دستور العمل ماده ۲ آیین‌نامه اجرایی ماده ۲۰ قانون مدیریت خدمات کشوری
دستور العمل ماده ۲ آیین‌نامه اجرایی ماده ۲۰ قانون مدیریت خدمات کشوری (بخشنامه شماره ۳۵۶۲۲/۹۰/۲۰۰ مورخ ۲۳/۷/۹۰ معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رییس‌جمهور)
در اجرای ماده ۲ آیین نامه اجرایی ماده ۲۰ قانون مدیریت خدمات کشوری موضوع مصوبه شماره ۴۲۲۱/۴۴۱۹۶ تاریخ ۱۴/۱/۱۳۸۹ وزیران عضو کمیسیون امور اجتماعی و دولت الکترونیک، دستورالعمل نحوه استقرار و تداوم نظام پذیرش و بررسی پیشنهاد ها در دستگاه های اجرایی به شرح زیر ابلاغ می‌شود:
ماده (1): تعریف واژگان
1. پیشنهاد : هر نوع نظر ، فکر و راهکاری که بتواند وضعیت موجود را آسان تر، سریع تر، صحیح تر، ارزان تر، ایمن تر و مطلوب تر کند.
۲.یشنهاد کمی: اجرای آن سبب افزایش بهره وری، بهبود فضای کار، افزایش رضایت کارکنان و مانند اینها می شود و قابلیت اندازه گیری و محاسبه ریالی دارد.
۳.یشنهاد کیفی: اجرای آن سبب اجرای مطلوب برنامه های تحول اداری ، افزایشهره وری ، بهبود فضای کار ، صرفه جویی بهینه در منابع ، افزایش رضایت مندی کارکنان و مانند اینها می شود و قابلیت اندازه گیری و محاسبه ریالی ندارد
۴. شورا: شوراهاي تحول اداري در سطح وزارتخانه‌ها، سازمان‌هاي مستقل، كميسيون‌هاي تحول اداري دستگاه‌هاي وابسته و كميسيون‌هاي تحول اداري و فنآوري اطلاعات استان‌ها و نيز كميسيون‌هاي استاني سازمان‌ها و ادارات كل استاني.
۵. دبيرخانه: واحدي است كه با استفاده از نيروها و امكانات موجود زير نظر رييس دستگاه فعاليت نموده و فقط فعاليت‌هاي اجرايي مربوط به اين نظام را انجام مي‌دهد.
۶. گروه ارزيابي: كميته‌هاي تخصصي، گروه‌هاي كارشناسي، كميته تخصصي نظام پيشنهادهاي ادارات كل استان و يا كارشناس بررسي‌كننده پيشنهادهاي واصله.
۷. كميته‌هاي تخصصي: با عضويت كارشناساني از واحدهاي مختلف به تناسب موضوع و با نظر شورا تشكيل مي‌شوند و امور مربوط به بررسي و كارشناسي پيشنهاد، محاسبه و برآورد منافع حاصل از آن، اجرايي بودن پيشنهاد و مانند اينها را انجام مي‌دهد.
۸. گروه‌هاي كارشناسي: پس از استقرار نظام پيشنهادها و توسعه و تكامل آن، اين گروه‌ها تشكيل مي‌شوند. اين گروه‌ها علاوه بر انجام وظايف كميته‌هاي تخصصي، ارائه‌ي پيشنهادهاي گروهي، اجراي پيشنهادها و مانند اينها را نيز انجام مي‌دهند و جايگزين كميته‌هاي تخصصي خواهند شد.
۹. كميته تخصصي نظام پيشنهادهاي اداره كل استان: به بررسي پيشنهادهاي ارايه شده در سطح اداره كل استان مي‌پردازد و حسب مورد به روش‌هاي زير عمل مي‌كند:
الف- پيشنهادهايي كه انحصاراً به موارد درون اداره كل مربوط مي‌شود، در اين كميته بررسي و در صورت تصويب مبناي تصميم‌گيري قرار مي‌گيرد.
ب- پيشنهادهايي كه در سطح استان بايد مطرح شود، با ارايه‌ي نظر به شوراي تحول استان براي بررسي ارايه مي‌شود.
ج- پيشنهادهايي كه مربوط به دستگاه است، با ارايه نظر به آن دستگاه فرستاده مي‌شود.
توضيح: ادارات كل استاني ملزم به رعايت فرآيند بررسي پيشنهادهاي مورد نظر اين دستورالعمل هستند.
۱۰. پاداش كارشناسي: مبلغي است كه به عنوان جبران خدمات به فرد يا افرادي كه ارزيابي پيشنهاد را انجام داده‌اند (اعم از آنكه پيشنهاد رد يا قبول شود) پرداخت مي‌شود.
۱۱. بذر پيشنهاد: موضوعات مشخصي است كه توسط شورا از طريق دبيرخانه به اطلاع مديران، كاركنان و سايرين مي‌رسد تا پيشنهادهاي خود را در آن زمينه ارايه كنند.
۱۲. پيشنهاد دهنده: فرد يا گروهي است كه پيشنهاد خود را به يكي از روش‌هاي قابل قبول به دبيرخانه ارايه مي‌كند.
۱۳. مجري يا مجريان: فرد يا افرادي است كه اجراي پيشنهاد را برعهده دارند.
۱۴. پيشنهاد اجراشده: پيشنهادي است كه به بهره‌برداري مي‌رسد.
۱۵. نفر پيشنهاد (سرانه) در سال: شاخصي است كه از تقسيم تعداد كل پيشنهادهاي دريافت شده در طول يك سال به تعداد كل كاركنان به دست مي‌آيد.
ماده (۲): مراحل فرآيند اجرايي نظام پذيرش و بررسي پيشنهادها عبارت است از:
۱. پيشنهاد به روش‌هاي مختلف از جمله به صورت الكترونيكي به دبيرخانه فرستاده شود.
۲. دبيرخانه حداكثر طي ۲ روز بايد مراتب تكميل، ناقص و يا تكراري بودن پيشنهاد را بررسي و نتيجه را به اطلاع پيشنهاد دهنده برساند و پيشنهادهاي كامل را با ارايه كد پيگيري به پيشنهاد دهنده، در دستور كار شورا قرار دهد.
۳. در صورتي كه به تشخيص شورا، پيشنهاد نياز به بررسي كارشناسي داشته باشد، دبيرخانه آن را به گروه ارزيابي ذي‌ربط ارجاع مي‌دهد.
۴. گروه ارزيابي بايد حداكثر طي يك هفته پس از دريافت پيشنهاد، نظر كارشناسي خود را به دبيرخانه بفرستد. در صورت نياز به زمان بيشتر كارشناسي، گروه ارزيابي موظف است مراتب را در زمان يك هفته، به دبيرخانه اطلاع دهد و زمان مورد نياز خود را اعلام كند.
۵. پس از تصويب پيشنهاد در شورا، دستور اجرايي شدن آن توسط شورا صادر مي‌شود.
۶. شورا بر اساس محاسبه و برآورد منافع حاصل از اجراي پيشنهاد در يك دوره يك ساله، ميزان پاداش پيشنهاددهنده يا پيشنهاددهندگان را تعيين و تصويب و با امضاي رييس دستگاه براي پرداخت به واحد ذي‌ربط ابلاغ مي‌كند.
۷. دبيرخانه نتيجه تصميم شورا را به اطلاع پيشنهاد دهنده مي‌رساند.
ماده (۳): وظايف شورا در مورد نظام پذيرش و بررسي پيشنهادها
۱. تعيين خط‌مشي‌هاي اجرايي، سياست‌گزاري و برنامه‌هاي مرتبط با نظام پذيزش و بررسي پيشنهادها و تعيين زمينه‌هاي مناسب براي ارايه پيشنهادها
۲. تصميم‌گيري در مورد رد يا پذيرش نهايي پيشنهادها
۳. تعيين و تأييد برترين پيشنهاد كمي و كيفي (بيشترين اثربخشي)، پيشنهاد دهنده برتر با بيشترين پيشنهاد (به شرط حداقل ۱۰ درصد پيشنهاد مصوب)، كارشناس برتر، مجري برتر، مدير برتر (نفر پيشنهاد بيشتر)
۴. تعيين و تأييد پاداش‌ها و ساير هزينه‌ها از محل ۲۰ درصد منافع حاصل از اجراي پيشنهادها
۵. نظارت بر عملكرد دبيرخانه
۶. تدوين و تصويب ضوابط و معيارهاي تعيين پاداش كارشناسان بررسي‌كننده و مجريان پيشنهادها و حسب ميزان مشاركت و كمك آنها در اجرا و ابلاغ آن به واحد ذي‌ربط با امضاي رييس شورا براي پرداخت.
۷. تعيين و تصويب مشوق‌هاي عمومي به منظور تقويت فرهنگ مشاركت ميان كاركنان، از محل منافع نظام پيشنهاد
تبصره: شورا مي‌تواند بخشي از وظايف خود را به گروه كارشناسي و يا كميته‌هاي تخصصي واگذار كند.
ماده (۴): وظايف دبيرخانه
۱. دريافت و ثبت پيشنهادها
۲. برنامه‌ريزي براي ايجاد زمينه شكوفايي و رشد خلاقيت در كاركنان
۳. نظارت بر حسن‌اجراي پيشنهادهاي مصوب و بررسي اثربخشي آنها و گزارش به شورا
۴. تهيه گزارش عملكرد سالانه نظام پيشنهادها و نحوه عملكرد گروه‌هاي ارزيابي و ارائه آن به شورا و ساير مراجع ذي‌صلاح
۵. برگزاري جلسات شوراي نظام پذيرش و بررسي پيشنهادها
۶. پيگيري اجراي مصوبات شورا
۷. ارجاع پيشنهادهاي مصوب براي اجرا و پيگيري مراحل اجراي آن
۸. ارايه گزارش كامل اجراي پيشنهاد به شورا، پس از پايان فرايند اجراي پيشنهاد و يا بهره‌برداري از آن
۹. اعلام وضعيت پيشنهادهاي دريافتي به كاركنان به صورت مستمر
۱۰. اطلاع‌رساني موضوعات اولويت‌دار اعلام شده توسط شورا بر حسب ضرورت (بذر پيشنهاد)
۱۱. پيشنهاد اجراي فعاليت‌هاي آموزشي و فرهنگي مناسب به منظور گسترش نظام پذيزش پيشنهادها به شورا (مانند برگزاري سمينارها، همايش‌ها، بازديدها، دوره‌هاي آموزشي و…)
۱۲. گردآوري منابع و كتاب‌هاي مرجع علمي، تجربيات و دستاوردهاي ساير سازمان‌ها در زمينه‌ي نظام پذيرش و بررسي پيشنهادها
۱۳. انجام مكاتبات ضروري نظام پيشنهادها در حدود تعيين‌شده توسط شورا.
۱۴. ثبت و نگهداري سوابق پيشنهادها از مرحله‌ي دريافت تا دريافت نتيجه و تشكيل بانك اطلاعات نظام پيشنهادها
ماده (۵): نحوه ارزيابي و تعيين پاداش پيشنهاد و پرداخت آن
۱. ميزان صرفه‌جويي حاصل از اجراي پيشنهاد و اثربخشي آن به وسيله كارشناس يا واحد ذي‌ربط محاسبه و به تأييد شورا مي‌رسد.
۲. پرداخت پاداش براي پيشنهادهاي كمّي كه توسط شورا مورد تصويب قرار گرفته است، در ۳ مرحله انجام مي‌شود:
الف- پس از تصويب و ابلاغ براي اجرا توسط شورا (٪۲۰ پاداش مصوب)
ب- ۳ ماه پس از شروع اجراي پيشنهاد (٪۲۰ پاداش مصوب)
ج- در پايان اجراي پيشنهاد و كسب منافع مورد انتظار از آن با تأييد شورا (٪۶۰ پاداش مصوب)
۳. ميزان پاداش پيشنهادهاي كمي بنا به تشخيص شورا معادل حداكثر ٪۵ از صرفه‌جويي‌ها و منافع مالي قابل كسب در يك دوره يك‌ساله است.
۴. پاداش پيشنهادهاي كيفي پس از اجراي كامل پيشنهاد پرداخت مي‌گردد.
۵. ميزان پاداش پيشنهادهاي كيفي بر اساس ميزان تأثير آنها در اجراي مطلوب و بهنگام برنامه‌هاي تحول اداري، افزايش بهره‌وري، بهبود فضاي كار، بهبود ارائه خدمات، افزايش رضايت‌مندي مردم و كاركنان، تمركززدايي، بهبود ساختار سازماني، بهبود فرايندهاي انجام كار و مانند اينها توسط شورا برآورد و تعيين مي‌شود.
۶. پاداش پيشنهادهاي كيفي مي‌تواند به صورت غيرنقدي مانند اعزام به سفرهاي زيارتي، اعمال تشويق‌هاي كتبي، اهداي كالا، درج امتياز در فرم ارزشيابي، بهره‌گيري از ظرفيت‌هاي ماده ۶۸ قانون مديريت خدمات كشوري و مانند اينها باشد.
۷. در صورتي كه پس از اجراي پيشنهاد با بررسي‌ها و گزارش‌هاي نتايج اجرا مشخص شود كه اجراي پيشنهاد منجر به كسب منافع بيشتري از ميزان برآوردي شده است پاداش پيشنهاد دوباره محاسبه و و مابه التفاوت آن به پيشنهاد دهنده پرداخت مي‌شود.
لطف‌اله فروزنده دهكردي
معاون توسعه مديريت و سرمايه انساني رييس جمهور