دستورالعمل مربوط به مصرف بهینه منابع و اجرای سیاستهای صرفه جویی هزینه های پشتیبانی برای کاهش هزینه های سازمان (بخشنامه شماره 180956 مورخ 16/4/1397 سازمان برنامه و بودجه کشور)
رؤسای محترم امور، مراکز و دفاتر تخصصی سازمان برنامه و بودجه کشور
با سلام و احترام؛
باعنایت به تأکید ریاست سازمان در مورد مصرف بهینه منابع موجود و اجرای سیاستهای صرفه‌جویی هزینه‌های پشتیبانی و در راستای مجموعه اقدامات و برنامه‌ریزی‌های بعمل‌آمده توسط این امور در طول دو سال اخیر در خصوص صرفه‌جویی منابع و کاهش هزینه‌های سازمان در بخش‌های مختلف، امور منابع انسانی و پشتیبانی اقدام به تشکیل ستاد صرفه‌جویی نموده که در اولین جلسه اجرایی ستاد در خصوص محورهای مربوط به بخش خدمات عمومی (پذیرایی، مأموریتهای استانی روزانه، ساماندهی ناوگان مأموریتی و عمومی -اداری) مواردی تصویب و طبق دستورالعمل پیوست جهت اجرا ابلاغ می‌شود.
خواهشمند است ترتیبی اتخاذ فرمایید کلیه همکاران، مشارکت و همراهی لازم را جهت تحقق اهداف پیش‌بینی شده در این‌راستا به عمل آورند.
– حداکثر پذیرایی در همایش و جلسات با سرو چای و بیسکوئیت انجام شده و تأکیداً سرو شیرینی، شکلات، میوه، ناهار و شام (طبق آیین‌نامه‌های ابلاغی در گذشته و با جدیت بیشتر) ممنوع می‌باشد.
– برگزاری همایش، نشست‌ها و جلسات بایستی به گونه‌ای برنامه‌ریزی شود که طول مدت آن بین 3-2 ساعت بوده به نحوی که زمان برگزاری جلسات با ساعات پذیرایی ناهار و شام تداخل نداشته باشد.
– در صورت ضرورت برگزاری همایش‌های با درجه اهمیت بالا، درخواست مربوطه در ستاد صرفه‌جویی مورد بررسی و تصمیم‌گیری قرار می‌گیرد.
– سایر هزینه‌های پذیرایی مربوط به معاونت‌ها و دفاتر طبق سقف تنخواه تخصیص یافته در طول دوره مشخص 3 ماهه مدیریت و پرداخت شود. ضمناً خرید تجهیزات و اموال از محل تنخواه بوده و تأمین نیازهای این بخش از طریق سیستم ثبت درخواست کالا (کارپردازی) صورت گیرد.
– انجام مأموریتهای اداری خارج از شهر همکاران مرکز و استان در صورت ضرورت انجام آن، با رعایت صرفه‌جویی و حداقل هیئت همراه صورت پذیرد.
– به منظور کاهش هزینه‌های ناشی از ایاب و ذهاب، پذیرایی و غذا در سازمان مرکز و استان‌ها، برگزاری جلسات استانی حتی‌المقدور از طریق ویدئو کنفرانس صورت گیرد.
– به منظور کنترل و ساماندهی مأموریتهای ساعتی درون‌شهری همکاران، به هریک از دفاتر یک خودرو جهت تردد ریاست امور و انجام فعالیت‌های روزانه کارمندان اختصاص می‌یابد.
همچنین تامین هزینه‌های ایاب و ذهاب خارج از ساعات اداری همکاران از محل تنخواه در اختیار آن دفتر انجام خواهد شد.
– باتوجه به مکانیزه بودن روند انجام امور اداری در سازمان (مکاتبات، گزارش‌ها و …) نسبت به صرفه‌جویی حداکثری در مصرف کاغذ و استفاده از سیستم‌های موجود جهت انجام امور اداری اقدام شود.
محمدعلی افتخاری- رییس امور منابع انسانی و پشتیبانی سازمان برنامه و بودجه کشور