مرکز اسناد اداری ایران در سازمان اداری و استخدامی کشور

مرکز اسناد اداری ایران در سازمان اداری و استخدامی کشور/ كشف سند ۳۳ ساله اداری ایران، میان كاغذهای باطله / نگران نابودی اسناد اداری هستیم

مرکز اسناد اداری ایران در سازمان اداری و استخدامی کشور است و بیش از ۵۰۰ هزار برگ سند اداری کشور برای بهره‌برداری تحقیقاتی در دسترس محققان و دانشگاهیان قرار دارد. تا کنون یکصد و ۳۰ هزار فقره عکس یا سند تاریخی در حوزه اداری از سوی دستگاه‌های اجرایی کشور، بازنشستگان و مردم به این مرکز اهدا شده ‌است که تمامی آنها دیجیتالی‌سازی شده و در بستر وبگاه این مرکز در دسترس مشترکان قرار دارد. آنچه خواندید، رویایی است که سازمان اداری و استخدامی کشور برای محقق ساختن آن، مرکز اسناد این سازمان را دایر کرده که ۱۶ آبان‌ماه سال ۱۴۰۱ با حضور دکتر آیت‌الله رئیسی؛ رئیس‌جمهور افتتاح شد.

مهدی مشفق؛ مشاور معاون رئیس‌جمهور و رئیس امور حوزه ریاست، روابط عمومی و بین‌الملل سازمان اداری و استخدامی کشور بارها در طول گفتگو تاکید کرد که «در گذشته قدر این اسناد دانسته نشده و این ظلم بزرگی بوده به تاریخ اداره کشور.» حالا اما این مرکز برای جمع‌آوری اسناد اداری ایران راه‌اندازی شده است.

سند ۳۳ ساله اداری ایران، میان کاغذهای باطله بود

نخستین سندی که در روزهای ابتدایی آغاز به کار دولت سیزدهم در سازمان اداری و استخدامی کشور، میان کاغذها و چک‌پرینت‌ها داخل یک کمد پیدا شد، نمودار نظام و تشکیلات پیشنهادی دولت جمهوری اسلامی ایران بود که بین سال‌های ۱۳۶۵ تا ۱۳۶۸ ایجاد شده است؛ سندی که در سال ۱۳۶۸ از این ساختار به صورت دستی طراحی شده. همچنین کتابخانه‌ای در سازمان وجود داشت که بیشتر شبیه مخزن کتاب با دسترسی کم بود تا کتابخانه‌ای قابل استفاده. حدود ۳۵ هزار جلد کتاب در این مخزن بود که به مرکز اسناد و کتابخانه جدید منتقل شده و در حال وجین شدن هستند و باید بگویم که اطلاعات کتاب‌ها با استانداردهای روز و همخوان با کتابخانه ملی و دیگر کتابخانه‌های معتبر جهان در حال ورود به نرم‌افزار کتابداری است.

بیش از یک قرن اسناد اداری در دسترس نیست!

نخستین لایحه استخدام کشوری در ایران، آذرماه ۱۳۰۱ به تصویب مجلس شورای ملی رسیده و به نوعی آغاز تاریخ استخدام قانونی کشور به صورت رسمی همین تاریخ است. در گذشته قدر این اسناد دانسته نشده و این ظلم بزرگی بوده به تاریخ اداره کشور. البته دیوان‌سالاری خیلی قبل‌تر از این تاریخ وجود داشته و چیزی بیش از این یکصد سال قدمت دارد و به جز سال‌های اخیر که اسناد اتوماسیونی شده و در دسترس قرار دارد، اسناد و مدارکی که مربوط به آن سال‌ها باشد در دسترس ما در سازمان اداری و استخدامی کشور نیست. ما امیدواریم که این اسناد را بتوانیم به دست بیاوریم و دیجیتالی‌سازی کنیم. البته به نظر می‌رسد که سازمان اسناد و کتابخانه ملی بخشی از این اسناد را داشته باشد. البته یک نکته را اضافه کنم که همه احکام صادره و نامه‌ها رد و بدل شده در سیستم اداری کشور، جزو اسناد اداری به حساب می‌آیند.

ادغام و تفکیک بلای جان اسناد اداری ایران

سال ۱۳۷۸ برای اولین بار «سازمان‌ امور اداری و استخدامی کشور» با بیش از ۴۰ سال سابقه، به تصمیم دولت وقت با «سازمان برنامه و بودجه کشور»، ادغام شد و «سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور» به وجود آمد. سال ۱۳۸۶ تغییرات جدید شکل گرفت و «سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور» منحل شد و دو معاونت با عنوان‌های «معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رئیس جمهور» و «معاونت برنامه‌ریزی و نظارت راهبردی رئیس جمهور» شکل گرفت و همین دو معاونت مجدد در سال ۱۳۹۳ با هم ادغام شدند و باز هم سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور تشکیل شد تا اینکه در سال ۱۳۹۵ اهمیت وجود سازمان اداری و استخدامی مشخص شد و با انحلال سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور، به سال ۱۳۷۸ برگشتیم و دوباره سازمان اداری و استخدامی کشور و سازمان برنامه و بودجه کشور به وجود آمد. با این تفاوت که سال ۱۳۷۸، عنوان سازمان یک واژه «امور» هم داشت و حالا آن را ندارد. یک اتفاق مهم و دردناک هم داشت، آن هم این بود که خیلی از اسناد مهم اداری کشور در این ادغام و تفکیک و جا‌به‌جایی‌ها از دسترس خارج شد یا به اصطلاح کتابدارها پرواز کرد. ما حتی نامه‌های اتوماسیونی قبل از سال ۱۳۹۵ را نداریم و در همین ادغام و تفکیک‌ها و جابه‌جایی‌ها از بین رفته‌اند.

از همه درخواست همکاری کردیم اما…

مهم این است که این اسناد یکجا جمع‌آوری شوند و به صورت دیجیتالی در دسترس قرار بگیرند و از آنها استفاده شود. به هر حال اسناد، پشتوانه تحقیق است و حوزه اداری هم با دیگر حوزه‌ها تفاوتی از این حیث ندارد. ما برای گردآوری اسناد اداری کشور، با روسای سابق سازمان هم نامه‌نگاری کردیم تا چنانچه سندی دارند به ما امانت بدهند که آن را دیجیتالی‌سازی کنیم و دوباره برگردانیم یا اگر کتابِ منبعی وجود دارد که نایاب است هم همینطور. به این نکته واقف هستیم که به هر حال برخی از این اسناد تک‌برگی هستند و شاید نیاز به ترمیم داشته باشند و شاید لازم باشد که در شرایط خاصی نگهداری شوند و مطمئنا این کار در تخصص سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران است. اگر اسناد قابلیت نگهداری داشته باشد که در مرکز اسناد خواهد ماند اما اگر نیاز به مراقبت ویژه داشته باشد، حتما از سازمان اسناد و کتابخانه ملی کمک می‌گیریم.

آرشیو شفاهی مرکز اسناد اداری ایران نیز راه‌اندازی می‌شود

برخی جلسات سازمان ضبط می‌شود. صدای این جلسات و نشست‌های مهم با تاریخ و معرفی حاضران آرشیو می‌شود. حداقل در این مدت که دولت سیزدهم فعالیت خود را آغاز کرده، این اتفاق افتاده و البته از قبل هم آرشیوهایی موجود است که نیاز دارد صداها بر اساس تصاویر شناسایی شوند که خب کار زیادی می‌طلبد. اما سختی مانع کار ما نیست و در حال راه‌اندازی آرشیو شفاهی مرکز اسناد هستیم و گفتگوها، نشست‌ها، بحث‌ها و… در این بخش آرشیو خواهند شد. آیندگان باید بتوانند به این اطلاعات دسترسی داشته باشند تا تصمیمات درست برای حکمرانی بگیرند. اینگونه نمی‌شود که هر کس بیاید و بدون اینکه بداند در گذشته چه شده و چرا و چگونه چه تصمیماتی گرفته شده، تصمیم‌گیری کند. خیلی از آنچه امروز تجربه می‌کنیم شاید در گذشته آزموده شده باشد. ما برای آینده ارثیه درست بگذاریم که آنها راه رفته را دوباره نروند.

نگران نابودی اسناد اداری هستیم

متاسفانه همانطور که گفتم، در گذشته به این اسناد بی‌توجهی شده و این یعنی جفای به تاریخ اداره کشور و در حال حاضر نیز ما نگرانیم که اسناد موجود، در دست مردم یا مسئولان یا حتی انبارهای دستگاه‌های اجرایی کشور در شرایط بدی نگهداری شوند و از بین برود یا در بدترین حالت این اسناد بدون توجه به ارزش تاریخی و اعتباری آن، کاغذ باطله شناخته شده و دور ریخته شوند. چند وقت پیش یکی از روسای دانشگاه خوارزمی، خیلی سخاوتمندانه، آرشیو چندین ساله نشریات حوزه مدیریت را به مرکز اسناد سازمان اهدا کرد، شاید اگر این آرشیو را کس دیگری می‌دید، به ارزش محتوای علمی آن که می‌تواند مورد استفاده دانشجویان قرار بگیرد توجهی نمی‌کرد و آن‌ها را بیرون می‌ریخت. ترس ما این است که اگر نامه‌های خاص و اسناد منحصر بفردی که در دست عموم یا حتی دستگاه‌ها وجود دارد، به چنین بلایی دچار شوند، چه؟ این یعنی خطر بیخ‌گوش اسناد اداری کشور است و اگر کمی دغدغه‌مند باشید، متوجه می‌شوید که نگرانی ما بیجا نیست.

مقاله‌ها و کتاب‌های روز دنیا را آوردیم

جدای از اینکه استانداردهای روز دنیا را برای ارتباط با کتابخانه‌های معتبر در جهان رعایت کردیم، به واسطه عضویت در مجامع اداری جهانی و رایزنی‌هایی که انجام دادیم، توانستیم از ارائه‌دهندگان بین‌المللیِ مقالات معتبر در حوزه مدیریت، وب‌سرویس‌هایی را به صورت اشتراکی یا در بخشی هم به صورت تهاتر دریافت کنیم. این وب‌سرویس‌ها، اسناد و تمامی کتاب‌های کتابخانه به محض این که بخش نرم‌افزاری آن تکمیل شود در دسترس دانشجویان مدیریت قرار می‌گیرد. به هر حال وجین کردن و ثبت اطلاعات حداقل ۳۵ هزار جلد کتاب که همه به صورت دستی و توسط نیروی متخصص کتابداری وارد نرم‌افزار می‌شوند و در طبقه‌ها قرار می‌گیرند، کاری است که کمی به زمان نیاز دارد. تلاش ما این است که دسترسی دانشگاه‌ها و دانشجویان را تا خردادماه ۱۴۰۲ ایجاد کنیم.