شیوه مدل سازی فرآیند (پیوست شماره ۳ بخشنامه شماره ۱۳۷۰۴۷ مورخ ۷/۱۱/۱۳۹۳ سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور)
بخشنامه اصلی: دستورالعمل اصلاح فرآیندها و روش‌های انجام کار موضوع ماده (۳۶) قانون مدیریت خدمات کشوری (بخشنامه شماره ۱۳۷۰۴۷ مورخ ۷/۱۱/۱۳۹۳ سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور)
شیوه مدل سازی فرآیند
۱- مفاهیم
همان‌گونه که در شکل زیر دیده می‌شود، مدل سازی فرآیند در سطح یک در پنج بخش انجام می‌شود:
- ورودی‌ها شامل مواد، اطلاعات و یا وضعیت‌هایی که می‌بایست طی اجرای فرآیند تغییر کنند.
- خروجی‌ها (خدمات) شامل مواد، اطلاعات و یا وضعیت‌هایی که طی اجرای فرآیند ایجاد و تولید شده‌اند.
- توانمندسازها شامل کلیه فناوری‌هایی که در فرآیند استفاده می‌شوند، زیرساخت‌هایی که در بستر آنها فرآیند اجرا می‌شود و افرادی که برای اجرا به فرآیند تخصیص داده شده‌اند.
- کنترل‌ها شامل اطلاعاتی که می‌بایست توسط فرآیند به آنها ارجاع شود، قوانین، آیین‌نامه‌ها، دستورالعمل‌ها و راهنمایی‌هایی که شروع، اجرا و تکمیل فرآیند توسط آنها هدایت می‌شود.
- حوزه فرایندها شامل فعالیت‌ها و زیرفرایندهایی که باید تحلیل و بررسی شوند.
مبدأ و یا مقصد کلیه ورودی‌ها، توانمندسازها، کنترل‌ها و خروجی‌ها، یا متوجه فرآیندهایی در معماری فرآیندی دستگاه مرتبط است یا متوجه ذینفعانی که با دستگاه در ارتباط هستند. دستاوردهای مورد انتظار از مدل سازی فرآیند عبارتند از:
- مدل سازی فرآیند های سطح یک و دو در چارچوب IDEFO
- شناسایی معیارهای ارزیابی کنترل فرآیند
- شناسایی دستورالعمل‌ها و کنترل‌های فرآیند
۲- گام‌های اجرایی مدل سازی فرآیند
گام اول- شناسایی فعالیت‌ها یا فرآیند زیرمجموعه فرآیند سطح یک
- بررسی شرح وظایف و مصاحبه با انجام دهندگان فرآیند و جمع آوری اطلاعات
- شناخت زیرفرآیندهای سطح ۲: زیرفرآیندهای سطح دوم عموماً در سطح ادارات انجام می‌شود. زیرفرآیندهای سطح دوم مجموعه فعالیت‌هایی هستند که یک هدف مشترک و کلان‌تر را دنبال می‌کنند. برای شناسایی زیرفرآیند به این نکته باید توجه داشته که هر فعالیت، زیرفرآیند یا فرآیند، عملیاتی را روی یک موجودیت (اطلاعاتی یا فیزیکی) انجام می‌دهد. بنابراین می‌توان برای نام‌گذاری یا شناسایی هدف هر فرآیند از ترکیب یک فعل مناسب با یک اسم که به موجودیت مربوطه اشاره دارد، استفاده نمود. به عنوان نمونه تعدادی از افعال مرسوم، در جدول ذیل قابل مشاهده است. با توجه به این نکته، تکه‌کارهای شناخته شده از شرح وظایف که یک وظیفه سطح بالاتر را دنبال می‌کنند، در یک زیرفرآیند تجمیع شده و زیرفرآیندهای سطح ۲ را شکل می‌دهند.
جدول ۱- الگوهای فعالیت
| دسته فعالیت | توضیحات | مثال |
| آماده سازی | آماده سازی موضوعی برای استفاده | آماده‌سازی پیش نویس یک مجوز/ تهیه پیش‌نویس یک نامه/ تهیه گزارش پیشرفت پروژه |
| ذخیره سازی | وارد کردن اطلاعاتی در سیستم، ذخیره سازی در پایگاه داده، بایگانی | ثبت اطلاعات در سیستم اتوماسیون اداری/ بایگانی یک نامه |
| تصمیم گیری | رد، قبول، تصمیم، تأیید، امضا | تصمیم‌گیری خرید یک سیستم نرم‌افزاری |
| درخواست کردن | درخواست، سفارش | درخواست خرید صندلی/ درخواست تعریف یک پروژه جدید/ درخواست صدور شناسنامه |
| دریافت کردن | اخذ مستند | دریافت استعلام عدم سوء پیشینه/ دریافت مجوز |
| بازرسی | تست، ارزیابی، کنترل، بررسی | بررسی صحت گزارش تهیه شده/ بررسی صحت اطلاعات مندرج در مجوز |
| پایان دادن/ معوق گذاشتن | ارائه در دست بررسی بودن | تکمیل پرونده داوطلبین استخدام |
| گزارش دادن/ اطلاع دادن | ارائه خدمت و محصول | صدور شناسنامه/ تهیه گزارش خرید |
گام دوم- شناسایی ورودی‌های (دریافتی‌های) فرآیند و فرآیندها یا ذینفعان تأمین کننده ورودی
- شناسایی کلیه موجودیت‌های اطلاعاتی ورودی به فرآیند در سطح کلی شامل درخواست‌ها، گزارش‌ها، اطلاعات و… که عموماً در قالب فرم‌ها قابل شناسایی هستند.
- شناسایی وضعیت‌هایی که می‌بایست توسط فرآیند تغییر داده شوند. وضعیت عبارت است از حالت‌های خاصی که یک موجودیت می‌تواند به خود بگیرد. به عنوان نمونه حالت یک بیمار می‌تواند اورژانسی و یا عادی باشد. بر این اساس ورودی یک فرآیند در بیمارستان می‌تواند بیمار عادی یا بیمار اورزانسی، که وضعیت‌های مختلفی از بیمار هستند، باشد.
- شناسایی کلیه ورودی‌هایی که حالت فیزیکی دارند مانند تجهیزات، مواد و… که روی آنها پردازشی انجام می‌شود.
- شناسایی فرآیندهای تأمین کننده ورودی از بین فرآیندهای موجود دستگاه
- شناسایی ذینفعان تأمین کننده ورودی
گام سوم- شناسایی خروجی‌ها (خدمات) و فرآیندها یا ذینفعان استفاده کننده خروجی‌ها و خدمات
- شناسایی خروجی‌ها یا خدمات فرآیند شامل
- کلیه موجودیت‌های اطلاعاتی خروجی از فرایند در سطح کلی شامل درخواست‌ها، گزارش‌ها، اطلاعات و … که عموماً در قالب فرم‌ها یا گزارش‌های کتبی یا شفاهی قابل شناسایی است
- وضعیت‌هایی که توسط فرآیند ایجاد شده است
- خروجی‌هایی که حالت فیزیکی دارند مانند تجهیزات، مواد و … که روی آنها پردازشی انجام شده است.
- شناسایی فرآیندهای دریافت کننده خروجی (فرآیندهای مشتری) از بین فرآیندهای موجود دستگاه
- شناسایی ذینفعان دریافت کننده خروجی
گام چهارم- شناسایی کنترل‌ها و فرآیندها یا ذینفعان کنترل کننده
- شناسایی کلیه قوانین، دستورالعمل‌ها، آیین نامه ها و راهنماهای تأثیر گذار در شروع، نحوه اجرا و یا اختتام فرآیند و تحلیل آنها به منظور تحلیل میزان همسویی اجرای فرآیند با قوانین و اسناد بالادستی
- شناسایی معیارهای کنترلی و ارزیابی عملکرد فرآیند
- شناسایی ذینفعان ناظر و یا کنترل کننده فرآیند
گام پنجم- شناسایی توانمندسازهای فرآیند (منابع) و فرآیندها و یا ذینفعان تأمین کننده مربوطه
- شناسایی کلیه سیستم ها و نرم افزارهای پشتیبان
- شناسایی واحدهای اداری و یا گروه‌هایی از افراد که برای اجرای فرایند تخصیص داده شده‌اند.
- شناسایی کلیه خدمات سخت افزاری و نرم افزاری که به فرایند داده می شود.
- شناسایی فرآیندهای تأمین کننده توانمندسازها
گام ششم- مدل سازی فرآیندهای سطح یک در چارچوب IDEFO
- مدل سازی کلیه خروجی‌های گام ۱ تا ۵ در چارچوب شکل ۱
گام هفتم- توقف مدل سازی و بررسی کافی بودن سطح جزیی شدن در مدل سازی فرآیند و بازگشت به گام یک به منظور مدل سازی زیرفرآیندهای فرآیند مورد بررسی در صورت تشخیص عدم کفایت سطح جزیی شدن