ضوابط تشکیلاتی واحدهای فناوری اطلاعات و ارتباطات دستگاه‌های اجرایی (مصوب ۱۳۸۹,۱۰,۱۲)
در اجرای بند ۴ تصمیم نمایندگان ویژه رییس جمهور در کارگروه مدیریت فناوری اطلاعات و ارتباطات و امنیت ان (فاوا) موضوع مصوبه شماره ۴۵۹۱۸/۴۴۴۰۶ مورخ ۱/۳/۱۳۸۹ در خصوص ایجاد واحد فناوری اطلاعات و ارتباطاعات در کلیه دستگاه‌های اجرایی به پیوست وظایف و ضوابط سازماندهی واحدهای مذکور ارسال می گردد.
خواهشمند است دستور فرمایید تشکیلات تفضیلی پیشنهادی واحد مذکور در سقف پست‌های سازمانی موجود و با توجه به ضوابط این بخشنامه حداکثر ظرف مدت یکماه جهت بررسی و تایید به این معاونت ارسال گردد.
لطف ا… فروزنده دهکردی- معاون توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رییس‌جمهور
ضوابط تشکیلاتی واحدهای فناوری اطلاعات و ارتباطات دستگاه‌های اجرایی
۱- وظایف و ضوابط سازماندهی واحدهای فناوری اطلاعات و ارتباطات
۱-۱- پشتیبانی و توسعه فاوا:
– توسعه فراگیر و همه جانبه سیستم‌های کاربردی مورد نیاز دستگاه و بررسی نیازها و تقاضاهای دریافتی از سایر واحدها و ارایه خدمات لازم در این زمینه
– برنامه ریزی به منظور تجهیز، پشتیبانی، نگهداری و استفاده بهینه از سخت افزار و نرم افزار مورد نیاز
– پیش بینی و برنامه ریزی آموزش‌های لازم در خصوص فناوری اطلاعات و امنیت و افزایش مهارت‌های تخصصی کارکنان
– سازمان دهی، پشتیبانی و به روزرسانی سیستم‌های اتوماسیون اداری و سایر سیستم‌های عمومی و اختصاص و یکپارچه سازی آنها
– تدوین و ابلاغ ضوابط و دستورالعمل‌های بهره برداری از تجهیزات انفورماتیکی
– طراحی، ایجاد و نگهداری جایگاه اینترنتی و اینترنتی دستگاه
– مدیریت رفع نواقص و کاستی‌های سیستم‌های موجود
– اجرای طرح‌های تبدیل و ارتقاء سیستم‌های رایانه‌ای و نرم افزار
۲-۱- سازمان الکترونیک
– اجرای سیاست‌های کلان کشور در حوزه دولت الکترونیک با توجه به استناد بالادستی، آیین نامه‌ها و مصوبات ابلاغی از سوی مراجع ذی صلاح
– تعیین خط مشی و چشم انداز لازم به منظور حصول سازمان الکترونیک
– عرضه خدمات الکترونیکی بین دستگاهی
– توسعه خدمات الکترونیکی به منظور حصول سازمان الکترونیک
– عرصه خدمات الکترونیکی بین دستگاهی
– توسعه خدمات الکترونیکی به منظور ارایه آن به مردم بدون مراجعه حضوری و در کوتاهترین زمان ممکن
– استقرار نظام‌های نوین مدیریت و فرهنگ سازی برای تحول اداری در دستگاه اجرایی
– ایجاد داشبرد مدیریتی برای مدیران ارشد دستگاه به منظور دسترسی به آخرین وضعیت فعالیت‌های اصلی دستگاه در هر لحظه
– ایجاد و توسعه سیستم مدیریت دانش به منظور امکان تبادل تجارت و اطلاعات کارشناسان دستگاه
– برنامه ریزی، مطالعه و اقدامات لازم در جهت استقرار سیستم‌های بدون کاغذ در دستگاه
۳-۱- امنیت اطلاعات:
– ارایه طرح جامع امنیت شبکه و اطلاعات با توجه به مصوبات، آیین نامه‌ها و قوانین و مقررات ابلاغی از مراجع ذی صلاح
– تجزیه و تحلیل شبکه و تعیین مخاطرات امنیتی و ارایه راه حل
– ارایه راه حل‌ها برای کاهش آسیب پذیری، تهدیدات و ریسک‌ها
– طراحی ساختار مطمئن برای شبکه
– تعیین تجهیزات و فناوری‌های امنیتی مورد نیاز
– تعیین تجهیزات برق اضطراری مورد نیاز
– آگاهی و هشیاری کارکنان دستگاه در امنیت مسائل مرتبط با حوزه کاری
– تدوین و نظارت بر اجرای طرح مزایده تجهیزات شبکه
– تدوین و ابلاغ ضوابط امنیتی مربوط به اتصال رایانه‌ها و شبکه دستگاه اجرایی به شبکه‌های خارج از دستگاه و نظارت بر حسن اجرای آن
– ثبت کاربران، مدیریت دسترسی و بازنگری در حقوق دسترسی کاربران
– حفاظت از دسترسی غیر مجاز به سرویس‌های شبکه
– تعیین صلاحیت مشاوران، پیمانکاران و …. جهت انجام خدمات در حوزه فناوری اطلاعات و مشاغل حساس
– ایجاد و پیاده سازی خط مشی برای کار از راه دور
– حفاظت از داده‌ها و حریم خصوصی شهروندان
– آگاهی رسانی به کاربران شبکه در خصوص روشهای جدید نفوذ به سیستم‌ها و روشهای مقابله با آن
– اعمال تغییرات لازم در سیستم امنیتی شبکه به منظور مقابله با تهدید‌های جدید
– مرور روزانه log فایروال‌ها، مسیریاب‌ها، تجهیزات گذرگاه‌های ارتباط با سایر شبکه‌ها و سرویس دهنده‌های شبکه داخلی و اینترنت دستگاه، به منظور تشخیص اقدامات خرابکارانه و تهاجم
– بررسی و در صورت نیاز، انتخاب، خرید و تست نرم افزار ضد ویروس مناسب و کاراتر برای ایستگاه‌های کاری و سرویس دهنده‌های شبکه دستگاه به صورت دوره‌ای
– مانیتورینگ ترافیک شبکه (در حیطه مانیتورینگ مجاز)
– نظارت بر خرید سخت افزار و نرم افزارهای دستگاه اجرایی به منظور انطباق با سیاست‌های امنیتی حفاظتی
– رفع اشکالات تشخیص داده شده در عملکرد سیستم امنیتی
– ثبت، رهگیری و مقابله با تلاش‌های موفق و نا موفق ورود به سیستم‌های موجود و بررسی علل آنها
۴-۱- معماری و نوسازی سازمانی:
۱-۴-۱- معماری سیستم‌های اطلاعاتی
– تعیین اهداف کمی و کیفی مرکز در راستای تحقق دولت الکترونیک
– برنامه ریزی عملیاتی جهت پاسخگویی به نیازها بر اساس اولویت‌های دستگاه در قالب برنامه‌های کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت
– ارتقاء سطح دانش فنی اطلاعات مدیران و کارکنان جهت بهره برداری مطلوب از فناوری اطلاعات و ارتباطات
– کنترل و نظارت بر حسن اجرای فرآیندها و روشهای ابلاغی و بررسی میزان اثر بخشی آنها
۲-۴-۱- منطقی نمودن اندازه دستگاه
– مهندسی مجدد مأموریتها و وظایف دستگاه اجرایی به منظور منطقی نمودن اندازه آن برای تحقق اهداف مربوطه
– بررسی اندازه مطلوب و منطقی دستگاه
– یافتن راه کارهای مناسب برای انجام وظایف، خدمات و مأموریت‌های دستگاه از طریق بخش غیر دولتی با توجه به روشهای مذکور در ماده ۱۳ قانون مدیریت خدمات کشوری
– همکاری در اجرای مفاد ماده ۲۴ قانون مدیریت خدمات کشوری بر اساس روشهای تعیین شده برای واگذاری تصدی‌های اجتماعی، فرهنگی، خدماتی و رفاهی دستگاه اجرایی به بخش غیر دولتی
– تدوین برنامه نیروی انسانی دستگاه در چارچوب برنامه جامع نیروی انسانی در بخش دولتی و پیشنهاد به رییس دستگاه
– پیگیری اهداف و برنامه‌های ابلاغی مرتبط با اندازه دولت در زمینه نیروی انسانی در برنامه‌های توسعه
– انجام بررسی‌های لازم به منظور بهینه سازی ساختار، ترکیب و توزیع نیروی انسانی و ارایه پیشنهادهای لازم به رییس دستگاه
– انجام بررسی‌های لازم به منظور کارسنجی و برآورد نیروی انسانی مورد نیاز با همکاری واحد ذیربط
۳-۴-۱- اصلاح تشکیلاتی
– تعیین و انجام مطالعات لازم به منظور اصلاح ساختار سازمانی دستگاه و سازمان‌های وابسته در تطبیق با برنامه‌های کلان و ملی، سیاست‌ها، ضوابط ابلاغی
– ارایه پیشنهاد در خصوص ادغام و انحلال واحدهای تابعه و وابسته غیر ضرور و واحدهای استانی و شهرستانی به رییس دستگاه
– مطالعه و بررسی مستمر وظایف دستگاه به منظور تفکیک و تقسیم صحیح وظایف میان واحدها و جلوگیری از تکرار و تداخل وظایف و تعیین عناوین پست‌های سازمانی مورد نیاز و حذف موانع و نارسایی‌های تشکیلاتی
– بررسی و تهیه و تنظیم نمودار سازمانی، اهداف، شرح وظایف و تشکیلات تفضیلی با رعایت ضوابط ساختار سازمانی ابلاغی از سوی معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رییس جمهور و ارایه پیشنهادهای لازم و مراقبت در حسن اجرای تشکیلات مصوب
– بررسی پیشنهادات واصله از واحدهای مختلف دستگاه در خصوص ایجاد و حذف سطوح و پست‌های سازمانی و تأمین پست‌های سازمانی مورد نیاز و ارایه تغییرات تشکیلاتی پیشنهادی به رییس دستگاه و معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رییس جمهور
– انجام اصلاح ساختاری در راستای تمرکز زدایی از اداره امور
– بررسی و اعلام نظر در خصوص نحوه اجرای قوانین، آیین نامه‌ها، تصویب نامه‌ها و اساسنامه‌ها از بعد تشکیلاتی
– زمینه سازی برای اجرای ماده ۲۲ قانون مدیریت خدمات کشوری
۴-۴-۱- اصلاح فرآیندها و روشهای انجام کار
– بررسی و انجام مطالعات مستمر در خصوص نارسایی‌ها و مشکلات مربوط به سیستم‌ها، فرایندها و روشهای اختصاصی مشترک و عموومی موجود دستگاه و ارایه راهنمایی و مشاوره و برنامه ریزی برای اصلاح و بهسازی آنها با همکاری واحدهای ذیربط
– مطالعه، تهیه و تدوین فرم‌ها و کنترل فرم‌های اداری-مالی، پشتیبانی و اختصاصی، کد گذاری، اصلاح م بهنگام سازی آنها
– مطالعه و بررسی به منظور اصلاح روشهای مشترک و اختصاص دستگاه و ارسال برای شورای تحول اداری دستگاه
– تعیین و پیشنهاد اولویت‌های اصلاح روش‌ها، رویه‌ها و فرآیندهای انجام کار دستگاه به شورای تحول اداری در جهت ارتقاء بهروری، کارآیی و رضایت ارباب رجوع و کاهش هزینه‌ها
– مهندسی مجدد فرآیندها، تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم‌ها و روشهای انجام کار
۵-۴-۱- راهبری تحول سازمانی
– برنامه ریزی جامع به منظور ایجاد عزم و باور برای تحول و دگرگونی در ابعاد مدیریتی و سازمانی دستگاه
– بسترسازی، توانمندسازی و ایجاد فضای ترغیبی و تبلیغی مناسب در سطح کشور برای تحقق عملی امر تحول مرتبط با وظایف دستگاه
– انجام مطالعه و برنامه ریزی جامع به منظور ایجاد عزم ملی، مدیریت تشکل‌های راهبردی کننده امر تحول سازمانی و توسعه و بهره گیری از فناوری اطلاعات و اداری دستگاه به مراجع ذیربط
– نظارت و پیگیری اجرای مصوبات و بخشنامه‌هایی که در راستای ایجاد تحول سازمانی به تصویب مراجع ذیربط رسیده و ابلاغ گردیده است.
۵-۱ کنترل پروژه
– برنامه ریزی لازم به منظور مدیریت و کنترل پروژه‌ها و توزیع و هزینه اعتبارات کنترل پروژه
– نظارت، کنترل و ارزیابی مستمر فعالیت‌های اصلی فاوا و انطباق فعالیت‌ها با سیاست‌های کلی و ارایه بازخوردهای لازم جهت رفع نواقص احتمالی به صورت نظام مند
– جمع آوری اطلاعات و سوابق مربوط در زمینه طرح‌ها و برنامه‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات در دست اقدام به منظور نظارت و ارزیابی از اجرای برنامه‌های مصوب
۲- ضوابط تشکیلاتی
سطح این واحد سازمانی فوا (فناوری اطلاعات، ارتباطات و امنیت) متناسب با حجم وظایف و اهمیت آن در دستگاه‌های اجرایی به شرح زیر تعیین می گردد:
۱-۲- در وزارتخانه‌ها و سازمان‌های مستقل و معاونت‌های رییس جمهور در سقف حداکثر ۲۵ واحد سازمانی (تکلیف تصریح در ماده ۲۹ قانون مدیریت خدمات کشوری) واحد مذکور تحت نظر وزیر و یا ربیس سازمان و با استفاده از ظرفیت تشکیلاتی مرکز نوسازی و تحول اداری دستگاه تشکیل خواهد شد و عنوان مرکز مذکور به “مرکز فناوری اطلاعات، ارتباطات و تحول اداری” تبدیل خواهد شد.
با ایجاد مرکز فوق تمام واحدهای که در حوزه فناوری اطلاعات و ارتباطات فعالیت می نمایند از جمله سیستم‌ها و روش‌ها، ارتباطات، امنیت و … به همراه امکانات، فعالیت‌ها،وظایف، تشکیلات و کارکنان مربوط به این مرکز منتقل شده و واحدهای سازمانی قبلی حذف خواهد گردید.
۲-۲-مرکز فناوری اطلاعات، ارتباطات و تحول اداری با حداکثر ۴ معاون سازماندهی خواهد شد و در رأس آن رییس مرکز قرار می گیرد. زیر نظر معاونان مرکز با استفاده از واحد سازمانی گروه، وظایف مربوطه تقسیم بندی و سازماندهی می شوند.
۳-۲- در مؤسسات دولتی وابسته به وزارتخانه‌ها و سازمان‌های مستقل در سقف حداکثر ۱۵ واحد سازمانی، واحد مذکور باعنوان “دفتر فناوری اطلاعات و ارتباطات” تحت نظر رییس مؤسسه اداره خواهد شد. با ایجاد دفتر فوق تمام وظایف امکانات، کارکنان و واحدهایی که در حوزه فناوری اطلاعات و ارتباطات فعالیت می نمایند. به دفتر مربوطه منتقل و واحدهای سازمانی قبلی از نمودار مؤسسه دولتی حذف خواهند شد. دفتر فاوا حداکثر ۳ معاون خواهد داشت و در رأس آن مدیر کل قرار می گیرد.
۴-۲- در استانداری‌ها واحد فاوا تحت عنوان “دفتر فناوری اطلاعات، ارتباطات و امنیت” با شرح وظایف مندرج در بند‌ها ۱-۱، ۲-۱،۳-۱،۴-۱،۴-۴-۱،و ۵-۱ زیر نظر معاون توسعه مدیریت و منابع انسانی استاندار تشکیل می گردد و وظایف مشابه در دفتر منابع انسانی و تحول اداری به همراه پست‌ها و نیروی انسانی مربوط به این دفتر منتقل می شود.
۵-۲- در شرکت‌های دولتی گروه (۲) و (۳) موضوع قانون اجرای سیاست‌های کلی اصل ۴۴ قانون اساسی واحد متولی امور فناوری اطلاعات در سطح “دفتر” و زیر نظر مدیر عامل سازماندهی خواهد شد.
۶-۲- وظایف مربوط به کنترل پروژه در واحدهای فاوا حداکثر در سطح گروه زیر نظر مستقیم رییس مرکز یا مدیر کل دفتر فاوا سازماندهی می گردد.
۷-۲- در تنظیم پست‌های سازمانی واحدهای فناوری اطلاعات و ارتباطات ضروری است صرفاً از محل جابجایی و یا تغییرات عنوان پست‌های سازمانی موجود دستگاه (اعم از بلاتصدی و یا دارای متصدی) استفاده گردد و پیشنهاد لازم برای تأیید به معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رییس جمهور توسط بالاترین مقام دستگاه ارایه گردد.
۸-۲- فعالیت‌های مربوط به بهگزینی، آموزش و ارزشیابی از مراکز نوسازی و تحول اداری به واحدهای امور اداری دستگاه‌ها منتقل شده و عناوین آنها به واحد “توسعه منابع انسانی” تبدیل گردد.
۹-۲- با توجه به پیچیدگی و اهمیت وظایف محوله به واحدهای فاوا در دستگاه‌های اجرایی ضروری است در انتخاب رییس، مدیران و کارشناسان موارد زیر مورد توجه قرار گیرد:
۱- دارا بودن مدرک تحصیلی کارشناسی و بالاتر در رشته‌های مرتبط فناوری اطلاعات، مدیریت یا مهندسی صنایع و سیستم‌ها، ریاضی کاربردی
۲- دارابودن تجربه مفید، خلاقیت و نوآوری و توانایی تحلیل فرصت‌ها، درک محدودیت‌ها و ارایه راه کارها اجرایی با توجه به شرایط محیطی متغییر و فناوری‌های نوین