وظايف و ضوابط سازماندهی دفاتر مديريت عملكرد (بخشنامه شماره ۳۶۷۷۳/۹۱/۲۱۰ مورخ ۱۳/۰۹/۱۳۹۱ معاونت توسعه مديريت و سرمايه انساني رييس‌جمهور)
كليه دستگاههاي مشمول ماده (۵) قانون مديريت خدمات كشوري
در اجراي تبصره بند (ح) ماده (۱) تصميم‌نامه شماره ۴۲۲۵/۴۴۳۲۷ تاريخ ۱۴/۱/۱۳۸۹ وزيران محترم عضو كميسيون امور اجتماعي و دولت الكترونيك (آيين‌نامه اجرايي مواد ۸۱ و ۸۲ قانون مديريت خدمات كشوري) موضوع اصلاح عنوان “دفاتر ارزيابي عملكرد و پاسخگويي به شكايات” به “دفاتر مديريت عملكرد”، اين بخشنامه جايگزين بخشنامه شماره ۳۵۶۶۵/۱۸۰۱ تاريخ ۴/۳/۱۳۸۲، موضوع وظايف و ضوابط سازماندهي واحدهاي مذكور مي‌گردد.
وظايف و ضوابط سازماندهي دفاتر مديريت عملكرد دستگاههاي مشمول ماده (۵) قانون مديريت خدمات كشوري
۱- وظايف
۱-۱- ارزیابی عملکرد
۱. استقرار نظام جامع مديريت عملكرد در سطح دستگاه (مشتمل بر سه سطح؛ سازمان، مدیران و کارمندان) بر اساس فصل یازدهم قانون مديريت خدمات كشوري و اجراي آيين‌نامه‌ها و دستورالعمل‌هاي مربوط
۲. همكاري در تهيه و تدوين برنامه راهبردي و برنامه‌هاي عملياتي سالانه دستگاه، سازمان ها، مؤسسات و شركت‌هاي وابسته و واحدهاي استاني از طريق اعمال مديريت واحد.
۳. هماهنگی، پي‌گيري و نظارت بر اجراي نظام ارزيابي عملكرد در سطح سازمان، مدیران و کارمندان با در نظر گرفتن سازمان‌ها، مؤسسات و شرکت هاي وابسته و واحدهاي استاني.
۴. برنامه ریزی لازم به منظور تهيه و تدوين شاخص‌هاي اختصاصي و معيارهاي ارزيابي عملكرد دستگاه، سازمان ها، مؤسسات و شرکت‌هاي وابسته و واحدهاي استاني در سه سطح سازمان، مدیران و کارمندان.
۵. مدیریت و جمع‌آوري گزارش خود ارزيابي دستگاه در ابعاد شاخص‌هاي عمومي و اختصاصي و اعلام ميزان تحقق اهداف برنامه و بهره‌وري به صورت دوره‌اي و منظم به بالاترین مقام دستگاه و سایر مراجع ذیربط.
۶. انجام تمهيدات و پي‌گيري‌هاي لازم براي استفاده از نتايج ارزيابي عملكرد توسط دستگاه، سازمان ها، مؤسسات و شركت‌هاي وابسته و واحدهاي استاني به نحوي كه ضمن رفع نقاط ضعف، موانع و مشكلات موجود، زمينه ارتقاي بهره‌وري و بهبود عملكرد سازمان، مديران و کارمندان فراهم شود.
۷. مكانيزه نمودن فرآيند اجراي نظام مديريت عملكرد دستگاه در راستاي سامانه جامع نظام مديريت عملكرد مستقر در معاونت توسعه مديريت و سرمايه‌انساني رييس‌جمهور به نحوي كه اولا: امكان ارتباط و نظارت هم‌زمان ستاد دستگاه با سازمان ها، مؤسسات و شركت‌هاي وابسته و واحدهاي استاني فراهم شود، ثانیا: امكان ارتباط و نظارت هم‌زمان سامانه مستقر در معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رییس جمهور با ستاد دستگاه فراهم گردد.
۸. تجزيه و تحليل عملكرد واحدها، مديران و كارمندان بر اساس بازرسي هاي انجام شده و اعمال نتایج حاصله در ارزیابی عملکرد آنها.
۹. تشکیل کمیته ارزیابی عملکرد کارمندان و انجام امور مربوط به عنوان دبیرخانه کمیته.
2-1- بازرسي
۱. تهيه و تنظيم و اجرای برنامه هاي بازرسي مستمر، دوره‌اي و يا موردي از واحدهاي ستادی و استاني دستگاه، سازمان ها، مؤسسات و شركت‌هاي وابسته و واحدهاي استاني براي سنجش ميزان “مطابقت عملكرد” اقدام كنندگان با اهداف، برنامه ها، دستورالعمل ها، ضوابط و شاخص هاي مورد ارزيابي دستگاه .
۲. بازرسي از عملكرد مديران و كارمندان و سنجش ميزان رضايت مردم از واحد هاي مختلف و نحوه برخورد مديران و کارمندان با ارباب رجوع.
۳. برقراري ارتباط با سازمان بازرسي كل كشور و ايفاي وظيفه مندرج در ماده 12 قانون تشكيل سازمان بازرسي كل كشور، كميسيون اصول 88 و 90 قانون اساسی در مجلس شوراي اسلامي و واحد هاي نظر سنجي دستگاه ها و رسانه هاي جمعي و مطبوعات .
۴. كشف سوء جریان و مفاسد اداري از طريق بازرسي هاي آشكار و پنهان و ارائه گزارش های لازم به بالاترين مقام اجرايي دستگاه و سایر مراجع ذیربط.
۵. تهیه و تدوین شاخص های سنجش میزان سلامت اداری دستگاه و اندازه گیری سالیانه آن و ارایه به مراجع ذیربط.
3-1- ارتباطات مردمی در بستر سامد
۱. استقرار نظام ارتباطات مردمی در سطح دستگاه، سازمان ها، مؤسسات و شركت‌هاي وابسته و واحدهاي استاني بر اساس فصل سوم و پنجم قانون مدیریت خدمات کشوری و نظامنامه مدیریت پاسخگویی به شكايات.
۲. استقرار سامانه الکترونیکی ارتباط مردم و دولت(سامد) در سطح دستگاه، سازمان ها، مؤسسات و شركت‌هاي وابسته و واحدهاي استاني و شهرستانی و فراهم نمودن ارتباط سامد با سایر اتوماسیون‌های دستگاه متبوع و روزآمد نمودن آن.
۳. پیش بینی تمهیدات لازم جهت برقراری ارتباط و تعامل دو سویه بین مردم و دستگاه و دریافت موارد مردمی از قبیل: درخواست، شکایت، پیشنهاد، طرح، ایده، گزارش و تقدیر و تشکر در ملاقات های چهره به چهره مردم با مقامات عالی دستگاه و یا مراجعه حضوری و غیر حضوری در بستر سامد و ایجاد امکان دسترسی به اطلاعات خدمات ارائه شده به متقاضیان برای مرکز ارتباطات مردمی ریاست جمهوری و سامد.
۴. جمع بندي شكايات در مقاطع سه ماهه و تجزيه وتحليل علل بروز شكايات و ارائه گزارش به بالاترين مقام اجرايي دستگاه و سایر مراجع ذیربط.
4-1- سایر وظایف
۱. انجام مطالعات و تحقيقات لازم در ارتباط با موضوعات مدیریت و ارزیابی عملكرد، پاسخگویی و رسیدگی به شکایات(ارتباطات مردمی) و بازرسی در دستگاه و ارايه پيشنهادهاي لازم.
۲. نظارت بر حسن اجراي برنامه‌هاي ارزیابی عملكرد، پاسخگویی و رسیدگی به شکایات(ارتباطات مردمی) و بازرسی در دستگاه، سازمان ها، مؤسسات و شركت‌هاي وابسته و واحدهاي استاني و تحليل ارزيابي‌هاي انجام شده و ارايه پيشنهادهاي لازم.
۳. آموزش و توانمندسازي مستمر كارشناسان واحدهای مدیریت عملکرد دستگاه، سازمان ها، موسسات و شرکت های وابسته و واحدهای استانی با همكاري واحد آموزش دستگاه بر اساس ضوابط ابلاغی از سوی مراجع ذیربط.
۴. تهيه گزارش های ادواری و موردی در ارتباط با موضوعات ارزیابی عملكرد، پاسخگویی و رسیدگی به شکایات(ارتباطات مردمی) و بازرسی براي اطلاع بالاترين مقام اجرايي دستگاه و سایر مراجع ذیربط.
۵. بررسی شکواییه ها، اسناد و مدارک و پرونده های واصله از مراجع نظارتی با توجه به قوانین و مقررات و اعلام گزارش.
۶. انجام ساير امور در چارچوب برنامه‌هاي ارزیابی عملكرد، پاسخگویی و رسیدگی به شکایات(ارتباطات مردمی) و بازرسی که از طرف مراجع ذیربط ارجاع مي‌گردد.
2- ضوابط تنظيم ساختار سازماني
1-2- سطح اين واحد سازماني و جایگاه آن به عنوان یکی از واحدهای سازمانی زیرمجموعه بالاترین مقام دستگاه اجرایی تعیین می گردد. دستگاههاي ذيربط می توانند در رأس آن از عنوان “مشاور وزير(رئيس سازمان) و مدير كل دفتر” استفاده كنند. در اين صورت اين عنوان مجموعاً معرف يك پست سازماني خواهد بود.
2-2- براي انجام وظایف نظارت و بازرسي، دستگاههاي اجرائي مي توانند تعدادي پست سازماني ”بازرس” را تحت عنوان “بازرس ويژه وزير” يا “ بازرس ويژه رئيس دستگاه” پيش بيني نمايند كه در اين صورت اين بازرسين با پیشنهاد واحد مدیریت عملکرد و تاييد وزير يا بالاترين مقام دستگاه تعيين و منصوب مي گردند.
3-2- با توجه به اهميت وظايف واحدهاي مديريت عملكرد و نظر به نقش موثر اين واحد ها در ارائه اطلاعات از وضعيت دستگاه به مسئولین ذيربط، مدير واحد مديريت عملكرد در جلسات شوراي معاونين شركت می نمايد.
4-2- پستهاي سازماني واحدهای مديريت عملكرد متناسب با حجم وظایف هر دستگاه از محل پستهاي سازماني واحدهاي قبلي پيش بيني مي شود و در صورت نياز به ايجاد پستهاي سازماني جديد، از محل پستهاي مازاد ساير واحدها، پستهاي مورد نياز تامين خواهد شد.
5-2- سطح سازماني مربوط به وظایف مديريت عملكرد در موسسات و سازمانهاي وابسته به وزارتخانه و سازمان هاي مستقل (موضوع ضوابط بخشنامه شماره 167393/101 مورخ 13/9/1381) به شكل ذيل خواهد بود:
1. سطح سازماني در موسسات “گروه الف” حداكثر “مديريت” مي باشد و مي توان در راس آن از عنوان مشاور رئيس سازمان (يا موسسه) و مدير استفاده نمود.
2. سطح سازماني در موسسات “گروه ب”، گروه تعيين مي گردد و مي توان در راس آن از عنوان مشاور رئيس سازمان (ياموسسه) و رئيس گروه استفاده نمود.
3. سطح سازماني در موسسات “گروه ج” براي انجام وظائف مديريت عملكرد در حد يك پست سازماني تحت عنوان “مشاور رئيس موسسه” مي‌باشد كه در حوزه بالاترين مقام دستگاه پيش‌بيني مي‌گردد .
پست هاي سازماني لازم از محل پستهاي سازماني واحدهاي قبلي پيش بيني مي شود و در صورت نياز به ايجاد پستهاي سازماني جديد از محل پستهاي مازاد ساير واحدها، پستهاي مورد نياز تامين خواهد شد.
6-2- ساير وظایفي كه از لحاظ ماهيت با وظايف اينگونه واحدها مناسبت و سنخيت دارند مي تواند به وظائف سه گانه موضوع بندهاي (1-1)، (2-1)، (3-1) و (4-1) اضافه گردد.
7-2- در تنظيم پست هاي سازماني واحدهاي موضوع اين دستورالعمل، رعايت ضوابط كمي بخشنامه هاي شماره 28216/105 مورخ 25/2/1381 و شماره 167393/101 مورخ 13/9/1381 الزامي است.
احمد بزرگيان- معاون نوسازي و تحول اداري