آئین نامه اجرایی ایجاد دفاتر خدمات الکترونیک قضایی و کانون آنها (بخشنامه رییس قوه قضاییه)
در اجرای تبصره 2 ماده 655 قانون آیین دادرسی کیفری ، آیین‌نامه اجرایی ایجاد دفاتر خدمات الکترونیک قضایی و کانون آنها، به شرح مواد آتی است.
ماده۱ـ عبارات اختصاری در این آیین‌نامه در معانی زیر به‌کار می‌رود:
مرکز: مرکز آمار و فناوری اطلاعات قوه قضاییه
اداره کل: اداره کل دفاتر خدمات الکترونیک قضایی
شورا: شورای مشورتی دفاتر خدمات الکترونیک قضایی
دفتر/ دفاتر: دفتر/ دفاتر خدمات الکترونیک قضایی
کانون: کانون دفاتر خدمات الکترونیک قضایی
مدیر دفتر: فردی که پروانه دفتر به نام او صادر شده است.
فصل اول: خدمات الکترونیک قضایی
ماده2ـ اشخاص حقیقی یا حقوقی جهت طرح و پیگیری دعاوی و شکایات و سایر امور قضایی، از طریق «دفاتر خدمات قضایی» یا «درگاه خدمات قضایی» و با استفاده از سامانههای الکترونیکی و مخابراتی اقدام می نمایند.
ماده3ـ دفاتر، دفاتری برای طرح و پیگیری امور قضایی مراجعان در فضای مجازی می‌باشند و می‌توانند از میان دفاتر اسناد رسمی یا غیر آن برگزیده یا تأسیس شوند.
ماده4ـ درگاه خدمات قضایی که در این آیین‌نامه به اختصار «درگاه» خوانده می‌شود، مدخلی برای شروع و پیگیری امور قضایی در فضای مجازی است که توسط مرکز ایجاد می‌شود.
ماده5ـ در روش اقدام از طریق درگاه، خواهان یا شاکی دادخواست یا درخواست یا شکایت خود را به همراه مستندات مربوطه، به صورت سند الکترونیکی تبدیل نموده و پس از محاسبه هزینه دادرسی توسط سامانه و پرداخت الکترونیک آن، کد رهگیری را اخذ و با همراه داشتن اصل مستندات، به دفتر مراجعه می‌نماید. دفتر پس از تائید مطابقت اسناد الکترونیکی تهیه شده با اوراق ابرازی از سوی متقاضی، آن را از طریق سامانه خدمات قضایی به مرجع ذیربط ارسال می‌نماید.
ماده6 ـ در روش اقدام از طریق دفتر، خواهان یا شاکی دادخواست یا درخواست یا شکایت خود را به همراه مستندات آن به دفتر تحویل می‌دهد. دفتر پس از احراز هویت و محاسبه هزینه دادرسی از طریق سامانه و پرداخت الکترونیک آن، اسناد یادشده را به سند الکترونیکی تبدیل کرده و به رؤیت متقاضی می‌رساند و پس از تایید مطابقت اسناد الکترونیکی تهیه شده با اوراق ابرازی از سوی وی، آن را از طریق سامانه خدمات قضایی به مرجع ذیربط ارسال می‌نماید.
ماده7 ـ دفتر تحویل گیرنده اسناد، پس از اخذ نشانی الکترونیکی و شماره تلفن همراه خواهان یا شاکی و ثبت در سامانه ثنا، شماره رهگیری مربوط به پرونده را به همراه تأییدیه دفتر به وی تحویل می‌نماید و به او کتباً ابلاغ می‌کند که هرگونه اطلاع رسانی راجع به پرونده مذکور طبق قوانین تا آخرین مرحله رسیدگی، تنها از طرق مذکور انجام خواهد شد. همچنین خواهان یا شاکی متعهد می‌شود هرگونه تغییر در نشانی الکترونیکی یا شماره تلفن همراه خود را با ورود به پایگاه مربوط ثبت نماید.
ماده8ـ ابلاغ وقت و اوراق قضایی، از قبیل ابلاغ دادخواست و ضمایم آن به خوانده و احضار مشتکی عنه و ابلاغ هرگونه قرار و دستور قضایی به مخاطبان ذیربط، مطابق آیین نامه نحوه استفاده از سامانههای رایانهای یا مخابراتی انجام می‌پذیرد.
ماده9ـ از تاریخ تصویب این آیین‌نامه، ضابطان دادگستری، کارشناسان رسمی، سازمان‌های پزشـکی قانونی و زندان‌ها و سایر اشخاص و نهادهای مرتبط با دادرسی، مکلفند نتیجه اقدامات و گزارش‌ها و اجرای دستورات قضایی را پس از ثبت نام و اخذ کد رهگیری از طریق سامانه خدمات قضایی به طریق الکترونیک ارسال نمایند.
ماده10ـ ضابطان دادگستری مکلفند در جرایم مشهود و امور فوری پس از انجام اقدامات اولیه و ضروری و تشکیل پرونده مقدماتی به صورت غیرالکترونیکی، متعاقباً نسبت به ثبت پرونده و انعکاس نتیجه اقدامات در درگاه و ارسال الکترونیکی آن به مقام قضایی ذی‌صلاح و پیگیری و انجام دستورات مقام قضایی از طریق سامانه اقدام نمایند.
ماده11ـ در امور کیفری در صورتی که اقدام اولیه به صورت الکترونیکی ممکن نباشد، پس از تقدیم شکایت به صورت غیرالکترونیکی به ضابطان یا مقامات قضایی و انجام اقدامات فوری، پیگیری پرونده و تقدیم لوایح دفاعی و اسناد و مدارک استنادی طرفین و وکلای آنها به طریق الکترونیک ادامه خواهد یافت.
ماده12ـ رؤسای واحدهای ذیربط، مسئول اجرای مفاد این آیین‌نامه در حوزه تحت مدیریت خود می‌باشند و مرکز، متولی تأمین امنیت و سطوح دسترسی به سامانه و ایجاد تمهیدات لازم جهت اجرای این آیین‌نامه و نظارت بر حُسن اجرای آن و ارائه گزارش مستمر از میزان پیشرفت امور به رییس قوه قضاییه می‌باشد.
ماده13ـ مرکز موظف است با هماهنگی مراجع قضایی و شوراهای حل اختلاف و سایر مراجع ذیربط امکانات لازم را برای ارایه خدمات الکترونیکی فراهم آورد.
فصل دوم: تشکیلات و کارکنان دفتر
ماده14ـ دفتر با پیشنهاد اداره کل و موافقت رییس مرکز تأسیس می‌گردد. صدور ابلاغ مدیر دفتر با رییس مرکز می‌باشد.
ماده15ـ هر دفتر علاوه بر مدیر دفتر که باید به صورت تمام وقت در دفتر حضور داشته باشد، حداقل دارای یک کارشناس حقوقی و یک کارشناس فناوری اطلاعات و دو کارمند دفتری خواهد بود.
تبصره ـ در صورتی که حجم خدمات وسعت پیدا کند اداره کل، دفاتر را مکلف به افزایش منابع انسانی خواهد کرد.
ماده16ـ شرایط عمومی‌‌مدیر دفتر، کارشناس حقوقی، کارشناس فناوری اطلاعات و کارمندان دفتر به شرح ذیل است:
۱ـ تابعیت کشور جمهوری اسلامی‌ایران؛
۲ـ التزام عملی به قانون اساسی و ولایت فقیه؛
۳ـ تدین به دین مبین اسلام و التزام عملی به احکام و اخلاق اسلامی؛
۴ـ عدم اعتیاد به مواد مخدر؛
۵ ـ عدم سوء پیشینه کیفری؛
۶ ـ دارا بودن کارت پایان خدمت یا معافیت دائم از خدمت نظام وظیفه برای داوطلبان مرد؛
۷ ـ توانایی جسمی‌و روحی لازم.
ماده17 ـ شرایط اختصاصی مدیر دفتر به شرح ذیل است:
۱ـ دارابودن مدرک کارشناسی یا بالاتر در رشته‌های مرتبط با حقوق، فقه و علوم قضایی از دانشگاه‌ها و مؤسسات آموزش عالی یا مدرک سطح دو یا بالاتر از حوزه‌های علمیه؛
۲ـ داشتن حداقل بیست و پنج سال سن؛
۳ ـ دارا بودن پنج سال سابقه کار مرتبط؛
۴ـ دارا بودن اطلاعات پایه و مهارت کار با رایانه مورد تأیید اداره کل برای این سمت.
تبصره ـ علاوه بر شرایط عمومی‌‌و اختصاصی فوق، افرادی که دارای سوابق خدمتی تأیید شده باشند به تشخیص اداره کل، در اولویت قرار دارند.
ماده18 ـ شرایط اختصاصی کارشناس حقوقی به شرح ذیل است:
۱ـ دارا بودن مدرک کارشناسی یا بالاتر در رشته‌های مرتبط با حقوق، فقه و علوم قضایی از دانشگاه‌ها و مؤسسات آموزش عالی یا مدرک سطح دو یا بالاتر از حوزه‌های علمیه؛
۲ـ داشتن حداقل بیست و پنج سال سن؛
۳ـ دارا بودن اطلاعات پایه و مهارت کار با رایانه مورد تأیید اداره کل برای این سمت.
ماده19ـ شرایط اختصاصی کارشناس فناوری دفتر به شرح ذیل است:
۱ـ دارا بودن مدرک کاردانی یا بالاتر در رشته‌های مرتبط با رایانه و فناوری اطلاعات از دانشگاه‌ها و مؤسسات آموزش عالی؛
۲ـ داشتن حداقل بیست و پنج سال سن؛
۳ـ دارابودن اطلاعات پایه و مهارت کار با رایانه مورد تأیید اداره کل برای این سمت.
ماده20 ـ شرایط اختصاصی کارمندان دفتر به شرح ذیل است:
۱ـ دارا بودن مدرک کاردانی یا بالاتر ؛
۲ـ داشتن حداقل بیست و پنج سال سن؛
۳ـ دارابودن اطلاعات پایه و مهارت کار با رایانه مورد تأیید اداره کل.
ماده21 ـ دریافت پروانه و اشتغال در دفتر برای افراد ذیل ممنوع می‌باشد:
۱ـ وکلای دادگستری و مشاوران موضوع ماده ۱۸۷ قانون برنامه سوم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی و کارشناسان رسمی‌‌دادگستری؛
۲ـ قضات و سردفترانی که به انفصال دائم محکوم شده و این محکومیت قطعیت یافته است؛
۳ـ شاغلان به امر تجارت طبق تعریف ماده ۲ قانون تجارت؛
۴ـ کارمندان و مستخدمان دولت و کارمندان مؤسسات عمومی‌غیردولتی.
فصل سوم: اداره کل خدمات الکترونیک قضایی و شورای مشورتی
ماده22ـ اداره کل در مرکز تشکیل می‌گردد و علاوه بر انجام وظایف ذیل، مسئولیت حسن اجرای این آیین نامه را بر عهده دارد.
الف ـ برگزاری فراخوان ثبت نام متقاضیان و بررسی و تأیید صلاحیت آنان؛
ب ـ اظهارنظر نسبت به پیشنهاد شورا در مورد تقاضای صدور، تمدید، انصراف، لغو و تعلیق پروانه و جابجایی و جایگزینی دفتر و اعلام آن به ریاست مرکز؛
ج ـ اظهار نظر نسبت به پیشنهاد شورا در خصوص تعیین میزان هزینه‌های مربوط به خدمات دفتر و حق عضویت سالانه دفاتر و تعیین میزان هزینه های مربوط به برگزاری فراخوان ثبت نام متقاضیان و بررسی و تایید صلاحیت آنان و اعلام آن جهت تصویب رییس مرکز، با تایید رییس قوه قضاییه؛
د ـ نظارت بر حسن اجرای کلیه امور دفاتر و کانون‌ها و ارزیابی کمی‌و کیفی عملکرد آنها و گزارش آن به رییس مرکز؛
هـ ـ اظهار نظر نسبت به پیشنهاد شورا در خصوص برنامه‌های راهبردی و عملیاتی، نظام‌نامه‌ها، شیوه‌نامه‌ها و دستور العمل‌های اجرایی، نظارتی، فنی و مالی مورد نیاز دفاتر و خدمات الکترونیک قضایی و اعلام آن جهت تصویب رئیس مرکز؛
و ـ پیشنهاد تغییر وظایف و اختیارات کانون‌ها به رییس مرکز جهت تصویب ریاست قوه قضاییه؛
زـ تعامل و هماهنگی با مراجع قضایی و دفاتر و سایر مؤسسات دولتی و عمومی‌به منظور ارایه خدمات بهتر در چارچوب قوانین و آیین‌نامه‌های مصوب.
ماده23ـ اعضای شورا پنج نفر می‌باشند و با پیشنهاد اداره کل و حکم رییس مرکز منصوب می‌شوند.
تبصره: اعضای شورا نمی‌توانند همزمان عضو هیأت مدیره کانون باشند.
ماده24 ـ وظایف شورا به قرار ذیل است:
الف ـ بررسی و پیشنهاد برنامه‌های راهبردی و عملیاتی، نظام‌نامه‌ها، شیوه‌نامه‌ها، و دستورالعمل‌های اجرایی، نظارتی و فنی و مالی مربوط به توسعه دفاتر و خدمات الکترونیک قضایی به اداره کل؛
ب ـ پیشنهاد میزان هزینه‌های مربوط به خدمات دفتر به اداره کل؛
ج ـ بررسی تقاضای صدور، تمدید، انصراف، لغو، تعلیق، پروانه، جابجایی و جایگزینی و پیشنهاد آن به اداره کل؛
د ـ سایر امور محول از سوی اداره کل.
فصل چهارم: کانون دفاتر خدمات الکترونیک قضایی
ماده25ـ قوه قضاییه جهت هماهنگی کلیه امور صنفی مربوط و نظارت بر حسن اجرای امور دفاتر، کانون دفاتر خدمات الکترونیک قضایی را در تهران و سایر مراکز استان حسب نیاز تحت نظارت خود تشکیل می‌دهد. کانون دارای استقلال مالی و از نظر نظامات، تابع قوه قضاییه خواهد بود. تا زمانی که در استانی کانون تشکیل نشده باشد، امور مربوط به دفاتر آن استان به عهده نزدیکترین کانون به آن استان می‌باشد.
ماده26ـ کانون به وسیله هیأت مدیره‌ای مرکب از هفت نفر به شرح ذیل اداره می‌شود :
۱ـ دو نفر از مدیران دفاتر از بین مدیران پیشنهادی اعضای کانون و تصویب رییس مرکز، با تایید رییس قوه قضاییه.؛
۲ـ دو نفر از قضات با حـداقل ده سال سابقه قـضایی به پیشنهاد شورا و تصویب رییس مرکز، با تایید رییس قوه قضاییه.؛
۳ـ مدیر یا نماینده تام‌الاختیار اداره کل خدمات الکترونیک قضایی؛
۴ـ یک نفر نماینده مرکز آمار و فناوری اطلاعات قوه قضاییه؛
۵ ـ مدیر عامل کانون.
تبصره ـ دوره تصدی اعضای هیأت‌‌مدیره سه سال و انتخاب مجدد آنها بلامانع است.
ماده27ـ اعضای هیأت مدیره در اولین جلسه با رأی مخفی، یک نفر را با اکثریت آراء، ترجیحاً از بین مدیران دفاتر خدمات، به عنوان مدیر عامل و از میان افراد مذکور در بند یک ماده 26 این آیین‌نامه، یک نفر را به عنوان رییس هیأت مدیره و یک نفر را به عنوان خزانه‌دار انتخاب خواهند کرد. جلسات هیأت مدیره با حضور اکثریت اعضاء تشکیل و تصمیمات هیأت مدیره با رای اکثریت اعضای هیأت مدیره معتبر است. مدیرعامل کانون نماینده قانونی کانون در اجرای مصوبات هیأت مدیره است و مکاتبات کانون با امضای او و در امور مالی به همراه امضای خزانه‌دار معتبر خواهد بود.
تبصره ـ مدیر عامل کانون باید به صورت تمام وقت در کانون حضور داشته باشد و برای اداره دفتر خود کفیل معرفی کند.
ماده28ـ وظایف هیأت مدیره کانون به قرار ذیل تعیین می‌گردد:
الف ـ نظارت بر حسن اجرای امور در دفاتر؛
ب ـ بازرسی‌های دوره‌ای و موردی و جمع بندی نتایج بازرسی‌ها و ارسال آن به اداره کل جهت اتخاذ تصمیمات لازم؛
ج ـ تدوین و تنظیم گزارش عملکرد دفاتر و پیشرفت کار و اقدامات مرتبط و ارسال آن به اداره کل؛
د ـ پیشنهاد توسعه دفاتر در مناطق مختلف؛
ه ـ بررسی و پیگیری شکایات واصله و تخلفات دفاتر و گزارش آن به اداره کل؛
و ـ اجرای برنامه‌های آموزشی ابلاغی از سوی اداره کل دفاتر؛
زـ بررسی پیشنهادهای واصل مربوط به تعیین و تغییر هزینه‌های مربوط به خدمات الکترونیک قضایی و حق عضویت سالانه و ارسال نتایج آن به اداره کل جهت تصویب در مراجع ذی‌صلاح.
ماده29ـ بودجه کانون از طریق حق عضویت دفاتر تأمین می‌شود و نحوه هزینه آن با تصویب هیأت مدیره و نظارت اداره کل خواهد بود.
ماده30ـ اداره کل می‌تواند برخی از وظایف اجرایی خود را به هیأت مدیره کانون تفویض نماید.
فصل پنجم: مقررات اداری و انتظامی
ماده31ـ با انصراف یا فوت مدیر دفتر، اداره کل می‌تواند نسبت به جایگزینی یا تأسیس دفتر جدید از بین متقاضیان اقدام نماید.
ماده32ـ ضوابط نظارت و بازرسی از دفاتر به پیشنهاد رییس مرکز و به تصویب رییس قوه قضاییه می‌رسد.
ماده33 ـ کانون موظف است براساس ضوابط، بازرسی‌های موردی یا دوره‌ای از دفاتر را به عمل آورده و گزارش مستدل و مستند خود را به اداره کل ارایه نماید. مدیران دفاتر موظف به همکاری با بازرسان می‌باشند.
ماده34ـ شکایات واصله از دفاتر و تخلفات گزارش‌شده در هیأت بدوی و در صورت قابل تجدیدنظر بودن در هیأت تجدیدنظر مورد رسیدگی قرار می‌گیرد.اعضای هیأت بدوی و تجدیدنظر به قرار ذیل می‌باشند:
۱ـ دو نفر از قضات برای هریک از هیأت‌ها به انتخاب رییس مرکز و تایید رییس قوه قضاییه؛
۲ـ یک نفر نماینده کانون غیر از اعضای هیأت مدیره در هیأت بدوی؛
۳ـ یک نفر نماینده اداره کل در هیأت تجدیدنظر.
تبصره۱ـ یکی از قضات عضو هیأت با رأی اکثریت اعضاء به عنوان رییس هیأت انتخاب می‌گردد.
تبصره۲ـ جلسه هیأت با حضور کلیه اعضاء تشکیل و رأی اکثریت به وسیله رییس هیأت انشاء می‌شود.
ماده35ـ اقدامات تنبیهی انتظامی‌به قرار زیر است:
۱ـ تذکر شفاهی؛ ۲ـ اخطار کتبی؛ ۳ـ توبیخ کتبی با درج در پرونده؛ ۴ـ توبیخ با درج در سایت مرکز؛ ۵ ـ تعلیق موقت پروانه از سه ماه تا دو سال؛ ۶ ـ لغو دائم پروانه.
ماده36ـ محکومیتهای ردیف یک تا چهار ماده 35 این آیین‌نامه نسبت به محکوم علیه قطعی است. محکوم علیه می تواند ظرف مهلت 20 روز از تاریخ ابلاغ نسبت به محکومیتهای ردیف 5 و 6 در هیات تجدیدنظر اعتراض کند. کلیه آراء صادره از هیات بدوی از سوی رییس مرکز قابل اعتراض است.
ماده37 ـ تخلفات انتظامی‌مدیر و کارکنان دفاتر به قرار زیر است:
۱ـ عدم نصب هزینه خدمات در محل مناسب؛
۲ـ عدم حضور مدیر در ساعات اداری دفتر بدون عذر موجه؛
۳ـ تأخیر در ارسال آمار و اطلاعات درخواستی مراجع ذی‌صلاح؛
۴ـ تأخیر غیرموجه در ارسال یا درج اطلاعات یا اسناد مربوط در سامانه یا در سایر فرایندهای خدمات یا تقصیر در امور مذکور؛
۵ ـ عدم حضور فعال در دوره‌های آموزشی تعیین شده توسط مرکز؛
۶ ـ عدم تحویل قبض رسید وجوه به ارباب رجوع؛
۷ـ عدم رعایت نکات امنیتی در حفاظت از اطلاعات و سامانه خدمات الکترونیک قضایی مطابق با ضوابط ابلاغی مرکز؛
۸ ـ رفتار خارج از نزاکت با ارباب رجوع و همکاران؛
۹ـ عدم همکاری با بازرسان؛
۱۰ـ خودداری از تحویل رونوشت به کسانی که قانوناً حق دریافت آن را دارند؛
۱۱ـ امتناع از واریز وجوه به حساب‌های مربوط که پرداخت آنها الزامی‌است؛
۱۲ـ دریافت وجه بیشتر از هزینه‌های تعیین شده؛
۱۳ـ افشای اطلاعات اصحاب دعوا به افراد غیرمسئول و عدم رعایت حریم خصوصی؛
۱۴ـ عدم رعایت مقررات و ضوابط مربوط.
ماده 38 ـ چنانچه هیأت‌های بدوی و تجدیدنظر در حین رسیدگی به تخلفات از وقوع جرمی مطلع گردند مکلفند مراتب را به مرجع قضایی ذی‌صلاح اعلام نمایند.
تبصره۱ـ رسیدگی به جرائم توسط مرجع قضایی ذی‌صلاح مانع از رسیدگی به تخلفات انتظامی‌نخواهد بود.
تبصره۲ـ استرداد شکایت مانع رسیدگی انتظامی‌نیست، لیکن در فرض محکومیت موجب تخفیف مجازات است.
تبصره۳ـ در صورتی که مدیر دفتر به محکومیتهای انتظامی‌ردیف‌های یک تا چهار محکوم و پس از قطعیت حکم مجدداً مرتکب تخلف گردد، حسب مورد به درجات بالاتر از حکم قبلی محکوم خواهد شد.
ماده 39 ـ این آیین‌نامه جایگزین آیین نامه ارائه خدمات الکترونیک قضایی، مصوب 91/3/22 و دستورالعمل ضوابط و شرایط تاسیس، فعالیت و انحلال دفتر خدمات الکترونیک قضایی، مصوب 92/2/26 و اصلاحات آن می باشد و در 39 ماده و 10 تبصره در تاریخ 96/12/26 به تصویب رییس قوه قضاییه رسید.
صادق آملی لاریجانی