آیین‌نامه اداره جلسات هیأتمدیره کانون وکلای دادگستری مرکز (مصوب 6/11/1398)
مقدمه
نظر به قسمت اخیر مادۀ ۲۵ آیین‌نامه لایحه قانونی استقلال کانون وکلا، آیین‌نامۀ داخلی ادارۀ جلسات هیأتمدیره کانون وکلای دادگستری مرکز در جلسۀ مورخ ١٣٩٨/١١/٠۶هیأتمدیره کانون وکلای دادگستری مرکز به شرح ذیل تصویب و جایگزین آیین‌نامۀ جلسات هیأتمدیره مصوب ١٣۴۴/٠٨/١٠ شد.
مادۀ یک- نشست‌ها
بند ١. جلسات عادی هیأتمدیره رأس ساعت ٩ صبح روزهای یکشنبه و سه‌شنبۀ هر هفته در کانون وکلا تشکیل می‌شود و تمام اعضای اصلی موظف‌اند رأس ساعت مقرر در این جلسات حضور یابند.
بند ۲. در صورت ضرورت، جلسۀ فوق‌العاده با دعوت رئیس هیأتمدیره یا یکی از نواب رئیس به همراه دستور جلسه تشکیل خواهد شد.
بند ۳. جلسات هیأت‌مدیرۀ کانون علنی است و وکلای عضو بدون مداخله و اظهارِنظر در مذاکرات می‌توانند در سالن جلسات حضور یابند، مگر در موارد ذیل:
الف. طرح تقاضای متقاضیان صدور پروانۀ وکالت و کارآموزی، نقل‌وانتقال یا ترفیع؛
ب. تقاضای کمک‌های مالی وکلای دادگستری؛
ج. طرح پرونده‌ها و موضوع‌های انتظامی؛
د. به پیشنهاد رئیس جلسه یا به تقاضای حداقل سه نفر از اعضای هیأتمدیره و موافقت سه چهارم اعضای حاضر.
بند ۴. دستور جلسات هیأتمدیره به دستور رئیس کانون و یا یکی از نواب رئیس، ۲۴ ساعت قبل از تشکیل جلسه در تارنمای کانون منتشر می‌شود و به طریق مقتضی به اطلاع هیأتمدیره می‌رسد.
مادۀ دوـ نصاب
بند ۱. نصاب رسمیت جلسۀ هیأتمدیره حضور حداقل هفت عضو از هیأتمدیره است که پنج عضو از اعضای اصلی هیأتمدیره خواهند بود. هرگاه تعداد اعضای حاضر کمتر از این نصاب باشد، در آن جلسه امکان اخذ تصمیم به‌عنوانِ «هیأتمدیره» نخواهد بود.
بند٢. درصورتی‌که نصاب حاصل نشده باشد، اعضای حاضر در جلسه باید به مدت چهل‌وپنج دقیقه در محل حضور داشته باشند. در صورت عدم تشکیل جلسه، اسامی اعضای اصلی غایب هر جلسه و علت عدم تشکیل جلسه حداکثر ظرف بیست و چهار ساعت در تارنمای کانون درج خواهد شد.
بند٣. در غیاب مُنشیان، یکی از اعضا به انتخاب رئیس جلسه به‌صورتِ موقت وظیفۀ منشی را انجام خواهد داد.
مادۀ سه- عضویت
بند ١. در صورت فوت، استعفا و غیبت غیرموجه یکی از اعضای اصلی هیأتمدیره به مدت سه ماه متوالی، عضو علی‌البدلی که تعداد رأی او در انتخابات هیأتمدیره بیشتر است و در صورت تساوی، به قید قرعه ـ‌در جلسۀ هیأتمدیره با حضور رئیس کانون‌ـ جایگزین وی خواهد شد.
بند ٢. استعفا به همراه دلایل آن باید به رئیس هیأتمدیره تقدیم و ضمن درج در دستور در نشست بعدی قرائت شود و در صورت قبول استعفا، طبق بند یک همین ماده عمل خواهد شد.
بند ۳. هیچ‌یک از اعضای هیأتمدیره نباید بدون عذر موجه و اجازۀ رئیس، جلسه را ترک کند؛ منشی مکلف است وقت دقیق ورود و خروج اعضای هیأتمدیره را در صورت جلسه منعکس کند. حضور کمتر از نصف مدت جلسه غیبت محسوب می شود.
مادۀ چهار- وظایف مقامات در ادارۀ جلسات
بند ۱. وظایف رئیس
رئیس کانون علاوه بر وظایفی که بر اساس قوانین و مقررات وکالت برعهده دارد، جلسات هیأتمدیره را نیز اداره می‌کند و به‌عنوانِ رئیس جلسات وظایف زیر را انجام خواهد داد:
الف. تشکیل جلسات رأس ساعت مقرر؛
ب. اعلام موضوعی که باید در هیأتمدیره مطرح شود، به ترتیبی که در دستور جلسه ذکر شده است؛
ج. تأیید اعضایی که نوبت می‌‌گیرند؛
د. قرائت پیشنهادها، اخذ رأی، اعلام نتیجۀ رأی‌گیری و اتخاذ تصمیم درموردِ پیشنهادهایی که خارج از دستور هستند؛
هـ. اعمال قواعد ناظر بر ادارۀ جلسات هیأتمدیره به شرح مادۀ ۷ آیین‌نامه؛
و. پاسخ‌گویی به پرسش‌های اعضا در خصوص قوانین و مقررات وکالت و رویه‌های ناظر بر ادارۀ جلسه؛
ز. اتخاذ تصمیم درموردِ اخطار آیین‌نامه‌ای اعضای هیأتمدیره؛
ح. صدور دستور و اجرای مصوبات هیأتمدیره؛
ط. اعلام پایان جلسه.
بند ٢. وظایف نواب رئیس
ادارۀ جلسات هیأتمدیره در غیبت رئیس، به استثنای آنچه در صلاحیت رئیس کانون است، با یکی از نواب رئیس می‌باشد. تقسیم کار و وظایف بین اعضای هیأت‌رئیسه بر اساس آیین‌نامۀ داخلی کانون است.
بند ۳. وظایف منشی
منشی هیأتمدیره در ادارۀ جلسات وظایف زیر را برعهده خواهد داشت:
الف. انجام حضوروغیاب و تهیۀ فهرست و ارسال نام غایبان هر جلسه جهت انتشار در تارنمای کانون؛
ب. تهیه و تنظیم صورت‌جلسات مشتمل بر گزارش دقیقی از مصوبات هیأتمدیره و ذکر آرای موافق و در صورت تقاضای عضو مخالف، درج نام مخالف و حفظ و نگه‌داری صورت‌جلسات؛
ج. امضای رونوشت مصوبات هیأتمدیره؛
د. ارسال فراخوان به اعضای هیأتمدیره برای هر نشست همراه با اخطارهای قبلی و دستور کار نشست بعدی؛
هـ. ثبت و نگه‌داری اهم مذاکرات جلسات و خلاصه نطقهای پیش از دستور در سوابق و تنظیم و انتشار در تارنمای کانون؛
بند ۴. پیش از دستور
پس از قرائت صورت‌جلسه، مدت ٣٠ دقیقه به ایراد نطق پیش از دستور اعضای اصلی و اعضای علی‌البدل دارای حق رأی، اختصاص می‌یابد که هریک به نوبت، حداکثر به مدت پنج دقیقه نطق خواهند کرد. هر عضو یک بار حق نطق خواهد داشت و مذاکرۀ اعضا با یکدیگر جایز نیست.
عضو علی‌البدل دارای حق رأی، عضوی است که در آغاز وقت اداری در دفتر هیأتمدیره حضور داشته باشد و در صورت حضور هم‌زمان، اولویت با عضوی است که حایز رأی بیشتر در انتخابات باشد و پس از شروع وقت اداری، قاعدۀ ترتیب زمان حضور، ملاک است. در مواردی که یکی از اعضای علی‌البدل در موضوعی که مطرح است، شرکت کرده باشد، حق رأی او تا پایان جلسه در آن موضوع محفوظ خواهد بود.
مادۀ پنج‌ـ کارگروه‌های موقت
کارگروه موقت با تصویب هیأتمدیره برای رسیدگی به موضوع یا انجام برخی تصمیم‌های خاص تشکیل خواهد شد. انتخاب اعضای این کارگروه‌ها، دبیران آن‌ها، وظایف و زمان ارائۀ گزارش نتایج و دستاوردها و پیشنهادهای آن‌ها، نیز از سوی هیأتمدیره تصویب خواهد شد. هیأتمدیره می‌تواند با تصویب پیشنهاد «سلب اختیار از کارگروه» موضوع‌های ارجاعی را از هر کارگروه پس بگیرد و به کارگروه دیگر ارجاع دهد.
به‌منظورِ ثبت و پیگیری امور محول‌شده به کارگروه‌ها و اجرای مصوبات هیأتمدیره، دبیرخانه‌ای دائمی تحت نظارت منشیان تشکیل خواهد شد.
مادۀ شش‌ـ آیین کار جلسات هیأت مدیره
بند ۱. دستورجلسه
طرح موضوع‌ها به ترتیب زیر است:
الف. آیین گشایش؛
ب. قرائت و تصویب صورتجلسۀ پیشین؛
ج. نطقهای پیش از دستور؛
د. کار ناتمام جلسۀ پیشین؛
هـ. کار جدید؛
د. اعلام پایان جلسه.
بند ۲. هر نوع تغییر اعم از جابه‌جایی ترتیب دستور جلسه، حذف یا کاهش و افزایش دستور جلسه در انجام کارهای هیأتمدیره برخلافِ دستور جلسۀ مصوب فوق، مستلزم موافقت اکثریت آرای اعضای حاضر خواهد بود.
بند ٣. هرگاه یک عضو هیأتمدیره، پیشنهادی را مطرح کرده و این پیشنهاد توسط دو عضو دیگر حمایت شود، در صورتی در دستور همان جلسه قرار خواهد گرفت که به تأیید رئیس جلسه یا تصویب هیأتمدیره برسد. در غیر این صورت این پیشنهاد حداکثر ظرف ١۵ روز در دستور جلسه قرار خواهد گرفت.
مادۀ هفت- مذاکره
بند ۱. درموردِ هر موضوع حداکثر شش عضو تنها یک بار به مدت چهار دقیقه می‌توانند صحبت کنند. در صورت وجود موافق و مخالف، حداکثر سه عضو موافق و سه عضو مخالف نطق می‌کنند.
بند ۲. با طرح و تصویب پیشنهاد «کمیت مذاکره»، قاعدۀ مندرج در بند ١ فوق، به نحوی که هیأتمدیره مصلحت بداند، اصلاح می‌شود. این پیشنهاد به دو سوم آرای مأخوذه نیاز خواهد داشت.
بند ۳. حق نطق غیر قابل واگذاری است و اعضا نمی‌توانند حق و زمان نطق خود را به یکدیگر واگذار کنند.
بند ۴. اگر به طور هم‌زمان چند عضو برای کسب نوبت اقدام کنند، حق نطق، طبق قواعد در اختیار عضوی قرار می‌گیرد که نسبت به دیگر اعضایی که هم‌زمان اقدام کرده‌اند، اولویت داشته باشد. اهم این قواعد عبارت‌اند از:
الف. عضوی که پیشنهاد را مطرح کرده است و بخواهد در دفاع از پیشنهاد خود صحبت کند؛
ب. عضوی که بخواهد مخالف عضو قبلی صحبت کند.
بند ۵. هر نطقی که به موضوع در دست بررسی ارتباط نداشته باشد خارج از دستور است و رئیس جلسه اجازۀ ادامه آن را نمی‌دهد.
مادۀ هشت- پیشنهادها
بند ۱. پیشنهاد اصلاح
با طرح «پیشنهاد اصلاح» می‌توان یک پیشنهاد در دست بررسی را که متضمن حذف و یا افزودن عباراتی به آن است، مطرح کرد.
تصویب «پیشنهاد اصلاح» به اکثریت آرا نیاز دارد. این پیشنهاد قابل اصلاح و مذاکره است و برای طرح در هیأتمدیره باید حمایت شود.
بند ۲. پیشنهاد تعویق
با طرح «پیشنهاد تعویق» می‌توان بررسی یک موضوع را تا زمان دیگری به تعویق انداخت. تصویب این پیشنهاد به اکثریت آرا نیاز دارد. زمان پیشنهادی برای تعویق، قابل اصلاح و مذاکره است.
بند ۳. پیشنهاد کمیت مذاکره
با طرح «پیشنهاد کمیت مذاکره» می‌توان قاعدۀ اصلی مربوط به تعداد و زمان نطق‌ها در مذاکره را اصلاح کرد. طرح این پیشنهاد در صحن مستلزم حمایت است و تصویب آن به دو سوم آرا نیاز خواهد داشت. تعداد و زمان نطقهای پیشنهادی قابل اصلاح و درنتیجه قابل مذاکره است.
بند ۴. پیشنهاد کفایت مذاکره
با تصویب این پیشنهاد، مذاکره درموردِ موضوع در دست بررسی خاتمه می‌یابد و بلافاصله رأی‌گیری می‌شود. تصویب این پیشنهاد به دو سوم آرا نیاز دارد، غیر قابل مذاکره است و نیازی به اصلاح نیز ندارد.
بند ۵. پیشنهاد تنفس
هرگاه ضرورت انجام کاری مانع از ادامۀ مذاکره شود، با طرح «پیشنهاد تنفس» یک بار می‌توان وقفه‌ای در روند مذاکره ایجاد کرد. طرح «پیشنهاد تنفس» به حمایت نیاز دارد و با اکثریت آرا به تصویب می‌رسد. مدت تنفس نیز قابل اصلاح و درنتیجه قابل مذاکره است.
بند ۶. پیشنهاد ارجاع به کارگروه
اگر تصویب یک پیشنهاد به بررسی بیشتر نیاز داشته باشد، طرح تصویب این پیشنهاد به شرح مادۀ ۵ این آیین‌نامه است.
بند ۷. پیشنهاد اخطار دستور
چنانچه در اتخاذ تصمیمات هیأتمدیره و یا اقدامات اعضا یا در ادارۀ جلسه برخلافِ قوانین و مقررات عمل شود، هریک از اعضای هیأتمدیره می‌تواند «اخطار دستور» دهد. پیشنهاد «اخطار دستور» نیازی به اخذ رأی ندارد و رئیس جلسه، به‌محضِ شنیدن اخطار دستور باید از محتوای آن مطلع شود و تصمیم خود را دربارۀ اخطار دستور اعلام کند.
هر عضوی که به تصمیم رئیس در خصوص «اخطار دستور» اعتراض داشته باشد می‌تواند اعتراض خود را مطرح کند. این اعتراض به حمایت نیاز دارد. تصمیم رئیس باید بلافاصله بعد از طرح پیشنهاد مزبور به رأی گذاشته شده و طبق نظر اکثریت عمل شود.
بند ۸. پیشنهاد تعلیق قواعد
عدم رعایت و تعلیق قواعد این آیین‌نامه در موارد خاص نیاز به حمایت و رأی دو سوم حاضران دارد.
مادۀ نه- مجمع عمومی
لااقل هر شش ماه یک بار هیأتمدیره از کلیۀ وکلای دادگستری دعوت می‌کند تا برای استماع گزارش اقدامات هیأتمدیره و توضیح در خصوص مسائلی که ضروری تشخیص داده می‌شود حضور به هم رسانند. گزارش هیأتمدیره در تارنمای کانون منتشر خواهد شد.
ماده دَه- اصلاح و تغییر آیین‌نامه
مفاد این آیین‌نامه با اخطار قبلی که طبق مقررات در دستور باشد، با سه چهارم آرای هیأتمدیره که هفت عضو آن اصلی باشند قابل اصلاح و تغییر است.
این آیین‌نامه در تاریخ ١٣٩٨/١١/٠۶با استفاده از مقررات وکالت و قواعد عام اداره مجامع تصمیم‌گیری، تنظیم و به اتفاق آرا توسط هیأتمدیره کانون وکلای دادگستری مرکز تصویب شد و جایگزین آیین‌نامۀ جلسات هیأتمدیره مصوب ١٣۴۴/٨/١٠گردید و پس از انتشار در تارنمای کانون لازم‌الاجرا خواهد بود.