دستورالعمل ثبت و تکمیل اطلاعات سامانه‌های قضایی (بخشنامه رییس قوه قضاییه)
در اجرای بند یک قسمت “ت” ماده ۳۸ قانون احکام دائمی برنامه‌های توسعه کشور و ماده ۲۹ آیین‌نامه نحوه استفاده از سامانه‌های رایانه‌ای یا مخابراتی و به‌منظور افزایش اطمینان به اطلاعات ذخیره‌شده در مرکز ملی داده‌های قوه قضاییه، همچنین بهبود ارائه خدمات مبتنی بر استعلام سوابق اشخاص و توسعه خدمات غیرحضوری به ذینفعان “دستورالعمل ثبت و تکمیل اطلاعات سامانه‌های قضایی” به شرح مواد آتی است.
دستورالعمل ثبت و تکمیل اطلاعات سامانه‌های قضایی
ماده ۱- تعاریف و اختصارات به کار رفته در این دستورالعمل به شرح زیر است:
الف- مرکز: مرکز آمار و فناوری اطلاعات قوه قضاییه.
ب- واحدهای قضایی: کلیه مراجع قضایی و شوراهای حل اختلاف سراسر کشور.
پ- سامانه‌های قضایی: سامانه‌های الکترونیک که جهت ثبت اطلاعات مربوط به فرایندهای قضایی توسط مرکز ایجاد و در اختیار واحدهای قضایی و دفاتر خدمات الکترونیک قضایی قرار دارد.
ت-مراجع نظارتی: مراجعی که بر رفتار قضات و کارمندان به‌صورت مستقیم یا غیرمستقیم نظارت دارند، مانند دیوان عالی کشور، دادسرای انتظامی قضات، دادسرای دیوان عالی کشور، سازمان بازرسی کل کشور، مرکز حفاظت‌واطلاعات قوه قضاییه و اداره کل نظارت و ارزشیابی کارکنان اداری.
ث- شبکه ملی عدالت: شبکه گسترده الکترونیکی که به قوه قضاییه اختصاص دارد.
ج- مرکز داده: مرکز ملی داده‌های قوه قضاییه، موضوع ماده ۶۵۰ قانون آیین دادرسی کیفری.
چ- دفاتر خدمات: دفاتر خدمات الکترونیک قضایی.
ح- کاربر/ کاربران: کلیه کارکنان اعم از قضایی و اداری همچنین مدیران و کارکنان دفاتر خدمات الکترونیک قضایی که وظیفه ثبت اطلاعات در سامانه‌های قضایی را به عهده‌دارند.
خ-سامانه ثنا: سامانه ثبت‌نام الکترونیکی، برای ثبت‌نام الکترونیکی و دریافت حساب کاربری.
د-اطلاعات: اطلاعات مربوط به اشخاص، پرونده‌های قضایی، پایگاه‌های اطلاعاتی و تغییرات آن که در سامانه‌های قضایی به ثبت می‌رسد.
ذ-شناسه قضایی: شماره‌ای برای شناسایی و احراز هویت اشخاص حقیقی و حقوقی که در سامانه ثنا به اشخاص اختصاص می‌یابد.
ماده ۲- کاربران موظفاند کلیه اطلاعات و تغییرات آن را به‌طور کامل، صحیح و به فوریت در سامانه‌های قضایی ثبت کنند.
ماده ۳- مسئولیت مطابقت اطلاعات با اسناد و اوراق پرونده به عهده کاربر است.
ماده ۴- استفاده از خدمات قضایی مستلزم دریافت شناسه قضایی است.
ماده ۵- اطلاعات باید همراه با شناسه قضایی و بر اساس اقلام تعریف‌شده در سامانه‌های قضایی باشد. در مورد متهم، خوانده یا سایر اشخاصی که به لحاظ عدم دسترسی به شناسه قضایی آنان، امکان ثبت اطلاعات کامل وجود ندارد واحد قضایی موظف است با استفاده از بانک‌های اطلاعاتی و هویتی و مدارک و مستندات مندرج در پرونده قضایی، به‌ویژه پرونده ضابطان نسبت به شناسایی شماره یا شناسه ملی و تکمیل سایر اطلاعات اقدام نماید.
ماده ۶- مرکز موظف است با هوشمندسازی سامانه‌های قضایی امکان ثبت اطلاعات غلط را به حداقل برساند.
ماده ۷- ثبت شناسه قضایی و تکمیل اطلاعات پرونده‌های جاری و مختومه در شاخص‌های ارزشیابی بهره‌وری منظور می‌شود.
ماده ۸- کاربرانی که سهل‌انگاری یا عدم نظارت آنان موجب ثبت اطلاعات غلط یا ناقص در سامانه‌های قضایی شود، با توجه به تأثیر سهل‌انگاری یا عدم نظارت در ثبت اطلاعات غلط و یا ناقص در اطلاعات مرکز داده، با گزارش مرکز فناوری و پس از بررسی‌های لازم حسب مورد مشمول تعقیب انتظامی یا اداری و محرومیت نسبی یا کامل از دریافت بهره‌وری خواهند شد.
ماده ۹- مراجع نظارتی موظفاند میزان دقت و سرعت کاربران در ثبت اطلاعات را بر اساس نظر معاونت فناوری استان در ارزیابی‌های دوره‌ای و موردی لحاظ نمایند.
ماده ۱۰- با توجه به اهمیت شناسه قضایی در اعتبار اطلاعات مرکز داده و سایر بانک‌های اطلاعاتی، روسای واحدهای قضایی موظفاند جهت تکمیل اطلاعات پرونده‌های جاری و مختومه با اولویت تکمیل سوابق محکومیت اشخاص اقدام لازم به عمل‌آورند. تعداد اشخاصی که اطلاعات آنان تکمیل‌شده در محاسبه بهره‌وری کاربران ثبت‌کننده اطلاعات، مؤثر خواهد بود.
ماده ۱۱- مرکز موظف است سامانه‌های قضایی را به نحوی طراحی نماید که ثبت شناسه قضایی در مورد اشخاصی که امکان دسترسی به شماره ملی آنان وجود دارد با رعایت مستثنیات از جمله اتباع بیگانه و اشخاص با تابعیت نامعلوم اجباری نماید.
ماده ۱۲- کلیه مراجعی که به‌موجب ماده ۶۵۱ قانون آیین دادرسی کیفری و تبصره ۲ آن موظف به ارائه اطلاعات به مرکز داده هستند موظفاند اطلاعات موضوع این دستورالعمل را از طریق شبکه ملی عدالت در اختیار مرکز قرار دهند.
ماده ۱۳- مرکز موظف است جهت ثبت اطلاعات اشخاص در سامانه ثنا، امکان دریافت اطلاعات از بانک اطلاعاتی مربوط به هویت، نشانی، شماره تلفن ثابت و همراه و پست الکترونیک را فراهم نماید.
ماده ۱۴- مدیران دفاتر خدمات موظفند در ثبت اطلاعات دقت لازم را به عمل آورند و بر نحوه عملکرد کارکنان دفاتر نظارت داشته باشـــند و در صــورت سهل‌انگاری به تنبیهات مقرر در آیین نامه اجرایی ایجاد دفاتر خدمات الکترونیک قضایی و کانون آن‌ها محکوم خواهند شد.
ماده ۱۵- در صورتی که سهل‌انگاری در ثبت اطلاعات در دفاتر خدمات موجب ورود خسارت به اشخاص شود، با رعایت مقررات عام مسئولیت مدنی از جمله ماده ۱۲ قانون مسئولیت مدنی، نافی مسئولیت مدیر دفتر خدمات نخواهد بود.
ماده ۱۶- مرکز موظف است گزارش اطلاعات ناقص را جهت اقدام مقتضی به روسای کل دادگستری‌ها اعلام و عملکرد واحدهای قضایی را هر سه ماه یکبار به معاون اول قوه قضاییه و هر شش ماه یکبار به حوزه ریاست قوه قضاییه ارائه نماید.
ماده ۱۷ ـ این دستورالعمل در ۱۷ ماده در تاریخ ۱۷ / ۶ / ۱۳۹۹ به تصویب رییس قوه قضاییه رسید و از تاریخ تصویب لازم الاجرا است.
سید ابراهیم رییسی- رییس قوه قضاییه