قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران (مصوب ۱۷/۲/۱۳۴۹ مجلس شورای ملی)
قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران
ماده اول: نام سازمان
به منظور جمع‌آوری و حفظ اسناد ملی ایران در سازمان واحد و فراهم آوردن شرایط و امکانات مناسب برای دسترسی عموم به این اسناد وهمچنین صرفه‌جویی در هزینه‌های اداری و استخدامی از طریق تمرکز پرونده‌های راکد وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتی و وابسته به دولت و امحاء اوراق زائد، سازمانی به نام سازمان اسناد ملی ایران وابسته به سازمان اموراداری واستخدامی کشور تأسیس گردید.
تبصره- اسناد مذکور در این ماده شامل کلیه اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده‌ها، عکس‌ها، نقشه‌ها، کلیشه‌ها، نمودارها، فیلم‌ها، میکروفیلم‌ها، نوارهای ضبط‌‌ضوت و سایر اسنادی است که در دستگاه دولت تهیه شده و یا به دستگاه دولت رسیده است و به‌طور مداوم و غیرمداوم در تصرف دولت بوده و از لحاظ اداری، مالی، اقتصادی، قضایی، سیاسی، فرهنگی، علمی، فنی و تاریخی به تشخیص سازمان اسناد ملی ایران ارزش نگهداری دائمی داشته باشند.
ماده دوم: ریاست سازمان
سازمان اسناد ملی ایران دارای یک رئیس و یک شورا و تشکیلات لازم خواهد بود.
ماده سوم: انتخاب رئیس سازمان
رئیس سازمان اسناد ملی از بین مستخدمین عالی‌رتبه دولت که دارای تحصیلات عالی و سابقه تحقیق و تخصص در اموراداری و تشخیص بایگانی اسناد باشند به پیشنهاد دبیرکل سازمان اموراداری و استخدامی کشور و به تصویب هیأت وزیران انتخاب میشود. رئیس سازمان اسناد ملی ایران مأمور اجرای مصوبات شورا و مسئول اداره امور سازمان است.
ماده چهارم: ترکیب شورا
شورای سازمان مرکب از اشخاص زیر خواهد بود:
۱. وزیر امورخارجه
۲. وزیر فرهنگ وآموزش عالی
۳. دادستان کل کشور
۴. دبیرکل سازمان اموراداری و استخدامی کشور
۵. دادستان دیوان محاسبات
۶. دو نفر از اشخاص متبحر در فرهنگ و تاریخ ایران به پیشنهاد وزیر فرهنگ و آموزش عالی و تصویب هیأت وزیران که برای مدت سه سال انتخاب می‌شوند و انتخاب مجدد آنها بلامانع است. به جای اعضاء مذکور در چهار بند اول ممکن است معاونان آنها حضور یابند. اعضاء شورا از بین خود یک نفر را به عنوان رئیس انتخاب می‌کنند.
تبصره ۱- رئیس سازمان اسناد ملی به‌عنوان دبیر شورا در جلسات شرکت می‌کند ولی حق رأی نخواهد داشت.
تبصره ۲- نماینده وزارتخانه یا سازمانی که اتخاذ تصمیم درباره اوراق راکد و یا اسناد و پرونده‌های آن وزارتخانه یا سازمان در شورا مطرح است، برای تبادل‌نظر به جلسات شورا دعوت میشود.
تبصره ۳- آیین‌نامه طرز تشکیل جلسات شورا و ترتیب انتخاب رئیس و نحوه اتخاذ تصمیمات به تصویب شورا خواهد رسید.
ماده پنجم: وظایف شورا
وظایف شورا به شرح زیر است:
الف- تشخیص اوراق زائد قابل امحاء و تصویب فهرست مشروح آنها که قبلاً از طرف سازمان اسناد ملی و وزارتخانه یا مؤسسه دولتی ذیربط طبق مقررات این قانون تهیه و تنظیم شده باشد.
ب- تصویب آیین‌نامه‌های مربوط به نحوه بررسی و نقل و انتقال پرونده‌های راکد و اسناد ملی.
ج- تصویب آیین‌نامه‌های مربوط به تنظیم و نگهداری اسناد ملی و گذاشتن آنها در دسترس عامه و همچنین مقررات مربوط به اسناد محرمانه و نحوه مراجعه به آنها.
د- تصویب مقررات و ضوابط و معیارهایی که وزارتخانه‌ها و مؤسسات وابسته به دولت باید در تنظیم و ضبط و نگهداری پرونده‌ها و اسناد و مدارک رعایت کنند.
ﻫ- تدوین تعرفه‌ای که طبق آن سازمان اسناد ملی در ازای تهیه میکروفیلم و فتوکپی و رونوشت گواهی شده و با انجام خدمات مشابه از اشخاص (اعم از حقیقی و حقوقی) حق‌الزحمه دریافت خواهد کرد.
تبصره- وجوه حاصل از بند (ﻫ) این ماده به حساب درآمد خزانه دولت منظور خواهد شد.
ماده ششم: آیین نامه امحای اوراق
الف- وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتی و وابسته به دولت مکلفند طبق آیین‌نامه‌ای که به تصویب هیأت وزیران برسد بایگانی‌های خود را براساس اصول و روش‌‌های متحدالشکلی که شورای سازمان طبق بند (د) از وظایف خود تهیه کرده در مدتی که در آیین‌نامه مزبور برای هریک از سازمان‌ها تعیین خواهد شد، تنظیم و پرونده‌های راکد را از پرونده‌های جاری تفکیک و طبقه‌بندی کنند.
ب- وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتی و وابسته به دولت مکلفند کلیه اسناد و پرونده‌های راکد را که احتیاجی به نگهداری آنها در سازمان‌های مربوط نیست، برای نگهداری موقت به سازمان اسناد ملی بسپارند مگر آنکه از تاریخ تهیه و تنظیم سند و یا تاریخ آخرین برگ پرونده مدت چهل سال گذشته باشد که در این صورت باید به‌طور دائم به سازمان اسناد ملی منتقل شود.
تبصره- وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتی و وابسته به دولت و همچنین شورای سازمان اسناد ملی مکلفند اسناد و پرونده‌هایی را که طبق این ماده در اختیار سازمان اسناد ملی قرار گرفته است و افشای مطالب آنها به حقوق اشخاص و یا مصالح دولت لطمه می‌زند برای مدت مقرر محرمانه محسوب دارند و سازمان مکلف است که این اسناد و پرونده‌ها را برحسب مورد تا انقضای مدت مقرر و یا اعلام ثانوی وزارتخانه و یا مؤسسه مربوط و یا تصمیم مجدد شورا در دسترس مراجعان به استثنای مراجع صالحه قانونی قرار ندهد.
ماده هفتم: تصویب آیین نامه امحای اوراق
آیین‌نامه مربوط به تشخیص اوراق زائد و ترتیب امحاء آنها به پیشنهاد رئیس سازمان اسناد ملی و تأیید شورا به تصویب کمیسیون‌های مربوط به مجلسین می‌رسد.
ماده هشتم: دستگاه های مستثنی
وزارت دفاع از شمول مقررات این قانون مستثنی است و ترتیب نگهداری و حفظ اسناد ملی و همچنین امحاء اوراق زائد در ارتش جمهوری اسلامی ایران با اطلاع سازمان اسناد ملی به تشخیص هیأت صلاحیت‌داری خواهد بود که به این منظور تشکیل میشود. طرز تشکیل هیأت مزبور و نحوه اجرای مفاد این ماده به موجب آیین‌نامه‌ای خواهد بود که توسط وزارت دفاع تدوین و تصویب میشود.