آیین نامه نحوه بررسی و نقل و انتقال اسناد ملی (مصوب جلسه مورخ ۲۵/۲/۱۳۶۴ شورای سازمان اسناد ملی ایران)
این آیین نامه بر اساس مفاد بند ب از ذیل ماده پنجم قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران تدوین و به کلیه وزارتخانه ها، موسسات دولتی و وابسته به دولت جهت اجراء ابلاغ می گردد.
برای رعایت اختصار در این آیین نامه، سازمان اسناد ملی ایران، «سازمان» نامیده می شود.
ماده ۱- بررسی و تفکیک اسناد ملی مذکور در تبصره ذیل ماده اول قانون تأسیس سازمان، به عهده دستگاه ذیربط و با نظارت و راهنمایی «سازمان» می باشد.
ماده ۲- در انتقال اسناد ملی اولویت به ترتیب شامل اسناد زیر می باشد:
الف- اسناد مذکور در فراز دوم بند «ب» از ذیل ماده ششم قانون تأسیس «سازمان».
ب- اسناد مذکور در تبصره ذیل ماده اول قانون تأسیس «سازمان» و یا مشابه آنها که «سازمان» آنها را واجد ارزش نگهداری در آرشیو ملی تشخیص دهد.
ج- اسنادی که دستگاه های مشمول قانون تأسیس «سازمان» از طریق فهرست اوراق زائد پیشنهاد امحاء آنها را به شورای «سازمان» می نمایند ولی بنا به تصمیم این شورا واجد ارزش نگهداری دائمی شناخته می شود و بایستی به «سازمان» منتقل و تحویل گردند.
د- اسنادی که پس از طی عمر قانونی خود در مرکز یا مراکز بایگانی راکد و طبق نظر دستگاه ذیربط عدم مراجعه به آنها قطعی شده باشد ولی از نظر «سازمان» واجد ارزش نگهداری تلقی گردد.
ماده ۳- دستگاه تحویل دهنده مکلف است اسناد را پس از بررسی و تفکیک و تأیید کارشناس رابط «سازمان» با هماهنگی قبلی و فراهم آوردن شرایط مطمئن و لازم به «سازمان» جهت تحویل منتقل نماید.
ماده ۴- «سازمان» برای انتقال اسناد دستورالعمل جامعی در مورد فهرست نقل و انتقال اسناد، بسته بندی و سایر امور اجرایی تدوین و ابلاغ می نماید.
ماده ۵- در صورت انحلال هر یک از دستگاه های مشمول قانون تأسیس «سازمان» مدیر و یا مسئول تصفیه و انحلال مکلف است اسناد موضوع این آیین نامه را به نحو مقتضی به «سازمان» منتقل و تحویل نماید. مگر آنکه قانون صراحتاً تکلیف اسناد مذکور را تعیین و مشخص کرده باشد.
ماده ۶- سازمان ضمن نظارت کامل بر حسن اجرای مفاد این آیین نامه ، چگونگی پیشرفت امور اجرایی مربوطه را به شورای سازمان گزارش و پیگیری می نماید.
این آیین نامه مشتمل بر ۶ ماده و ۴ بند می باشد که در هشتاد و ششمین جلسه شورای «سازمان» مورخ ۲۵/۲/۱۳۶۴ به تصویب رسید.