در هر کسب‌وکاری که باشید حتما تاکنون عبارات بی پی ام (Bpm)، بی پی ام اس (BPMS) و بی پی ام ان (BPMN) را زیاد شنیده‌اید؛ اما این عبارات با وجود ارتباط عمیقی که با هم دارند از نظر معنایی با هم متفاوتند.
در این مقاله معنای این عبارات را مرور می‌کنیم تا تفاوت آنها شفاف شود:
Bpm (بی پی ام) چیست؟
بی پی ام که مخفف (Business Process Management) به معنای مدیریت فرایند کسب و کار است، روشی است برای بررسی و کنترل فرایندهایی که در یک سازمان یا ارگان اجرا می‌شوند. در واقع این یک متدولوژی موثر است که در شرایط بحران برای ایجاد اطمینان از اینکه فرایندهای موجود موثر و کارامد هستند، مورد استفاده قرار می‌گیرد.
اصطلاح مدیریت فرایندهای کسب و کار، شامل چگونگی بررسی، شناسایی، تغییر و نظارت بر فرایندهای کسب و کار می‌شود تا اطمینان حاصل شود فرایندها به خوبی پیش می‌روند و به مرور بهتر می‌شوند.
Bpm چه نیست؟
- بی پی ام یک محصول نرم‌افزاری نیست. در واقع ابزارهای بی پی ام است که به اجرای استاندارد و خودکار فرایندهای کسب و کار کمک می‌کند.
- بی پی ام مدیریت تسک (task management) نیست. مدیریت تسک یا پروژه در واقع مدیریت یا سازماندهی مجموعه فعالیت‌هاست. نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مانند جیرا (Jira)، آسانا (Asana) یا ترللو (Trello) به مدیریت تسک‌ها و پروژه‌ها کمک می‌کنند. اما مدیریت فرایندهای کسب و کار، بیشتر بر فرایندهای تکراری و متداوم تمرکز دارد که از یک الگوی قابل پیش‌بینی یا مدیریت پروژه پیروی می‌کنند.
BPMS (بی پی ام اس) چیست؟
نرم‌افزار بی پی ام یا همان bpms یک ابزار اتوماسیون فرایند است. این ابزار به شما کمک می‌کند فرایندهای هر روزه را بررسی کنید تا گلوگاه‌های موجود را شناسایی و کم کنید، هزینه‌های شرکت را کنترل کنید، فرایندهای روتین را تا جای ممکن کارامد سازید و از کارآمدی افرادی که در فرایندهای شما درگیر هستند، اطمینان حاصل کنید.
نرم‌افزار بی پی ام در پیگیری، اجرا و خودکارسازی برخی عناصر فرایندهای کسب و کار نیز نقش دارد. این ابزار به عنوان یک سیستم شرکتی جهت ادغام اپلیکیشن‌ها، کارها و داده‌ها و ادغام جریان داده‌ها و تسک‌ها بین تیم‌ها و دپارتمان‌ها آغاز به کار کرد.
فرایندهای کسب وکار، مجموعه دستورالعمل‌هایی است که مکررا توسط شخص یا تیم مشخصی اجرا می‌شوند. این فرایندها یک برنامه از ابتدا تا انتها ارائه می‌دهند که به شما می‌گویند چطور به هدف خاصی دست پیدا کنید. می‌تواند هر چیزی را شامل شود، از بسته‌بندی برای ارسال گرفته تا ساخت یک انبار. نرم‌افزار bpm ابزاری است که به شما در تسلط بر این فرایندها کمک می‌کند.
برای اینکه به بهترین نتیجه مشابه منتها بدون استفاده از نرم‌افزار برسید، به تعداد زیادی کاغذ، فضای فیزیکی، کشوها و بایگانی‌های پر، ساعات کاری زیاد و حداقل یک نفر با مهارت‌های سازمانی بالا نیاز دارید.
این کاغذبازی‌ها، توده‌ای اسناد و کاغذها بر جای می‌گذارد، و هر بار که چیزی را می‌خواهید تغییر دهید چه سی آر ام باشد، چه سرپرست دپارتمان، توسعه‌دهنده ایمیل یا هر چیز دیگری، صدها سند تاریخ گذشته خواهید داشت که نیاز به بازنویسی، چاپ، پر کردن، برچسب‌گذاری و ذخیره‌سازی دارند.
اما نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار جلوی این اتلاف وقت‌ها را می‌گیرد و شما را بر چیزهای مهمتر متمرکز می‌کند: متمرکزسازی فرایندهای به روز.
مزایای مدیریت فرایندهای کسب و کار (bpms)
مدیریت فرایندهای کسب و کار به سازمانها کمک می‌کند به سمت تحول دیجیتالی قدم بردارند و کمک می‌کند اهداف سازمانی بزرگتر را درک کنند. در ادامه خواهیم گفت مزایای بی پی ام اس (BPMS) چیست :
چابکی بیشتر کسب و کار
تغییر و بهینه سازی فرایندهای کسب و کار در یک سازمان باید همگام با شرایط بازار باشد. بی پی ام به سازمانها اجازه می‌دهد فرایندهای کسب و کار، تغییرات اجرایی را موقتا متوقف کنند و سپس دوباره اجرا کنند. اصلاح جریان کاری به همراه استفاده مجدد و سفارشی‌سازی آنها، فرایندهای کسب و کار را قادر می‌سازد بیشتر واکنش‌گرا باشند و به سازمانها بینش عمیق‌تری در مورد تاثیراتی که اصلاح فرایندها دارد، می‌بخشد.
کاهش هزینه‌ها و افزایش درآمدها
ابزار مدیریت فرایندهای کسب و کار گلوگاه‌ها را از بین می‌برد که خود سبب کاهش هزینه‌ها در طول زمان می‌شود. تاثیر آن می‌تواند کاهش زمان فروش محصول، دسترسی سریع‌تر مشتری به محصولات و خدمات باشد که منجر به فروش بالا و بهبود درآمدها می‌شود. ابزار بی پی ام همچنین می‌تواند منابعی جهت کاهش هدررفت اختصاص دهد که این، هزینه‌ها را نیز کم می‌کند و منجر به افزایش سود می‌شود.
کارایی بالاتر
یکپارچه‌سازی فرایندهای کسب و کار، پتانسیلی برای بهبود کلی کارایی فرایندها فراهم می‌کند. مسئولین فرایندها با داشتن اطلاعات درست می‌توانند تاخیرها را از نزدیک نظارت کنند و در صورت نیاز، منابع اضافی اختصاص دهند. اتوماسیون و حذف تسک‌های تکراری، کارایی بیشتری به فرایند کسب و کار می‌افزاید.
دید بهتر
نرم افزار bpm ضمن اینکه نظارت در لحظه بر معیارهای عملکردی کلیدی را تضمین می‌کند، امکان اتوماسیون را نیز فراهم می‌کند. این، سبب افزایش شفافیت می‌شود که به مدیریت بهتر و توانایی اصلاح کارآمد ساختارها و فرایندها در عین پیگیری خروجی‌ها می‌انجامد.
تطبیق، ایمنی و امنیت
یک بی پی ام جامع تطابق سازمان با استانداردها را تضمین می‌کند و با قوانین جدید به روز می‌شود. مدیریت فرایندهای کسب و کار همچنین می‌تواند ایمنی و امنیت که توسط رویه‌های سازمانی مناسب و تسهیل انطباق، اندازه‌گیری می‌شود را تامین کند. درنتیجه، سازمانها می‌توانند کارمندان خود را به حفاظت از دارایی‌های سازمان، مانند اطلاعات خصوصی و منابع فیزیکی در مقابل استفاده نادرست، دزدی یا گم شدن، تشویق کنند.
چرا سازمانها از BPM استفاده می‌کنند؟
شرکت‌های بزرگ و کوچک گرچه چالش‌های مختلفی را تجربه می‌کنند، اما در برخی مشکلات مشترکند. از جمله:
- پیگیری فرایندهای دستی و کاغذی دشوار است
- زمان زیادی برای بررسی داده‌ها، پیدا کردن نسخه‌های کاغذی و پر کردن آنها صرف می‌شود
- محدود بودن یا عدم امکان مشاهده پروسه‌ی تایید یا فعالیت‌هایی که توسط افراد انجام می‌شود
- طولانی شدن پروسه تایید به دلیل اطلاعات نادرست یا گم شده
- هزینه بالای رسیدگی، مدیریت و جمع‌آوری فایل‌های کاغذی
- امکان رخنه اغیار در اطلاعات
- عدم گزارش در لحظه یا عدم توانایی در دسترسی یا جستجوی اسناد
- عدم نظم و انضباط در پروسه‌ی تایید
- نیاز به بررسی رویه‌ها برای انطباق با قوانین
همه این مشکلات توسط بی پی ام اس (BPMS) قابل رفع شدن است.
انواع سیستم مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS)
سیستم‌های بی پی ام اس می‌توانند بر اساس هدفی که دنبال می‌کنند، طبقه‌بندی شوند. از این رو، سه نوع مدیریت فرایند کسب و کار وجود دارد:
Bpm سیستم محور (System-Centric BPM یا Integration-Centric BPM)
این نوع سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار، فرایندهایی را کنترل می‌کنند که در درجه اول به سیستم‌های کسب و کار موجود وابسته‌اند (مانند HRMS، CRM، ERP) بدون درگیر شدن زیاد نیروی انسانی. نرم افزار BPMS سیستم محور، یکپارچگی گسترده و دسترسی API دارد که آن را قادر می‌سازد فرایندهای کسب و کار سریع و کارآمد ایجاد کند. نمونه فرایندهای یکپارچه محور، بانکداری آنلاین است که می‌تواند شامل سیستم‌های نرم‌افزاری مختلف باشد که کنار هم قرار می‌گیرند.
BPM با محوریت نیروی انسانی (Human-Centric BPM)
این نوع بی پی ام در درجه اول نیروی انسانی را موردتوجه قرار می‌دهد و توسط عملکردهای اتوماسیون مختلف پشتیبانی می‌شود. این نوع فرایندها ابتدا توسط نیروی انسانی اجرا می‌شوند و اتوماسیون به راحتی نمی‌تواند جایگزین آنها شود. اغلب، تاییدیه‌ها و تسک‌های زیادی دارند که توسط اشخاص انجام می‌شوند. نمونه بی پی ام با محوریت نیروی انسانی شامل ارائه خدمات به مشتری، رسیدگی به شکایات، آموزش نیروی کار، انجام فعالیت‌های تجارت الکترونیکی و پر کردن گزارش هزینه‌هاست.
BPMN؛ استانداردهایی برای مدلسازی
BPMN مخفف عبارت Business Process Model & Notation است و به معنی مجموعه‌ای از علائم و استانداردها برای مدلسازی فرآیندهای کسب‌وکار است که با استفاده از این زبان نمادین می‌توان فرآیندهای کسب‌وکار را مدلسازی کرد. BPMN استانداردی برای مدلسازی و نمایش فرآیندهای کسب‌وکار است و ابزار اصلی در مدیرید فرآیندهای کسب‌وکار محسوب می‌شود.
در سازمان‌هایی که از ارزش بالای فرآیند در کسب‌وکار آگاه هستند، مدلسازی فرآیند نقش اساسی و محوری دارد و برای توسعه‌ی کسب‌وکار خود در مرحله ابتدایی از BPMN استفاده می‌کنند.