ابلاغ پست ها و تشکیلات «دفتر رییس جمهور سابق» در نهاد ریاست جمهوری (نامه شماره ۶۰۷۰/۹۲/۲۰۰ مورخ ۰۱/۰۴/۱۳۹۲ معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رییس جمهور)
جناب آقای بقایی
معاون محترم اجرایی و سرپرست نهاد ریاست جمهوری
با سلام و احترام
با توجه به ضرورت بهره مندی از تجربیات ارزنده و موثر روسای جمهور سابق و به منظور پیگیری و ساماندهی امور اجرایی مربوط به آنان به پیوست شرح وظایف و تشکیلات تفصیلی «دفتر رییس جمهور سابق» به شرح زیر در ساختار نهاد ریاست جمهوری به شرح زیر موافقت و برای اجرا ابلاغ می گردد. شایان ذکر است این واحد سازمانی تابع تمامی ضوابط و مقررات اداری، مالی و استخدامی نهاد ریاست جمهوری خواهد بود.
شرح وظایف دفتر رئیس جمهور سابق:
– هماهنگی و تهیه و تنظیم اوقات، برنامه ملاقات ها، جلسات، سفرها و دیدارها.
– تهیه و تنظیم مشروح یا خلاصه مذاکرات با اشخاص، مقامات داخلی و خارجی.
-دریافت ثبت و اعلام نظرات ایشان و انعکاس آن به مراجع ذیربط.
-ارتباط با استانداری ها، دستگاه های اجرایی، قوه قضائیه، قوه مقننه و غیره حسب مورد.
-مدیریت چرخه گردش مکاتبات.
-آماده سازی نامه ها، مستندات و مدارک اداری مرتبط جهت استحضار.
-هماهنگی در ارائه خدمات پشتیبانی، اداری و مال.
-پشتیبانی امور حفاظتی رئیس جمهوری سابق و خانواده آنها.
-تجهیز و به هنگام سازی حوزه دفتری به فناوری های نوین اطلاعاتی و ارتباطی چند رسانه ای و نگهداری آن با همکاری سایر واحدهای ذیربط.
-انجام امور مراسلات و مکاتبات، تهیه و تنظیم پیش نویس ها، نامه ها، ویرایش و تلخیص مکاتبات و گزارش های استحضاری.
شرح وظایف امور فرهنگی:
– مدیریت گردش مکاتبات وارده و صادره.
-گزارش ها و مکاتبات وارده و کسب اطمینان از کیفیت مستندات استحضاری.
-پیگیری دستورات کتبی تا حصول نتیجه.
-انجام امور مراسلات و مکاتبات.
-اتخاذ تدابیر لازم در امر نظارت و پیگیری امور ارجاعی.
– انجام کلیه اموری که توسط رئیس جمهوری سابق یا رئیس دفتر رئیس جمهور ارجاع می شود.
-انجام سایر امور محوله و ذیربط.
شرح وظایف امور پشتیبانی:
– مدیریت منابع انسانی دفتر
– تشخیص و نظارت برانجام تعهد و تسجیل و صدور حواله و انجام سایر وظایفی که در قانون محاسبات عمومی کشور تصریح گردیده است.
-مدیریت نظارت بر امور دبیرخانه، مکاتبات و ارسال مراسلات.
-پشتیبانی امور مراسم و تشریفات مقامات دفتر با هماهنگی واحدهای ذیربط.
-مدیریت حفظ و نگهداری اموال و تجهیزات دفتر با هماهنگی واحد های ذیربط.
-برنامه ریزی و تأمین کالاها و خدمات مورد نیاز و انجام امور محوله.
-برنامه ریزی و تأمین فضا و ساختمان مورد نیاز دفتر رئیس جمهور سابق.
-نظارت بر انجام امور نگهداری و تعمیرات ساختمان ها و تأسیسات با هماهنگی واحد های ذیربط.
شرح وظایف امور تشریفات و اطلاع رسانی:
-مستند سازی و تدوین گزارش دیدارها و سفرهای داخلی و خارجی.
-برنامه ریزی و اتخاذ تدابیر مقتضی به منظور ایجاد و نگهداری آرشیو صوتی، تصویری، عکس و اسلاید.
-انجام هماهنگی های لازم با واحدهای دخیل در برنامه های مختلف و ایجاد هماهنگی بین دفتر با میزبان و مراسم.
-اخذ درخواست ملاقات، تهیه گردشکار منطبق با درخواست و ارائه آن جهت رویت دفتر.
-پذیرایی، اسکان، حمل و نقل، بازدید و سایر برنامه های مهمان مربوطه.
-انجام کلیه امور تشریفاتی و اطلاع رسانی حسب نظر ریاست محترم.
-هماهنگی با وزارت امور خارجه و سایر دستگاه های مرتبط برای ملاقات میهمانان خارجی.
تشکیلات تفصیلی دفتر رئیس جمهور سابق:
۱۸۹۱- کارشناس عالی (رییس دفتر)
۱۸۹۲- مسئول دفتر
۱۸۹۳- مسئول دفتر
۱۸۹۴- مسئول دفتر
۱۸۹۵- کارشناس عالی
۱۸۹۶- کارشناس عالی
۱۸۹۷- کارشناس عالی
۱۸۹۹- کارشناس عالی
۱۹۰۰- کارشناس عالی
امور پشتیبانی:
۱۹۰۱- رئیس امور
۱۹۰۲- کارشناس
۱۹۰۳- کارشناس
۱۹۰۴- کارشناس
۱۹۰۵- کارشناس
امور هماهنگی:
۱۹۰۶- رئیس امور
۱۹۰۷- کارشناس
۱۹۰۸- کارشناس
۱۹۰۹- کارشناس
۱۹۱۰- کارشناس
امور تشریفات و اطلاع رسانی
۱۹۱۱- رییس امور
۱۹۱۲- کارشناس
۱۹۱۳- کارشناس
۱۹۱۴- کارشناس
۱۹۱۵- کارشناس
غلامحسین الهام- معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رییس جمهور