های اجتماعی و ارائه پیشنهاد‌های اجرایی لازم با هدف تقویت آثار مثبت و حذف یا کاهش پیامد‌های مخرب و یا اصلاح برنامه کلان توسعه‌ای.
As built drawings :نقشه‌های چونساخت
نقشه‌های کار‌های انجام شده به نحویکه اجرا شده‌اند و شامل تمام نقشه‌های کارگاهی (اجرایی)، اعم از تغییر یافته یا بدون تغییر است که توسط پیمانکار تهیه و به تأیید مهندس مشاور می‌رسد.
Commissioning :راهاندازی
به معنای انجام کار‌های لازم و تکمیل تجهیزات برای قرار دادن موضوع پیمان در شرایط عملیاتی است.
دستورالعمل بهره‌برداری: Operation manual
مدرکی است که نحوة راهبری و استفاده از تأسیسات و تجهیزات را توصیه می‌کند.
دستورالعمل نگهداری: Maintenance manual
سندی است که حاوی جزئیات روش نگهداری و تعمیرات کار‌های اجرا شده می‌باشد و شامل توصیههایی نیز در این مورد است.
Provisional taking over :تحویل موقت
فرایندی است که پس از تکمیل عملیات موضوع پیمان با حضور هیأت تحویل موقت طبق ضوابط و مقررات مربوط ضمن بازدید از کار انجام شده، آزمایش‌هایی را که برای تحویل کار لازم است انجام داده و در صورتیکه عیب و نقصی که مانع از بهره‌برداری باشد، مشاهده نکنند، کار برای بهره‌برداری طی صورتمجلس تحویل کارفرما میشود.
Final taking over :تحویل قطعی
تحویل قطعی فرایندی است که در پایان دوره تضمین، توسط هیأت تحویل قطعی طبق ضوابط و مقررات مربوط صورت می‌پذیرد. این فرایند شامل بازدید و ارزیابی کار‌های انجام شده می‌باشد و چنانچه عیب و نقصی که ناشی از کار پیمانکار باشد مشاهده نشود. صورتمجلس تحویل قطعی تنظیم و امضای صورتمجلس یاد شده توسط هیات تحویل قطعی به منزله انجام کار و تحویل قطعی به کارفرما تلقی می‌گردد.
فصل دوم- شرح خدمات مدیریت طرح
چهارده حوزه شناخته شده و قابل ارجاع در خدمات مدیریت طرح به شرح زیر است:
یادآوری- درهرصورت خدمات واگذار شده به واحد مدیریت طرح نباید شامل خدمات غیرقابل واگذاری، موضوع بند (۴-۳) کلیات فصل اول باشد. با این حال مدیر طرح موظف است در حوزه خدمات غیرقابل واگذاری نیز نظرات کارشناسی خود را مطابق شرح خدمات برای اخذ تصمیم توسط کارفرما به وی اعلام کند.
۱- برنامهریزی
۱-۱- تدقیق هدف، تعیین محدوده و تدوین سند طرح/ پروژه
۲-۱- تعیین روش اجرا
۳-۱- شناسایی ریسک‌های متصور در طرح/ پروژه
۴-۱- آنالیز ریسک‌های قابل پیشبینی و مواجهه با ریسک‌های طرح/ پروژه و لحاظ نمودن ریسکها در سایر برنامه‌های طرح و به‌روزآوری دورهای و موردی آنها و راه حل‌های تعامل با آنها در حوزه هریک از ریسک‌های پیشبینی شده
۵-۱- برآورد اولیه مدت اجرا
۶-۱- برآورد اولیه هزینه اجرا
۷-۱- شناسایی منابع تامین مالی طرح/ پروژه، پیشبینی یا پیشنهاد روش‌های تامین منابع
۸-۱- برآورد میزان اعتبار مورد نیاز طرح
۹-۱- تعیین روش‌های تامین و تجهیز سایر منابع
۱۰-۱- تدوین برنامه مالی و تهیه بودجهبندی طرح به شکل سالانه
۱۱-۱- تدوین برنامهزمانی کلی شامل رسم نمودار پیشنیازی، مسیربحرانی، زودترین و دیرترین زمان شروع و پایان فعالیتها و به‌روزآوری دورهای و موردی آنها. این برنامه باید کلیه فعالیت‌های طرح اعم از اجرایی، مدیریتی و پشتیبانی را در بر داشته باشد.
۱۲-۱- بررسی برنامه‌های تفصیلی پیشنهادی توسط عوامل (مشاوران، پیمانکاران، سازندگان و . . . )، بهمنظور هماهنگ‌سازی، تصویب و ابلاغ برنامه‌های مزبور در انجام هر مرحله از طرح/ پروژه
۱۳-۱- تهیه برنامه سطح‌بندی کنترل طرح/ پروژه و نظارت بر ایجاد سیستم‌های آن
۱۴-۱- تهیه برنامه جامع ارتباطات و اطلاعرسانی
۱۵-۱- تهیه برنامه و تعیین روش طبقهبندی، نگهداری و دسترسی به مدارک، نقشه‌ها و اسناد تولید شده در پروژه
۱۶-۱- تهیه فهرستی از مجوز‌های قانونی همراه با برنامه مدون اخذ این مجوزها (محیطزیست، منابع طبیعی، ارگان‌های نظامی …)
۱۷-۱- تهیه سیستم بررسی، تصویب و ابلاغ تغییرات قراردادها
۱۸-۱- تهیه برنامه منابع انسانی مورد نیاز طرح همراه با تخصص‌های مورد نیاز و نحوه جذب، پرورش و ترخیص آنها
۱۹-۱- تهیه برنامه و روش طبقهبندی، نگهداری و دسترسی مدارک، نقشه‌ها و اسناد تولید شده در طرح
۲۰-۱- تدوین برنامه مدیریت تغییرات، مستندسازی کامل فرایند، بررسی و اعمال تغییرات تایید شده بر سایر ابعاد طرح
۲- ارجاع کار
تذکر: ارجاع تمام خدمات مطابق با قانون برگزاری مناقصات، آییننامه‌های اجرایی آن و سایر ضوابط قانونی مرتبط انجام می شود.
۱-۲- همکاری در ارجاع مراحل مطالعات امکانسنجی، توجیهی، طراحی مفهومی، پایه و تفصیلی و نظارت
۱-۱-۲- همکاری در تهیه فهرست خدمات مشاوره مورد نیاز
۲-۱-۲- همکاری در تهیه اسناد خرید خدمات مشاوره
۱-۲-۱-۲- همکاری در تعیین معیارهای ارزیابی کیفی مشاور
۲-۲-۱-۲- همکاری در تعیین معیارهای ارزیابی فنی و مالی مشاور
۳-۱-۲- همکاری در تهیه فهرست مشاوران مطابق با ضوابط مرتبط
۴-۱-۲- همکاری در تهیه فراخوان مشاوران
۵-۱-۲- همکاری در بررسی و ارزیابی پیشنهاد‌های مشاوران
۶-۱-۲- همکاری در معرفی مشاور منتخب برای کسب تایید کارفرما
۷-۱-۲- همکاری در ارسال صورتجلسه انتخاب مشاور به حوزه مدیریت امور قراردادی برای انعقاد قرارداد با مشاور
۲-۲- همکاری در ارجاع مراحل مختلف عملیات اجرایی
۱-۲-۲- همکاری در تعیین شاخص‌های ارزیابی و انتخاب عوامل مناسب برای تدارکات، ساخت و نصب
۲-۲-۲- همکاری در تهیه فهرست عوامل صاحب صلاحیت شامل پیمانکاران ساخت و نصب، سازندگان، تامینکنندگان و سایر عوامل مربوط، مطابق با ضوابط مرتبط و برحسب موضوع
۳-۲-۲- همکاری در تدوین اسناد و مدارک لازم برای برگزاری تشریفات مناقصه یا ترک تشریفات مناقصه برای انتخاب عوامل شامل پیمانکاران ساخت و نصب، سازندگان، تامینکنندگان و سایر عوامل مربوط برحسب موضوع
۴-۲-۲- همکاری در برگزاری تشریفات مناقصه (یا ترک تشریفات مناقصه در صورت لزوم) برای انتخاب عوامل شامل پیمانکاران ساخت و نصب، سازندگان، تامین کنندگان و سایر عوامل مربوط
۵-۲-۲- همکاری در بررسی پیشنهاد‌های عوامل شامل پیمانکاران ساخت و نصب، سازندگان، تامین کنندگان و سایر عوامل مربوط
۶-۲-۲- همکاری در تهیه گزارش فرایند برگزاری مناقصه (یا ترک تشریفات مناقصه در صورت لزوم) همراه با مستندات و معرفی عوامل منتخب مطابق با استاندارد و مقررات مربوط برای تصویب توسط کارفرما
۷-۲-۲- همکاری در ارسال مدارک لازم برای تهیه پیشنویس قرارداد و انعقاد آن با عامل منتخب
۳- مدیریت بر مطالعه و طراحی
۱-۳- بررسی متن قرارداد‌های منعقد شده با مشاور طراح (توجیهی، پایه و تفصیلی) و عوامل انجام خدمات جنبی موردنیاز طرح بهمنظور عملیاتی نمودن آن
۲-۳- تعیین استاندارد‌های طراحی و کنترل آن
۳-۳- بررسی و تایید توالی زمانی مراحل طراحی و چگونگی انجام آن
۴-۳- کنترل نیروی انسانی کلیدی مشاور و کسب اطمینان از کفایت کمی و کیفی آنان
۵-۳- کنترل قابلیت نرم افزار‌های بکارگرفته شده توسط مشاور برای انجام خدمات موضوع قرارداد
۶-۳- تعیین روش نظارت برانجام خدمات جنبی
۷-۳- بررسی و تایید فهرست وسایل آزمایشگاهی و ابزار خاص
۸-۳- پیگیری چگونگی پیشرفت فعالیت‌های عوامل در اجرای مفاد قراردادها
۹-۳- تشکیل جلسات منظم برای ایجاد هماهنگی مستمر میان مطالعات (مطالعات پایه و تفصیلی) با فعالیت‌های سایر عوامل
۱۰-۳- بررسی و اظهار نظر کارشناسی و پیشنهاد تجدید نظر در مشخصات فنی
۱۱-۳- بررسی و تایید برنامه اجرای کار، روش اجرای کار و هزینه اجرای کار
۱۲-۳- بررسی و تایید تکنولوژی کار پیشنهاد شده از طرف مشاور
۱۳-۳- بررسی و تایید نتایج (محصول) خدمات جنبی
۱۴-۳- بررسی و تایید نتایج مراحل مطالعات طراحی (پایه و تفصیلی) در انطباق با موضوع قرارداد
۱۵-۳- تحویل گرفتن اسناد، گزارشها ومدارک مطالعات و طراحی نهایی
۱۶-۳- انجام تشریفات تصویب مطالعات و طراحی توسط کارفرما و ابلاغ آن
۱۷-۳- صدور گواهی‌های مرحل‌های لازم مبنی بر انجام کار به منظور انجام پرداخت‌های مربوط
۱۸-۳- تعیین بلوک‌های اجرایی مستقل برای ارجاع کار در پایان مطالعات و طراحی
۱۹-۳- نگهداری نقشه‌ها و مدارک فنی تولید شده برای طرح‌ها تا پایان کار و تحویل به کارفرما بهصورت فیزیکی و نرمافزاری در محیط نرم‌افزار‌های متداول و مورد تایید کارفرما
۴- مدیریت بر تدارکات ، ساخت و نصب و خدمات تکمیلی
۱-۴- بررسی و تایید نقشه‌های تکمیلی تفصیلی و نقشه جزییات اجرایی
۲-۴- ابلاغ شروع کار به پیمانکار منتخب برای اجرا و مشاور نظارت
۳-۴- بررسی و تایید جزییات روش اجرای کار پیشنهادی توسط پیمانکار
۴-۴- بررسی و اعلام نظر در مورد تکنولوژی اجرای کار پیشنهادی توسط پیمانکار
۵-۴- تعیین فصل مشترک میان خدمات تفکیک شده در محدوده قرارداد‌های خدمات جنبی و تکمیلی، طراحی، ساخت و تجهیز
۶-۴- تحویل ساختگاه برای تجهیز کارگاه به پیمانکار ساخت و پیگیری و هماهنگی در خصوص مسایل حقوقی اجتماعی مربوط به تملک اراضی
۷-۴- بررسی و تایید مدارک فنی مربوط به مشخصات، چگونگی انجام، زمان و استاندارد‌های تجهیز کارگاه
۸-۴- بررسی متن قرارداد‌های منعقد شده با عوامل انجام خدمات تدارکات مورد نیاز طرح، بهمنظور عملیاتی نمودن آن، حسب مورد
۹-۴- بررسی و تایید فهرست اقلام مصالح و تجهیزات عمده و اصلی مورد نیاز برای سفارش
۱۰-۴- بررسی و تایید روش‌های تهیه مصالح، تجهیزات و ماشینآلات
۱۱-۴- نظارت بر فرآیند ساخت کالا و تجهیزات، انجام کنترل‌های کیفی، بازرسی فنی و آزمایش‌های کارخان‌های به منظور اطمینان از رعایت استاندارد‌های فنی توسط عوامل منتخب برای انجام اینگونه خدمات
۱۲-۴- بررسی و تایید مشخصات فنی مصالح و تجهیزات تهیه شده توسط پیمانکار در انطباق با اسناد قرارداد‌های مربوط
۱۳-۴- بررسی و تایید فهرست اقلام مصالح و تجهیزات مورد نیاز خارجی
۱۴-۴- کسب مجوزها و انجام اقدامات لازم برای گشایش اعتبار اسنادی
۱۵-۴کسب اطمینان از انجام اقدامات لازم برای پوشش بیمه‌ای، حمل، تحویل گرفتن و ترخیص اقلام و تجهیزات وارداتی
۱۶-۴کنترل روش‌های اجرای کار با کسب اطمینان از تطابق آن با مدارک طراحی، استانداردها یا توافقات انجام گرفته
۱۷-۴کنترل و پیگیری انجام به‌موقع و کامل خدمات جنبی
۱۸-۴کنترل نیروی انسانی کلیدی پیمانکاران و سرپرست نظارت و کسب اطمینان از کفایت کمی و وجود صلاحیت‌های لازم مبتنی بر دانش و مهارت نیروها
۱۹-۴کنترل پیمانکاران دست دوم تخصصی براساس شرایط عمومی قرارداد و یا توافق‌های مندرج در شرایط خصوصی قرارداد
۲۰-۴کنترل قابلیت و کفایت تجهیزات، ابزار و ماشینآلات مورد استفاده عوامل
۲۱-۴کنترل رعایت استاندارد‌های ایمنی کارگاه با کسب اطمینان از کفایت اقدامات پیشگیرانه انجام شده توسط پیمانکاران
۲۲-۴کنترل ملاحظات زیست محیطی و ملاحظات اجتماعی فرهنگی با کسب اطمینان از رعایت ضوابط، استانداردها و دستورالعمل‌های صادر شده توسط نهاد‌های ذیربط
۴-۲۳کنترل فهرست مدارک، مواد و مصالح و تجهیزات، ماشین آلات و ابزار، تاسیسات و ساختمان‌های موقت
۴-۲۴بررسی و کنترل گزارش‌های دورهای منظم ارسالی به کارفرما و برگزاری جلسات در خصوص گزارشها و بررسی نقاط قوت و ضعف
۴-۲۵کنترل ورود و خروج مواد و مصالح، تجهیزات، ماشینآلات و ابزار به کارگاه
۵- مدیریت کیفیت
۱-۵- تهیه گردش کار کنترل‌های کیفی
۲-۵- شناسایی استاندارد‌های کیفی متناسب با مشخصات طرح/ پروژه
۳-۵- کسب اطمینان از استقرار سیستم‌های کنترل و تضمین کیفیت در پروژه
۴-۵- کسب اطمینان از کالیبره بودن ابزار و تجهیزات مورداستفاده در اندازهگیری
۵-۵بررسی و بازبینی و اعلام نظر درباره گزارش‌های سیستم مدیریت کیفیت
۶-۵انجام بازرسی‌های موردی درصورت ضرورت و بااستفاده از شرکت‌های تخصصی مربوط به منظور ممیزی کیفیت فعالیت‌های طراحی،
خدمات تکمیلی، تدارکات، ساخت ونصب
۶- مدیریت زمان
۱-۶بررسی و تایید برنامه تفصیلی عوامل در چهارچوب ساختار شکست فعالیت‌های مورد توافق
۲-۶بررسی و تایید سیستم‌های کنترل طرح و نحوه استقرار آن در سازمان شرکت‌های طرف قرارداد با کارفرما و تعیین الزامات آن
۳-۶استقرار شبکه ارتباطی بین تیم‌های کنترل طرح/ پروژه طرف‌های قرارداد با گروه کنترل طرح مدیر طرح
۴-۶انتخاب نرمافزار مناسب کنترل طرح/ پروژه با توجه به مشخصات طرح/ پروژه و ابلاغ به عوامل ذینفع
۵-۶کنترل پیشرفت مطالعات طراحی (پایه و تفصیلی) و تطابق آن با برنامه زمانی تفصیلی قرارداد
۶-۶کنترل اجرایی طرح بر اساس برنامه‌های مصوب و با استفاده از نرم افزار‌های معتبر و به صورت بههنگام
۷-۶مدیریت رفع عدم انطباق‌های بوجود آمده در فعالیت‌های اجرایی کارگاه و انجام اقدامات جبرانی
۸-۶کنترل پیشرفت کار تدارکات در انطباق با برنامه زمانی تفصیلی
۹-۶کنترل پیشرفت کار فعالیت‌های حوزه ساخت و نصب در انطباق با برنامه زمانی تفصیلی پیمان
۱۰-۶بازنگری، بازبینی و بهنگام کردن برنامه اصلی و برنامه‌های تفصیلی (حسبمورد)
۱۱-۶کنترل روند پیشرفت طرح به منظور پیشبینی بروز تاخیر و ارائه پیشنهاد برای پیشگیری یا جبران
۱۲-۶تهیه و ارائه انواع گزارش‌های ادواری و موردی در رابطه با مدیریت زمان
۷- مدیریت هزینه
۱-۷- کنترل انجام فرایند‌های پیشبینی شده بهمنظور تامین نقدینگی طرح/ پروژه
۲-۷- انجام تمهیدات لازم برای تامین نقدینگی در چارچوب قوانین و مقررات و پس از اخذ موافقت و تصویب کارفرما
۳-۷- کنترل تزریق به موقع منابع مالی به طرح/ پروژه
۴-۷- بررسی و اعلام نظر کارشناسی مشورتی نسبت به اقساط پیش پرداخت به مشاور، عوامل خدمات جنبی و پیمانکاران ساخت و نصب، سازندگان و تامینکنندگان
۵-۷- بررسی و اعلام نظر کارشناسی مشورتی نسبت به صورتحساب‌های مشاور، عوامل خدمات جنبی و پیمانکاران ساخت و نصب، سازندگان و تامینکنندگان
۶-۷- تهیه پیشنویس گواهی آزادسازی تضامین مشاور، پیمانکار، سازنده یا تامین‌کننده پس از اطمینان از تحویل شدن کامل خدمات یا کالای موضوع قرارداد جهت تایید، تصویب و ابلاغ توسط کارفرما
۷-۷- انجام اقدامات لازم برای تسویه حساب با مشاوران، پیمانکاران، سازندگان و تامین کنندگان
۸-۷- تهیه گزارش نهایی از هزینه‌های مختلف انجام شده برای طرح به تفکیک خدمات مشاوره و هزینه‌های نهایی ساخت ، نصب و اجرا و سایر گزارش‌های هزینه‌ای حسب نظر کارفرما.
۹-۷- بازبینی و به روز رسانی برآورد هزینه طرح
۱۰-۷- کنترل هزینه تغییرات و درخواست افزایش یا کاهش مبلغ پیمان یا قراردادها
۱۱-۷- تهیه گزارش هزینه تمام شده عملیات طرح/ پروژه به قیمت ثابت
۸- مدیریت ایمنی
۱-۸- کسب اطمینان از استقرار سیستم‌های کنترل کننده بهداشت، ایمنی، امنیت و محیطزیست و رعایت کلیه موارد قانونی و قراردادی
۸-۲- نظارت بر تدوین دستورالعمل‌های اختصاصی حوزه بهداشت، ایمنی، امنیت و محیط زیست، متناسب با موضوع و موقعیت طرح در دست انجام و اعلام کتبی آن به کارفرما
۸-۳- کنترل اجرای دقیق دستورالعمل‌های عمومی و اختصاصی حوزه بهداشت، ایمنی، امنیت و محیط زیست و اعلام کتبی آن به کارفرما.
۸-۴- کنترل عملکرد عوامل مسئول در فعالیت‌های اجرایی برای به صفر رساندن حوادث و آسیب‌های ناشی از کار از طریق کنترل یا حذف شرایط ناایمن و همچنین صیانت از محیط زیست و اعلام کتبی آن به کارفرما.
۵-۸- دریافت گزارش HSEA از پیمانکاران، تحلیل و ارائه پیشنهادات اصلاحی در صورت لزوم.
۸-۶- تهیه گزارش کامل HSEA طرح و ارائه آن به کارفرما و دیگر ذی نفعان با نظر کارفرما
۸-۷- برگزاری جلسات HSEA با حضور نماینده کلیه عوامل حاضر در کارگاه و انجام اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه لازم.
۹- مدیریت امور قراردادی
۱-۹- تهیه اسناد و مدارک لازم برای انعقاد قرارداد با مشاور (مطالعه، طراحی و نظارت) و عوامل خدمات جنبی
۲-۹- تهیه اسناد و مدارک لازم برای انعقاد قرارداد عوامل اجرایی شامل پیمانکاران ساخت و نصب، سازندگان، تامینکنندگان و سایر عوامل مربوط
۳-۹- تنظیم پیشنویس قرارداد مشاور (مطالعه، طراحی و نظارت و خدمات جنبی)
۴-۹- تنظیم پیشنویس قرارداد پیمانکاران ساخت و نصب، سازندگان، تامین کنندگان و سایر عوامل مربوط
۵-۹- بررسی و اعلام نظر در مورد نوع و مبلغ تضامین قرارداد‌های عوامل شامل مشاور، عوامل انجام خدمات جنبی، پیمانکاران ساخت و نصب، سازندگان، تامینکنندگان و سایر عوامل مربوط
۶-۹- بررسی و اعلام نظر نسبت به تضامین قرارداد‌های عوامل شامل مشاوران، پیمانکاران ساخت و نصب، سازندگان، تامین کنندگان و سایر عوامل
۷-۹- بررسی و اعلام نظر نسبت به نوع و مبلغ بیمهنامه‌های عوامل شامل مشاوران، پیمانکاران ساخت و نصب، سازندگان، تامینکنندگان و سایر عوامل مربوط به منظور ایجاد پوشش‌های بیمه‌ای لازم
۸-۹- بررسی و اعلام نظر در مورد تغییرات قراردادی
۹-۹- ارائه گزارش روشن و دقیق به کارفرما نسبت به تغییرات قراردادی و پیامد‌های آن
۱۰-۹- کسب تصویب کارفرما در مورد تغییرات قراردادی
۱۱-۹- پیگیری اعمال نتایج حقوقی، مالی و زمانی ناشی از تغییرات فنی و مهندسی مصوب در قرارداد مربوط، پس از اخذ تایید و تصویب کتبی کارفرما
۱۲-۹- تهیه و تدوین مدارک و مستندات ناشی از تغییرات قراردادی
۱۳-۹- تهیه ابلاغیه‌های قراردادی (اخطار، خاتمه، تعلیق و. . ). به مشاوران مطالعه، طراحی، نظارت و خدمات جنبی و قرارداد‌های پیمانکاری و ساخت بر اساس نظر مشاور نظارت و ارسال آن به کارفرما جهت هرگونه اقدام لازم
۱۴-۹- بررسی و اظهار نظر در مورد ادعا‌های مشاوران، پیمانکاران ساخت و نصب، تدارکات و تامین کالا
۱۵-۹- بررسی و اعلامنظر در خصوص گزارش تأخیرات در مراحل مختلف
۱۶-۹- بررسی و تهیه گزارش میزان جرائم و پاداشها طبق مفاد قرارداد و ارسال آن به کارفرما جهت هرگونه اقدام لازم
۱۷-۹- صدورگواهی‌های مورد نیاز برای تسویه حساب نهایی با عوامل، مبتنی برگواهی اتمام و تصویب بخش‌های تخصصی مرتبط
۱۸-۹- انجام فرایند قراردادی تحویل موقت و قطعی پس از تصویب کتبی کارفرما
۱۹-۹- انجام وظایف محوله کارفرما در چارچوب قرارداد منعقده طی دوره تضمین
۱۰- مدیریت بر تحویل و خدمات راه اندازی
۱-۱۰- بررسی و تایید پیشنهاد طرف قرارداد برای تحویل موقت موضوع قرارداد بهمنظور تصویب کتبی کارفرما
۲-۱۰- همکاری درتنظیم صورتجلسه تحویل موقت و امضای آن
۳-۱۰- پیگیری و انجام هماهنگی‌های لازم برای رفع نواقص و عدم تطابقها
۴-۱۰- کسب اطمینان از رفع نواقص اعلام شده قبل از ورود به مرحله تحویل قطعی
۵-۱۰- تهیه پیشنویس گواهی پایان مدت بهره‌برداری موقت و آمادگی طرح برای تحویل قطعی و ارائه آن طی گزارش به کارفرما برای تصمیمگیری
۶-۱۰- کسب اطمینان از تحویل مدارک و مستندات طرح از جمله نقشه‌های چونساخت، مشخصات فنی، کتابچه‌های راهنمای استفاده از تاسیسات و تجهیزات و ضمانتنامه‌های آنها و غیره به کارفرما
۷-۱۰- بررسی و تایید روش‌های راهاندازی
۸-۱۰- نظارت بر اجرای تدابیر مهندسی اتخاذ شده برای انجام دقیق فرآیند راهاندازی
۹-۱۰- کسب اطمینان از کفایت دستورالعمل‌های راهاندازی، بهره‌برداری و نگهداری
۱۰-۱۰- مستندسازی درس آموختههای فرایند بهره‌برداری موقت
۱۱- مستند سازی
۱-۱۱- طبقهبندی و نگهداری مدارک، صورتجلسات و سایر اسناد تولید شده و تعیین میزان دسترسی برای هریک از آنها
۲-۱۱- مستندسازی اقدامات مدیریت طرح
۳-۱۱- اعلام کفایت نقشه‌های چونساخت و اسناد و مدارک تولید شده توسط عوامل برای ارسال به کارفرما
۴-۱۱- تدوین و بهروزرسانی درس آموختههای پروژه در خصوص کیفیت، محدوده طرح و هزینه فعالیتها و مقایسه با پروژههای مشابه و تحلیل آنها
۵-۱۱- مستند سازی ریسک‌های اتفاق افتاده اقدامات مرتبط با آنها و بررسی میزان تاثیرگذاری اقدامات انجام شده
۶-۱۱- تحویل رسمی تمام مستندات و مدارک به کارفرما در زمان انجام هریک از مراحل طرح و با رعایت حقوق معنوی و مادی کارفرما و حفظ محرمانگی مدارکی که بر اساس مقررات کارفرما محرمانه می‌باشند.
۷-۱۱- برگزاری جلسات درس آموخته‌ها (Lesson Learned) و مستندسازی آموختههای فردی و گروهی
۱۲- ارزیابی و ارزشیابی
۱-۱۲- انتخاب دستورالعمل‌ها یا روش‌های معتبر ارزیابی و ارزشیابی عوامل پروژه
۲-۱۲- تعیین و ابلاغ شاخص‌های ارزیابی و ارزشیابی به طرف‌های قرارداد
۳-۱۲- ارزیابی عملکرد عوامل ذینفع در دوره اجرای طرح مطابق دستورالعمل‌های مربوط و شاخص‌های ابلاغی
۴-۱۲- اعلام نتایج ارزیابی انجام شده به مراجع ذیربط
۱۳- اطلاع رسانی
۱-۱۳- شناسایی نهاد‌های ذیربط مستقر در حوزه تاثیرات پروژه یا موضوع انجام قرارداد (ذینفعان پروژه) پس از اخذ تایید و تصویب کتبی کارفرما
۲-۱۳- ارائه گزارش از نحوه اطلاعرسانی و میزان آگاهی نهادها و مراجع ذیربط مستقر درحوزه تاثیرات نتایج اجرای طرح از محدوده عملیات و ماهیت فعالیتها به میزان مورد نیاز
۳-۱۳- انجام اقدامات لازم مطابق دستورالعمل اجرایی طرح‌های عمرانی (حسب مورد) جهت جلب مشارکت اجتماعی در حوزه تاثیرات اجرای پروژه
۴-۱۳- تبادل اطلاعات چگونگی اجرای طرح با عوامل اجرای سایر طرح‌های مرتبط یا مستقر درحوزه تاثیرات اجرای طرح/طرح پس از اخذ تایید و تصویب کتبی کارفرما
۵-۱۳- تلاش برای انعکاس به موقع و واقعی موفقیت‌های مرحل‌های طرح برای ایجاد امید در ذینفعان
۶-۱۳- تهیه و ارائه گزارش‌های خاص و مورد نیاز کارفرما
۱۴- رسیدگی کارشناسی (مشورتی) و اظهار نظر در مورد وظایف غیرقابل واگذاری
۱-۱۴- اعلام نظر کارشناسی درباره تمام تکالیفی که بر اساس قانون محاسبات عمومی و سایر قوانین جاری کشور، به عهده بالاترین مقام دستگاه اجرایی گذاشته شده است.
۲-۱۴- اعلام نظر کارشناسی درمورد قبول تضمین‌ها و دستور تمدید، آزادکردن، ضبط یا واریز آنها
۳-۱۴- اعلام نظر کارشناسی در مورد تصویب تغییر مبلغ قرارداد
۴-۱۴اعلام نظر کارشناسی در مورد تصویب تغییر مدت قرارداد
۵-۱۴اعلام نظر کارشناسی در مورد تغییر مشخصات فنی، تغییر سیستم‌ها و اجزای اصلی کار
۶-۱۴اعلام نظر کارشناسی درمورد تصویب قیمت‌های جدید و حق‌الزحمه خدمات اضافی
۷-۱۴تایید گزارش‌های مراحل مختلف خدمات مطالعه و طراحی
۸-۱۴اعلام نظر کارشناسی در مورد تصویب تحویل موقت و تحویل قطعی کار
۹-۱۴اعلام نظر کارشناسی در مورد تعلیق، خاتمه و فسخ قرارداد
۱۰-۱۴اعلام نظر کارشناسی در مورد تصویب صورتوضعیت قطعی و صورتحساب نهایی
