دستورالعمل هوشمندسازی و الکترونیکی شدن فرایندها و پرونده‌های قضائی

دستورالعمل هوشمندسازی و الکترونیکی شدن فرایند‌ها و پرونده‌‌های قضائی (بخشنامه شماره ۹۰۰۰/۱۵۷۸۷/۱۰۰ مورخ ۱۴۰۳/۳/۲۹ رئیس قوه قضائیه)

در اجرای بند ۳۷ سیاست‌‌های کلی برنامه پنج ساله هفتم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران ابلاغی مقام معظم رهبری، ماده ۳۷ سند امنیت قضائی مصوب سال ۱۳۹۹ و در راستای اجرای سند تحول قضائی به منظور تحقق نظام جامع دادرسی الکترونیکی، «دستورالعمل هوشمندسازی و الکترونیکی شدن فرایند‌ها و پرونده‌های قضائی» به شرح مواد آتی است.

دستورالعمل هوشمندسازی و الکترونیکی شدن فرایند‌ها و پرونده‌‌های قضائی

ماده ۱- تعاریف و اختصارات

الف- مركز: مرکز آمار و فناوری اطلاعات قوه قضاییه؛

ب- مراجع قضائی: واحد‌های قضایی دادگستری کل استان و شعب حوزه‌های قضائی شورا‌های حل اختلاف دیوان عالی کشور دیوان عدالت اداری سازمان قضایی نیرو‌های مسلح و سایر مراجعی که به امور قضائی اشتغال دارند؛

پ- اشخاص و مرتبطین: پرونده طرفین دعوا یا شكایت وکلا یا نمایندگان قانونی یا قائم مقام آن‌ها و سایر اشخاصی که در فرایند‌های قضائی مداخله دارند از قبیل کارشناس، شاهد و مطلع كفیل، وثیقه‌گذار؛

ت- اوراق پرونده: کلیه اسناد تنظیم شده توسط مراجع قضائی مکاتبات و پیوست‌های آن، که از طرف اشخاص و مرتبطین پرونده با سایرین ارائه شده است؛

ث- پرونده الکترونیکی: مجموعه اسناد قضایی و اطلاعات مربوط به موضوع مطروحه نزد مرجع قضائی که با وسایل الکترونیکی نوری و یا فناوری‌های نوین با رعایت سازکار‌های امنیتی در سامانه‌های قضائی تولید، ارسال، دریافت، ذخیره یا پردازش‌ می‌‌شود؛

ج- رقومی سازی: فرآیند تبدیل اوراق پرونده و اطلاعات کاغذی به معادل نسخه الکترونیکی آن؛

چ- خدمات قضائی: کلیه خدماتی که در رابطه با پرونده‌های مطروحه در قوه قضائیه به اشخاص و مرتبطین پرونده ارائه‌ می‌‌شود؛

ح- دفاتر خدمات: دفاتر خدمات الکترونیک قضائی؛

خ- درگاه استعلامات: درگاه الکترونیکی استعلامات قضائی است که امکان استعلام و دریافت پاسخ را از طریق اتصال به سامانه‌های الکترونیکی دستگاه‌های اجرایی فراهم‌ می‌‌نماید؛

د- سامانه‌های قضائی: سامانه‌هایی که توسط مرکز راه اندازی شده است از قبیل سامانه خدمات الكترونیکی قضائی و سمپ؛

ن- فرایند‌های قضائی: مجموعه ای از اقدامات و تصمیمات مرتبط با دادرسی اجرای احکام یا سایر امور قضائی که ایجاد کننده یک خدمت به مراجعان با اجرای تکالیف قانونی قوه قضائیه است؛

ر- امضاء الکترونیکی: عبارت از هر نوع علامت منضم شده یا به نحو الکترونیکی متصل شده به اوراق پرونده است که برای تأیید مفاد سند توسط امضاء کننده مورد استفاده قرار‌ می‌گیرد؛

ز- درگاه: محلی برای شروع و پیگیری امور قضائی؛

فصل اول- الکترونیکی شدن پرونده‌های قضائی

ماده ۲- با ابلاغ این دستورالعمل تشکیل پرونده و فرایند‌های قضائی ظرف مدت ۵ سال از تاریخ تصویب این دستور العمل به تدریج الکترونیکی شده و جایگزینی کافی و معتبر برای شیوه جاری است.

تبصره- در صورت عدم دسترسی یا اختلال فنی در سامانه‌های قضائی، تکالیف مقرر در این ماده به صورت غیر برخط، کاغذی یا سایر روشهایی که مرکز فراهم‌ می‌‌نماید انجام و پس از رفع موانع سوابق مذکور به پرونده الکترونیکی الحاق‌ می‌‌شود.

ماده ۳- فرایند الکترونیکی شدن پرونده‌های قضائی باید به نحوی انجام شود که موجب اختلال در امور نشود. مرکز موظف است ابتدای هر فصل متناسب با زیر ساخت‌های فنی و امکانات مورد نیاز تشکیل پرونده الکترونیکی بر اساس موضوع و مرجع رسیدگی کننده را به مراجع قضایی اعلام نماید.

ماده ۴- در صورتی که به جهت الکترونیکی نبودن برخی از مراجع قضائی تهیه اوراق کاغذی از پرونده الكترونیكی لازم باشد فقط اوراق ضروری و مورد نیاز چاپ‌ می‌‌شود

ماده ۵- گزارش‌ها مکاتبات و استعلامات موضوع ماده ۷۶۲ قانون آیین دادرسی کیفری بین مراجع قضائی با دستگاه‌های اجرایی و ضابطان دادگستری به صورت الکترونیکی و برخط در بستر شبکه ملی عدالت انجام‌ می‌‌شود.

تبصره- در جرائم مشهود پس از انجام اقدامات اولیه توسط ضابطان پرونده الکترونیکی متعاقب آن به مرجع قضائی ارسال‌ می‌‌شود.

ماده ۷- أشخاص و مرتبطین پرونده مکاتبات خود با مراجع قضائی را از طریق دفاتر یا درگاه و با استفاده از سامانه‌های الکترونیکی و مخابراتی انجام‌ می‌‌دهند.

ماده ۷- امضاء الکترونیکی باید با رعایت تمهیدات امنیتی مطمئن که مرکز فراهم‌ می‌‌نماید، انجام شود.

ماده ۸- چنانچه در فرایند‌های قضائی دسترسی به پرونده الكترونیكی مرجع قضائی دیگری ضرورت داشته باشد مرجع رسیدگی کننده با اعلام موضوع به مرجع ذی ربط دسترسی به پرونده را درخواست‌ می‌‌نماید. مرجع مذکور با رعایت طبقه بندی اسناد و اطلاعات دسترسی به تمام یا بخشی از اوراق پرونده را برای مدت متعارف به شعبه متقاضی‌ می‌‌دهد.

تبصره- ارسال پرونده جهت رسیدگی به اموری از قبیل تجدیدنظرخواهی فرجام‌خواه یا صدور قرار عدم صلاحیت به صورت الکترونیکی انجام‌ می‌‌شود.

فصل دوم- هوشمندسازی و الکترونیکی شدن فرایند‌های قضایی

ماده ۹- به منظور افزایش آگاهی مراجعان به قوه قضائیه از فرایند‌های دادرسی کاهش طرح دعاوی و شکایاتی که به جهت عدم رعایت تشریفات قانونی یا فقدان دلایل اثباتی به رد دعوا یا شکایت منتهی‌ می‌‌شود؛ مرکز در سامانه‌های قضائی این امکان را فراهم‌ می‌‌نماید که قبل از طرح دعوا یا شکایت راهنمایی و مشاوره هوشمند در مورد تشریفات مربوط به طرح دعوا مرجع صالح، دلایل اثباتی فرایند‌های قانونی رویه قضائی، میانگین زمان رسیدگی و شیوه‌های رسیدگی مراجع غیرقضائی به اشخاص ارائه شود.

ماده ۱۰- در مواردی که درخواست متقاضی صرفاً اعلامی بوده و مستلزم اقدام قضائی نیست، مانند رد ترکه، مراتب در سامانه مربوط ثبت و اطلاعات آن بدون تشکیل پرونده قضائی نگهداری می‌شود.

ماده ۱۱- در فرایند‌های قضائی انجام استعلام یا دریافت اطلاعات مورد نیاز به صورت خودکار خواهد بود. چنانچه به تشخیص مرجع رسیدگی کننده مکاتبه با استعلام دیگری ضرورت داشته باشد این اقدام از طریق درگاه استعلامات انجام می‌شود.

ماده ۱۲- ارجاع پرونده پس از سابقه یابی با رعایت قواعد صلاحیت، تعداد پرونده‌های ارجاع شده یا مرتبط، فعال یا بلاتصدی بودن شعبه و سایر ملاحظات مربوط به آن واحد قضائی که توسط رئیس یا معاون ارجاع در بخش تنظیمات سامانه اعمال شده است به صورت خودکار انجام می‌شود.

ماده ۱۳- تعیین اوقات و نوبت رسیدگی به پرونده‌ها با رعایت مقررات مربوط توسط سامانه انجام می‌شود.

ماده ۱۴- هزینه‌های قانونی از قبیل هزینه دادرسی حق الاجراء، حق الزحمه كارشناس تمبر مالیاتی خسارت احتمالی و سایر وجوهی که در فرایند‌های قضائی دریافت یا پرداخت می‌شود با استفاده از سامانه‌های قضائی محاسبه و به صورت الكترونیكی و غیرحضوری واریز می‌شود

ماده ۱۵- در صورت دسترسی به اطلاعات بانکی اشخاصی که وجهی به عنوان محکوم به یا سایر عناوین باید به آنان پرداخت شود مرجع قضائی ترتیبی اتخاذ می‌نماید که انتقال وجه بدون واریز به حساب سپرده، مستقیماً به حساب ذینفع انجام شود.

ماده ۱۶- در نیابت‌های قضائی، مرجع معطى باید پیوست‌های ضروری را به صورت الکترونیکی ارسال یا امکان مشاهده پرونده را برای مرجع مجری نیابت مجاز نماید.

ماده ۱۷- انجام مکاتبات با دستورات در خارج از حوزه قضائی که مستلزم اقدام اجرائی از سوی مرجع مخاطب نباشد بدون نیاز به نیابت قضائی به صورت الکترونیکی انجام می‌شود.

ماده ۱۸- سامانه‌‌های قضائی باید به نحوی ارتقاء یابد که با استفاده از فناوری‌‌های نوین از جمله هوش مصنوعی، با تحلیل اطلاعات ثبت شده تصمیمات سابق و با رعایت مبانی قانونی و اصول حقوقی مربوط به موضوع توانایی تشخیص و پیشنهاد تصمیم مناسب اعم از اعدادی یا نهائی را داشته باشد.

ماده ۱۹- در اموری از قبیل صدور گواهی حصر وراثت اجرائیه چک، اجرائیه‌های کارگری، دستور تخلیه، محاسبه دیه و خسارت تأخیر تأدیه تصمیمات قضائی با استفاده از فناوری‌‌های نوین و تائید مقام قضائی صالح انجام می‌شود.

ماده ۲۰- در کلیه فرایند‌‌های قضائی چنانچه انجام اقدامی از قبیل صدور ابلاغیه، مکاتبه، ارسال پیامک ابقاء یا رفع اثر از تصمیمات یا هرگونه اقدام بعدی ضرورت داشته باشد حتی الامکان به صورت خودکار از طریق سامانه انجام می‌شود.

ماده ۲۱- سامانه‌‌های قضائی باید به نحوی ارتقاء یابد که با بررسی اطلاعات پایگاه‌‌های داده امکان تشخیص ملائت یا عدم تمکن مالی اشخاص پرونده یا مرتبط که اطلاع از آن در فرایند‌های قضائی ضرورت دارد به صورت برخط فراهم شود.

ماده ۲۲- در کلیه فرایند‌های قضائی چنانچه به موجب قانون برای اتخاذ تصمیم یا اقدام مهلت تعیین شده است مانند صدور رأی ابقاء یا فک قرار تأمین آزادی محكوم علیه انجام رفع نقص، تبادل لوایح و سایر موارد در صورت انقضاء مهلت و عدم اقدام سامانه‌های قضائی باید به کاربر مربوط و مسئول مستقیم وی هشدار دهند.

ماده ۲۳- گواهی‌های قانونی، از قبیل گواهی طرح دعوا یا قطعیت حکم که امکان صدور آن بر اساس اطلاعات ثبت شده در سامانه‌های قضائی و بانک‌های اطلاعاتی وجود دارد به درخواست اشخاص مجاز توسط سامانه مربوط صادر می‌شود.

ماده ۲۴- به منظور کاهش اشتباهات و ارتقاء هوشمندسازی فرایند‌های قضائی در صورت تغییر پیشنهاد سامانه توسط کاربر علت آن ثبت می‌شود این تغییرات توسط روسای واحد‌های قضائی بررسی و پیشنهاد اصلاحی به مرکز اعلام‌ می‌گردد.

ماده ۲۵- تشكیل جلسات تحقیق و رسیدگی الکترونیکی به ترتیب مقرر در دستورالعمل نحوه تحقیق و رسیدگی با استفاده از سامانه‌های ارتباط الكترونیكی مصوب ۱۳۹۹ انجام‌ می‌‌شود.

فصل سوم: خدمات الکترونیک قضایی

ماده ۲۶- مرکز کلیه خدمات قضائی که ارائه آن به صورت الكترونیكی یا غیرحضوری به کلیه ایرانیان داخل یا خارج از کشور امکان دارد را شناسایی و با همکاری مراجع ذیربط نسبت به راه‌اندازی آن اقدام می‌نماید.

ماده ۲۷- در مورد اشخاصی که به تشخیص مرکز دارای دانش و توانائی حقوقی کافی باشند و همچنین در اموری که به لحاظ سادگی امکان استفاده از آن برای عموم مردم وجود دارد، خدمات قضائی از طریق خودکاربری یا به صورت غیر حضوری ارائه‌ می‌‌شود.

ماده ۲۸- مرکز‌ می‌تواند در راستای ارتقاء و توسعه الكترونیکی شدن فرایند‌ها و پرونده‌های قضائی از ظرفیت دفاتر خدمات استفاده نماید.

ماده ۲۹- مرکز موظف است به منظور فراهم سازی امکان ارائه حداکثری خدمات مرتبط با پذیرش و تشکیل پرونده‌ها در بستر سکو‌های پلتفرم‌های بخش خصوصی ضوابط فعالیت و نظارت بر سکو‌های بخش خصوصی ارائه دهنده خدمات قضایی و مجوز لازم به آن‌ها را تعیین نماید.

فصل چهارم: مقررات عمومی

ماده ۳۰- مرکز به منظور اجرای این دستور العمل نسبت به فراهم نمودن امکانات و انجام امور زیر اقدام‌ می‌ نماید:

الف- قابلیت پویش و رقومی سازی اوراق کاغذی و الحاق آن به پرونده الکترونیکی با کنترل وضوح و شفافیت اوراق رقومی سازی شده

ب- امکان نگهداری و استفاده از فایل‌های صوتی یا تصویری و سایر ادله الکترونیکی ارائه شده به عنوان ضمائم و مستندات پرونده؛

پ- تأمین تجهیزات مورد نیاز از قبیل پویشگر، میکروفن، پد امضاء و اثرانگشت یا سایر تجهیزات زیست سنجی

ت- ثبت و نگهداری اطلاعات مربوط به ورود هر یک از کاربران به پرونده الکترونیکی تغییرات در پرونده با درج زمان و کاربر تغییر دهنده و شناسایی تخلفات احتمالی و دسترسی غیر مجاز به اطلاعات ث – امکان سابقه یابی خودکار جهت شناسایی پرونده‌های مرتبط و ادغام پرونده‌ها برای رسیدگی توأمان

ج- فراهم نمودن تمهیدات امنیتی برای امضای الکترونیکی مطمئن احراز هویت و احراز اصالت

چ- قابلیت مرتب نمودن اوراق و نمایش اطلاعات بر اساس تاریخ یا موضوع جهت سهولت دسترسی و مطالعه برای اشخاص مجاز

ح- امکان مطالعه و دریافت الکترونیکی تمام یا بخشی از اوراق پرونده برای اشخاص مجاز؛

خ- امکان استفاده از سامانه‌های قضائی به صورت غیر برخط و تهیه نسخه قابل حمل از پرونده با رعایت سازوکار امنیتی

د- امکان اطلاع رسانی و مشاهده خلاصه پرونده برای اشخاص مجاز

ز- ساده سازی کاربری سامانه‌های قضائی و ارائه امکانات لازم از جمله دستیار هوشمند قضائی و نرم افزار تبدیل گفتار به متن؛

ر- فراهم سازی امکان درج | اطلاعات و موضوعات لازم‌الاجرای دادنامه‌ها از قبیل میزان محکومیت‌ها و مجازات‌ها و مبلغ محکوم به در قالب جدول ساخت یافته و ماشین خوان در دادنامه ها؛

ز- ایجاد امکان ثبت زمان، مکان، نوع، شیوه و ابزار وقوع جرم و علل ایجاد دعاوی؛

ژ- فراهم نمودن امکان نظارت الکترونیکی بر فرایند‌های قضائی و اعلام خطا‌ها و اقدامات خلاف مقررات به کاربر؛

س- شناسایی و تبدیل فرایند‌های قضائی با قابلیت اجراء به شكل الکترونیکی و هوشمند؛

ش- هماهنگی با مراجع ذیربط در رفع مشکلات اجرایی این دستورالعمل و تدوین شیوه نامه‌های اجرایی مورد نیاز؛

ص- ارجاع به کارشناس بر اساس رتبه بندی و شاخصهایی نظیر صحت، دقت و امتیاز قاضی به نظرات کارشناسی رعایت مهلت تعیین شده ارائه گزارش در قالب کاربرگ استاندارد تعداد ارجاعات قضایی و غیر قضایی و میزان تخلفات انتظامی توسط سامانه و بدون مداخله عامل انسانی؛

ض- ایجاد سازکار ارتباط مؤثر بین سامانه ابلاغ الکترونیک قضایی با سامانه‌های مراجع حاکمیتی و سکو‌های بخش خصوصی به منظور گسترش تنوع دسترسی مردم به ابلاغیه‌های قضایی با رعایت ملاحظات امنیتی و حریم خصوصی؛

ط- فراهم نمودن امکان سپردن تأمین و ضمانت الکترونیکی از قبیل کفالت و تودیع وثیقه با توسعه استفاده از اطلاعات مربوط به اموال و اعتبار اشخاص متقاضی و ایجاد ظرفیت ارزیابی و توقیف وثایق به صورت برخط و غیرحضوری؛

ظ- فراهم سازی امکان صدور برگ جلب سیار همراه با نیابت سراسری و استعلام برخط و انعکاس نتیجه به مراجع قضایی صادر کننده جلب؛

ع- ارتقای سامانه ثبت نام الكترونیكی (ثنا) با ثبت شماره تلفن همراه متعلق به شخص؛

غ- فراهم نمودن امکان اشتراک گذاری دانش و تجربیات قضات؛

ف انجام سایر امور لازم برای اجرای این دستور العمل.

ماده ۳۱- معاونت راهبردی قوه قضاییه متناسب با توسعه دادرسی الکترونیکی نسبت به ایجاد پست‌های مورد نیاز در مرکز و مراجع قضائی اقدام و معاونت منابع انسانی و امور فرهنگی قوه قضاییه نیز شرح وظایف کارکنان را متناسب با این دستور العمل اصلاح‌ می‌ نماید.

ماده ۳۲- معاونت منابع انسانی و امور فرهنگی و دانشگاه علوم قضایی و خدمات اداری قوه قضائیه حسب مورد نسبت به برنامه ریزی و برگزاری دوره‌های آموزشی و واحد‌های درسی مرتبط با این دستورالعمل اقدام‌ می‌نمایند.

ماده ۳۳- معاونت مالی، پشتیبانی و امور عمرانی قوه قضائیه اعتبارات لازم را برای اجرای این دستورالعمل تأمین و تخصیص‌ می‌ نماید

ماده ۳۴- رئیس مرکز مسئول ارائه گزارش مستمر از میزان پیشرفت و همکاری مراجع ذی‌ربط به رئیس قوه قضاییه‌ می‌‌باشد.

این دستورالعمل در ۳۴ ماده و ۳ تبصره در تاریخ ۱۴۰۳/۳/۲۷ به تصویب رئیس قوه قضائیه رسید و از تاریخ ابلاغ لازم الاجرا است.

غلامحسین محسنی اژیه- رییس قوه قضائیه