دستورالعمل مکاتبات اداری در سامانه رصد و پیگیری الکترونیک برخط مکاتبات دستگاه‌های اجرایی (بخشنامه شماره 1739836 مورخ 15/12/1396 سازمان اداری و استخدامی کشور)
بخشنامه به کلیه دستگاه‌های اجرایی موضوع ماده 5 قانون مدیریت خدمات کشوری
به منظور ارتقای سلامت و شفافيت اداري، تسهیل، تسريع، يكپارچه سازي و استنادپذيري الكترونيكي مكاتبات، رهگيري و پيگيري مكاتبات بين دستگاهي و همچنين حذف كاغذ با هدف كاهش هزينه‌ها، کلیه دستگاه‌هاي اجرایی موظفند با توجه به مفاد بندهای ذیل اقدامات لازم را انجام دهند:
1- تعاریف:
الف) سامانه رصد: سامانه‌ای است که دستورات و پی نوشت‌های رئیس جمهور محترم و مقامات نهاد ریاست جمهوری و گردش الکترونیکی برخط مکاتبات دستگاه‌های اجرایی را به صورت درخت واره مورد پایش قرار داده و متناسب با سطوح دسترسی گزارش های مربوطه را ارائه می‌نماید.
ب) شناسه ملي سند (شمس): فراداده‌ای ملی است که اجزای داده‌ای تشکیل‌دهندۀ آن یعنی چهار عنصر شناسۀ منشاء، شناسۀ حوزۀ صدور (صادره/ داخلی)، شناسۀ تاریخ (سال) و شناسۀ ترتیب بصورت یکتا به هر نامه و سند اداری اختصاص می‌یابد.
ج) سامانه اسناد دولت: سامانه‌ای است که توسط نهاد ریاست جمهوری به منظور ذخیره سازی، جستجوی سریع و آسان در بازیابی اسناد و ضمائم ذخیره شده در مکاتبات اداری همراه با کنترل دسترسی کاربران، طراحی و اجرایی شده است.
2- به منظور فراگیر نمودن سامانه رصد، نهاد ریاست جمهوری موظف است دسترسی‌های لازم به سامانه مذکور را برای کلیه دستگاه‌های اجرایی فراهم نماید.
3- به استناد مواد 35، 37، 38، 41 و تبصره ماده 41 ضوابط فنی و اجرایی توسعه دولت الکترونیکی مصوب شورای عالی فناوری اطلاعات ابلاغ شده به شماره 145/200 مورخ 11/06/1393، دستگاه‌های اجرایی مکلف‌اند سامانه مكاتبات خود را به شبکه پیام دولت متصل نموده و وب‌سرويس سامانه رصد را فعال نمایند.
تبصره- مکاتبات اداری بین دستگاه‌های اجرایی صرفا از طریق سامانه پیام دولت انجام می‌پذیرد.
4- با توجه به قانون تجارت الکترونیک مصوب 17/10/1382 مجلس شورای اسلامی با هدف احراز اصالت و صحت مكاتبات دولتي، لازم است كليه اسناد و مکاتبات الكترونيكي منضم به امضاي الکترونیکی معتبر باشند.
تبصره- دستگاه‌های اجرایی موظف به دریافت امضای الکترونیکی معتبر از مراکز مياني مجاز صدور گواهي الکترونيکي، برای هر یک از اشخاص صاحب امضاء در مجموعه خود هستند.
5- نهاد ریاست جمهوری مکلف است حداکثر تا دو ماه از ابلاغ این بخشنامه الگوی استاندارد شناسه ملی سند (شمس) را تدوین و به سازمان اداری و استخدامی کشور ارائه نمایند. دستگاه‌های اجرایی موظف هستند با استفاده از الگوی استاندارد شناسه ملی سند (شمس) و بر اساس دستورالعملی که توسط سازمان اداری و استخدامی کشور ابلاغ می‌شود نسبت به تخصیص شماره و تاریخ به نامه‌ها، اقدام نمایند.
6- دستگاه‌های اجرایی موظف‌اند ارسال و دريافت مكاتبات مراجعين حقيقي و حقوقي را از طريق کلیه کانال‌های ارائه خدمت اعم از ميز خدمت الكترونيكي، پرتال‌هاي دستگاهي، ميز خدمت غير الكترونيكي، دفاترپست و دفاتر پيشخوان خدمات دولت و بخش عمومی غیر دولتی انجام دهند. ضروری است گردش اداري کلیه مکاتبات به صورت الكترونيكي بوده و با ارائه شناسه پیگیری، قابل رهگيري باشند.
7- نهاد ریاست جمهوری موظف است به منظور کاهش ترافیک شبکه، ساز و کاری ایجاد نماید که دستگاه‌ها ضمايم مكاتبات (مصوبات، طرح‌ها و اسناد پشتيبان) را در قالب‌های word، PDF، PowerPoint ، JPG، MPEG4 و … در “سامانه اسناد دولت” به گونه‌ای بارگذاري كنند که علاوه بر عدم تغییر فرایند کنونی در تولید نامه، تنها نشاني فایل همراه با نامه براي دستگاه مقصد به عنوان پیوست نامه ارسال گردد.
جمشید انصاری- معاون رییس‌جمهور و رییس سازمان اداری و استخدامی کشور