بخشنامه حفظ سلامت و ایمنی و نحوه ارائه خدمات به شهروندان در دوران شیوع ویروس کرونا (بخشنامه شماره ۷۲۴۵۵۵ مورخ ۱۲/۱۲/۱۳۹۸ سازمان اداری و استخدامی کشور)
بخشنامه به کلیه دستگاه‌های اجرایی موضوع ماده (۵) قانون مدیریت خدمات کشوری
با توجه به شرایط خاصی که در اثر شیوع ویروس کرونا در کشور ایجاد شده است و به منظور حفظ سلامت و ایمنی کارکنان دستگاه‌های اجرایی و ارباب رجوع و کاستن از ترددهای غیرضرور مردم به دستگاه های اجرایی و ادارات و نیز حصول اطمینان از انجام به موقع خدماتی که دستگاه‌های اجرایی باید به شهروندان ارائه نمایند، موارد زیر ابلاغ می‌گردد:
۱- کلیه دستگاه‌های اجرایی موظفند:
۱-۱. بر اساس دستورالعمل‌های صادره از سوی وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی نسبت به تأمین امکانات بهداشتی (از قبیل ماسک، دستکش، مواد ضد عفونی کننده و نظیر آنها) برای استفاده کارکنان خود اقدام کنند.
۲-۱. نسبت به ارائه آموزش‌های لازم به کارکنان خود و نصب پیام‌ها و علائم هشدار دهنده جهت آگاهی مراجعان برا تعامل مناسب با شرایط ویژه ناشی از شیوع بیماری کرونا و رعایت نکات بهداشتی و ایمنی در محیط کار بر اساس دستورالعمل‌های صادره از سوی وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی اقدام کنند.
۲- کلیه مکاتبات اداری بین دستگاه‌های اجرایی و واحدهای تابعه دستگاه‌ها باید از طریق شبکه دولت و اتوماسیون اداری انجام شود و از پذیرش اسناد و مدارک و مکاتبات اداری که به صورت فیزیکی و غیرالکترونیکی ارسال می‌شوند خودداری گردد. اسناد و مکاتبات طبقه‌بندی شده از حکم این بند مستثنی هستند.
۳- کلیه خدمات دستگاه‌های اجرایی به روش‌های زیر ارائه خواهد شد:
۳-۱. ارائه به صورت الکترونیکی (از طریق میز خدمت الکترونیکی، سامانه‌های الکترونیکی، برنامه‌های کاربردی دولت همراه و یا مراکز تماس cell centers).
۳-۲. ارائه خدمت از طریق پست به آدرس ذینفعان.
۳-۳. ارائه خدمت از طریق دفاتر پیشخوان دولت و بخش عمومی.
۳-۴. ارائه خدمت از طریق میز خدمت حضوری (با کمترین تردد درون محیط اداری).
۴- کلیه دستگاه‌های اجرایی مکلفند:
۴-۱. اطلاعات شناسنامه خدمات خود را در سامانه مدیریت خدمات دولت در پایگاه اطلاعاتی سازمان اداری و استخدامی کشور به آدرس (gservice.aro.gov.ir) تکمیل و لینک خدمات الکترونیکی خود را ظرف مدت یک هفته در این سامانه قرار دهند تا اطلاع رسانی کلیه خدمات و ارائه خدمات الکترونیکی به تفکیک دستگاه اجرایی از طریق این سامانه به شهروندان امکان‌پذیر گردد. امور توسعه دولت الکترونیک این سازمان همکاری و راهنمایی لازم در این مورد را به عمل خواهد آورد.
۲-۴. امکان ثبت الکترونیکی درخواست خدمات و مکاتبات شهروندان را از طریق فرم‌های الکترونیکی یا سایر روش‌ها فراهم نمایند و در صورت نیاز به مراجعه حضوری امکان نوبت دهی الکترونیکی را برای کلیه خدمات حضوری ظرف مدت ۳ روز کاری فراهم کنند.
۴-۳. با همکاری وزارت ارتباطات و فنآوری اطلاعات، مراکز تماس خود جهت ارائه خدمات از نوع اطلاع‌رسانی، مشاوره، پیگیری وضعیت خدمت و نظایر آنها را برای ارباب رجوع و کارکنان راه‌اندازی و یا به‌روز رسانی نمایند.
۵- کلیه دستگاه‌های اجرایی لازم است از برگزاری همایش‌ها، جلسات عمومی، برنامه‌های آموزشی و نشست‌های تخصصی به صورت حضوری خودداری نموده و این‌گونه موارد را در حد ضرورت و با استفاده از امکانات و فنآوری‌های ارتباط غیرحضوری از قبیل وبینار، ویدئوکنفرانس، شبکه‌های اجتماعی و آموزش‌های مجازی و نظائر آنها انجام دهند.
۶- کلیه دستگاه‌های اجرایی می‌بایست از اعزام کارکنان به مأموریت‌های اداری غیرضرور خودداری کنند. مأموریت‌های ضروری و اجتناب‌ناپذیر صرفاً با تأیید بالاترین مقام مجاز در مرکز و استان انجام خواهد شد.
۷- ارائه خدمات الکترونیکی توسط کارکنان دستگاه‌های اجرایی به صورت دورکاری (کار در خانه) بر اساس تصویب‌نامه شماره ۷۶۴۸۱/۴۴۷۳۶ مورخ ۷/۴/۱۳۸۹ هیأت وزیران بلامانع می‌باشد. لازم است دستگاه‌های اجرایی برای انجام مکاتبات فعالیت‌های اداری امکان لازم برای دسترسی الکترونیکی کلیه کارکنان خود را از خارج از اداره فراهم نمایند.
جمشید انصاری- معاون رییس‌جمهور و رییس سازمان اداری و استخدامی کشور