دستورالعمل طرح استقرار نظام پذیرش و بررسی پیشنهادات (بخشنامه شماره ۱۹۵۹۴۰/۱۹۰۰ مورخ ۲۴/۱۰/۱۳۸۱ سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور)
بخشنامه به کلیه وزارتخانه‌ها، مؤسسات دولتی، استانداریها، نهادهای انقلاب اسلامی و شهرداریها
در اجرای بندهای (۳ و ۵ و ۸) مصوبه شماره ۴۳۰/۱۳.ط مورخ ۱۵/۱۲/۱۳۷۹ شورای عالی اداری، موضوع ”طرح استقرار نظام پذیرش و بررسی پیشنهادات” به پیوست دستورالعمل اجرای نظام مذکور و تشکیل شورای پیشبینی شده به همراه سازوکارهای مربوط به ضوابط اهدای جوائز و پرداخت پاداش‌های مناسب، جهت اجرا ابلاغ میگردد.
مقتضی است بمنظور نهادینه کردن امر مشارکت در دستگاههای مشمول و با توجه به اهمیت موضوع، دستور فرمایند نسبت به تشکیل شورا و کمیته پذیرش و بررسی پیشنهادات اقدام و گزارش اهم نتایج فعالیتهای انجام شده را به صورت سالیانه به مرکز توسعه فنآوری و نوسازی اداری این سازمان ارسال نمایند.
دستورالعمل طرح استقرار نظام پذیرش و بررسی پیشنهادات
۱- نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها در دستگاهها در قالب وظایف شورای تحول اداری وزارتخانه‌ها و کمیسیونهای تحول اداری دستگاههای وابسته یا واحدهای تابعه انجام میشود فعالیت مینماید و دارای ارکان زیر است:
تبصره: شوراها و کمیسیونهای تحول اداری جهت انجام نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها میتوانند کمیته تخصصی تشکیل دهند و اهدای جوایز و پرداخت پاداش با پیشنهاد کمیته و تصویب شورا یا کمیسیون مربوط مجاز میباشد.
۲- ترکیب کمیتههای تخصصی نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها
۱- اعضاء کمیتههای تخصصی نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها براساس پیشنهاد شورای تحول اداری و تصویب رئیس شورای مربوطه تعیین میگردد.
۳- وظایف نظام پذیرش و پیشنهادها
۲-۱- اجرای برنامههای تشویقی و زمینهسازی فرهنگی و آموزشی برای برانگیختن کارکنان به ارائه پیشنهاد
۲-۲- ساماندهی چگونگی دریافت، ثبت ، رسیدگی و پذیرش یا رد پیشنهادها و پاسخ دادن به پیشنهاد دهندگان و نظارت بر انجام امور
۲-۳- بررسی پیشنهادهای دریافت شده بمنظور ارجاع آنها به کارشناسان و متخصصان در صورت لزوم
۲-۴- تصویب پیشنهادهای پذیرفته شده و ارسال گزارش لازم برای هر یک از واحدها حسب مورد جهت بررسی قابلیت اجرایی پیشنهاد و جهت اجراء از مقامات ذیصلاح و ابلاغ دستور اجرا به واحدهای مربوطه
۲-۵- پیگیری و نظارت بر اجرای پیشنهادهای پذیرفته شده و نیز پیشبینی سازوکار مناسب برای اهداء پاداش و جایزه به پیشنهادهای پذیرفته شده و نظارت برآن
۴- بودجه نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها
بودجه نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها از محل اعتبارات بودجه جاری، مازاد درآمد موضوع تبصره ذیل ماده ۷۶ قانون برنامه سوم، اعتبارات خارج از شمول، محل صرفهجوییهای ناشی از اجرای نظام پذیرش و سایر منابع با استفاده از اختیارات مربوط دستگاه در چارچوب مقررات تآمین خواهد شد.
۵- روش ارائه پیشنهادها
کارکنان میتوانند در چارچوب دستورالعمل، پیشنهادهای خود را به صورت فردی یا گروهی از طریق صندوق پیشنهادها یا بطور حضوری یا ثبت در دبیرخانه شورا ارسال دارند.
تذکر: کلیه پیشنهادها به غیر از موارد زیرقابل قبول میباشد:
۱. پیشنهادهای تکراری که همانند آنها قبلاً ارائه شده باشد.
۲. پیشنهادهایی که تنها به ذکر و توضیح مشکل پرداخته و راهکاری همراه ندارد.
۳. پیشنهادهایی که در زمان دریافت در دستور کار دستگاه قرار داشته باشد.
۶- زمینه‌های پیشنهاد
ارائه پیشنهاد توسط کارکنان میتواند در تمامی زمینه‌های، تخصصی، اختصاصی و عمومی دستگاه و در جهت بهسازی و اصلاح نظامها و فعالیتهای دستگاه باشد و در چارچوب نظام اداری نیز پیشنهادها میبایست مرتبط با «برنامه تحول در نظام اداری» مطرح و ارائه گردد.
۷- دامنه امتیازها
کارکنان دستگاه میتوانند در زمینه‌های مذکور و زیرمجموعههای مباحث آن که با وظایف و هدفهای نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها سازگار باشند پیشنهادهای خود را طرح و ارائه نمایند. در صورتیکه به تشخیص مراجع ذیربط نتایج در حد مورد انتظار از آنها منتج شود طبق جدول زیر به پیشنهاد آنان حداقل و حداکثر امتیاز تعلق میگیرد تعیین حداقل و حداکثر امتیاز این نتایج برعهده شورای تحول اداری و کمیسیونهای تحول اداری در مرکز و کمیسیونهای تحول اداری در استان ذیربط خواهد بود.
| ردیف | نتایج مورد انتظار از پیشنهادها |
| ۱ | افزایش کیفیت و کمیت خدمات سازمان برحسب وظایف قانونی محوله |
| ۲ | ایجاد برنامههای تازه ابتکاری در زمینه‌های فعالیتهای سازمان |
| ۳ | جاب رضایت مردم از خدمات و فعالیتهای سازمان |
| ۴ | صرفهجویی و کاهش هزینههای دولت |
| ۵ | ابداع روشهای تازه جهت تولید محصول یا ارائه خدمت برای افزایش رضایتمندی مراجعان |
| ۶ | بهبود مناسبات و پیوندهای سازمان با دیگر نهادها و سازمانها اجرایی عمومی و خصوصی و شفافیت ارتباطات (تأمین کنندگان – مشتریان ) |
| ۷ | اصلاح و بهبود مقررات، آییننامهها و دستورالعملهای کاری، ساختار سازمانی، گردش کار و نظام تصمیمگیری |
| ۸ | افزایش رضایت و انگیزه در کارکنان و بهبود امور رفاهی کارکنان بدون هزینه |
۸- تعیین امتیاز و پرداخت پاداش و جایزه پیشنهادها
امتیاز هر پیشنهاد پذیرفته شده از سوی کمیته تخصصی براساس دامنه امتیازها و میزان پاداش تعیین و پس از تأیید شورای تحول اداری یا کمیسیونهای تحول اداری در مرکز و کمیسیون تحول اداری در استان با توجه به اعتبارات موجود مشخص میگردد:
۹- مراحل اجرایی پیشنهاد:
۹-۱- پیشنهادها پس از وصول و بررسی اولیه توسط دبیرخانه در صورت واجد شرایط عمومی بودن برای بررسی به کمیته تخصصی ارائه میگردد.
۹-۲- کمیته تخصصی پیشنهادها را بررسی کرده و نظر خود را درباره درستی و سودمندی پیشنهاد روی برگههایی که به این منظور تهیه شده است منعکس نموده و بر این اساس، پاداش پیشنهاد دهنده را با توجه به جدول امتیازها تعیین مینمایند و برای تأیید نهایی به شورا یا کمیسیون تحول اداری ذیربط ارسال مینمایند.
۹-۳- گزارش کمیته تخصصی در شورا یا کمیسیون تحول اداری جهت تأیید و نیز تعیین میزان امتیازات مقدماتی به بحث گذاشته میشود.
۹-۴- پیشنهادهایی که بعد از اظهارنظر کمیته تخصصی مورد تأیید شورا با کمیسیون قرار میگیرد بمنظور اظهارنظر کاربردی و قابلیت اجرایی به واحد یا واحدهای ذیربط ارسال میگردد.
تذکر: آندسته از پیشنهادهایی که مورد تأیید قرار نمیگیرند به طرق مقتضی و صرفاً به دلیل توسعه امر مشارکت تقدیر و مراتب به اطلاع پیشنهاد دهنده رسانده میشود.
۹-۵- واحد یا واحدهای ذیربط موظفند در ظرف زمانی تعیین شده اظهارنظر مشورتی نمایند و نتیجه را بطور مستدل به شورا یا کمیسیون ارسال دارند.
۹-۷- به پیشنهادهایی که پس از اظهارنظر واحد تخصصی مربوطه و تأیید در کمیته تخصصی به تصویب شورا یا کمیسیون میرسد متناسب با اهمیت آنها طبق جدول یا جداولی که به تصویب شورا یا کمیسیون رسیده است جایزه یا پاداش تعلق میگیرد، که در مراسم عمومی و در حضور کارکنان اهداء میشود.
۹-۸- پیشنهادهای پذیرفته شده برای اجرا به واحد ذیربط ارسال میگردد و شورا یا کمیسیون بطور مستقیم و یا از طریق کمیته تخصصی نظام پذیرش به منظور اطلاع از چگونگی اجراء، و اخذ نتایج، موضوع را پیگیری مینماید.
۹-۹- پیشنهادات ارائه شده به شورا یاکمیسیون ، در صورتیکه منجر به تغییرات کمی و کیفی تعیین کنندهای در خدمات و فعالیتهای دستگاه گردد از لحاظ امتیازات استخدامی و ارتقاء شغلی (به ویژه مسیر ارتقاء شغلی) و آئیننامه مربوط به کارکنان خلاق و نوآور ملاک عمل قرار خواهد گرفت.
محمود عسگری آزاد- معاون امور مدیریت و منابع انسانی سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور