یادداشت: علاءالدین رفیع زاده
معاون نوسازی اداری سازمان اداری و استخدامی کشور
حدود دو ماه پیش یادداشتی با عنوان «در مسیر اجرای برنامه جامع اصلاح نظام اداری-دوره دوم» نوشتم و ضمن اشاره به ضرورت اجرای دقیق برنامه‌های اصلاح نظام اداری و نظر برخی از محققان از قبیل هیدن (hyden)، لزوم توجه به موضوع را در سه سطح؛ کلان (متا)، میانی (ماکرو) و اجرا (میکرو) مورد تاکید قرار دادم. همچنین، با تشریح اقدامات انجام شده در دو سطح اول و وجود برنامه‌های منظمی در این زمینه (به ویژه برنامه‌های جامع اصلاح نظام اداری)، این اقدامات را نشان از عزم بیش از پیش دولت برای اصلاح نظام اداری دانستم. آنچه حقیر را بر آن داشت تا این یادداشت را در ادامه یادداشت قبلی بنویسم، این است که در حال حاضر در سطح سوم یعنی مرحله اجرای دومین دوره برنامه جامع اصلاح نظام اداری قرار داریم؛ با این توضیح که، هم‌اکنون، یکی از تکالیف مهم مصوبات شورای عالی اداری و هیأت وزیران در خصوص این برنامه (که در یادداشت قبلی مورد بحث قرار گرفت) مبنی بر: “تنظیم برنامه‌های عملیاتی برای اجرای برنامه در قالب تفاهم‌نامه با هر یک از دستگاه‌های اجرایی از سوی سازمان اداری و استخدامی کشور با همکاری دستگاه‌های اجرایی” انجام و برنامه‌های عملیاتی موصوف به تمام وزارتخانه‌ها و سازمان‌های مستقل (به بالاترین مقام اجرایی دستگاه) ابلاغ شده است. لذا، رسالت سنگینی در قالب تفاهم‌نامه ابلاغی به منظور اصلاح نظام اداری تا پایان سال 1399 بر عهده هر کدام از دستگاه‌های اجرایی گذاشته شده است. در ادامه این مسیر توجه به سطح سوم (میکرو) یعنی مرحله اجرا و عملیاتی نمودن برنامه‌های عملیاتی، نقش بسیار مهمی در اجرای دقیق برنامه‌های تنظیم شده دارد. لذا در ادامه، چهار موضوع کلیدی که تضمین کننده اجرای دقیق برنامه های مورد بحث است را یادآور می شوم:
1- تعهد مدیران عالی دستگاه‌ها به اجرای دقیق برنامه‌ها و اهداف تفاهم شده
واقعیت این است که موضوع اصلاح نظام اداری در مقایسه با موضوعاتی مثل: توجه به مأموریت‌های اصلی، مسایل بودجه‌ای، امور عمرانی و… جزء اولویت‌های اصلی مدیران عالی دستگاه‌های اجرایی نیست. پیش از این، به لحاظ نظری، نقش و تعهد مدیران عالی را طی یادداشتی بررسی کردیم (ر.ک. “دو موضوع کلیدی در اصلاح نظام اداری“)؛ از این رو، در اینجا صرفاً به یادآوری برخی نهادها و فرایندهای با سابقه طولانی در اصلاح نظام اداری اکتفا می‌کنم که با وجودی که گاهاً مغفول واقع می‌شوند، اما می‌توانند تأثیر با اهمیتی در عملیاتی نمودن تعهدمدیران عالی داشته باشند. از هیچیک از متولیان اصلاح نظام اداری در دستگاه‌های اجرایی پوشیده نیست که شورای راهبری توسعه مدیریت دستگاه‌های اجرایی که ریاست آن بر عهده وزرا یا بالاترین مقام اجرایی دستگاه می‌باشد، از سویی به عنوان حلقه ارتباط بین ستاد برنامه‌ریزی تحول اداری و شورای عالی اداری و از سوی دیگر به عنوان راهبر اصلی برنامه‌های اصلاح نظام اداری دستگاه اجرایی، نقش بسیار مؤثری در پیشبرد اهداف تعیین شده دارد. در عین حال، همان‌طور که در مصوبه مربوط به تشکیل شورای مذکور (سال 93) مطرح شده است، کمیته‌های تخصصی ذیل این شورا نیز می تواند نقش تصمیم سازی موثری را برای شورا بازی نماید، اما آنچه مهم است و از نظر حقیر نیز نشان‌دهنده تعهد وزرای محترم و مدیران عالی دستگاه ها برای اصلاح نظام اداری است، برنامه ریزی و برگزاری منظم جلسات این شورا با حضور مقام عالی دستگاه‌هاست. بایستی در بدنه کارشناسی دستگاه‌ها این تصور ایجاد و تقویت شود که اصلاح نظام اداری نه تنها اولویت درجه چندم وزرا و رؤسای محترم سازمان‌ها نیست بلکه زیر بنای اجرای دقیق، صحیح، سریع، همراه با رضایت مردم و عاری از فسادِ سایر مأموریت‌های تخصصی دستگاه است. لذا برگزاری منظم جلسات این شورا در دستگاه‌ها، با هدف راهبری برنامه‌های اصلاح نظام اداری از طریق؛ تشکیل کمیته‌های تخصصی، اجرای دقیق و پاسخ‌خواهی از مدیران عملیاتی در این زمینه، اولین اقدامی است که تعهد مدیران عالی در این زمینه را اثبات کرده و زمینه اجرای دقیق برنامه های عملیاتی مربوط را تضمین می‌نماید.
2- استفاده از مدیران و کارشناسان خلاق، دانشی و باورمند به اصلاح نظام اداری
واقعیت دیگری که متأسفانه در برخی از حوزه‌ها دامن گیر نظام اداری شده، این است که مدیران متولی اصلاح نظام اداری در دستگاه‌های اجرایی، به جای انجام وظایف مربوط، از طریق تفاسیر نادرست (آگاهانه/ ناآگاهانه) خود به مانعِی برای اجرا یا اجرای نادرست بدل می‌شوند که این امر، عمدتاً ناشی از عدم باور به دلیل نداشتن اطلاعات به روز علمی و روحیه تحول اداری است. در وضعیت فعلی، نظام اداری کشور نیازمند مدیران با دانش، نستوه، با انگیزه و روحیه جهادی برای تحول اداری است، به عبارت دیگر نظام اداری بیش از هر زمان دیگری نیازمند مدیران تحول‌گرا است، مدیرانی که بدانند اصلاح نظام اداری در همه جای دنیا همواره با مقاومت‌های مختلفی همراه است و از این رو، به جای تبدیل شدن به یکی از منتقدین بدون راهکار، بایستی با استفاده از راهکاری که در بند یک مطرح شد، سازوکارهای عملی و اجرایی ارائه داده و عملیاتی نمایند؛ همچنین قادر باشند بروکرات‌های اجرایی را که نقش اساسی در اجرای برنامه‌ها دارند (به یادداشت‌های قبلی مراجعه شود)، برای اجرای برنامه‌ها بسیج نمایند، تمامی قوانین و مقررات مرتبط را با نگاه عمیق مطالعه نموده و زیردستان خود را نیز به این مهم ترغیب و حتی الزام نمایند. در غیر این صورت قطعأ برنامه‌های عملیاتی هرچند با دقت تنظیم شده باشد، با موفقیت خیلی زیادی همراه نخواهد شد. بدیهی است در این ارتباط برگزاری کارگاه‌های آموزشی و هم‌اندیشی (نه دوره‌های آموزشی صرفأ نظری)، تعامل با کارشناسان اجرایی، تعامل با ستاد برنامه‌ریزی تحول اداری و … می‌تواند بسیار راهگشا باشد.
3- بکارگیری صحیح نظام ارزیابی عملکرد یا به عبارت بهتر استقرار نظام مدیریت عملکرد
یکی از مهم‌ترین ظرفیت‌هایی که قانون مدیریت خدمات کشوری در فصل یازدهم ایجاد کرده و در برخی از حوزه‌ها به درستی از این ظرفیت استفاده نمی‌شود، استقرار نظام مدیریت عملکرد به منظور پایش و راهبری برنامه های تدوین شده می باشد. عدم توجه به مدیریت عملکرد در عمل و عدم استفاده از نتایج ارزیابی‌ها که به روش صحیح انجام شده باشد، همانند کتمان کردن آسیب‌های نظام اداری است و بدیهی است پنهان کردن آسیب‌های نظام اداری و عدم ارائه داده های صحیح ارزیابی عملکرد و ارزیابی نادرست آن‌ها، نه تنها زمینه اصلاح برنامه‌ها را فراهم نمی‌کند بلکه اشکالات موجود را پایدارتر نیز خواهد کرد. لذا در این ارتباط توجه به دو نکته، مهم و ضروری می باشد؛ نکته اول این که، ارزیابی عملکرد در سطح دستگاه (برای مثال وزارتخانه) بایستی با در نظر گرفتن اهداف و برنامه‌های تدوین شده در قالب تفاهم‌نامه، صورت گرفته و مبنای ارزیابی صحیح و دقیق این برنامه‌ها را فراهم نماید و نکته دوم این که، در سطح ارزیابی عملکرد کارکنان نیز بایستی نقش و ماموریت‌های هر یک از کارکنان برگرفته از برنامه‌های تدوین شده بوده و میزان توجه کارکنان به اجرای برنامه‌های اصلاح نظام اداری تفاهم شده، مبنای ارزیابی عملکرد آن‌ها باشد.
4- آگاه سازی مردم از حقوق و تکالیف خود با در نظر گرفتن فصل سوم قانون مدیریت خدمات کشوری و تصویب‌نامه حقوق شهروندی در نظام اداری توسط دستگاه‌های اجرایی
برای مطالعه بیشتر در این زمینه به یادداشت حقیر با عنوان «یار دوازدهم لازمه اصلاح نظام اداری» مراجعه شود.
علاءالدین رفیع زاده
www.rafiezadeh.ir