نظام نامه جامع نظارت سازمان برنامه و بودجه کشور (بخشنامه سازمان برنامه و بودجه کشور)

 گردش كار و فرآيند طراحي نظام جامع نظارت

 نظام‌نامه استقرار نظام جامع نظارت

پیشنهادی/ غیرقابل استناد

نظام نامه جامع نظارت سازمان برنامه و بودجه کشور 

ماده 1- تعاريف و اصطلاحات

نظارت: عبارت است از فعاليتي مستمر، منظم و هدفمند كه از طريق رصد و پايش عملكرد برنامه و بودجه (قبل، حين و بعد از اجرا) و مقايسه آنها با اهداف منظور شده در قوانين و مقررات انجام مي پذيرد و مي تواند به تاييد، تغيير، اصلاح و يا ايجاد نظامات، ساختارها، فرايندها و طرحهاي جديد منجر شود.

نظام جامع نظارت: كه از اين پس نظام ناميده مي شود ، مجموعه اي از اصول، روشها، مقررات و ضوابط حاكم بر نظارت و عوامل آن است كه با جامعيت بخشيدن به نظارت در سازمان برنامه و بودجه ؛ تحقق نظارت راهبردي و رصد توسعه كشور در ابعاد مختلف را با توجه به برنامه هاي توسعه، قوانين و اسناد بالا دستي فراهم مي سازد. در اين نظام، نظارت وظيفه اي بخشي و فرا بخشي است كه همه معاونتها، مراكز و سازمانهاي وابسته ، امور بخشي و فرابخشي و سازمانهاي استاني و ساير دستگاههاي اجرايي و نظارتي ذيربط در بخشهايي از مراحل و فرآيندهاي آن مسئوليت مستقيم دارند. نظام جامع نظارت با ايجاد چارچوب مشترك، نظارتهاي مورد عمل را نظام مند مي سازد و امكان تلفيق و جمع بندي يكپارچه از نتايج نظارتهاي بخشي و فرا بخشي و در نتيجه رصد توسعه كشور را فراهم مي آورد. اين نظام با ايجاد پيشخوان (داشبورد) مديريتي، علاوه بر پيشنهادهاي اصلاحي، امكان هشدار دهندگي سريع و يا بازدارندگي در تصميمات را با توجه به وضعيت عملكردها در زمان مناسب به مديران ارايه مي كند.

سازمان: سازمان برنامه و بودجه كشور

هيات رئيسه: هيات رئيسه سازمان برنامه و بودجه كشور

واحدهاي سازمان: مشتمل بر معاونتها، سازمانها و مراكز وابسته ، سازمانهاي استاني ، اموربخشي و فرابخشي شوراها و كميسيونهاي وابسته به سازمان مي باشند

مركز: مركز ملي نظارت راهبردي سازمان برنامه و بودجه

معيار (استاندارد): در نظام جامع نظارت، معيارها به معناي موازين و مشخصاتي است كه از اهداف مندرج در قوانين و مقررات استخراج مي شود ولي ممكن است در صورت ضرورت از نظرات خبرگان، مراجع علمي و اجرايي نيز براي تعيين معيارها استفاده شود. در هر صورت معيارها مبنايي براي قضاوت در عملكرد و داوري در موفقيت يا ناكامي فعاليتها مي باشند.

شاخص (نشانگر): ابزاري است كه متغيرهاي مرتبط با موضوع نظارت را اندازه گيري مي كند وميزان مغايرت و يا تطابق متغيرها را در مقايسه با معيارها، نشان مي دهد. در نظام جامع نظارت ، شاخص و نشانگر مترادف فرض شده است.

سنجه: متغيري است كه متناسب با هر شاخص تعيين مي شود و قابليت اندازه گيري و تبديل به كميت را دارا مي باشد. نتيجه اندازه گيري هر سنجه با وزن تعيين شده آن براي محاسبه شاخص مورد استفاده قرار مي گيرد .

ماده  2- دامنه شمول

حيطه و گستره موضوعي نظام جامع نظارت؛ برنامه هاي راهبردي (از قبيل سند چشم انداز و سياستهاي كلي)، برنامه هاي توسعه ، بودجه هاي سنواتي و تمامي برنامه ها و فعاليتهايي است كه تمام و يا بخشي ازمنابع آن از محل بودجه كل كشور تامين مي شود.

ماده 3- اصول حاكم بر نظام جامع نظارت

3-1- اصل نگرش سيستمي: نظام جامع نظارت، علاوه بر برقراري ارتباط دروني بين اجزاي خود، ارتباط بيروني با ساير نظامات برنامه ريزي و بودجه ريزي را برقرار مي سازد.

3-2- اصل جامعيت واستمرار: نظام جامع نظارت، تمامي ابعاد و جنبه هاي مهم و كليدي نظام برنامه و بودجه كشور را به صورت مستمر و منسجم در همه دستگاههاي اجرايي در بر مي گيرد.

3-3- اصل نگرش راهبردي: همسويي و يكپارچه سازي نظام نظارت با راهبردها ، سياستها، اهداف و برنامه هاي توسعه و سالانه و اسناد بالا دستي برقرار مي شود.

3-4- اصل مشاركت و همكاري: نظام جامع نظارت ، مشاركت و هم افزايي واحدهاي سازمان ، دستگاههاي اجرايي، نهادهاي عمومي غيردولتي و مردم نهاد و دستگاههاي نظارتي را فراهم مي سازد.

3-5- اصل اصلاح و بازخورد: نتايج نظام جامع نظارت ، بازخورهاي لازم و بموقع را براي اصلاح و بهبود مستمر برنامه ها فراهم مي آورد.

ماده 4- اهداف

4-1- استقرار نظارت نظامند، اثر بخش ، تعاملي و يكپارچه در راستاي ماموريت، اهداف و خط مشي هاي سازمان

 4-2- دستيابي به چارچوب مشترك و وحدت رويه در فرايند هاي نظارت و سنجش عملكرد

 4-3- شفاف سازي عملكرد نظامات بودجه ريزي و برنامه ريزي در دستگاههاي اجرايي (قواي سه گانه كشور)

 4-4- شناسايي ميزان تحقق اهداف پيش بيني شده و تبيين مشكلات و موانع و جلوگيري از انحرافات در عملكرد

 4-5- ارتقاي سطح پاسخگويي دستگاههاي اجرايي نسبت به عملكرد برنامه ها و بودجه

 4-6- افزايش اثربخشي و كارائي نظارت در سازمان

 4-7- ارتقاي سطح اعتماد عمومي نسبت به دستگاههاي اجرايي از طريق دسترسي همگاني (برابر سطوح تعريف شده) به شاخصهاي نظارتي

 4-8- دسترسي بهنگام به شاخص هاي كليدي عملكرد از طريق استقرار پيشخوان (داشبورد) مديريتي

4-9- بهره مندي از قابليت ها و توانمنديهاي نهادهاي عمومي و سازمانهاي مردم نهاد (NGO)

ماده  5- ساختار اجرايي نظام جامع نظارت

5-1- نظام جامع نظارت تحت نظارت عالي رياست سازمان قرار دارد.

5-2- هيات رئيسه به عنوان مرجع راهبري نظام ، بررسي و تصويب راهبردها وخط مشي هاي اين نظام را بر عهده دارد.

 5-3- در نظام جامع نظارت، تمامي واحدهاي سازمان ، مركز و دستگاههاي اجرايي در حدود وظايف خود مستقيما و يا بصورت همكار مسئوليت دارند.

تبصره 1- به منظور تبادل اطلاعات و جلب مشاركت دستگاههاي اجرايي و نظارتي خاص (نظير بانك مركزي، خزانه داري كل كشور و...) مركز ،حسب ضرورت نسبت به مبادله تفاهم نامه همكاري اقدام مي نمايد.

تبصره 2- به منظور بهره مندي از قابليتها و توانمنديهاي بخش هاي غير دولتي و مردم نهاد در اجراي بخشهايي از نظام ، مركز ساز و كارهاي لازم را پيش بيني و براي بررسي وتصويب به هيات رئيسه ارايه نمايد.

ماده 6- ساختار فرايندي نظام جامع نظارت

 6-1- تعيين موضوعات نظارت: واحدهاي سازمان مكلفند موضوعات مورد نظر براي نظارت را با توجه به ضرورتها و اولويتهاي كارشناسي و برگرفته از برنامه هاي راهبردي (سند چشم انداز، سياستهاي كلي و...) ، برنامه هاي توسعه، قوانين بودجه سنواتي و قوانين و اسناد فرادستي تعيين و در موعد مقرر به مركز پيشنهاد نمايند.

 6-2- بررسي و تصويب موضوعات نظارت: مركز موظف است موضوعات دريافتي از واحدهاي سازمان و موضوعات پيشنهادي دستگاههاي نظارتي و ساير مراجع ذيربط را جمع بندي و با تاييد رياست سازمان براي بررسي و تائيد در دستوركارهيات رئيسه قرار دهد.

 6-3- احصا و تبيين معيارها: پس از تصويب و ابلاغ موضوعات نظارت، معيارهاي منتج از برنامه هاي راهبردي (سند چشم انداز، سياستهاي كلي و ...) برنامه هاي توسعه، قوانين بودجه سنواتي و تكاليف قانوني مندرج در ساير اسناد فرادستي، نظرات خبرگان و مراجع علمي و اجرايي توسط واحدهاي ذيربط سازمان و مركز حسب مورد استخراج و در سامانه مورد نظر ثبت و يا بروز رساني مي شوند.

6-4- تعيين و تعريف شاخص ها و سنجه ها: در اين مرحله، متناسب با هر موضوع، شاخص هاي لازم و سنجه هاي آنها توسط هر يك از واحدهاي ذيربط در سازمان تعيين و تعريف مي شود. مركز موظف است راهنماي تدوين و چهارچوب شناسنامه شاخصها را تهيه و به واحدهاي سازمان اعلام نمايد.

 6-5- جمع آوري داده ها و اندازه گيري سنجه ها: مقادير سنجه هاي مرتبط با هر شاخص توسط واحدهاي ذيربط در سازمان با همكاري دستگاههاي اجرايي و در قالب سامانه هاي مربوط در بازه هاي زماني مقرر جمع آوري و ثبت مي شود .راستي آزمايي و تعيين اعتبار و روايي داده هاي جمع آوري شده بر عهده واحدهاي ذيربط در سازمان با همكاري دستگاههاي اجرايي مربوط خواهد بود.

6-6- محاسبه شاخص ها: شاخص هاي مورد نظر با راهبري واحدهاي سازمان و همكاري دستگاههاي اجرايي محاسبه مي شود.

 6-7- تحليل شاخص ها براساس معيارها: شاخص هاي محاسبه شده توسط واحدهاي مرتبط در سازمان و مركز، با معيار مربوط به آن مورد مقايسه و تحليل قرار مي گيرد. در اين تحليل، ميزان پيشرفت و يا انحراف احتمالي شاخص از معيار، محاسبه و از جهات مختلف مورد قضاوت واقع مي شود. علل و عوامل بروز انحراف شاخص از معيار مورد نظر و پيشنهادهاي اصلاحي از جمله مواردي است كه در اين بخش مورد تجزيه و تحليل قرار خواهد گرفت .

تبصره- به منظور تحقق نظارت راهبردي، مركز موظف است در صورت نياز، با استفاده از شاخص هاي محاسبه شده توسط واحدهاي بخشي سازمان، شاخص هاي بين بخشي را محاسبه و در سامانه مورد نظر درج و يا به روز رساني كند.

 6-8- تنظيم و ارايه گزارشهاي نظارتي: بمنظور تكميل چرخه نظارت، گزارشهاي نظارتي در دو سطح بخشي و تجميعي به ترتيب توسط واحدهاي مرتبط در سازمان و مركز و مطابق با چارچوب مقرر تهيه، تنظيم و ارايه مي شود. به منظور اطلاع رساني به دستگاههاي اجرايي ذيربط ، دستگاههاي نظارتي و عموم مردم، نتايج حاصل از نظارت به همراه پيشنهادها و توصيه هاي ارايه شده در سامانه مربوط با رعايت سطح دسترسي مشخص، ثبت خواهد شد.

ماده  7- استقرار داشبورد مديريتي

7-1- به منظور ايجاد قابليت نظارت برخط، مركز موظف است نسبت به استقرار و بروز آوري مستمر پيشخوان (داشبورد) مديريتي در سازمان اقدام نمايد.

 7-2- پيشخوان مديريتي، مشتمل بر شاخص هاي كليدي است كه در بيان عملكرد هر موضوع از اولويت، حساسيت و فراگيري بالاتري برخوردار هستند. اين شاخصها توسط واحدهاي ذيربط در سازمان و همكاري مركز تعيين مي شوند.

7-3- اين داشبورد با سطح دسترسي مشخص براي مقامات، واحدهاي سازمان، دستگاههاي اجرايي و عموم مردم استقرار مي يابد.

ماده 8- بازخورد و بهبود مستمر

 1-8- نتايج حاصل از نظارت، پيشنهادها و توصيه هاي ارايه شده از سوي واحدهاي سازمان و مركز، مي تواند به تشويق، اصلاح، تغيير و يا توقف برنامه ها، طرحها، تعديل تخصيص و ... منجر شود. بكارگيري نتايج فرآيند نظارت و تاثير آن در تصميم سازي و تصميم گيري، برابر ضوابطي است كه با پيشنهاد مركز به تصويب هيات رئيسه خواهد رسيد.

2-8- مركز موظف است به صورت مستمر، اجراي نظام جامع نظارت را مورد پايش قرار دهد و گزارشهاي ادواري آن را تهيه و به هيات رئيسه ارايه نمايد.

ماده  9- اين نظام نامه در ..... ماده و ..... تبصره در جلسه مورخ ....... هيات رئيسه تاييد و با ابلاغ رياست سازمان لازم الاجرا مي باشد. هرگونه تغيير در مفاد اين نظام نامه منوط به پيشنهاد مركز و بررسي و تاييد هيات رئيسه خواهد بود.

توضیحات:

نظارت به مفهوم عام آن از مباني علمي و در كشور ما از مباني قانوني قابل توجهي برخوردار است. قانون اساسي جمهوري اسلامي ايران كه مبتني بر شارع مقدس است، به عنوان بالاترين سند قانوني كشور ، براي مقامات عالي نظام و مسئولين قوا، شأن بالاي نظارتي قائل گرديده است. يكي ازعمده ترين وظايف سازمان برنامه و بودجه کشور نيز براساس قانون برنامه و بودجه كشور ، ماهيت نظارتي دارد و قدر يقين ، لازمه برنامه ريزي و مديريت اثربخش، نظارت صحيح بر عملكرد برنامه ها و استفاده از بازخورد نتايج نظارت درنظامات بودجه ريزي و برنامه ريزي درتمامي عرصه هاي اقتصاد، فرهنگ و سياست كشور است.

در اين راستا «نظام جامع نظارت» و نظام نامه استقرار آن در سازمان، بعنوان راهكاري براي افزايش اثربخشي ماموريت ها و وظايف سازمان، ايجاد انسجام و هماهنگي در فعاليتهاي نظارتي ، فراهم ساختن مشاركت موثر همه معاونتها، واحدهاي ستادي ، استاني و دستگاه هاي مرتبط و نيز اتخاذ رويه اي علمي و همسو در فرايند نظارت، تهيه و تدوين شده است.

اين نظام نامه با بهره مندي از نظرات مديران، كارشناسان و صاحب نظران موضوع ، مطالعه تجارب گذشته و روند كنوني نظارت در سازمان ، مطالعه و بررسي مباني علمي و انجام مطالعات تطبيقي ، تهيه و تدوين شده است.

نتايج اين مطالعات و بررسي ها در مجلدي تحت عنوان سند پشتيبان تدوين شده است كه براي همه همكاران و صاحب نظران قابل دريافت و مطالعه مي باشد.

براي تدوين اين نظام نامه كه در  9ماده تهيه شده است ، سعي بر اين بوده كه نقشه راه استقرار نظام جامع نظارت در ابعاد ساختاري و فرايندي ترسيم شود و زمينه استقرار آن با مشاركت همه واحدهاي سازمان و دستگاههاي اجرايي هموار شود.

در اين نظام نامه، همه معاونتها، مراكز و سازمانهاي وابسته، امور بخشي و فرابخشي و سازمانهاي استاني و وهمچنين ساير دستگاههاي اجرايي و نظارتي ذيربط در بخشهايي از مراحل و فرآيندهاي آن مسئوليت مستقيم دارند .

از آنجائيكه رصد توسعه و تبيين ميزان تحقق اهداف برنامه هاي توسعه مي تواند بعنوان نتيجه نهايي نظارتهاي بخشي و فرابخشي تلقي شود، پيش بيني ايجاد و استقرار پيشخوان (داشبورد) مديريتي ، متضمن شاخص هاي كليدي (KPI) كه نشانگرهاي اصلي فرايند توسعه كشور را قابل سنجش نمايد و علاوه بر پيشنهادهاي اصلاحي، امكان هشدار دهندگي سريع و يا بازدارندگي درتصميمات را با توجه به وضعيت عملكردها در زمان مناسب به مديران ارايه كند، يكي از اهداف اساسي اين نظام نامه پيش بيني شده است.