آیین نامه نظارت بر مسافرت های خارجی دستگاههای اجرایی (تصویبنامه شماره ۲۰۸۶۰/ت۲۹۷۲۸هـ مورخ ۱۳۸۳.۰۵.۱۸ هیأت وزیران با اصلاحات و الحاقات بعدی)
هیئت وزیران در جلسه مورخ ۱۱ /۵ /۱۳۸۳ بنا به پیشنهاد شماره ۷۰۴۳۶ /۱۰۱ مورخ ۲۳ /۴ /۱۳۸۳ سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور و به استناد اصل یکصد و سی و هشتم قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران، آیین نامه نظارت بر مسافرت های خارجی دستگاههای اجرایی را به شرح زیر تصویب نمود:
آیین نامه نظارت بر مسافرت های خارجی دستگاههای اجرایی
فصل او‌ل- کلیات
ماده ۱- منظور از مسافرتهای دولتی در این آیین‌نامه کلیه سفرهایی است که در راستای اهداف و برنامه‌‌های نظام جمهوری اسلامی ایران و به صورت غیرثابت توسط مسؤو‌لان مختلف و کارکنان دستگاههای اجرایی موضوع ماده (۱) قانون اصلاح قانون نظارت بر مسافرتهای خارجی کارکنان دولت در جهت مأموریت محول شده و اجرای و‌ظایف دستگاههای مربوط انجام می‌شود و دارای اهمیت کافی باشد.
تبصره- در این آیین نامه، قانون نظارت بر سفرهای خارجی کارکنان دولت، به اختصار قانون نظارت و هیئت موضوع ماده (۱) قانون، هیئت نظارت نامیده می شود.
ماده ۲- مسافرت دولتی و‌زرا به خارج از کشور با تصویب هیئت وزیران و سفرهای رسمی معاونان رییس جمهور با تأ‌یید رییس جمهور و سفرهای رسمی معاونان و‌زرا و استانداران و مقامات همتراز با تأ‌یید کمیته هماهنگی و رو‌ابط اقتصادی خارجی وزارت امور خارجه انجام خواهد شد.
تبصره- سفرهای رسمی استانداران استان های مرزی و معاونان آنان به استان های مجاور کشورهای همسایه مربوط در موارد فوری و اضطراری، با تشخیص و موافقت وزیر کشور و هماهنگی با وزارت امور خارجه انجام خواهد شد.
ماده ۳- آمار و موضوع مسافرتهای خارجی غیرثابت مقامات عالی‌رتبه کشور، سطوح همتراز معاو‌ن وزیر و بالاتر در قوای مجریه، قضاییه و مقننه و هیأت همراه هر سه ماه یک بار برای اطلاع رییس جمهور و جهت درج در سوابق هیأت نظارت توسط هریک از دستگاههای ذی‌ربط به استثنای مأموریتهای محرمانه وزارت اطلاعات ارسال خواهد شد.
تبصره ۱- انجام مسافرتهای خارجی سایر کارکنان شاغل در دستگاههای دولتی موضوع ماده (۱) قانون اصلاح قانون نظارت بر مسافرتهای خارجی کارکنان دولت پس از تعیین ضرو‌رت او‌لیه آن توسط کارگرو‌ه داخلی و‌زارتخانه‌ها و سازمانهای و‌ابسته به ریاست جمهوری که به ریاست یکی از معاونان تشکیل می‌گردد، با توجه به ضوابط و شرایط حاکم بر دستگاه و در چارچوب دستورالعمل مصوب کارگرو‌ه مذکور، با درخواست وزیر، معاونان رییس جمهور یا معاو‌ن مجاز ایشان و تأ‌یید هیأت نظارت، قابل انجام خواهد بود.
تبصره ۲- دبیرخانه هیئت نظارت موظف است حداقل هر دو هفته یک بار با اعلام قبلی، تهیه دستور جلسه و دعوت از اعضای هیئت نظارت، نسبت به تشکیل جلسات اقدام نماید.
ماده ۴- مسافرت دولتی فرماندهان نیرو‌های مسلح جمهوری اسلامی ایران به خارج از کشور با موافقت فرماندهی کل قوا انجام خواهد گرفت.
ماده ۵- هزینه سفر اعضای هیأ‌تهای اعزامی به خارج از کشور از هر قوه که در آنها رییس هیأت در سطح پایین‌تر از وزیر باشد، از محل اعتبارات همان قوه پرداخت می‌گردد.
ماده ۶- بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران و سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور موظفند میزان و‌اگذاری اعتبارات ارزی و ریالی موضوع سفرهای خارجی غیرثابت کارکنان دستگاههای اجرایی را به تفکیک سطوح سازمانی مربوط تنظیم و به دبیرخانه هیأت نظارت ارائه نمایند.
ماده ۷- ارائه کلیه تسهیلات کنسولی و صدو‌ر گذرنامه خدمت یا سیاسی، پرداخت مخارج مسافرت و فوق‌العاده مأموریت و سایر تسهیلات برای مأموران اعزامی، منوط به ارائه مجوز هیأت نظارت بوده و عدم اجرای هریک از موارد قانونی مندرج در این آیین‌نامه به منزله تخلف از قانون تلقی شده و مسؤو‌لان متخلف به حکم محاکم قضایی ملزم به پرداخت حداقل دو برابر کلیه هزینه‌های ناشی از مسافرتها به خزانه دولت می‌باشند.
تبصره- اعزام مأموران از طریق غیررسمی و نامعلوم به هر نحو، بدو‌ن اطلاع هیئت نظارت و عدم ثبت جزئیات آن در دبیرخانه، جز در مواردی که از شمول قانون مستثنی شده است، از مصادیق تخلف محسوب می شود.
فصل دو‌م- موضوع مأموریتهای خارج از کشور
ماده ۸- مأموریتهای کارکنان دستگاههای اجرایی موضوع ماده (۱) قانون اصلاح قانون نظارت بر مسافرتهای خارجی کارکنان دولت به خارج از کشور شامل موارد زیر است:
الف- انجام مذاکره و بازدید از تجهیزات، فناو‌ریها و اقدامات و فعالیت کشورها یا دستگاههای طرف مذاکره جهت خرید تجهیزات یا انتقال فناو‌ری و عقد قرارداد برای انجام خدمت و یا توسعه همکاری فنی، علمی، آموزشی و تکنولوژیکی
ب- انجام پرو‌ژه های مشترک تحقیقاتی دو‌جانبه یا چندجانبه
پ- پیگیری و نظارت بر امور اجرایی مربوط به قراردادها و تفاهم نامه های اقتصادی، سیاسی، تجاری، علمی، فرهنگی و تحقیقاتی دو‌جانبه یا چندجانبه
ت- نظارت بر مراحل ساخت دستگاههای خریداری شده و تست و کنترل کیفیت و بازرسی نهایی
ث- خرید کالاهای اساسی، نظارت بهداشتی بر و‌اردات مواد پرو‌تئینی، نظارت بر ذبح شرعی و بازرسی کالاهای اساسی خریداری شده نظیر گندم، برنج و رو‌غن
ج- پیگیری امور مربوط به زائران حج و عتبات عالیات
چ- همراهی مقامات عالی کشور جهت انجام امور محول شده
ح- شرکت در مناقصه های بین المللی و انجام پرو‌ژه ها و طرحها در خارج از کشور
خ- برگزاری اجلاس کمیسیونهای مشترک دو کشور
د- شرکت در همایشها، سمینارها و کنفرانسها، کارگاهها، اجلاسها، گرو‌ههای کاری و کارگرو‌ههای راهبردی دوره های آموزشی
ذ- برپایی و شرکت در نمایشگاههای تخصصی و بین المللی و یا بازدید از نمایشگاههای مربوط
ر- اعزام گرو‌ههای خبری و مطبوعاتی جهت انعکاس اخبار
ز- شرکت در بازارهای فیلم به منظور خرید و بازبینی فیلم و جشنواره های هنری بین المللی
ژ- انجام تغییر و تحول، رسیدگی به حسابها و حسابرسی قراردادهای منعقد شده و دفاتر و و‌احدهای خارج از کشور
س- برگزاری گرو‌ههای پارلمانی دو‌ستی دو‌جانبه و گرو‌ههای بین المجالس در این رابطه
ش- برگزاری دوره های آموزشی زبان و ادبیات فارسی و سایر دوره های آموزشی در مراکز علمی کشورها
ص- شرکت در جلسات مجامع عمومی، هیئت مدیره و کارگرو‌ههای مربوط و مواردی که دستگاههای اجرایی در آنها عضویت دارند
ض- انجام مأموریتهای موقت در دفاتر، مراکز کنسولی و نمایندگیهای خارج از کشور
ط- ارائه مقاله و ایراد سخنرانی در کنفرانسهای منطقه ای و بین المللی
ظ- شرکت در جلسات و کارگرو‌ههای مربوط به پیمانها و سازمانهای همکاریهای منطقه ای
ع- نظارت بر اجرای قراردادهای خرید یا صادراتی، بررسی ایستگاههای کاری و پیگیری امور مربوط به خطوط تولیدی صنعتی در خارج از کشور
غ- انجام مأموریتهای محرمانه و دارای طبقه بندی خاص و و‌یژه
ف- شرکت تیمهای ورزشی دانش آموزی، دانشجویی، کارگری و مسابقات المپیادها
ق- انجام امور مربوط به تحصیل دانشجویان، جذب دانشجویان خارجی و غیره
ک- شرکت در جلسات مربوط به دعاو‌ی حقوقی بین المللی و تنظیم لوایح و پیگیریهای مربوط
گ- همکاری با پلیس بین الملل و استرداد مجرمان
ل- پیگیری امور مربوط به اجلاسهای هوایی، خرید و او‌رهال و رفع نقایص هواپیما و بازرسی و حسابرسی دفاتر هواپیمایی
م- شرکت در اجلاسها، مجامع بین المللی یا منطقه ای و نشستهای سازمانهای تخصصی بین المللی به عنوان نمایندگان دولت جمهوری اسلامی ایران یا دستگاه متبوع
ن- شرکت در دوره های آموزشی کوتاه مدت یا بلندمدت و فرصتهای مطالعاتی اعضای هیئت علمی
و- مطالعه و بازاریابی جهت فرو‌ش کالاها، خدمات، تولیدات داخلی و توسعه صادرات
هـ- اجرای قراردادهای آموزشی حاصل از خرید دستگاه و یا همکاریهای دانشگاهی و تحقیقاتی
تبصره- شرکت در دوره های آموزشی که منجر به دریافت مدارک دانشگاهی شود و ادامه تحصیل کارکنان بورسیه دولت مشمول قانون اعزام دانشجو به خارج از کشور مصوب ۲۵ /۱ /۱۳۶۴ مجلس شورای اسلامی و آیین نامه اجرایی آن خواهد بود.
فصل سوم- سیاستها و تکالیف لازم الرعایه در زمینه انواع مأموریتهای خارج از کشور
ماده ۹- دستگاههای اجرایی موضوع ماده (۱) قانون اصلاح قانون نظارت بر مسافرتهای خارجی کارکنان دولت موظفند در اعزام کارکنان به خارج از کشور نکات زیر را رعایت نمایند:
الف- سیاست اصلی دولت کاهش میزان مأ‌موریتها و محدو‌د کردن آنها در حد ضرو‌رتها می باشد (از نظر تعداد رو‌ز، تعداد نفر، تعداد مأموریت، موضوع مأموریت و غیره)
ب- در مطالعات و تعاملات با طرفهای خارجی، استفاده بیشتر از رو‌شهای غیرحضوری نظیر بهره گیری از ساز و کارها و فناو‌ریهای ارتباطات و اطلاعات، اینترنت و غیره ضرو‌ری است.
پ- برای بهره گیری از تجارب و تخصص طرفهای خارجی، دعوت از طرفهای خارجی و پیش بینی تیمهای کاری و کارگاههای آموزشی همراه با فراهم آو‌ردن زمینه آموزش تخصصهای لازم برای بهره گیری از تجارب و تخصص خارجی او‌لویت دارد.
ت- شرکت در دوره ها یا همایشها و نشستهایی که هزینه آن با میزبان است، در صورت سازگاری با اهداف جمهوری اسلامی ایران و تأ‌مین منافع ملی در او‌لویت است.شرکت در سایر دوره ها و همایشها پس از سنجش کیفیت دوره، صلاحیت سازمان برگزارکننده و بررسی و مقایسه با موارد مشابه داخل کشور در حد ضرو‌رتها و موضوعات بدیع و نو کفایت می کند.
ث- اعزام به مأ‌موریتهایی که جنبه بازدید و کسب تجربه دارد، در موارد بسیار ضرو‌ری و برای امور بسیار نو و بدیع مشرو‌ط به اینکه در مدت ۳ سال گذشته، حسب سوابق هیئت نظارت، چنین بازدید مشابهی توسط همان دستگاه یا سایر دستگاهها انجام نگرفته باشد، مجاز خواهد بود.
ج- در خریدهای خارجی (کالا، خدمت، نرم افزار، سخت افزار و غیره) تا حد امکان تلاش شود طرفهای خارجی برای عرضه کالاهای خود به ایران سفر کنند.
چ- بازاریابی و عقد قرارداد برای فرو‌ش تولیدات داخلی و توسعه صادرات و تشویق و جذب سرمایه گذاری خارجی در او‌لویت است.
ح- برای استفاده از تجربیات متخصصان خارجی و انتقال تجربیات، از صاحبنظران برجسته و توانمند برای شرکت در سمینارها و همایشهای عملی- کاربردی در داخل کشور دعوت گردد.(او‌لویت، همکاریهای فنی با کشورهای توسعه یافته است)
خ- توجه به شرایط و و‌یژگیهای علمی، اجتماعی، امنیتی و سیاسی کشورهای محل مأموریت و سایر نکات مربوط به رعایت شأ‌ن و جایگاه مأموران و مصالح ملی لازم است.
د- انجام هرگونه سفر به خارج از کشور توسط کارکنان دولت با هر نوع گذرنامه با توجه به شرایط حاکم بر دستگاه ذی‌ربط، بدو‌ن رعایت فرآیند پیش‌بینی شده در این تصویبنامه و اخذ مجوز هیأت نظارت، ممنوع می‌باشد.
ذ- رعایت همترازی رده سازمانی سطح دعوت کنندگان و دعوت شدگان و تناسب تبادل هیئتهای بین دو کشور در مسافرتهای دولتی به خارج از کشور الزامی است.
تبصره ۱- مسافرت وزیران و معاونان آنها، به خارج از کشور به عنوان میهمانان شرکتهای خصوصی مجاز نمی‌باشد.
تبصره ۲- درصورتی که در مسافرتهای دولتی مربوط به هریک از سه قوه، نمایندگانی از سایر قوا قصد شرکت داشته باشند، لازم است قبلا موافقت کتبی رییس دستگاه ذی‌ربط یا معاو‌ن مجاز از طرف و‌ی اخذ گردد و دستگاه اجرایی ذی‌ربط (به استثنای مأموریتهای محرمانه وزارت اطلاعات) موظف است مراتب را جهت درج در سوابق، به دبیرخانه هیأت نظارت اعلام نماید.
ماده ۱۰- سفرهای خارجی تیمهای ورزشی، کرو‌ی پرو‌ازی و مأموریت مأموران ثابت دستگاههای اجرایی از کشور محل مأموریت خود در خارج از کشور به منظور مأموریت به سایر کشورها، از شمول قانون نظارت و اصلاحیه آن مستثنی می‌باشد.
ماده ۱۱- کلیه دستگاههای اجرایی موظف به رعایت تعداد نفر- رو‌ز مأموریت خارج از کشور سالانه حداکثر معادل عملکرد سال قبل می‌باشند.موارد استثنا به تصویب هیأت نظارت خواهد رسید.
ماده ۱۲- مأموریتهای خارج از کشور که مستلزم تصدی پست سازمانی در محل مأموریت نمی‌باشد، اعم از آنکه مدت آنها بیشتر یا کمتر از ۹۰ رو‌ز باشد، در هر حال مشمول قانون نظارت خواهد بود.
ماده ۱۳- شبکه بانکی کشور جهت پرداخت هرگونه ارز و ریال برای سفرهای خارجی غیرثابت دولتی ملزم به اخذ مجوز هیأت نظارت و نگهداری آن در سوابق خواهند بود.
ماده ۱۴- در مواردی که حسب ضرو‌رت برخی از مأ‌موریتها و سفرها به صورت برنامه‌ای انجام گیرد، هیأت نظارت مجاز است تا فراهم شدن تمهیدات لازم توسط دستگاههای ذی‌ربط، در ابتدا مجوز کلی برای عنوان مسافرت صادر نماید.
ماده ۱۵- درصورتی که حسب قوانین، ضرو‌رت برخی از خریدهای دولتی توسط کمیسیونی مرکب از نمایندگان دستگاههای اجرایی مشخص شده باشد، تصمیم‌گیری درخصوص چگونگی انجام سفر به صورت فردی یا گرو‌هی با رعایت قوانین و مقررات مربوط برعهده هیأت نظارت خواهد بود.
ماده ۱۶- سفر خارجی اعضای شوراهای اسلامی محلی، براساس تصویبنامه شماره ۳۶۸۱۴/ت۲۳۸۹۲هـ مورخ ۱/۷/۱۳۸۲ و اصلاحیه آن به شماره ۳۷۴۷/ت۳۰۴۶۳هـ مورخ ۵/۲/۱۳۸۳ انجام خواهد شد.
ماده ۱۷- وزارت امور خارجه موظف است طبق مفاد ماده (۱) آیین‌نامه اجرایی ماده (۱۸۳) قانون برنامه سوم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران در خصوص سفرهای غیرثابت دستگاههای اجرایی، با محوریت تعریف سطح مأ‌موریتها و تبیین تشریفات هر سطح، تهیه اطلاعات سیاسی، جغرافیایی و انسانی و قابلیتهای موجود در کشورهای مقصد، یکسان‌سازی رو‌شهای اجرایی و تهیه دستورالعمل درخصوص رفتارهای مورد انتظار از هیأ‌تهای اعزامی و استانداردهای مورد نیاز اقدام نماید.
ماده ۱۸- وزارت امور خارجه موظف است به نحو مناسب و شایسته درخصوص اطلاع‌رسانی، ارائه تسهیلات و ارشاد به دستگاههای اجرایی، حسب مورد و در چارچوب اساسنامه خود اقدام نموده و کلیه دستگاههای اجرایی نیز قبل از اعزام به خارج از کشور نسبت به توجیه و آموزش کارکنان در چارچوب دستورالعملها، ضوابط و استانداردهای مربوط به سفرهای رسمی و غیررسمی و سایر رو‌یه‌های مورد نظر ابلاغی از سوی وزارت امور خارجه اقدام خواهند نمود.
ماده ۱۹- سفرهای خارجی غیرثابت، به رسمی، غیررسمی و خصوصی تقسیم می‌شود.سفرهای رسمی دستگاهها صرفاً با اطلاع وزارت امور خارجه و هماهنگی قبلی قابل انجام خواهد بود.در مورد سفرهای غیررسمی و خصوصی که به نحوی بر رو‌ابط خارجی اثرگذار باشد، دستگاههای اجرایی موظفند مراتب را به اطلاع وزارت امور خارجه برسانند.
تبصره ۱- وزارت امور خارجه موظف است قبل از انجام سفر رسمی و پس از کسب اطلاعات لازم از دستگاههای اجرایی، مراتب را به نمایندگی مربوط اعلام و حسب تعاملات و سطح رو‌ابط بین دو کشور، در نظر گرفتن مصالح ملی در مورد سفرهای کم اثر و تکراری اعلام نظر نموده و اقدام لازم را انجام دهد.
تبصره ۲- وزارت امور خارجه می تواند به منظور افزایش کارایی و اثربخشی مأموریتهای مدیران دولتی، دوره های آموزشی لازم را برای آموزش شیوه ها، اصول و فنون مذاکره و رفتار دیپلماتیک، شرکت در جلسات و غیره به صورت دوره ای برای دستگاههای اجرایی ارائه نماید.
ماده ۲۰- نمایندگیهای جمهوری اسلامی ایران موظفند سفرهای انجام شده توسط دستگاههای اجرایی را که به نحوی به شأ‌ن و حیثیت ایران در کشورهای مختلف خدشه و‌ارد می‌کند به همراه دلایل و مستندات به اطلاع وزارت امور خارجه برسانند تا به نحو مقتضی از تکرار موارد مشابه جلوگیری به عمل آید.
ماده ۲۱- دستگاههای اجرایی موظفند قبل از انجام سفرهای رسمی، برنامه دقیق و زمان‌بندی شده جلسات، بازدیدها، سطح مذاکرات و مذاکره‌کنندگان را جهت اطلاع‌رسانی به نمایندگیهای ایران در کشور مقصد به وزارت امور خارجه اعلام نمایند.
تبصره- اعضای هیأت علمی دانشگاهها و مؤسسات آموزش عالی، برای ارایه مقاله در کنفرانسهای بین‌المللی مورد تأ‌یید و‌زارتخانه‌های علوم، تحقیقات و فناو‌ری و بهداشت، درمان و آموزش پزشکی مشمول تبصره (۳) ماده (۳) قانون نظارت هستند.
ماده ۲۲- کلیه مأموران اعزامی به خارج از کشور تحت هر عنوان که به مأموریت اعزام می‌شوند، موظفند گزارش کامل و تخصصی را تنظیم و حداکثر طی مدت یک ماه پس از بازگشت از مأموریت به دستگاه ذی‌ربط ارائه نمایند.عدم ارائه گزارش به هر دلیل، بر مأموریتهای آتی فرد و سازمان اثرگذار خواهد بود.
ماده ۲۳- دستگاههای اجرایی موضوع ماده (۱) قانون اصلاح قانون نظارت بر مسافرتهای خارجی کارکنان دولت موظفند نسبت به ایجاد بانک اطلاعاتی لازم از گزارشهای مأموران اعزامی به استثنای مأموریتهای محرمانه وزارت اطلاعات اقدام و با لحاظ نمودن طبقه‌بندی و نقاط قوت و ضعف و میزان تحقق اهداف، گزارش سالیانه‌ای شامل موضوعات و عناو‌ین سفرهای خارجی انجام شده را تنظیم و به ترتیب جهت کمیسیونهای مربوط مجلس شورای اسلامی، وزارت امور خارجه و دبیرخانه هیأت نظارت ارسال و یک نسخه از آن را در سوابق نگهداری نمایند تا جهت مأموریتهای سالهای بعد استفاده شود.وزارت امور خارجه بر اساس گزارشهای مذکور نسبت به ایجاد بانک اطلاعات ملی گزارشهای تخصصی سفرکارکنان اعزامی به خارج از کشور متضمن نحوه اجرای برنامه مأموریت، رعایت استانداردهای اعلام شده و نحوه برخورد و نظر دستگاه محل مأموریت اقدام و تذکر و راهکارهای لازم را برای جلوگیری از تکرار موارد نامناسب و نیز اقدامات ارزشمند و مؤثر مأموران اعزامی به دستگاه ذی‌ربط اطلاع‌رسانی نماید.
ماده ۲۴- وزارت امور خارجه موظف است با استفاده از گزارشهای تخصصی موجود در بانک اطلاعات ملی گزارش سفرها و اعلام نظر نمایندگیها، هرساله گزارش کلی و طبقه‌بندی شده‌ای را به هیأت وزیران ارائه نماید.
ماده ۲۵- نظارت بر حسن اجرای این آیین‌نامه برعهده هیأت نظارت قرار دارد.دبیرخانه هیأت نظارت موظف است در جهت رفع موانع اجرایی این آیین‌نامه، اقدامات لازم را در چارچوب قوانین به عمل آو‌رده و با اخذ نظرات دستگاههای اجرایی و همکاری وزارت امور خارجه و سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور، دستورالعمل‌های مربوط را حسب مورد تدو‌ین تا با تأ‌یید معاو‌ن او‌ل رییس جمهور به دستگاههای اجرایی ابلاغ گردد.
ماده ۲۶- آیین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌های مغایر با این آیین‌نامه ملغی اعلام می‌گردد.
محمدرضا عارف معاو‌ن او‌ل رییس جمهور