درج “شناسه ملی سند (شمس)” در مکاتبات نظام اداری کشور

درج “شناسه ملی سند (شمس)” در اولین صفحه مکاتبات نظام اداری کشور (بخشنامه شماره 110718 مورخ 3/9/1398 نهاد ریاست جمهوری)

کلیه وزارتخانه‌ها، سازمان‌های دولتی و استانداری‌های سراسر کشور

احتراماً در راستای اجرای بخشنامه شماره 1739836 مورخ 15/12/1396 سازمان اداری و استخدامی کشور، در نظر است، شناسه ملی سند (شمس) که بر اساس ترکیب چندین قلم اطلاعاتی از اقلام اطلاعاتی سند ایجاد و هویت یکتایی برای آن ایجاد می‌نماید، در اولین صفحه مکاتبات نظام اداری کشور درج گردد. لذا خواهشمند است سند پیوست با عنوان «سند توید شناسه شمس، نسخه 1.2» را در اختیار شرکت پیمانکار اتوماسیون اداری دبیرخانه دستگاه متبوع خود قرار داده و پس از پیاده‌سازی، نتیجه را از طریق سامانه شبکه دولت (سیماد)، اعلام نمایید.

در ضمن یادآور می‌شود؛ درج شناسه فوق‌الذکر در مکاتبات اداری به عنوان یکی از پیش‌نیازهای کلیدی برای اتصال به سامانه استعلام و پیگیری (رصد) دولت، الزامی است.

حسین ملایجردی- مدیر کل دبیرخانه مرکزی نهاد ریاست جمهوری

سند تولید شناسه ملی سند (شمس)

1.2 نسخه

مهرماه 1398

مقدمه

با عنایت به بند ب بخشنامه‌ي شماره‌ي 1739836 مورخ 1396/12/15 سازمان اداري و استخدامی كشور، درج «شناسه ملی سند (شمس)» به مكاتبات و اسناد دولتی براي تمامی دستگاه‌هاي اجرایی الزامی شده است. این شناسه كه به هر نامه به صورت یكتا اختصاص داده خواهد شد، مطابق ماده 5 همان بخشنامه می‌بایست الگوي مشخصی داشته و مطابق آن ایجاد شود. سند حاضر الگوي تشكیل این شناسه را معرفی می‌نماید.

هدف

هدف از تعیین و درج شناسه شمس در مكاتبات و اسناد دولتی عبارت است از:

– ایجاد شناسه یكتا و قابل پیگیري

– افزایش سرعت و ایجاد سهولت در ثبت مكانیزه مكاتبات

تعاریف

– شناسه ملی سند (شمس): شناسه‌اي است كه بر اساس تركیب چندین قلم اطلاعاتی از اقلام اطلاعاتی سند ایجاد و هویت یكتایی براي آن ایجاد می‌نماید.

– QR code: یک باركد دو بعدي حاوي داده(هاي) نهفته است كه می‌توان آن را با اسكنرهاي مربوط یا دوربین تلفن همراه بازخوانی نمود.

– GS1: یک انجمن بین‌المللی غیرانتفاعی است كه به توسعه و حفاظت از استانداردهاي جهانی مرتبط با ارتباطات تجاري می‌پردازد. شناخته‌شده‌ترین این استانداردها باركد است، نمادي كه بر روي محصولات چاپ شده و قابلیت اسكن شدن به صورت الكترونیكی را دارد.

– ECE: پروتكل تبادل الكترونیک مكاتبات كه توسط سازمان نظام صنفی رایانه‌اي تهیه و ارایه شده است.

وضعیت موجود

در حال حاضر سازمان‌ها و ادارات بر اساس قواعد داخلی خود براي هر سند یا مكاتبه اداري یک شماره اختصاص می‌دهند كه شناسه یكتاي داخلی براي اسناد بوده و در برخی موارد این شماره به همراه تاریخ نامه شناسه یكتا می‌شود. این شناسه قابلیت ایجاد یكتایی بین سازمانی نداشته و عملاً از طریق آن نمی‌توان به یک مكاتبه یا سند خاص در بین كلیه دستگاه‌هاي اجرایی رسید.

با بررسی نحوه شماره‌گذاري نامه‌ها در بین بیش از 50 دبیرخانه نظام اداري كشور، پیچیده‌ترین حالت شماره گذاري داراي 4 قسمت اصلی و متشكل از حروف، اعداد و دو علامت “/” و “-” می باشد و حداكثر 20 كاراكتر است.

وضعیت مطلوب

ایجاد شناسه یكتا كه قابلیت شناسایی و بهره‌برداري ساده و سریعی ایجاد نماید وضعیت مطلوب خواهد بود. به عبارت دیگر چنانچه با اقلام اطلاعاتی مستقیم و غیر مستقیم قابل استخراج از نامه بتوان تركیبی ایجاد نمود كه شناسه یكتایی در سطح ملی (ما بین كلیه دستگاه‌هاي اجرایی) ساخته شود امكان شناسایی ساده و قابلیت پیگیري راحتی را فراهم می‌آورد.

روش تشکیل شناسه شمس

شناسه شمس بر اساس توافقات صورت گرفته و اقتباسی كه از استاندارد GS1 انجام شده است تركیبی از اقلام اطلاعاتی به شرح زیر است:

1- شماره نامه كه توسط سازمان ایجاد كننده تولید و عموما در سربرگ آن چاپ می‌شود. این شماره حداكثر 20 كاراكتر خواهد بود.

2- تاریخ و ساعت ثبت و صدور كه در قالب روز ماه سال و ساعت با استاندارد ISO8601 و در قالب

[YYYY]-[MM]-[DD]T[hh]:[mm]:[ss]

1398-07-28T17:02:15

است و دقیقا 19 كاراكتر خواهد بود. لازم به ذكر است تاریخ شمسی در نظر گرفته می‌شود.

3- شناسه یكتاي عمومی (GUID) كه در قالب معرفی شده در اسناد ECE و شامل 36 كاراكتر بوده و توسط سامانه‌هاي اتوماسیون مكاتبات اداري تولید می‌شود.

4- كد ملی امضا كننده نامه كه شامل حداكثر 20 كاراكتر بوده و چنانچه نامه داراي دو امضا كننده باشد 10 رقم اول كد ملی امضا كننده اول و 10 رقم بعدي كد ملی امضاكننده دوم خواهد بود.

5- نشانی پست الكترونیک سازمان ایجاد كننده نامه كه حداكثر 29 كاراكتر است. این نشانی همان ایمیل تعریف شده در شبكه دولت است.

6- شناسه ملی سازمان ایجاد كننده مكاتبه كه یک كد 11 رقمی است و سازمان ثبت شركت‌ها به هر سازمانی اختصاص داده است.

در این جدول سه قلم اول (شماره نامه، تاریخ و ساعت ثبت و صدور و شناسه یکتایی) اجباری بوده و حداقل یکی از اقلام کدملی امضاکننده، نشانی پست الکترونیک یا شناسه ملی می‌بایست وجود داشته باشد.

روش تشکیل QR code 

در شناسه شمس براي ایجاد این كد قالب زیر استفاده خواهد شد:

…{جزء چهارم}شناسه یكتایی(3)تاریخ و ساعت ثبت و صدور(2)شماره نامه(1)

به عنوان نمونه در حوزه شبكه دولت به دلیل آنكه تمامی سازمان‌هاي متصل به آن داراي نشانی پست الكترونیک بوده {جزء چهارم} می‌تواند نشانی پست الكترونیک(5) باشد و چنانچه سازمانی (غیرمتصل به شبكه دولت) این اطلاع را نداشته باشد از شناسه ملی(6) استفاده خواهد نمود و در حالتی كه این شناسه نیز وجود نداشته باشد (نامه‌هاي غیر سازمانی)، كد ملی امضا كننده(4) {جزء چهارم) خواهد بود.

قابل ذكر است كه امكان ثبت تمامی اقلام در QR code وجود داشته و قابل قبول خواهد بود.

مقررات مرتبط:

– دستورالعمل مکاتبات اداری در سامانه رصد و پیگیری الکترونیک برخط مکاتبات دستگاه‌های اجرایی (بخشنامه شماره 1739836 مورخ 15/12/1396 سازمان اداری و استخدامی کشور)