ضوابط تشكيلاتی شهرداریها (نامه شماره 19274 مورخ 20/2/1394 وزارت کشور)
استانداران محترم سراسر کشور
به استناد ماده 54 قانون شهرداری مصوب 1334 و اصلاحیههای بعدی آن و به منظور تحقق بند ده سیاستهای کلی نظام اداری ابلاغی مقام معظم رهبری (مدظلهالعالی) مبنی بر «چابکسازی، متناسبسازی و منطقی ساختن تشکیلات نظام اداری در جهت تحقق اهداف چشمانداز» و همچنین در اجرای طرح بهینهسازی ساختار سازمانی شهرداریها، نقشه راه نوسازی و تحول در مدیریت و نظام اداری شهرداریهای کشور ابلاغی در تاریخ 14/2/1393، «ضوابط تشکیلاتی شهرداریها» که بر اساس تبصره ذیل ماده 112 قانون استخدام کشوری …
ضوابط تشکیلاتی شهرداریها
به منظور تحقق بند 10 سیاستهای کلی نظام اداری ابلاغی مقام معظم رهبری(مدظله العالی) مبنی بر چابک سازی،متناسب سازی و منطقی ساختن تشکیلات نظام اداری و در اجراي ماده 54 قانون شهرداري مصوب 1334 مبنی بر تهیه سازمان اداری شهرداریها با اطلاع شورای اسلامی شهر و تصویب وزارت کشور و تبصره ماده 112 قانون استخدام كشوري مصوب 1353 مبنی بر اخذ موافقت سازمان امور اداري و استخدامي در رابطه با هر نوع وضع، اصلاح و تغيير تشکیلات شهرداري ها ،ضوابط تشکیلاتی شهرداری ها به شرح زیر اعلام می گردد.
دامنه شمول
ماده 1- این ضوابط مشمول تمامی شهرداری ها ،سازمانها ،موسسات و شرکت های وابسته به آنها می باشد.
سیاست ها و اصول حاکم
ماده 2- سياستها و اصول حاكم در طراحی و اجرای ساختار سازمانی شهرداریها به شرح ذیل می باشد.
– جاي گزيني راهبرد خريد خدمات به جاي توليد خدمات .
– منطقي و متناسب سازي ،چابک سازی و افزایش انعطاف تشکیلات و ساختار اداری .
– كاهش سطوح سازماني ، تجمیع واحدهای سازمانی متجانس .
– رعايت اصل عدم تمركز در توزيع متناسب اختيارات و مسئوليت ها.
– توسعه ارايه خدمات از طريق برون سپاري و حذف و اصلاح پست هاي مرتبط.
– جامع نگري، همسوسازي و هماهنگي ميان سطوح مختلف سازماني.
– تاکید بر سياست گذاري ، برنامه ريزي ، هدايت و نظارت در حوزه هاي ستادي .
– استفاده از ظرفيتهاي موجود و توسعه ظرفيت هاي جديد در تشكل هاي حرفه اي و صنفي و بخش خصوصي و تعاوني براي ارائه خدمات قابل واگذاري.
– باز مهندسی روش ها و فرآیندهای انجام وظایف و توسعه فناوری های نوین اداری و فناوری اطلاعات و ارتباطات.
– ایجاد هرگونه واحد سازمانی در شهرداری صرفا در چارچوب وظایف قانونی مصوب شهرداری در حوزه مدیریت شهری.
تعاريف و اصطلاحات ساختاري:
ماده 3- تعاريف و اصطلاحات ساختاري به کار رفته در این ضوابط به شرح ذیل است:
1- ضوابط تشكيلاتي: ضوابطی است که سیاست ها و اصول حاکم بر ساختار سازمانی ،تعاریف و اصلاحات ساختاری ،ضوابط ایجاد واحدهای سازمانی در شهرداری، ضوابط ایجاد واحدهای سازمانی در سازمان وابسته،ضوابط ایجاد واحدهای سازمانی در موسسه یا شرکت وابسته و ضوابط کمی ساختار سازمانی نظیر تعداد سطوح سازمانی،واحدهای سازمانی ،تعداد و نوع پستهای سازمانی و چگونگی توزیع وظایف را تعیین می نماید.
2- واحد سازماني: از اجزاي ساختار سازماني است كه در يكي از سطوح سازماني با عناويني چون معاونت ، اداره كل ، دفتر ، مديريت ، اداره ، گروه، امور عهده دار انجام وظايف متجانس و مرتبط با اهداف اصلي شهرداري مي باشد.
3- سطح سازماني: هر يك از مقاطع تشكيل دهنده سلسله مراتب سازماني است كه جزء رده فرماندهي و سرپرستي قرار مي گيرد. هر سطح سازماني از يك يا چند واحد سازماني مربوط به آن سطح ايجاد مي شود.
4- نمودار سازماني: نموداري است كه بصورت شماتیک سطوح سازمانی ، روابط و سلسله مراتب واحدهای سازمانی را نشان می دهد. این نمودار تا دو یا سه سطح سازمانی را نمایش می دهد.در این نمودار عناوین سازمان وابسته ،شرکت/موسسه وابسته و یک سطح سازمانی از منطقه در صورت وجود نشان داده می شود.
5-ساختار سازماني: تعیین کننده حدود وظایف و اختیارات،سلسله مراتب،سطوح سازمانی و نحوه تقسیم و توزیع وظایف واحدهای سازمانی می باشد و شامل نمودار سازمانی ، پست های سازمانی و شرح وظایف آنهاست.
6- پست سازماني: عبارت است از جايگاهي كه در ساختار سازماني شهرداري به منظور تصدی یک کارمند رسمی یا پیمانی برای انجام وظایف و مسئولیت های مشخص است.
7- سازمان تفصیلی: مجموعه ای است که با توجه به نتایج حاصل از برنامه ریزی نیروی انسانی سازمان و در چارچوب نمودار سازمانی شامل تعداد،عناوین،شماره و ردیف پستها و شرح وظایف واحد های سازمانی در یک دوره زمانی مشخص می باشد.
8- امور تصدی گری : آن دسته از وظایف شهرداری به استثناء امور سیاستگذاری ، برنامه ریزی ،ضابطه گذاری ، هدایت،راهبری،کنترل و نظارت در حوزه های مختلف ماموریتی شهرداری از قبیل انجام فعالیت های عمرانی شهر- احداث ،اصلاح و نگهداری معابر – پیاده رو سازی – احداث پارکینگ عمومی – پل عابر پیاده – ایجاد و نگهداری پایانه های مسافربری – ایجاد ،حفظ و نگهداری باغ ها و پارک های عمومی – احداث فضاها و اماکن شهری – تنظیف و پاکسازی معابر و فضاهای شهری- جمع آوری و دفن بهداشتی زباله – حمل و نقل شهری – آموزش شهروندی – تعمیر و نگهداری زیر ساخت های شهری می باشد.
9- پست مديريتي و سرپرستي: جایگاه سازمانی است که اشخاص متصدی آن وظيفه هدايت، نظارت كنترل و سازماندهي كاركنان تحت مديريت و سرپرستي خود و يا ارائه دهندگان خدمات به شهرداري را بعهده دارند.
10- پست پشتيباني: جایگاه سازمانی است که اشخاص متصدی آن عهده دار مشاغلی هستند که وظایف آن مشاغل به طور مستقیم و در جهت تحقق اهداف شهرداری نبوده بلکه زمینه ها و موجبات انجام وظایف و اهداف اصلی شهرداری را فراهم می آورند و به واحدهای ذیربط در شهرداری خدمت ارائه می دهند.
11- پست با نام: جایگاه سازمانی است که اختصاص به فرد معینی داشته و بر اساس ضوابط و مقررات مربوط ایجاد شده و یا می شود و با خروج فرد متصدی به هر دلیل از آن پست ، از ساختار سازمانی حذف می گردد.
12- سازمان وابسته: سازمان وابسته شهرداري براساس اختيارات ناشي از ماده 54 قانون شهرداري بمنظور انجام امور سياستگذاري ، برنامه ريزي ، كنترل ، نظارت و اجراي بخشي از وظايف شهرداري ها ايجاد مي شوند. سازمان وابسته داراي اختیارات اداري و مالي است و از حيث قوانين و مقررات اداري . استخدامي و مالي و معاملاتي تابع شهرداري مي باشد.
13- موسسه/ شركت وابسته : موسسه يا شركت وابسته بمنظور انجام بخشی امور تصدی گری يك يا چند شهرداري و براساس اختيارات ناشي از ماده 84 قانون شهرداري تأسيس مي شود و داراي شخصيت حقوقي مستقل است و مطابق با مفاد اساسنامه مصوب به صورت خود گردان و خودكفا اداره خواهد شد و بيش از 50درصد سهام آن متعلق به يك يا چند شهرداري بصورت مشترک مي باشد. اساسنامه موسسه يا شركت وابسته براساس فرآيند مذكور در ماده 84 قانون شهرداري و بند 15 ماده 71 قانون تشكيلات ، وظايف و انتخابات شوراهاي اسلامي كشور و انتخاب شهرداران مصوب 1/3/75 و اصلاحیه های بعدی آن تهيه ، تصويب و به مورد اجرا گذاشته خواهد شد . اينگونه موسسه يا شركت ها از حيث قوانين ومقررات تابع قانون تجارت بوده و با كاركنان آنان براساس مقررات پيش بيني شده در اساسنامه خواهند بود. .
14- منطقه شهرداری: واحد سازمانی مشخصی است که از نظر سیاست ها فخط مشی ها و قوانین و مقررات اداری،استخدامی و مالی و معاملاتی تابع شهرداری است و بمنظور انجام بخشی از وظایف شهرداری در قسمتی از یک شهر با کارکردهای ویژه و سایر عوامل موثر با مرز جغرافیایی معین پیش بینی شده در برنامه ها و مطالعات شهری ،در چارچوب دستورالعمل های مربوط در صورت لزوم ایجاد شده یا می شود.
15- ناحیه شهرداری: واحد سازمانی مشخصی است که از نظر سیاست ها، خط مشی ها و قوانین و مقررات اداری ،استخدامی و مالی و معاملاتی تابع شهرداری است و به منظور انجام بخشی از وظایف منطقه یا شهرداری در محدوده یک یا چند محله با مرز جغرافیایی معین پیش بینی شده در برنامه ها و مطالعات شهری ، در چارچوب دستورالعمل های مربوط در صورت لزوم ایجاد شده یا می شود.
ضوابط ايجاد واحدهاي سازماني
ماده 4- ضوابط ایجاد واحدهای سازمانی به شرح زیر است.
1- امور چهارمين سطح سازماني است كه عهده دار انجام چند وظيفه از وظايف و مأموريت هاي شهرداري حسب مورد در ذيل شهردار ، معاونت ، اداره كل ، دفتر ، مديريت ، اداره و گروه قرار مي گيرد و در راس آن مسئول امور قرار مي گيرد . هر امور متناسب با وظایف و ماموریت های محوله حداقل دارای دو پست سازمانی تحت نظر مسئول امور خواهد بود.در مورد آن دسته از وظایف و ماموریت هایی که شهرداری از طریق تعاونی،خصوصی،سمن ها،نهادها و تشکل های حرفه ای و صنفی انجام می دهند می توان واحد سازمانی امور را بدون پست سازمانی زیر مجموعه آن پیش بینی نمود.
2- گروه سومين سطح سازماني است كه عهده دار بخشي از وظايف و مأموريت هاي شهرداري مي باشد و وجه غالب وظايف آن سياست گذاري ، برنامه ريزي ، مطالعات كاربردي است و در رأس آن رئيس گروه قرار مي گيرد . هرگروه متناسب با وظايف و مأموريتهاي محوله حداقل داراي 4 پست كارشناسي تحت نظر رئيس گروه خواهد بود .
3- اداره سومين سطح سازماني است كه عهده دار انجام بخشي از وظايف و مأموريت هاي شهرداري مي باشد و وجه غالب وظايف آن اجرائي است و در رأس آن رئيس اداره قرار مي گيرد .
هر اداره متناسب با وظايف و مأموريت هاي محوله حداقل داراي 4 پست كارشناسي تحت نظر رئيس اداره خواهد بود .
4- مديريت دومين سطح سازماني است كه انجام بخشي از وظايف و مأموريت هاي شهرداري را در زمينه فعاليت هاي سياست گذاري ، برنامه ريزي ، مطالعات كاربردي و يا اجرائي بر عهده دارد و در رأس مديريت ، مدير قرار مي گيرد . اين واحد سازماني تنها براي شهرداري هاي شهرهاي بالاي دويست هزار نفر و مراكز استان ها قابل پيش بيني است . به ازاء حداقل 8 پست سازماني يك مديريت قابل پيش بيني است . مديريت را مي توان از واحد سازماني امور و يا حسب مأموريت ها و وظايف محوله پستهاي سازماني كه مستقيما تحت نظارت مدير در قالب كارشناس سازماندهي مي شود تشكيل داد .
5- اداره كل دومين سطح سازماني است كه عهده دار انجام بخشي از وظايف و مأموريت هاي شهرداري مي باشد. و وجه غالب وظايف آن اجرائي است . در رأس اداره كل مدير كل قرار مي گيرد . اين واحد سازماني تنها براي شهرداري هاي شهرهاي بالاي يك ميليون نفر قابل پيش بيني است .
وظايف اداره كل در قالب حداقل دو اداره سازماندهي مي شود . در صورتيكه در ذيل اداره كل سه اداره يا بيشتر قرار گيرد ، يك پست معاون مدير كل قابل پيش بيني است.
6-دفتر دومين سطح سازماني است كه عهده دار انجام بخشي از وظايف و مأموريت هاي شهرداري مي باشد و وجه غالب وظايف آن سياست گذاري ، برنامه ريزي و مطالعات كاربردي است . در رأس دفتر مدير كل قرار مي گيرد. اين واحد سازماني تنها براي شهرداري هاي شهرهاي بالاي يك ميليون نفر قابل پيش بيني است.
وظايف دفتر در قالب حداقل دو گروه سازماندهي مي شود. در صورتيكه در ذيل دفتر سه گروه يا بيشتر قرار گيرد ، يك پست معاون مدير كل قابل پيش بيني است .
7- معاونت بالاترين سطح سازماني پس از شهردار است كه انجام بخشي از وظايف و مأموريت هاي شهرداري را برعهده دارد و در رأس آن ، معاون قرار مي گيرد ، هر معاونت از واحدهاي سازماني متناسب با حجم و نوع وظايف و مأموريت هاي مورد نظر يا سازمان وابسته و يا مؤسسه / شركت وابسته تشكيل مي شود .
فعاليت هاي تحت نظر شهردار :
ماده 5- فعاليت ها و مأموريت هاي زير مي توانند تحت نظر مستقيم شهردار قرار گيرند .
– ارتباط و امور بين الملل
– حراست
– بازرسي و پاسخگويي به شكايات
– حسابرسي و امور مجامع
– امور حقوقي
– اموري كه حسب قوانين و مقررات ذیربط و با تشخيص سازمان شهرداري ها و دهياري هاي كشور اداره آنها مي تواند تحت نظر مستقيم شهردار صورت پذيرد.
– در شهرداری بالای یک میلیون نفر جمعیت می توان یک پست قائم مقام شهردار پیش بینی نمود.
ضوابط ايجاد واحدهاي سازماني در منطقه و ناحیه شهرداری
ماده 6- از واحدهاي سازماني معاونت، اداره، گروه و امور با توجه به ويژگي هاي هر يك، حسب مورد مي توان براي سازماندهي واحدهاي تابعه شهرداري استفاده نمود.
ضوابط ايجاد واحدهاي سازماني در سازمان وابسته
ماده 7- سازمان هاي وابسته در ذيل معاونت هاي شهرداري و يا بطور مستقيم تحت نظر شهردار سازماندهي مي شوند. از واحدهاي سازماني معاونت، اداره، گروه و امور با توجه به ويژگي هاي هر يك حسب مورد مي توان براي سازماندهي سازمان وابسته استفاده نمود. در رأس سازمان وابسته رئيس سازمان قرار دارد، با توجه به اينكه سازمان وابسته علاوه بر اجراي مأموريت هاي محوله عهده دار، سياست گذاري، برنامه ريزي، كنترل و نظارت مي باشد. در صورت ايجاد سازمان وابسته، شهرداري نمي تواند براي مأموريتي كه براي انجام آن سازمان ايجاد شده است، واحد سازماني در ستاد شهرداري پيش بيني نمايد.
ماده8- عناوين، ضوابط و شرایط ایجاد سازمانهاي وابسته به شهرداري به شرح زير مي باشد:
جدول
تبصره- در صورتی که پس از ابلاغ این ضوابط،وظایف قانونی جدیدی برای شهرداری ها در راستای تحقق مدیریت جامع شهری در مراجع قانونی ذیربط به تایید و تصویب برسد،سازمان می تواند در موارد خاص با موافقت سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور نسبت به پیش بینی سازمانی جدید با ضوابط و شرایط لازم اقدام نماید.
ضوابط ايجاد واحد هاي سازماني در مؤسسه و يا شركت وابسته:
ماده 9- سازماندهي مؤسسه يا شركت وابسته براساس ضوابط و مقررات پيش بيني شده در اساسنامه آن ها مي باشد.موسسه/شرکت وابسته در ذیل معاونت های شهرداری و یا بطور مستقیم تحت نظر شهردار قرار می گیرند.کارمندان موسسه/شرکت وابسته از حیث قوانین و مقررات تابع احکام پیش بینی شده در اساسنامه مصوب و قانون تججارت می باشند و شهرداری هیچ گونه تعهد و یا مسئولیت استخدامی در قبال این کارمندان ندارد و هرگونه ماموریت و انتقال کارکنان موسسه/شرکت وابسته به ستاد شهرداری ،منطقه،ناحیه و سازمان های وابسته و سایر موسسات و شرکت های وابسته و بالعکی ممنوع می باشد.در صورت ایجاد موسسه/شرکت وابسته،شهرداری نمی تواند برای ماموریتی که برای انجام آن موسسه/شرکت وابسته ایجاد شده استسازمان وابسته پیش بینی نماید.
ضوابط کمی ساختار سازمانی
ماده 10- ضوابط کمی حاکم بر طراحی ساختار سازمانی به شرح زیر است.
1-برای شهرهای ده هزار تا یک میلیون و پانصد هزار نفر جمعیت حداکثر به ازای هر هزار نفر جمعیت دو پست سازمانی و به ازای هر دو هزار نفر بیشتر از یک میلیون و پانصد هزار نفر یک پست سازمانی برای ستاد شهرداری،مناطق،نواحی و سازمان های وابسته به استثناء سازمان آتش نشانی و خدمات ایمنی قابل پیش بینی می باشد. برای شهرهای با جمعیت کمتر از ده هزار نفر ،بر اساس شرایط و ویژگی های خاص هر شهر تا سقف 20 پست سازمانی قابل پیش بینی می باشد.
2- سقف پست های سازمانی سازمان آتش نشانی و خدمات ایمنی برای شهرهای زیر یک میلیون و پانصد هزار نفر جمعیت،حداکثر به ازای هر سه هزار نفر جمعیت دو پست سازمانی و به ازای هر هزار نفر بیشتر ازیک میلیون و پانصد هزار نفر یک پست سازمانی قابل پیش بینی می باشد.
3- نسبت تعداد پست های مدیریتی و سرپرستی به استثناء مسئول امور،به تعداد کل پست ها در ساختار تفصیلی ستاد شهرداری، مناطق، نواحی و سازمان هاي وابسته به استثناء سازمان آتش نشانی و خدمات ایمنی حداکثر15 درصد باشد.
4- نسبت تعداد كل پست هاي پشتيباني به تعداد كل پست ها در ساختار تفصيلي ستاد شهرداري ، مناطق،نواحی و سازمان هاي وابسته به استثناء سازمان آتش نشانی و خدمات ایمنی حداکثر 20 درصد باشد.
5- نسبت تعداد كل پست هاي ستاد شهرداری در شهرداری های بالای دویست هزار نفر جمعیت به تعداد کل پست ها در ساختار تفصیلی ستا شهرداری، مناطق، نواحی و سازمان هاي وابسته به استثناء سازمان آتش نشانی و خدمات ایمنی حداکثر25 درصد می باشد.
6- شهرداری های بالای یک میلیون نفر جمعیت می توانند حداکثر (6)معاون شهردار ، شهرداری های پانصد هزار نفر جمعیت تا یک میلیون نفر جمعیت حداکثر (5) معاون شهرداری، شهرداری های دویست هزارنفر جمعیت تا پانصد هزارنفر جمعیت حداکثر (4) معاون شهردار و شهرداری های پنجاه هزار نفر جمعیت تا دویست هزارنفر جمعیت شهرداری ها حداکثر(3) معاون شهردار و شهردار ی های ده هزار نفر جمعیت تا پنجاه هزار نفر جمعیت حداکثر (1) معاون شهردار در ساختار سازمانی خود پیش بینی نمایند. به شهرداری های مراکز استان با کمتر از دویست هزار نفر جمعیت حداکثر (4) معاون شهردار تعلق می گیرد.در صورتی که پس از ابلاغ ضوابط سازماندهی شهرداری ها،وظایف قانونی جدیدی برای شهرداری ها در راستای تحقق مدیریت جامع شهری در مراجع قانونی ذیربط به تصویب برسد،سازمان می تواند در موارد خاص با موافقت سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور از محدودیت این بند عدول نماید.
7-تعداد پست مشاور زیر نظر شهردار برای شهرداری های بالای دویست هزارنفر جمعیت و مراکز استان ها حداکثر به تعداد معاونین آن خواهد بود.
فرايند طراحي و تصويب ساختار سازماني
ماده 11- ساختار سازمانی و سقف پست های سازمانی مصوب پس از یک دوره چهار ساله متناسب با سیاست ها و راهبردهای جدید مورد بازنگری و تصویب مجدد قرارخواهد گرفت. فرایند تهیه و تصویب ساختار سازمانی در شهرداری ها به شرح زیر است:
1- انجام مطالعات لازم درخصوص معماری و طراحی سازمانی به منظور تهیه ساختار سازمانی شامل توزيع اختيارات و مسئوليتها در قالب ستاد، مناطق، نواحی ، سازمانهاي وابسته، مؤسسات و شركتهاي وابسته توسط شهرداري با رعایت سیاستهای موضوع ماده 2 این ضابطه و طرق ذیل برای انجام وظایف و ماموریت های شهرداری.
الف- خرید خدمات از بخش تعاونی ، خصوصی، سمن ها، نهادها و تشکل های حرفه ای و صنفی از قبیل امور عمرانی و زیربنایی ،خدمات شهری ، تهیه طرح های توسعه شهری ، حمل و نقل عمومی و سایر امور تصدی گری شهرداری.
ب- مشارکت با بخش تعاونی ، خصوصی، سمن ها، نهادها و تشکل های حرفه ای و صنفی از طریق اجاره،واگذاری امکانات،امتیازات، تجهیزات و منابع فیزیکی.
ج- واگذاری مدیریت واحدهای شهرداری به بخش تعاونی ، خصوصی، سمن ها، نهادها و تشکل های حرفه ای و صنفی با پرداخت تمام و یا بخشی از هزینه تمام شده خدمات
د- انجام بخشی از امور تصدی گری توسط موسسه/شرکت وابسته در صورت عدم امکان استفاده از شیوه های الف تا ج.
ه- انجام بخشی از وظایف تصدی گری توسط ستاد شهرداری،منطقه ، ناحیه ، سازمان وابسته در صورت عدم امکان استفاده از شیوه های الف تا د .
2- تهيه و تنظيم نمودار سازماني براي ستاد شهرداري ، مناطق ، نواحی ، به همراه عناوین سازمانهاي وابسته و موسسات يا شركتهاي وابسته توسط شهرداري و ارسال آن به سازمان شهرداريها و دهياريهاي كشور بر اساس ضوابط ساختار سازمانی شهرداری ها با اطلاع شوراي اسلامي شهر جهت تصويب و ابلاغ.
3- تهيه و تنظيم سازمان تفصيلي ستاد شهرداري ، مناطق ، نواحی و سازمانهاي وابسته در سقف پست هاي سازماني مصوب و نمودار سازماني تأييد شده با رعایت ضوابط ابلاغی و ارائه آن به سازمان شهرداريها و دهياريهاي كشور.
4- انجام تغييرات لازم بر روي اساسنامه مؤسسات و يا شركتهاي وابسته و پيشنهاد اساسنامه اصلاحي به شوراي اسلامي شهر و ارائه آن پس از تصويب شوراي اسلامي شهر به سازمان شهرداريها و دهياري هاي كشور.
ضوابط تشکیلاتی شهرداری ها در 11 ماده و یک تبصره و دوازده صفحه در تاریخ 1394/2/2 به تاید سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور رسیده است.