دستورالعمل بررسی تقاضای سردفتران اسناد رسمی جهت انتقال به دفترخانه های بلاتصدی (بخشنامه شماره ۱۹۸۰۵۱/ ۹۲ مورخ ۱۳۹۲/ ۱۱/ ۲۱ سازمان ثبت و اسناد کشور )
نظر به اینکه پس از تاسیس دفتر اسناد رسمی بر اساس معیارهای قانونی، تعطیلی دائم آن مغایر مقررات بوده و هم اکنون تعداد زیادی از دفاتر اسناد رسمی در سراسر کشور توسط کفیل اداره می گردند و مداومت اداره این دفاتر توسط کفیل ارائه ی خدمات ثبتی را مواجه با مشکلات عدیده ای نمود است، لذا به منظور بهبود ارائه خدمات در دفاتر اسناد رسمی و پاسخگویی به تقاضای سردفترانی که ادامه خدمت آنها در محل فعلی متعذر بوده و متقاضی انتقال به دفتر بلاتصدی محل دیگری می باشند، مطابق ضوابط آتی اتخاذ تصمیم خواهد شد.
ماده ۱- دفتر اسناد رسمی بلا تصدی، به دفترخانه ای اطلاق می شود که سردفتر آن به علت انتقال، سلب صلاحیت، لغو ابلاغ، انفصال دائم، استعفا، از کار افتادگی، بازنشستگی یا فوت، از شغل سردفتری اسناد رسمی منفک شده و اعمال ماده ۶۹ قانون دفاتر اسناد رسمی درباره ی آن در جریان نباشد.
ماده ۲- سردفتران اسناد رسمی در موارد زیر می توانند انتقال به دفترخانه ی بلاتصدی حوزه ی ثبتی دیگر را درخواست نمایند.
الف) در صورتی که سردفتر، همسر یا فرزندان تحت کفالت وی پس از اشتغال وی به سردفتری اسناد رسمی دچار بیماری صعب العلاج یا معلولیت گردند: به گونه ای که طبق گواهی پزشکی قانونی استان مبدا، درمان یا استفاده از خدمات ضرروی در محل اشتغال مقدور نباشد. در این مورد باید گواهی پزشکی قانونی دال بر معلولیت یا بیماری صعب العلاج افراد مذکور با تصریح به تاریخ حدوث آن و ضرورت اقامت دائم فرد بیمار یا معلول در مقصد ارائه شود.
تبصره- چناچه استفاده از خدمات درمانی و مراقبتی به صورت مراجعات نوبتی و معاینات دوره ای مقدور باشد، انتقال سردفتر مشمول این بند نخواهد بود. درخواستهای مشمول این بند در هیات موضوع ماده ۵ آیین نامه بیمه و بازنشستگی سردفتران و دفتریاران اسناد رسمی مطرح و نظر مشورتی هیات در گزارش مربوط درج می گردد.
ب) سردفتران اناثی که با کارکنان رسمی یا پیمانی دولت یا نهادهای وابسته به دولت شاغل در خارج از محل استقرار دفترخانه مربوط برای اولین بار ازدواج دائم نموده و تقاضای انتقال زوج به محل اشتغال سردفتر، مورد مخالفت بالاترین مقام دستگاه مربوط در استان قرار گرفته باشد.
ج) در مواردی که همسر سردفتر اناث، کارمند رسمی یا پیمانی دولت یا نهادهای وابسته به دولت بوده و حسب ضرورت شغلی و بدون درخواست شخصی، از سوی دستگاه مربوط به خارج از حوزه ی ثبتی محل استقرار دفترخانه منتقل شود و این موضوع به تایید بالاترین مقام دستگاه مربوط در استان رسیده باشد.
د) چناچه سردفتر، متقاضی انتقال از شهر مرکز استان به شهرستانهای استان و همچنین انتقال از حوزه ثبتی درجه بالاتر به حوزه ی ثبتی درجه پایین تر بوده، در صورتی که استان مقصد به تشخیص سازمان ثبت اسناد و املاک کشور برخوردار تر از استان مبدا نباشد.
ه) هرگاه سردفتر متقاضی انتقال از کلان شهرها و تهران، ری و شمیرانات به سایر حوزه های ثبتی سراسر کشور باشد. ضمنا چنانچه سردفتر شاغل در استان تهران متقاضی انتقال به حوزه ی ثبتی هم تراز در استان دیگری باشد نسبت به سایر متقاضیان در اولویت قرار دارد.
و) در صورتی که دفاتر بلاتصدی یک حوزه ی ثبتی فاقد متقاضی مشمول بندهای فوق باشد، سردفتران با سابقه ی سردفتری بیش از پنج سال در حوزه های ثبتی درجه ی ۵ و ۶ و بیش از هفت سال در حوزه های ثبتی درجه ی ۳ و ۴ و بیش از هشت سال در حوزه های ثبتی درجه ۲ و بیش از ده سال در حوزه های ثبتی درجه ۱ می توانند انتقال به دفترخانه ی بلاتصدی حوزه ی ثبتی هم تراز را درخواست کنند. چنانچه سردفتر متقاضی انتقال، دارای سابقه ی محکومیت به مجازاتهای انتظامی درجه ی ۳ یا ۴ یا اعمال تبصره ی ماده ۴۲ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران باشد به ازای هر یک ماه انفصال، یک سال به مدتهای مذکور اضافه می شود.
ماده ۳- پس از وصول تقاضای سردفتر، اداره کل امور اسناد و سردفتران در صورت انطباق آن با ضوابط این دستورالعمل، فهرست دفاتر بلاتصدی حوزه ثبتی مقصد را به تفکیک شهر محل استقرار هر دفترخانه تهیه و با توجه به آمار جمعیت، میزان معاملات و متوسط درآمد حق التحریر ماهانه ی دفاتر فعال هر شهر، سابقه ی فعالیت دفترخانه مبداء و با کسب نظر مدیر کل ثبت اسناد و املاک استان های مبداء و مقصد، اولویت انتساب سردفتر متقاضی انتقال را در یکی از دفترخانه های بلاتصدی آن حوزه به معاون امور اسناد پیشنهاد می نماید. معاون امور اسناد پس از بررسی نتیجه را جهت اتخاذ تصمیم به رییس سازمان گزارش خواهد نمود.
ماده ۴- پذیرش تقاضای سردفتر در هر حال منوط به وجود دفترخانه ی بلاتصدی در حوزه ی ثبتی مقصد است. چنانچه در حوزه ثبتی مقصد شهرهای مختلف وجود داشته و در هرشهر دفاتر بلاتصدی متعدد وجود داشته باشد، مدیر کل ثبت اسناد و املاک استان اولویت فعال شدن هریک از آنها را به اداره کل امور اسناد و سردفتران پیشنهاد می نماید.
ماده ۵- انتقال سردفتر در هیچ شرایطی نباید موجب توقف ارائه ی خدمات ثبتی در شهر مبداء شود. چنانچه شهر مبداء با توجه به جمعیت و میزان معاملات، ظرفیت فعالیت تمام وقت یک دفترخانه را نداشته باشد، با انتقال سردفتر، ابلاغ ماموریت هفتگی یکی از سردفتران متقاضی، برای خدمت در شهر مبداء صادر می شود.
ماده ۶- چنانچه سردفتر متقاضی انتقال، تحت تعقیب انتظامی باشد و یا رسیدگی به صلاحیت علمی یا عملی او یا اعمال تبصره ماده ۴۲ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران درباره ی او در دست اقدام باشد، بررسی درخواست وی موکول به تعیین تکلیف نهایی موضوع و اجرای حکم مرجع انتظامی یا تصمیم رییس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور است.
ماده ۷- انتقال سردفتر هیچگونه تغییری در سمت دفتریار دفترخانه ی مبداء و مقصد ایجاد نمی کند. در کلیه موارد چناچه قبل از صدور ابلاغ دفتریار، سردفتر به هر علت به طور دائم از تصدی دفترخانه ی مربوط منفک شود، انتصاب دفتریار متوقف و ادامه ی آن منوط به موافقت سردفتر جدید خواهد بود.
ماده ۸- چنانچه دفترخانه ی مقصد فاقد دفتریار باشد، دفتریار دفترخانه ی مبداء می تواند با موافقت سردفتر متقاضی انتقال، به دفترخانه ی مقصد منتقل شود.
ماده ۹- صدور ابلاغ انتقال سردفتر منوط به بازرسی کلی دفترخانه و ارائه ی مفاصا حسابهای ثبتی، مالیاتی و تامین اجتماعی ناشی از شغل سردفتری در حوزه ی ثبتی مبداء می باشد.
ماده ۱۰- پس از صدور ابلاغ انتصاب سردفتر در دفترخانه ی بلاتصدی، سردفتر موظف است سریعا نسبت به اشتغال و اداره ی دفترخانه اقدام نماید و در صورت غیبت تحت تعقیب انتظامی قرار خواهد گرفت.
احمد تویسرکانی-معاون قوه قضایه ورییس سازمان اسناد و املاک کشور