مسئول دفتر

واژه تعریف اصلی
مسئول دفتر
Glossaries - شناسنامه شغل (مدیریت خدمات کشوری)

مشاغل عمومی رسته اداری و مالی   

عنوان شغل: مسئول دفتر

تعریف:

این شغل دربرگیرنده پست‌های سازمانی است که متصدیان آنها تحت نظارت مقام مافوق عهده‌دار انجام وظایف و مسئولیت‌های مربوطه می‌باشند.

نمونه وظایف ‌‌و مسئولیت‌ها:

ارتباطات:

- تنظیم فهرست متقاضیان ملاقات با سرپرست مربوط و تعیین ساعات ملاقات برای آنها

- تنظیم اوقات جلسات و کمیسیون هایی که در دفتر سرپرست مربوطه تشکیل می‌شود و مطلع ساختن مقامات یا افراد شرکت کننده در جلسه

- پاسخگویی به مراجعین و راهنمایی آنها و در صورت لزوم فراهم آوردن امکانات انجام درخواست‌های متقاضیان و مراجعه کنندگان که انجام تقاضای آنان بدون ملاقات با مقام ذی ربط امکان پذیر است.

پیگیری‌ها:

- پیگیری امور ارجاعی از سوی سرپرست و ارایه گزارش لازم به ایشان

- تهیه گزارش لازم در زمینه فعالیت‌های حوزه مربوط و ارایه آن به سرپرست

- خلاصه نمودن گزارش‌های واصله و ارایه آن برای مطالعه سرپرست مربوط

- آماده کردن سوابق و پرونده‌های مربوط به کمیسیون‌‌ها و جلسات و سمینارها برای اطلاع و مطالعه قبلی سرپرست

- ابلاغ دستورات صادره سرپرست مربوط به اشخاص و مؤسسات ذی ربط و واحدهای تابعه برحسب خط مشی تعیین شده و در صورت لزوم پیگیری آنها

امور عمومی و جاری:

- انجام اقدامات لازم در زمینه نگهداری و بایگانی کردن پرونده ها، اوراق، نامه ها، گزارش‌‌ها و سایر اسناد و مدارک واحد مربوط در محل‌های مخصوص

- دریافت نامه ها، پرونده‌‌ها و سایر مکاتبات رسیده به حوزه محل خدمت و ثبت خلاصه مشخصات و جریان آنها در رایانه یا دفاتر مربوط

- تفکیک و توزیع نامه ها، گزارش‌‌ها و سایر مکاتبات بین افراد واحد مربوط از طریق عین مکاتبات یا به

صورت مجازی و مکاتبات بدون کاغذ

- استفاده از نرم افزارهای پردازش متن، دریافت و ارسال نامه‌های الکترونیکی، دورنگار و...

- تهیه گزارش‌های مورد نیاز سرپرست حسب مورد

شرایط احراز:

۱- تحصیلات و معلومات: گواهینامه کارشناسی یا کارشناسی ارشد و یا همتراز در یکی از رشته‌های تحصیلی مدیریت دولتی با تمام ‌‌گرایش‌ها، مدیریت اجرایی، مدیریت صنعتی، مدیریت و برنامه ریزی آموزشی، مدیریت MBA، بازرگانی، مدیریت بیمه، مدیریت سیستم و بهره وری، مدیریت آموزشی، مدیریت مالی، مدیریت مطالعات اجتماعی، علوم اجتماعی با تمامی ‌‌گرایش‌ها، پژوهش علوم اجتماعی- جامعه شناسی، علوم ارتباطات اجتماعی، ارتباطات، علوم تربیتی گرایش‌های (برنامه ریزی آموزشی، آموزش و بهسازی منابع انسانی)، روانشناسی شخصیت، روانشناسی صنعتی و سازمانی، علوم شناختی، روانشناسی تربیتی، روانشناسی عمومی، الهیات و معارف اسلامی، معارف اسلامی و مدیریت(مالی)، حقوق ، حقوق عمومی، حقوق خصوصی

۲- مهارت: داشتن مهارت‌های هفتگانه ICDL، آشنایی با نرم افزارهای تایپ و مکاتبات و نرم افزارهای اداری

۳- دوره‌های آموزشی: آیین نگارش و مکاتبات اداری، وظایف و مسئولیت‌‌ها و خصوصیات رفتاری مسئول دفتر، سیستم دبیرخانه و بایگانی

 

مستند: بخشنامه شماره ۴۱۹۳۵/۹۱/۲۲۰ مورخ ۴/۱۱/۱۳۹۱ معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رییس‌جمهور موضوع: ابلاغ مشاغل عمومی دستگاه‌های اجرایی