آیین‌نامه مالی و معاملاتی دبیرخانه هیئت‌امنای سازمان تأمین اجتماعی و صندوق‌های تابعه
هیئت امنای سازمان تأمین اجتماعی و صندوق‌های تابعه، در اجرای تبصره ذیل ماده ۲۰ آیین‌نامه اجرایی هیأت امنا (مصوب ۱۴۰۰/۰۹/۱۳) آیین‌نامه مالی و معاملاتی دبیرخانه را به شرح زیر تصویب نمود.
آیین‌نامه مالی و معاملاتی دبیرخانه هیئت‌امنای سازمان تأمین اجتماعی و صندوق‌های تابعه
ماده ۱- در این آیین‌نامه عبارات و اصطلاحات زیر در معانی ذکرشده به کار می‌رود:
۱- هیئت‌امنا: هیئت‌امنای سازمان تأمین اجتماعی و صندوق‌های تابعه که بر اساس قانون اصلاح ماده ۱۱۳ قانون مدیریت خدمات کشوری و چگونگی تعیین مدیریت سازمان تأمین اجتماعی و صندوق های بازنشستگی و بیمه های درمانی (مصوب اسفند ۱۳۸۸) تشکیل می‌شود.
۲- آیین‌نامه: آیین‌نامه اجرایی هیئت‌امنا مصوب یکصد و هفدهمین جلسه هیأت امنا مورخ ۱۴۰۰/۰۹/۱۳.
۳ – دبیرخانه: دبیرخانه هیئت‌امنا که طبق ماده ۱۶ آیین‌نامه به عنوان یک شخصیت حقوقی مستقل غیردولتی تشکیل و طی شماره شناسه ملی ۱۴۰۱۱۱۹۰۴۹۳ در پا یگاه اطلاعات اشخاص حقوقی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به ثبت رسیده است.
۴- دبیر: دبیر هیئت‌امنا که طبق ماده ۱۴ آیین‌نامه منصوب می شود.
۵ – رییس: مشاور و ر ییس دبیرخانه که طبق ماده ۱۸ آیین‌نامه منصوب می شود.
۶ – کمیسیون معاملات: کمیسیون معاملات دبیرخانه که به ریاست رییس و با عضویت معاون اداری، مالی و پشتیبانی ، معاون نظارت و ارزیابی، مدیر مالی و مدیر اداری دبیرخانه برگزار م ی شود.
ماده ۲- دبیرخانه دارای استقلال اداری و مالی بوده و موظف است کلیه عملیات مالی خود را بر اساس مفاد این آیین‌نامه انجام دهد.
ماده ۳- سال مالی دبیرخانه یک سال کامل هجری شمسی است که از اول فروردین ماه هر سال شروع شده و در پایان همان سال خاتمه می یابد. به‌استثنای سال اول که از تاریخ ثبت دبیرخانه آغاز و در آخر اسفندماه همان سال پایان می‌یابد.
ماده ۴- حسابهای بانکی دبیرخانه به تشخیص رئیس دبیرخانه و با رعایت مقررات مربوطه افتتاح و با امضای توامان دبیر هیئت‌امنا و رئیس دبیرخانه همراه با مهر دبیرخانه معتبر بوده و قابلیت برداشت خواهد داشت.
ماده ۵ – کلیه نامههای اداری، قراردادهای همکاری نیروی انسانی، اسناد، اوراق تعهدآور و قراردادهای در سطح معاملات کوچک و متوسط (به استثنای حسابهای بانکی موضوع ماده ۴ فوق) با امضای رییس دبیرخانه همراه با مهر دبیرخانه معتبر بوده و اسناد، اوراق تعهدآور و قراردادهای در سطح معاملات بزرگ با امضای توأمان دبیر هیئت‌امنا و رئیس دبیرخانه همراه با مهر دبیرخانه معتبر خواهد بود.
ماده ۶ – بودجه دبیرخانه، برنامه مالی دبیرخانه برای یک سال مالی است که مطابق با ماده ۲۱ آیین‌نامه و بر اساس برنامه‌های کوتاه مدت و عملیاتی تهیه شده و حاوی پیش‌بینی منابع مالی و برآورد هزینه‌ها برای انجام عملیات و فعالیت‌ها به‌منظور تحقق سیاست‌ها و اهداف دبیرخانه می‌باشد.
تبصره: بودجه مانده مصرف نشده سنوات قبل به‌عنوان منابع سال جاری محسوب می‌شود.
ماده ۷- منابع مالی دبیرخانه شامل وجوهی است که باتوجه به ماده ۲۱ آیین‌نامه و تبصره ذیل آن، تحت عنوان بودجه سالانه به حساب دبیرخانه واریز می‌شود.
ماده ۸- مصارف مالی عبارت است از مصرف اعتبارات مصوب تخصیص داده‌شده در قبال انجام تعهد یا عناوین مشابه که طبق مقررات مربوطه پرداخت می‌شود.
ماده ۹- صورت‌های مالی دبیرخانه طبق اصول و استاندارهای حسابداری، به صورت سالانه تهیه و پس از تأیید رئیس و دبیر، حداکثر تا پایان خردادماه سال بعد، به هیئت امنا ارائه خواهد شد.
ماده ۱۰- روش حسابداری دبیرخانه تعهدی بوده و رعایت کلیه الزامات و استانداردهای حسابداری ضروری است.
ماده ۱۱- انجام معاملات در چارچوب بودجه مصوب، با رعایت مقررات و براساس حدنصاب معاملات سالانه که توسط هیأت وزیران تصویب و اعلام میگردد، به شرح زیر انجام می‌شود :
الف) معاملات کوچک: با اخذ استعلام بهای شفاهی و حصول اطمینان از رعایت صرفه و صلاح دبیرخانه، با تایید رییس.
ب) معاملات متوسط: با اخذ حداقل سه استعلام بهای کتبی و حصول اطمینان از رعایت صرفه و صلاح دبیرخانه، با تصویب کمیسیون معاملات.
ج) معاملات بزرگ: با برگزاری و رعایت تشریفات مناقصه/مزایده، با تصویب کمیسیون معاملات و تایید دبیر.
تبصره: ترک تشریفات مناقصه/مزایده پس از طرح در کمیسیون معاملات، با ارائه گزارش توجیهی توسط رییس، تایید دبیر و تصویب رییس هیئت امنا امکان پذیر خواهد بود.
ماده ۱۲- به منظور پرداخت هزینههای ضروری و اجتناب ناپذیر و جلوگیری از ایجاد وقفه در امور دبیرخانه، تا سقف دو برابر مبلغ معاملات کوچک و بر اساس دستورالعمل مربوطه، تنخواه در اختیار تنخواهدار دبیرخانه قرار خواهد گرفت.
ماده ۱۳- به منظور حفظ و صیانت از اموال و داراییها و تحویل، تحول و تنظیم حسابهای اموال منقول و غیرمنقول دبیرخانه، یک نفر از همکاران دبیرخانه، بعنوان امین اموال، توسط رییس منصوب و وظایف محوله طبق دستورالعمل مربوطه را انجام خواهد داد.
ماده ۱۴- دستورالعملهای مرتبط با مواد این آئین‌نامه با پیشنهاد رییس و تأیید دبیر، لازم‌الاجرا خواهد بود.
ماده ۱۵- این آیین‌نامه در ۱۵ ماده و ۲ تبصره در تاریخ ۱۴۰۱/۰۳/۱۸ به تصویب هیئت امنا رسیده و از تاریخ ابلاغ، لازم‌الاجرا بوده و هرگونه تغییر و اصلاح آن منوط به تصویب هیئت امنا می‌باشد.