شناسنامه شغل مشاغل دستگاه‌های اجرایی به همراه راهنمای تنظیم

شناسنامه شغل مشاغل دستگاه‌های اجرایی چیست؟ به همراه راهنمای تنظیم

ویرایش بهار ۱۳۹۸- سازمان اداری و استخدامی کشور

مقدمه

مشاغل، شاکله اصلی هر سازمان و مهمترین ابزار تحقق اهداف و مأموریت‌های آن به شمار می‌روند. در واقع اهداف و راهبردهای کلان هر سازمان -به منزله فلسفه وجودی آن- از طریق فعالیت‌های جاری و در قالب مشاغل مورد عمل در آن سازمان، پیگیری و دنبال می‌شوند. بنابراین، موفقیت و رشد هر سازمان تا حد زیادی متأثر از کیفیت مشاغل آن و نحوه تخصیص اهداف و وظایف سازمان بین مشاغل گوناگون است. در این رابطه، شناسنامه شغلی معتبرترین سندی است که می تواند ماهیت و کیفیت واقعی مشاغل سازمان را نشان دهد و زیربنای لازم برای انجام سایر اقدامات سازمانی را فراهم نماید. چنانچه تقریبا تمامی اقدمات مرتبط با مدیریت منابع انسانی اعم از گزینش و استخدام نیروی انسانی، آموزش و بهسازی، ارزیابی عملکرد و نظایر آن، مستقیما بر اساس محتوای شناسنامه مشاغل انجام می شوند. مضاف بر آن شناسنامه هر شغل ابزار بسیار مناسبی برای منتقل ساختن انتظارات سازمان به متصدیان شغل و هماهنگ کردن اهداف مدیران و کارکنان می باشد. بنابراین اهمیت تنظیم صحیح و دقیق شناسنامه شغلی مشاغل، عمدتاً ناشی از تأثیر فزاینده آن در نحوه انجام سایر عملکردهای سازمانی (به ویژه عملکردهای مرتبط با مدیریت منابع انسانی) و همچنین روشن ساختن اهداف و انتظارات مدیران است.

مجموعه حاضر با هدف کمک به دستگاه‌های اجرایی کشور برای تهیه و تدوین مناسب شناسنامه شغلی مشاغل اختصاصی مورد عمل آنها شکل گرفته است. البته لازم به ذکر است که تنظیم شناسنامه شغلی مشاغل، خود نیازمند جمع‌آوری اطلاعات پیرامون مأموریت‌ها، وظایف و مشاغل سازمان و تجزیه و تحلیل دقیق آن‌ها است که این مهم با روش‌ها و رویکردهای متفاوتی قابل انجام است و دستگاه‌های اجرایی موظف‌اند پیش از اقدام برای تدوین شناسنامه مشاغل اختصاصی خود با توجه به ماهیت خاص فعالیت دستگاه، ضمن اتخاذ روش مناسب، اطلاعات مورد نیاز در خصوص مأموریت‌ها و مشاغل ذی‌ربط را جمع‌آوری و تحلیل نمایند. در واقع این مجموعه به منظور ایجاد وحدت رویه در دستگاه‌های اجرایی برای تنظیم شناسنامه شغلی مشاغل اختصاصی و ارائه راهنمایی‌های لازم در خصوص نحوه تدوین و نگارش شناسنامه‌های شغلی (با فرض اینکه اطلاعات مورد نیاز و مرتبط قبلاً جمع‌آوری و تحلیل شده‌اند) ارائه گردیده و لذا از پرداختن به شیوه‌ها و رویکردهای گوناگون جمع‌آوری اطلاعات شغلی و تجزیه و تحلیلی مشاغل صرف‌نظر شده است.

بنابراین به منظور تنظیم شناسنامه شغلی مشاغل اختصاصی لازم است نخست مشاغل فعلی دستگاه مورد بازبینی قرار گرفته و از جهت میزان انطباق با مأموریت‌ها و اهداف اصلی و قانونی دستگاه اجرائی بررسی و ارزیابی شوند. چنانچه دستگاه اجرایی تازه تأسیس باشد، می‌بایست ضمن دسته‌بندی مأموریت‌ها و وظایف محوله در قالب مشاغل متمایز و منحصربه‌فرد، مشاغل اختصاصی مربوطه احصاء و تدوین گردد. به طور کلی مشاغل اختصاصی هر دستگاه اجرائی باید طوری طراحی شوند که ضمن دربرگرفتن تمامی اهداف و مسئولیت‌های آن، برای انجام هر بخش از وظایف تخصصی که صرفاً در آن دستگاه انجام می‌شود یک شغل اختصاصی معین وجود داشته باشد.

در این راستان ممکن است بنابر دلایل گوناگون لازم باشد که تغییراتی در مشاغل فعلی دستگاه ایجاد شده و احیاناً برخی مشاغل ایجاد، حذف، ادغام و یا تجزیه شوند. به طور مثال، اگر مأموریت جدید به دستگاه اجرائی محول شده باشد و یا برخی از مسئولیت‌های سازمان مغفول مانده و در مشاغل مورد عمل پیش‌بینی نشده باشند، لازم است شغل جدیدی طراحی شده و یا وظایف یادشده به مجموعه وظایف مشاغل موجود اضافه گردند. چنانچه وظایف برخی مشاغل دستگاه اجرائی قابل واگذاری به سازمان‌ها یا نهادهای غیردولتی باشد، بهتر اس در چارچوب ضوابط مربوط به واگذاری مشاغل در جهت حذف آن مشاغل و واگذاری آنها اقدام شود. به علاوه ممکن است بتوان با حذف یا اصلاح بعضی از فرایندها و وظایف شغلی از طریق بکارگیری فناوری‌های نوین و یا تخصیص وظایف برخی از مشاغل اختصاصی به سایر مشاغل مشابه نیز در جهت حذف مشاغل غیرضروری اقدام نمود.

در بازنگری مشاغل اختصاصی دستگاه اجرایی، توجه به این نکته ضروری است که حداقل شصت درصد از وظایف هر شغل اختصاصی باید متمایز از وظایف سایر مشاغل باشد و تمایز میان مشاغل باید بر مبنای تفاوت در نوع و جنس وظایف و فعالیت‌های آنها باشد. بنابراین اگر مشاهده می‌شود که بیش از پنجاه درصد از وظایف دو یا چند شغل، یکسان یا مشابه است، این بدان معناست که مشاغل مورد اشاره باید ادغام شده و تفاوت میان آنها در پست‌های سازمانی پیش‌بینی گردد. همچنین اگر گستردگی وظایف یک شغل به حدی است که انجام صحیح آنها نیازمند حجم وسیعی از دانش و مهارت‌های تخصصی است و مستلزم پیش‌بینی طیف گسترده‌ای از رشه‌های تحصیلی متفاوت و ناهمگون در شرایط احراز آن می‌باشد، می‌توان از طریق تجزیه آن شغل به تعدادی از مشاغل اختصاصی زمینه لازم را برای انجام هر چه بهتر وظایف شغلی و ملاحظه دقیق‌تر شایستگی‌های مورد نیاز برای انجام هر شغل فراهم نمود.

در این رابطه اگر پیش از اقدام برای تنظیم شناسنامه شغلی مشاغل اختصاصی، از طریق تجزیه و تحلیل مشاغل موجود دستگاه اجرایی، عناوین احتمالی مشاغل اختصاصی و محدوده‌های اجمالی وظایف هر شغل مشخص شود، فرایند تنظیم شناسنامه شغلی با سهولت و نظم بیشتری انجام می‌پذیرد. همچنین شایان ذکر است که در طراحی مشاغل اتصاصی تعداد مشاغل به هیچ وجه مهم و تعیین‌کننده نمی‌باشد و اصل بر تقسیم دقیق و مناسب وظایف و مأموریت‌های محوله در قالب مشاغل اختصاصی است؛ به نحوی که از یک سو مجموعه مشاغل اختصاصی دستگاه تمام وظایف اصلی آن را پوشش داده و هیچ وظیفه‌ای مغفول نماند و از سوی دیگر مشاغل طراحی شده هم‌پوشانی نداشته و انجام یک وظیفه مشخص به دو یا چند شغل اختصاصی واگذار نشود. بنابراین تعداد مشاغل اختصاصی بر اساس میزان تفکیک و تمایزی که در ماهیت وظایف و مأموریت‌های دستگاه قابل ملاحظه است تعیین می‌گردد و تعدد مشاغل دستگاه اجرایی صرفاً بیانگر میزان نامتجانس بودن وظایفه محوله است و ملاک امتیاز یا برتری دستگاه نمی‌باشد. به عنوان مثال سازمان اداری و استخدامی کشور و سازمان برنامه و بودجه کشور هر کدام یک شغل اختصاصی دارند.

بیشتر ببینید: شغل اختصاصی سازمان اداری و استخدامی کشور

همچنین تأکید می‌شود با عنایت به اینکه مشاغل اختصاصی هر دستگاه اجرایی مبتنی بر مأموریت‌ها و وظایفی هستند که صرفاً در آن دستگاه دنبال می‌شوند، مختص به همان دستگاه بوده و در سایر دستگاه‌های اجرایی قابل استفاده نیستند و فقط کارمندان همان دستگاه اجرایی می توانند در مشاغل اختصاصی آن انتصاب یابند.

فصل اول: نحوه تنظیم شناسنامه شغلی مشاغل

شناسنامه شغلی -که گاهی از آن با عنوان کلی شغل یاد می‌شود- سند جامع مکتوبی است که شامل اهم اطلاعات مرتبط با شغل می‌باشد و در تعیین اهمیت و جایگاه یک شغل نسبت به سایر مشاغل سازمان، نقش بسزایی دارد. همچنان که در پیوست شماره ۱ نشان داده شده است، شناسنامه مشاغل دستگاه‌های اجرایی باید شامل عنوان شغل، تعریف شغل، اهمّ وظایف و مسئولیت‌های شغل و شرایط احراز آن (در قالب تحصیلات، مهارت‌ها، دوره‌های آموزشی، ویژگی‌های شخصیتی و رفتاری و سایر ویژگی‌ها) باشد. در این فصل ضمن تبیین بخش‌های گوناگون شناسنامه شغلی، چگونگی تهیه و تنظیم محتوای هر بخش از طریق بیان ویژگی‌ها و شاخصه‌های لازم برای تدوین مناسب آن تا حد امکان با ذکر مثال توضیح داده می‌شود.

عنوان شغل

عنوان شغل یک عبارت توصیفی موجز (ترجیحاً بین دو تا چهار کلمه) و دقیق (مرتبط با محتوا و سطح شغل) است که می‌بایست متناسب با وظایف اصلی شغل و شأن و منزلت اجتماعی و سازمانی آن باشد. یعنی هر عنوان شغلی باید در قالب عبارتی کوتاه و مختصر بیان شود که از یک سو نشان‌دهنده ویژگی‌های اصلی شغل (که در تعریف شغل و شرح وظایف بر آنها تأکید می‌شود) بوده و از سوی دیگر دامنه و سطح شغل را مشخص نماید. عباراتی همچون کارشناس، کاردان و نظایر آن که معمولاً در ابتدای عناوین شغلی به کار می‌روند، تعیین کننده سطح مسئولیت‌ها و اختیارات شغل هستندو باید با توجه به نوع و اهمیت وظایف انتخاب شوند و عبارتی که بعد از آنها می‌آید، بیانگر محتوا و ماهیت اصلی آن شغل می‌باشد.

تعریف شغل

تعریف شغل مجموعه مسئولیت‌های کلیدی شغل (نه جزئیات عملیاتی آن) و نقشی را که آن شغل در سازمان ایفا می‌کند، منعکس می‌نماید. تعریف شغل زماین دقیق و کامل است که بتوان با دیدی کلان و از بالا، شمای کلی وظایف، جایگاه و نقش شغل را در سازمان ترسیم کند و در حداکثر سه تا چهار جمله به صورت واضح، مختصر، دقیق و جامع بیان نماید که در این شغل چه کاری و با چه هدفی انجام می‌شود. هر وظیفه‌ای که در تعریف شغل مورد اشاره قرار می‌گیرد حتماً باید در بخش اهم وظایف و مسئولیت‌ها به صورت تفصیلی بیان شود. چرا که تعریف شغل، خلاصه یا نسخه فشرده‌ای از اهم وظایف است.

چنانچه وظایف شغل به گونه‌ای باشد که بتوان سطوح گوناگونی (شامل سطوح مدیریتی، سرپرستی یا اجرایی) برای آن قائل شد، این نکته باید با عبارتی نظیر “این شغل می‌تواند حسب پست مورد تصدی متضمن سطوح مدیریتی نیز باشد” در تعریف شغل لحاظ گردد.

اهم وظایف و مسئولیت‌ها

بیان مهم‌ترین وظایف و مسئولیت‌های هر شغل، اساس شرح شغل یا شناسنامه شغلی را شکل می‌دهد؛ چرا که محتوای سایر بخش‌های شناسنامه شغلی -به طور مستقیم یا غیرمستقیم- بر اساس مندرجات این بخش تدوین می‌گردد. وظایف و مسئولیت‌های هر شغل می‌توانند درک روشنی از ماهیت آن شغل ایجاد کنند و از یک سو بیانگر اقدامات و فعالیت‌هایی هستند که متصدی شغل مسئول انجام آنهاست و از سوی دیگر انتظارات مدیران را از متصدی شغل مشخص می‌کنند. بر این اساس در این بخش باید با مجموعه‌ای از وظایف هماهنگ و مرتبط برای ایجاد ستاده‌ها یا نتایج مشخص و مورد انتظار از انجام شغل، شناسایی و تبیین شوند؛ به طوری که با بیان آنها هیچ سؤالی درباره ماهیت کار و انتظارات مدیر باقی نماند.

لازم است اهمّ وظایف و مسئولیت‌های شغل با ملاحظه و رعایت نکات ذیل تنظیم گردند:

مجموعه وظایف شغلی باید به صورت کامل و جامع بیان شوند؛ یعنی تمامی کارکردها و وظایفی را که متصدی شغل مسئول انجام آنها است در برگیرند.

مجموعه وظایف شغلی باید متمرکز بر فعالیت‌های اصلی و موارد ضروری برای انجام شغل باشد و لازم است از پرداختن به وظایف جزئی یا فرعی که در ضمن انجام سایر وظایف انجام می‌شوند (مانند پاسخ دادن به تلفن برای اکثر مشاغل اداری) و یا برای انجام شغل ضروری نیستند و ممکن است به صورت گهگاه و یا در شرایط خاصی انجام شوند و نیز از بیان جزئیات مرتبط با روش یا چگونگی انجام وظایف، اجتناب شود. همچنین لازم است از ذکر تکالیف سازمانی عام که همه اعضای سازمان موظف به انجام آنها هستند (مانند رعایت ضوابط و مقررات اداری یا شئون اخلاقی) پرهیز گردد.

وظایف و مسئولیت‌های شغل باید دارای ترتیب و توالی منطق باشند و اولویت در ترتیب وظایف رعایت شود. بدین‌معنا که نخست مسئولیت‌ها و اقدامات کلیدی لازم برای انجام شغل و سپس وظایف مرتبط با مسئولیت‌های کلیدی بیان شوند. به طور مثال اگر «تهیه گزارشات مرتبط با…» یکی از وظایف شغلی باشد، انجام این وظیفه قاعدتاً پس از انجام وظایف اصلی شغل صورت می‌یرد؛ یعنی باید ابتدا فعالیت‌های خاصی انجام شوند و سپس گزارش چگونگی انجام آنها تهیه شود. بنابراین وظیفه مذکور باید در زمره آخرین وظایفی باشد که در بخش اهم وظایف و مسئولیت‌های شغل ذکر می‌شود.

متناسب با میزان دشواری و پیچیدگی وظایف شغل ترجیحاً به ۱۵- ۸ مورد از اهم وظایف و مسئولیت‌های شغل اشاره شود.

هر وظیفه یا مسئلیت شغلی باید در قالب یک عبارت کامل و مستقل که دربرگیرنده فعالیت اصلی، موضوع فعالیت و در صورت لزوم هدف آن است، بیان گردد (مانند “بررسی و تنظیم شاخص‌های ارزیابی عملکرد به منظور سنجش بهره‌وری کارمندان”).

وظایف شغل می‌بایست تا حد امکان ساده و واضح بیان شوند و با یکدیگر متمایز بوده و هم‌پوشانی نداشته باشند. بیان وظایف شغل باید به گونه‌ای باشد که برای هر مخاطب عام که تقریباً هیچ اطلاعاتی راجع به شغل مورد نظر ندارد، به سادگی قابل درک باشد و بتواند تصویر روشنی از آنچه که متصدی شغل انجام می‌دهد ایجاد نماید.

وظایف شغلی باید فعالیت‌ها و مسئولیت‌های جاری و فعلی شغل را منعکس نمایند و وظایفی را که سابقاً وجود داشته اما در حال حاضر دیگر انجام نمی‌شوند یا ممکن است در آینده مورد نیاز باشند، دربرنگیرد. از آنجا که تعیین وظایف و مسئولیت‌های مشاغل یک فعالیت مستمر و پویا است، لازم است وظایف هر شغل به صورت منظم و دوره‌ای مورد بازنگری قرار گرفته و بر مبنای اقتضائات سازمانی و محیطی به‌روزرسانی شوند.

شرایط احراز

شرایط احراز بیانگر حداقل الزامات و شایستگی‌های مورد نیاز برای انجام موفقیت‌آمیز شغل است و برمبنای اهمّ وظایف و مسئولیت‌های شغل تنظیم می‌شود. در واقع شرایط احراز شغل، ویژگی‌ها و شاخصه‌هایی را که متصدی شغل باید دارا باشد تا بتواند وظایف شغلی را به خوبی انجام دهد، معین می‌کند.

در شناسنامه شغلی شرایط احراز هر شغل باید حداکثر در قالب پنج مؤلفه زیر تنظیم گردد:

۱. تحصیلات و معلومات

به منظور تعیین میزان دانش و معلومات نظری مورد نیاز برای انجام شغل باید مقطع و عنوان رشته‌ها و گرایش‌های تحصیلی قابل قبول برای تصدی شغل مشخص شود. با توجه به تنوع مشاغل و تخصصی شدن آنها لازم است ضمن پیش‌بینی رشته‌های تحصیلی متناسب با هر شغل از ذکر رشته‌های تحصیلی غیرمرتبط جداً اجتناب گردد. تعیین عناوین رشته‌های تحصیلی مطلوب از طریق تطبیق محتوای آموزشی هر رشته تحصیلی با وظایف و مسئولیت‌های آن شغل صورت می‌گیرد.

به علاوه لازم است عناوین رشته‌ها و گرایش‌های تحصیلی به صورت تفکیک شده بر مبنای مقاطع تحصیلی و دقیقاً بر اساس عناوین رشته‌های تحصیلی مصوب وزارت علوم، تحقیقات و فناوری و یا عناوین مندرج در دفترچه‌های (جدید و قدیم کنکور سازمان سنجش آموزش کشور (سراسری، پیام نور، علمی کاربردی و آزاد) پیش‌بینی شوند و از ذکر عباراتی همچون “مجموعه تحصیلی” یا “گروه تحصیلی” (مانند مجموعه حقوق) اجتناب شود. در صورتی که یک رشته تحصیلی دارای گرایش‌های متعدد است، عنوان دقیق گرایش(های) قابل قبول بعد از عنوان رشته تحصیلی مورد نظر در داخل پرانتز آورده شود. ضمناً چنانچه تمام گرایش‌های یک رشته تحصیلی مطلوب در نظر گرفته می‌شود، پس از درج عنوان رشته تحصیلی عبارت “همه گرایش‌ها” در داخل پرانتز ذکر گردد.

اگر عنوان یک رشته تحصیلی در برخی از مدارک بدون گرایش و در برخی دیگر همراه با گرایش(های) خاصی وجود داشته و در هر دو صورت برای تصدی شغل مطلوب باشد، لازم است در شرایط احراز شغل در مقطع تحصیلی مورد نظر، یک بار عنوان رشته تحصیلی بدون گرایش و بار دیگر همراه با گرایش(های) مورد نظر ذکر گردد [مثلاً در رشته‌های تحصیلی مندرج در مقطع کارشناسی چنین می‌آید: مهندسی برق، مهندسی برق (قدرت/ الکترونیک/ …/…)]. تفکیک عناوین رشته‌های تحصیلی به وسیله کاما (،) و تفکیک گرایش‌های یک رشته به وسیله اسلش (/) صورت می‌گیرد.

لازم به ذکر است که در هنگام بررسی عناوین تحصیلی مندرج در سایت وزارت علوم، تحقیقات و فناوری صرفاً به عنوان رشته یا گرایش‌های تحصیلی درج شده در سایت مزبور استناد نکرده و عناوین مورد نظر را از متن مصوب برنامه‌های درسی مربوطه استخراج کنید. همچنین به منظور حفظ حقوق فارغ‌التحصیلان دوره‌های تحصیلی مختلف می‌بایست تمامی عناوین تحصیلی مطلوب جدید و قدیم (اعم از اینکه برنامه درسی آنها منسوخ شده یا فعال می‌باشد) را در شرایط احراز ذکر نمایید. دستگاه‌های اجرایی باید در هنگام پیشنهاد شرح شغل مشاغل اختصاصی خود مستندات مرتبط با تحصیلات و معلومات هر شغل (شامل دفترچه‌های سازمان سنجش و نظایر آن) را نیز به این سازمان ارائه نمایند.

۲. مهارت‌ها

مهارت عبارتست از توانایی به‌کار بردن مؤثر دانش و تجربه شخصی. در این راستا مجموعه توانمندی‌های فردی مورد نیاز برای انجام وظایف شغل (مانند “توانایی بکارگیری نرم‌افزارهای تخصصی مربوطه” و یا “توانایی گزارش‌نویسی”) که ممکن است طیف وسیعی از مهارت‌های گفتاری، نوشتاری، ارتباطی و نظایر آن را در برگیرد، شناسایی می‌شوند. در این رابطه باید توجه شود که وظایف شغلی به عنوان مهارت ذکر نشوند؛ به طور مثال «تسلط به قوانین حقوقی و اداری» یک مهارت است اما «تهیه و تنظیم قرارداد بر اساس قوانین حقوقی و اداری»، یک وظیفه به شمار می‌رود. مهارت‌های لازم برای هر شغل باید به طور متوسط شامل ۵-۳ مهارت اصلی باشد و بتوان آنها را از طریق ابزارهای ارزیابی مورد سنجش قرار داد.

۳. دوره‌های آموزشی

براین انجام بهینه وظایف شغیل در برخی موارد قابلیت‌ها و یا شایستگی‌هایی مورد نیاز است که از طریق تجارب یا تحصیلات علمی متداول و معمول کسب نمی‌شوند. بنابراین دستگاه‌های اجرایی موظف‌اند این قابلیت‌ها را از طریق پیش‌بینی دوره‌های آموزشی مناسب برای متصدیان شغل ایجاد نمایند. محتوای دوره‌های آموزشی باید با توجه به ماهیت هر شغل و الزامات منحصر به فرد آن و بر اساس دانش و مهارت خاصی که برای انجام وظایف شغل لازم است تنظیم گردند. دوره‌های آموزشی مورد نیاز برای انجام هر شغل ترجیحاً در قالب ۳ تا ۵ دوره آموزشی پیش‌بینی شوند.

۴. ویژگی‌های شخصیتی و رفتاری

منظور از ویژگی‌های شخصیتی و رفتاری، تمایلات درونی و حالات روانی نسبتاً باثباتی است که منجر به رفتارهای مشخصی در افراد می‌شود. به منظور تطابق مطلوب میان ویژگی‌های شغل و شاغل و در راستای افزایش انگیزه و بهره‌وری نیروی انسانی، لازم است برای هر شغل مجموعه‌ای از ویژگی‌های شخصیتی و رفتاری متناسب با الزامات، شرایط کاری و ویژگی‌های خاص آن شغل شناسایی شده و ترجیحاً در قالب ۵ تا ۱۰ ویژگی مشخص در شرایط احراز مشاغل پیش‌بینی گردد.

تطابق ویژگی‌های شخصیتی شاغل با الزامات شغل و میزان رعایت استانداردهای رفتاری مورد نیاز برای انجام شغل توسط فرد، تأثیر قابل توجهی در کیفیت عملکرد ارائه شده دارد. به طور مثال، خوش رویی و دارا بودن صبر و حوصله در برخورد با سایرین، از جمله ویژگی‌های لازم برای تصدی مشاغلی است که انجام وظایف آنها مستلزم تعامل زیاد با سایر افراد و پاسخگویی به مراجعان است (مانند مسئول دفتر). در این رابطه نیز تأکید می‌شود که در این بخش صرفاً ویژگی‌هایی احصاء شوند که ارتباط مشخص و معناداری با انجام مناسب وظایف شغلی دارند و از بیان ویژگی‌های عام و کلی که متصدیان تمامی مشاغل باید از آنها برخوردار باشند (مانند ادب و نزاکت اداری یا نظم و انضباط کاری) اجتناب شود.

۵. سایر ویژگی‌ها

در این بخش می‌توان به سایر ویژگی‌ها و خصوصیاتی که برای موفق بودن در انجام شغل لازم است، اشاره نمود. این ویژگی‌ها می‌تواند شامل نیازمندی به میزان معینی از تجربه برای تصدی شغل و یا ویژگی‌های جسمانی خاص مورد نیاز برای انجام وظایف شغلی باشد. این امکان نیز وجود دارد که ضمن مرتبط ساختن تحصیلات و تجربه کاری، جایگزین‌های قابل قبول در این خصوص پیش‌بینی گردد.

همچنین چنانچه شغلی دارای شرایط یا محیط‌های کاری غیرمعمول و نامتعارف می‌باشد، می‌توان در این بخش به ویژگی‌های خاص شاغلین آن اشاره نمود. به طور مثال، توانایی انجام مسافرت‌های مکرر داخلی و خارجی، توانایی انجام کار در محیط‌های نامساعد (مثل محیط‌های پرسر و صدا یا در معرض هوای آلود) از جمله این ویژگی‌ها محسوب می‌شوند.

فصل دوم: یکپارچه‌سازی مشاغل

مشاغل، مبانی زنده و پویای عملکرد و موفقیت سازمان هستند و باید دائماً تغذیه شوند. این بدان معناست که عملکرد مناسب سازمان، مستلزم آن است که مشاغل و وظایف آنها به صورت منظم و مستمر مورد بازبینی قرار گرفته و ضمن تلاش برای بهبود و ارتقاء آنها، اصلاحات لازم متناسب با تغییرات محیط داخلی و خارجی در آنها اعمال گردد. در رابطه با بازنگری مشاغل مورد عمل در هر سازمان یکی از نکات مهم و قابل توجه، درک ارتباطات میان مشاغل سازمان و نقش و تأثیر هر یک از مشاغل در عملکرد نهایی سازمان است.

بر این اساس در هر دوره بازنگری مشاغل سازمان لازم است پس از اعمال تغییرات مورد نظر در هر شغل و تنظیم (مجدد) شناسنامه شغلی مربوط به هر یک از مشاغل، کلیه مشاغل پیشنهادی از جهت دربرگرفتن تمامی مأموریت‌ها و اهداف اصلی سازمان، عدم تداخل وظایف و مسئولیت‌های مشاغل گوناگون و نیز منطقی بودن نوع ارتباط میان مشاغل مختلف مورد بررسی و دقت‌نظر قرار گیرند و اصطلاحاً مشاغل سازمان یکپارچه و هماهنگ گردند. در این صورت می‌توان امیدوار بود که بین عملکرد بخش‌های گوناگون سازمان نوعی هم‌افزایی مثبت در جهت تحقق اهداف و چشم‌انداز مطلوب سازمان ایجاد گردد.

در این رابطه اتخاذ رویکرد سیستمی نسبت به کل مشاغل سازمان و تک تک مشاغل آن، می‌تواند بسیار مفید و مؤثر باشد. بدین‌صورت که مشاغل سازمان به منزله سیستم‌های فرعی نسبت به سیستم اصلی سازمان لحاظ شوند که تحقق اهداف اصلی سازمان از برآیند عملکرد جمعی آنها حاصل می‌شود. بدین‌ترتیب هدف نهایی مورد نظر از انجام هر شغل، به عنوان بخشی از هدف کلی سازمان (یا واحد مربوط) مورد توجه قرار می‌گیرد که این هدف یا نتیجه مورد انتظار از انجام شغل (خروجی)، از طریق بکارگیری ورودی‌ها (منابع انسانی و سازمانی هر شغل) در فرایند پردازش (فعالیت‌ها و وظایف شغلی) حاصل می‌گردد. در این رویکرد همچنان که وظایف شغلی به منزله گام‌هایی برای رسیدن به هدف شغل در نظر گرفته می‌شوند، مشاغل گوناگون سازمان نیز به عنوان اجزاء گوناگون یک سیستم که باید عملکرد یکدیگر را تکمیل و تقویت نمایند، دیده می‌شوند.

در پایان خاطرنشان می‌سازد که به منظور مستندسازی مطلوب فرایند بازنگری مشاغل، می‌بایست علاوه بر تنظیم شناسنامه شغلی برای هر یک از مشاغل دستگاه، یک جدول مقایسه‌ای در خصوص وضعیت کلی مشاغل مورد عمل در مقایسه با مشاغل پیشنهادی (مطابق پیوست ۲) تهیه گردد تا امکان بررسی و ارزیابی دقیق تغییرات ایجاد شده در مشاغل اختصاصی هر دستگاه فراهم گردد.

پیوست (۱): تمونه شناسنامه شغلی

پیوست (۲): جدول مقایسه‌ای مشاغل اختصاصی