پاسخ به سؤالات نحوه انعقاد تفاهم‌نامه برنامه جامع اصلاح نظام اداری- دوره دوم (مطرح شده در نشست مورخ ۰۴/۱۰/۱۳۹۷)
مقررات مرتبط:
– مصوبه شورای عالی اداری در خصوص برنامه جامع اصلاح نظام اداری- دوره دوم (1399- 1397)
– مصوبه هیأت وزیران در خصوص نحوه اجرای دوره دوم برنامه جامع اصلاح نظام اداری
– بخشنامه سازمان اداری و استخدامی کشور در خصوص نحوه تنظیم برنامه عملیاتی و انعقاد تفاهم‌نامه
پرسش و پاسخ:
1- با توجه به اتمام سال 97 و عدم انعقاد و ابلاغ تفاهم‌نامه اصلاح نظام اداری دستگاههای اجرایی، چگونگی تحقق اهداف را تبیین بفرمایید.
همانطور که در جلسه توجیهی آموزشی مورخ 4/10/1397 هم بیان گردید، این برنامه امتداد برنامه جامع اصلاح نظام اداری- دوره اول بوده و همچنین محتوای آن عمدتاً همان برنامه می باشد. مضاف اینکه برنامه جامع اصلاح نظام اداری- دوره دوم نیمه اول سال جاری ابلاغ شده است. بنابراین دستگاه موظف بوده از ابتدای سال برای اجرای برنامه، برنامه ریزی های لازم را به عمل بیاورد و سازمان با ابلاغ بخشنامه صرفاً درخواست برنامه اجرایی نموده است تا در انتهای سال 1397 بتواند بر مبنای آن ارزیابی کند. و همچنین مبنای ارزیابی برای سه سال 97 تا 99 خواهد بود.
2- چرا به ظرفیتها و توان دستگاهها در اجرای محورها با هیچ عنوان دقت نمیشود؟ آیا با ابلاغ شاخصها در انتهای سال انتظار انجام عملکرد مناسب و ارزیابی مناسب به دور از عقل و منطق نبوده و بیارزشی ارزیابیها را نشان نمیدهد؟
شاخص های عمومی ارزیابی عملکرد در تاریخ 6/4/1397 ابلاغ شده است نه در انتهای سال و همچنین شاخص های عمومی عمدتاً برگرفته از برنامه جامع اصلاح نظام اداری است. بنابراین دستگاه فرصت زمانی زیادی برای انجام فعالیت های مربوط به شاخص های عمومی دارد. مضاف اینکه در انعقاد تفاهم نامه با توجه به اینکه ابتدا پیشنهاد دستگاه دریافت و سپس مورد بررسی قرار میگیرد بنابراین به ظرفیت دستگاهها برای اجرای برنامه توجه شده است، اگر هدفی برای تمام دستگاهها به صورت واحد ابلاغ میشد این موضوع مورد توجه واقع نمیشد.
3- اخذ اطلاعات شاخصها باید از سیستمها و نرمافزارها صورت گیرد. تمام این ارزیابیهای عملکرد باید منشعب از سیستمها و نرمافزارها باشد و نه سلایق شخصی که این عدد و رقمها هیچ ارزشی نخواهد داشت. تمام امتیازات باید از سیستمهای مکانیزه استخراج شود.
در خصوص ارزیابی برخی شاخصهایی مانند سامانه ملی مدیریت ساختار، سامانه ستاد، کاهش تعداد پستها و… این موضوع اتفاق افتاده است. انشاءالله برای سالهای آتی جهت‌گیری به سمت بهبود ارزیابیها خواهد بود.
4- معیار میانگین سنی مناسب چیست؟ آیا اگر دستگاهی میانگین سنی خوبی داشته باشد (مثلاً حدود 45 سال) باز هم باید نسبت به کاهش 8 سال اقدام نماید؟
با توجه به وضع موجود میانگین سنی مدیران دستگاهها، در جلسات انعقاد تفاهم نامه هدف تعیین خواهد شد. لازم به ذکر است هدفگذاری کاهش 8 سال سن برای کل مجموعه دستگاههای اجرایی بوده است نه صرفاً برای یک دستگاه خاص.
5- با توجه به عدم طراحی جداول هدفگذاری برای اقدامات برنامه مذکور دستگاههای اجرایی چه مستنداتی را برای تفاهم نامه ارائه دهند؟
دستگاههای اجرایی صرفاً در پیشنهاد برنامه سالانه خود باید جداولی که در فرم شماره (1) آمده است را تکمیل و پیشنهاد داده و سایر اقدامات فاقد جدول باید توسط دستگاه اجرایی، اجرا گردند و نیازی به ارائه فرم برای آنها نمیباشد و باید صرفاً فرم شماره (4) برای این اقدامات تکمیل گردد.
6- در برنامه دهم، شاخص درصد اجرای قوانین و مقررات شامل چه قوانینی میشود (عمومی، اختصاصی و یا استراتژیک)؟
میزان اجرای قوانین و مقررات در برنامه دهم، همان درصد تحقق شاخص‌های عمومی ارزیابی عملکرد سالیانه میباشد.
7- بانکها و شرکتهای دولتی، شرکتها و مؤسسات وابسته به دستگاههای اجرایی زیرمجموعه دستگاه مشمول ارائه برنامه هستند یا نه؟
همان گونه که در بخشنامه اجرای برنامه نیز آورده شده است دستگاه اجرایی باید برنامه سالیانه خود را با در نظر گرفتن تمامی شرکتها و سازمانهای وابسته ارائه نماید.
8- موارد عدم مصداق چه شرایطی دارد؟
موارد عدم مصداق پس از برگزاری جلسه مشترک با امورهای تخصصی این سازمان و دستگاه اجرایی مشخص خواهد شد.
9- در خصوص سازمانهایی که به صورت هیأت اُمنا اداره میشوند و دارای آئیننامههای خاص میباشند، در خصوص شاخص‌های ارزیابی تجدیدنظر شود.
چنانچه شاخصی از شاخص‌های عمومی برای دستگاهی مصداق نداشته باشد، می تواند به استناد آیین‌نامه اجرایی مواد 81 و 82 قانون مدیریت خدمات کشوری، شاخص جایگزین پیشنهاد نماید.
10- در برنامه چهارم (مدیریت سرمایه انسانی) هدف تعیین شده جهت ارزیابی شایستگیهای مدیریتی 60% مدیران فعلی گفته شده، در حالی که در جدول مربوط به بخشنامه شهریورماه مجموع اهداف برای سالهای 97 تا 99 مجموعاً 100% میباشد. از سوی دیگر بخشنامه بهمن ماه سال 96 در خصوص تکمیل کانونهای ارزیابی افراد فقط برای انتصاب و یا ارتقاء لازم است در کانون شرکت کنند که مغایر هدف 60% مدیران فعلی میباشد (با توجه به اینکه همه مدیران قصد ارتقاء ندارند)
در شاخص‌های عمومی ارزیابی عملکرد سال 97، شاخص تربیت مدیران دارای دو نماگر بوده که یکی دارای هدف 100 میبود ولی نماگر درصد انطباق شایستگیهای عمومی مدیران بر اساس هدف تفاهم نامه ارزیابی خواهد شد.
11- با توجه به اینکه 31 اداره کل استانی تحت پوشش ستاد دستگاه میباشند، خواهشمند است بفرمائید سهم هر کدام از برنامهها را برای استان و ستاد باید مشخص نمود یا خیر؟
هر یک از دستگاههای اجرایی باید فرم شماره 1 را با در نظر گرفتن ستاد و واحدهای استانی تکمیل و ارائه نمایند.
12- در برنامه پنجم و برنامه سلامت اداری، شاخص‌های بینالمللی بر چه مبنایی ارزیابی خواهند شد؟ در سنجش سلامت اداری، با توجه به در نظر داشتن دو معیار نمره شاخص و نمره کمّی هدف چگونه محاسبه میشود.
شاخص‌های بین المللی برای انعقاد تفاهم با دستگاهها مورد هدفگذاری قرار نمیگیرند و در قالب ماده 83 قانون مدیریت خدمات کشوری توسط سازمان اداری و استخدامی کشور به مراجع ذیصلاح گزارش خواهد شد.
13- معیارهای سنجش ارتقای سلامت اداری چیست و چگونه ارزیابی خواهند شد؟
نماگرهای شاخص ارتقاء سلامت اداری در دستورالعمل شاخص‌های عمومی سال 97 و چک لیست مربوط به آن آورده شده‌اند و از سایت امور مدیریت عملکرد و ارتقای فرهنگ سازمانی قابل دانلود میباشند.
14- ارزیابی شاخص فرهنگ سازمانی چگونه انجام خواهد شد؟
ارزیابی شاخص توسعه فرهنگ سازمانی بر اساس نماگرهای این شاخص در شاخص‌های عمومی ارزیابی عملکرد سال 97 صورت خواهد گرفت.
17- در خصوص برنامه هفتم، اقدام” کاهش میزان شکایت شهروندان از خدمات دستگاه اجرایی” امکان کاهشی 40% در سه سال مقدور نمیباشد و باید برنامههای جدید هر دستگاه در خصوص این شاخص در نظر گرفته شود. به طور مثال در سال 97 وزارتخانه ای، شکایاتش 30 درصد رشد داشته است.
کاهش 40 درصدی شکایات به صورت تجمیعی برای سه سال 97 تا 99 هدفگذاری گردد. البته با توجه به مشکلات موجود در دستگاه، این هدف‌گذاری‌ها در جلسه انعقاد تفاهم‌نامه بررسی و تصمیم گیری خواهد شد.
18- آیا برنامه پنجم نیازی به تکمیل جداول پیوست ندارد؟ آیا برای همه اقدامات باید پروژهای تعریف نمود؟
برنامه پنجم نیازی به تکمیل جدول ندارد ولی باید اقدامات آن برای دستگاههای مشمول در فرم شماره 4 (پروژههای اجرایی) تکمیل گردد.
19- دستگاههایی که امکان استفاده و ورود اطلاعات را در سامانه ندارند چه راهکاری دارید؟
برای دستگاههایی که دارای سامانه مدیریت عملکرد نمیباشند، نام کاربری و رمز عبور از سوی امور مدیریت عملکرد و ارتقای فرهنگ سازمانی جهت ورود اطلاعات تخصیص داده خواهد شد.
21- کاهش پستها و کاهش پستهای مدیریتی برای دستگاههای حاکمیتی عدم مصداق لحاظ خواهد شد؟
کلیه دستگاههای اجرایی باید پیشنهادات خود در خصوص کاهش تعداد پست و کاهش تعداد پستهای مدیریتی را با توجه به اینکه برنامه خطاب به کلیه دستگاهها ابلاغ گردیده ارائه نمایند. تصمیم‌گیری نهایی در جلسات تفاهم‌نامه صورت خواهد گرفت.
22- توزیع امتیاز شاخص‌های عدم مصداق چگونه است؟
در سامانه مدیریت عملکرد، طراحی به گونهای صورت گرفته است که میزان موفقیت دستگاهها در شاخصهایی که در آنها عملکرد دارد، مورد سنجش قرار گرفته و امتیاز کسب شده دستگاه از امتیاز مصداق‌دار مبنای ارزیابی و رتبه‌بندی خواهد بود.
23- میز خدمت در دستگاههای اجرایی توسط کدام حوزه بایستی اداره شود؟ در شاخص‌های عمومی زیر نظر محور توسعه دولت الکترونیک قرار گرفته، آیا مسئولین اجرایی میز خدمت مربوط به دفاتر فنآوری و اطلاعات است؟
در ارزیابی عملکرد، دستگاه مورد ارزیابی قرار خواهد گرفت، هر چند در برخی آییننامهها و دستورالعملها، برای برخی شاخصها، متولی مشخصی در نظر گرفته شده است.
24- در فرم شماره یک منظور از دستگاه اجرایی و زیرمجموعه آن به صورت شفاف چیست و چگونه باید هر جدول تکمیل شود؟ (به عنوان مثال برای شرکت توانیر و زیرمجموعه مشتمل بر شرکتهای برق منطقهای، توزیع و مدیریت شبکه) آیا باید سرجمع زیرمجموعه به همراه ستاد درج گردید؟
هر دستگاه اجرایی اصلی متشکل از وزارتخانهها و سازمانهای مستقل بوده و منظور از سازمان وابسته، سازمان و شرکتهای وابسته به این دستگاهها میباشد. بنابراین لازم است برای هدفگذاری یک دستگاه، ستاد و واحدهای استانی آن هدفگذاری شده و سپس تجمیعی آنها در فرم شماره یک برای دستگاه هدفگذاری گردد.