ضوابط نگهداری و امحای پرونده‌های مراجع حل اختلاف و سایر اسناد

ضوابط نگهداری و امحای پرونده‌های مراجع حل اختلاف و سایر اسناد (بخشنامه شماره 112767 مورخ 30/11/1389 وزارت کار و امور اجتماعی)

دستورالعمل شماره (13) روابط کار

مدیران کل محترم کار و امور اجتماعی استان ها

سلام علیکم؛ با توجه به ضرورت حفظ حقوق خصوصی افراد و اهمیت نگهداری پرونده های مراجع حل اختلاف و آیین نامه های انضباطی کارگاه ها و پیمان های دسته جمعی و برخی مشکلات پیش آمده در ادارات کار و امور اجتماعی، مقتضی است در خصوص نگهداری و امحای پرونده های مراجع حل اختلاف و سایر اسناد مذکور، ترتیبات و شرایط ذیل دقیقاً رعایت شود:

1- اصل کلیه پرونده ها از تاریخ اتمام دادرسی (صدور رأی قطعی)، همچنین آیین‌نامه‌های انضباطی کارگاه‌ها، پیمان‌های دسته جمعی و سایر اسناد ضروری به مدت (10) سال در اداره کار و امور اجتماعی محل نگهداری شده و پس از منقضی شدن مدت مذکور نسخه الکترونیکی به صورت (PDF) از آنها تهیه شده و اصل آنها امحا گردد. اداره کار و امور اجتماعی محل مکلف است یک نسخه از سند الکترونیکی را نزد خود برای همیشه حفظ و نسخه دیگر را به اداره کل کار و امور اجتماعی مربوط ارسال نماید.

2- نسخه الکترونیکی پرونده‌های امحاشده هر سال، در یک مجموعه لوح فشرده (CD) نگهداری خواهد شد و بر روی لوح فشرده (CD) نام آن سال قید خواهد گردید. آیین‌نامه‌های انضباطی و پیمان‌های دسته‌جمعی و سایر اسناد ضروری نیز در مجموعه لوح فشرده (CD) جداگانه نگهداری می‌شود. اداره کار و امور اجتماعی مکلف است مجموعه لوح فشرده (CD)های مذکور را برای همیشه نزد خود حفظ نماید. همچنین لازم است یک نسخه پشتیبان در هر مجموعه لوح فشرده (CD) تهیه شده و به اداره کل کار و امور اجتماعی مربوط ارسال شود.

3- برای دسترسی به نسخه‌های الکترونیکی تهیه شده از پرونده‌ها، کلاسه پرونده به عنوان نام هر فایل (PDF) مقرر می شود. به عنوان مثال فایل پرونده ای با کلاسه 11/88 یا 11-88 به صورت 11-88 تعیین می‌گردد. برای دسترسی آسان به اسناد تهیه شده، ضروری است که عنوان اسناد (نسخه‌های الکترونیکی پرونده‌ها) موجود در هر مجموعه لوح فشرده (CD) در یک فایل (WORD) با فیلدهای کلاسه پرونده، نام و نام خانوادگی خواهان و نام و نام خانوادگی خوانده درج شود. (همانند مثال ذیل) 

4- کارگروهی متشکل از مدیر کل مربوط یا نماینده وی، رییس حراست و رییس روابط کار برای نظارت بر امر امحا تشکیل شود.

5- در مواردی که پرونده یا آیین نامه انضباطی یا پیمان دسته جمعی از اداره کار و امور اجتماعی مربوط به محل دیگری ارسال می‌شود، لازم است که از پرونده یا سند مربوط در زمان ارسال، نسخه الکترونیکی تهیه و نسخه مذکور در اداره کار و امور اجتماعی مربوط نگهداری شود.

6- مدیران کل محترم کار و امور اجتماعی مسئول حسن اجرای این دستورالعمل بوده و مفاد آن باید بلافاصله پس از ابلاغ به آگاهی کلیه مدیران، کارشناسان و کارکنان ذیربط رسانده شود.

ابراهیم نظری جلالی- معاون روابط کار وزارت کار و امور اجتماعی