دستورالعمل اجرایی مدیریت نظام مند اسناد الکترونیکی (بخشنامه شماره ۱۲۴۶۹۷/۱ مورخ ۲۸/۷/۱۳۹۹ وزارت ارتباطات و فنآوری اطلاعات)

کلیه دستگاه های اجرایی

با استناد به ماده (۴) قانون وظایف و اختیارات وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات، ماده (۵) اساسنامه شورای اجرایی فناوری اطلاعات و بند "۶" ماده (۳) آیین نامه داخلی شورا، و در راستای یکسان سازی تولید اسناد و مدارک الکترونیکی و لزوم تدوین دستورالعمل های لازم برای ساماندهی این گونه اسناد و مدارک، مصوبه شماره دو جلسه هفدهم شورای اجرایی فناوری اطلاعات با عنوان «دستورالعمل اجرایی مدیریت نظام مند اسناد الکترونیکی» برگزار شده در تاریخ ۲۲/۷/۱۳۹۹ که طی نامه شماره ۸۴۴۶۰ مورخ ۲۴/۷/۱۳۹۹ به تأیید رییس محترم جمهور رسیده است، شامل یک مقدمه سه ماده و یک تبصره به شرح پیوست ابلاغ می شود.

شایان ذکر است؛ اصل مستندات مصوبه در دبیرخانه شورای اجرایی فناوری اطلاعات نگهداری می‌شود.

محمدجواد آذری جهرمی- وزیر ارتباطات و فناوری اطلاعات

دستورالعمل اجرایی مدیریت نظام مند اسناد الکترونیکی

مقدمه

شورای اجرایی فناوری اطلاعات در هفدهمین جلسه مورخ ۲۲/۷/۱۳۹۹ بر اساس پیشنهاد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، سازمان اداری و استخدامی کشور و سازمان فناوری اطلاعات ایران و در راستای اجرایی کردن مصوبه سیصد و سی و سومین جلسه شورای اسناد ملی ایران مورخ ۶/۵/۱۳۹۷ در خصوص یکسان سازی تولید اسناد و مدارک الکترونیکی و لزوم تدوین دستورالعمل های لازم برای ساماندهی این گونه اسناد و مدارک و در راستای ارجای قانون اسناد ملی ایران مصوب ۱۷/۲/۱۳۴۹ و تبصره ماده یک و شرح وظایف شورا از ماده (۵) قانون مذکور و با عنایت به بخشنامه شماره ۲۶۰۹۶۹/۳۸۹۵۱ مورخ ۲۶/۱۲/۱۳۸۸ در خصوص اسناد الکترونیکی؛ دستورالعمل اجرایی مدیریت نظام مند اسناد الکترونیکی ج.ا.ا به انضمام فراداده های ضروری برای تولید، نگهداری و تعیین تکلیف اسناد و سوابق ادرای، شیوه نامه فنی پیاده سازی آن را تصویب نمود.

ماده ۱- تعاریف

اسناد الکترونیکی: به اسنادی اطلاق می شود که حاوی اطلاعاتی در مورد فعالیت ها و تصمیم های دستگاه های اجرایی بوده و بر روی رسانه های الکترونییک دریافت، ایجاد، ویرایش، تبادل و ذخیره می‌شوند.

فراداده های اسناد الکترونیکی: عناصر داده‌ای مورد نیاز برای توصیف هر سند مانند شناسه یکتا، دستگاه یا فرد تولیدکننده، موضوع، تاریخ، حقوق دسترسی، اطلاعات تعیین تکلیف (موضوع بند الف و ب ماده ۵ قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران)، و مانند آن است که امکان بازیابی، انتقال و نگهداری نظام مند اسناد الکترونیکی را فراهم می کنند.

داده‌های پایه: داده‌هایی هستند که به عنوان مقادیر معین (مانند ردیف‌های تعیین تکلیف اسناد، اصطلاحات عمومی اداری، انواع طبقه بندی اسناد و...) در سامانه‌های اسناد الکترونیکی مورد استفاده قرار می‌گیرند.

شمس: شناسه ملی سند که به اختصار شمس نامیده می‌شود، موضوع ماده ۵ بخشنامه شماره ۱۷۳۹۸۳۶ مورخ ۱۵/۱۲/۱۳۹۶ سازمان اداری و استخدامی کشور.

دستگاه‌های اجرایی: دستگاه‌های موضوع ماده ۵ قانون مدیریت خدمات کشوری به استثنای دستگاه‌های لایحه اصلاح ماده (۸) قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران.

سازمان: سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران.

سماد: سامانه مدیریت اسناد الکتروینیک است که اصول حاکم بر مدیریت اسناد (دریافت، شناسایی، طبقه‌بندی، نگهداری و تعیین تکلیف، اشاعه و تحویل و راهبری) را منطبق بر استاندارد ISO۱۶۱۷۵ بر روی اسناد الکترونیکی اعمال می‌کند.

ماده ۲- اهداف

۱- استانداردسازی فراداده های ضروری تولید، نگهداری و تعیین تکلیف اسناد الکترونیکی و به کارگیری آن در سامانه‌های مرتبط در دستگاه‌های اجرایی کشور.

2- تعیین قالب‌های فایل مورد تأیید در تولید اسناد الکترونیکی.

3- اختصاص شناسه ملی سند (شمس) به تمام اسناد الکترونیکی کشور در زمان تولید.

4- اعمال مصوبات شورای اسناد ملی در خصوص امحاء یا انتقال اسناد الکترونیکی به سازمان از زمان تولید این اسناد در سامانه‌های دستگاه‌های اجرایی کشور.

5- تسهیل و تسریع فرایندهای مربوط به مدیریت اسناد الکترونیکی و تضمین اصالت و اعتبار اسناد الکترونیکی برای بلندمدت قبل از انتقال به آرشیو سازمان.

ماده 3- تکالیف دستگاه های موضوع مصوبه:

1- سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران

1-1 تهیه و به روزرسانی استاندارد فراداده های ضروری اسناد الکترونیکی و شیوه نامه فنی پیاده سازی آن، اولویت های قالب قابل های اسناد الکترونیکی، ردیف های تعیین تکیلف اسناد و شیوه نامه ها و راهنماهای کاربردی لازم، حداکثر تا 5 ماه پس از ابلاغ این مصوبه.

1-2 پیگیری پیاده سازی و استفاده از سامانه های استاندارد تولید اسناد الکترونیکی در دستگاه‌های اجرایی با هماهنگی کارگروه تعامل‌پذیری دولت الکترونیکی و سازمان اداری و استخدامی کشور، حداکثر تا 15 ماه پس از ابلاغ این مصوبه

1-3 ایجاد و استقرار سماد و برقراری ارتباط برخط آن با سامانه‌های تولید اسناد الکترونیکی در دستگاه‌های اجرایی، حداکثر تا 18 ماه پس از ابلاغ این مصوبه.

1-4 تهیه شیوه نامه استاندارد فراداده‌های رایانامه‌های سازمانی دستگاه‌های اجرایی با همکاری وزارت ارتباطات و فنآوری اطلاعات و سازمان اداری و استخدامی کشور حداکثر تا 6 ماه پس از ابلاغ این مصوبه.

1-5 ارائه گواهینامه استاندارد اسناد الکترونیکی با همکاری وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات حداکثر ظرف مدت 1 ماه از تاریخ درخوسات شرکت تولیدکننده سامانه.

1-6 تهیه و تدوین اصطلاح‌نامه عمومی اداری و به‌روزرسانی آن حداکثر ظرف مدت 6 ماه پس از ابلاغ مصوبه

2- وزارت ارتباطات و فنآوری اطلاعات

1-2 فراهم نمودن زیرساخت‌ها و بستر ارتباطی امن و پایدار برای تبادل اسناد الکترونیکی بین دستگاه‌های اجرایی و سازمان.

2-2 همکاری با سازمان جهت حصول اطمینان از رعایت معیارها و استاندارد سامانه های تولید اسناد الکترونیکی در دستگاه‌های اجرایی

3- سازمان اداری و استخدامی کشور

1-3 ارائه عناوین و شناسه خدمات دستگاه‌های اجرایی به منظور استفاده در تدوین اصطلاح‌نامه های اداری عمومی و تخصصی.

2-3 اعلام شناسه یکتای پست سازمانی و شناسه یکتای واحد سازمانی به منظور استفاده در ساختار شمس و فراداده های ضروری اسناد الکترونیکی.

3-3 لحاظ نمودن شاخص‌های مرتبط با موضوع این مصوبه به پیشنهاد سازمان در ارزیابی عملکرد سالیانه دستگاه های اجرایی

4-4 دریافت و بررسی پیشنهادات و تهیه و تدوین پیش نویس کلیه مصوبات مربوط به اسناد الکترونیکی با همکاری سازمان و پیگیری تصویب و ابلاغ آنها

4- سازمان ثبت اسناد و املاک کشور

1-4 ارائه شناسه ملی اشخاص حقوقی برای استفاده در ساختار شمس.

5- وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات

 

2-