آیین نامه نحوه برگزاری گردهمایی های بین المللی (تصویبنامه شماره ۷۰۵۰۷/ت۳۲۲۵۴هـ مورخ ۴/۱۲/۱۳۸۳ هیأت وزیران)
ماده ۱- منظور از گردهمایی در این آیین نامه، سمینار، همایش، بزرگداشت موضوع تبصره (۳) ماده (۱) قانون نحوه اعمال نظارت بر کاهش هزینه های غیر ضرور و جلوگیری از تجمل گرایی -مصوب ۱۳۷۰- می باشد.
ماده ۲- گردهمایی هایی بین المللی شناخته می شوند که دارای تمامی ویژگی های زیر باشند:
الف: با مشارکت یک یا چند سازمان یا انجمن تخصصی بین المللی برگزار شود.
ب: دارای هدف و موضوع بین المللی باشد (یعنی همایش مخاطبینی از ملیتهای گوناگون داشته یا موضوع مورد علاقه ملیتهای مختلف را مورد بحث قرار می دهد).
ج: شخصیت های مبرز از کشورهای مختلف در واحد های برنامه ریزی آن عضویت و مشارکت فعال داشته باشند.
د: بخش قابل قبولی از سخنرانی ها و مقاله های علمی (حداقل ۲۰% مقالات ) توسط شرکت کنندگان خارجی ارایه شود.
ماده ۳- برگزاری همایش های بین المللی توسط دستگاههای اجرایی منوط به تصویب هیات وزیران است. وزیر یا بالاترین مقام اجرایی دستگاه موظف است پیشنهاد برگزاری هر همایش را حداقل شش ماه قبل از تاریخ برگزاری همایش و همراه با اطلاعات لازم نظیر نام، هدف و نتایج احتمالی برگزاری همایش و کشورها و یا سازمانهای مشارکت کننده و همچنین برآورد تقریبی هزینههای برگزاری آن به هیات وزیران ارایه نماید.
تبصره ۱- در واحد علمی همایش هایی که جنبه علمی دارند لازم است تعدادی از استادان و محققان مبرز با تخصص مربوط از دانشگاهها و مراکز پژوهشی کشور حضور داشته باشند.
تبصره ۲- موارد استثنا که وزرا و روسای سازمانهای مستقل در ملاقاتها و برنامه های خارجی برگزاری یکی از موارد مندرج در ماده (۱) را تفاهم می نمایند از مدت مندرج در این بند مستثنی بوده و در اولین فرصت در جلسه هیات وزیران مطرح خواهد شد.
ماده ۴- جلسات کاری از قبیل مذاکرات، میزگرد، جشنواره و دروه های آموزشی نظری و کاربردی بلندمدت و کوتاه مدت که موسسات آموزشی و دستگاههای اجرایی در راستای انجام وظایف قانونی خود با حضور و یا استفاده از اتباع خارجی یا نمایندگان سایر دولت ها و یا سازمانهای بین المللی برگزار می نمایند، همایش بین المللی تلقی نشده و مشمول این آیین نامه نمی باشد.
ماده ۵- همایشهایی که با حضور روسا و اعضای هیاتهای نمایندگی دایم یا موقت دولتهای خارجی و یا سازمانهای بینالمللی در ایران برگزار میشود، همایش بین المللی تلقی نمی گردد.
ماده ۶- برگزاری سمینار، کنگره، بزرگداشت، گردهمایی که فاقد شرایط مندرج در این آیین نامه باشد تحت عنوان بین المللی توسط دستگاهای اجرایی به استثنای وزارت امور خارجه ممنوع است.
۱- عنوان دقیق گردهمایی.
۲- خلاصه ای از موضوع گردهمایی.
۳- محل برگزاری، تاریخ شروع و مدت برپایی.
۴- تعداد تقریبی شرکت کنندگان داخلی.
۵- تعداد تقریبی شرکت کنندگان خارجی (به تفکیک نام کشور).
۶- تعداد تقریبی سخنرانان داخلی.
۷- تعداد تقریبی سخنرانان خارجی (به تفکیک نام کشور).
۸- در صورت نیاز به سیستم ترجمه همزمان، تعیین زبانهای مورد نیاز.
۹- هزینه هایی که انجام خواهد گرفت.
۱۰- بودجه پیش بینی شده و محل اعتبار آن.
۱۱- بهره برداری جمهوری اسلامی ایران از برپایی گردهمایی.
۱۲- دبیر گردهمایی و شماره تلفن جهت تماسهای فوری.
۱۳- واحد مسئول یا هماهنگ کننده امور گردهمایی.
۱۴- اسامی یک یا چند سازمان یا انجمن تخصصی خارجی که با گردهمایی مشارکت دارند.
۱۵- تعداد یا درصد مقالات خارجی ارائه شده.
۱۶- اعلام اسامی و مشخصات (طبق فرم مشخصات اتباع خارجی پیوست) جهت صدور روادید شرکت کنندگان خارجی .
اطلاعات مورد نیاز جهت اخذ مجوز ریاست جمهوری:
۱- عنوان دقیق کنگره :
۲- خلاصه ایی از موضوع کنگره :
۳- محل برگزاری : ……………………… تاریخ شروع :………………………… مدت برپایی …………..
۴- تعداد تقریبی شرکت کنندگان داخلی:
۵- تعداد تقریبی شرکت کنندگان خارجی ( به تفکیک نام کشور ):
۶- تعداد تقریبی سخنرانان داخلی :
۷- تعداد تقریبی سخنرانان خارجی( به تفکیک نام کشور ):
۸- در صورت نیاز به سیستم ترجمه همزمان , تعیین زبانهای مورد نیاز :
۹- هزینه هایی که انجام خواهد گرفت :
۱۰- بودجه پیش بینی شده و محل اعتبار آن :
۱۱- بهره برداری جمهوری اسلامی ایران از برپایی کنگره :
۱۲- دبیر کنگره و شماره تلفن جهت تماس فوری:
سایت و پست الکترونیکی کنگره :
تلفن همراه دبیر علمی:
تلفن همراه دبیر اجرائی:
۱۳- واحد مسئول یا هماهنگ کننده امور کنگره :
۱۴- اعلام اسامی و مشخصات (طبق فرم مشخصات اتباع خارجی پیوست) جهت صدور روادید شرکت کنندگان خارجی.